財務審批管理制度

1、合肥XX財務部文件 財字【2015】003號 簽發(fā)人： 財務審批管理制度目 錄第一章 總則2第二章 個人借款管理辦法2 第三章 預付款管理辦法··4 第四章 費用報銷管理辦法5 第五章 材料付款12第六章 設備、模具、基建等分期支付13第七章 其他特定開支事項14第八章 附則14第一章 總則第一條 目的：明確報賬時間要求，確保費用及時入賬；規(guī)范各款項報銷付款所附單據(jù)要求、明確審批流程及管理責任，指導員工順暢開展財務審批及報銷工作，特制訂本制度。第二條 適用范圍：本制度主要適用于安徽合肥XX公司。第三條 基本原則：（一）、開支前事先申請（報告）原則，包括但不限于以下方面：出差

2、審批、業(yè)務費用審批、用車審批、各類物資采購申請（報告）、項目實施報告等。（二）、及時報賬原則，業(yè)務完成后應按規(guī)定時間取得相關票據(jù)、憑證，及時審批入賬。（三）、資金預算原則，各部門負責人應提前對本部門經(jīng)辦的月度資金開支計劃進行合理預計，并按規(guī)定時間向財務部申報；未申報或超申報計劃列支的款項，原則上不予支付；特殊情況下需要支付的須報總經(jīng)理特批支付。第二章 個人借款管理辦法第四條 個人借款條件員工辦理個人借款時，填寫“借支單”。除出差、業(yè)務備用、應屆畢業(yè)生入廠生活費、以及公司同意的員工福利性借款可申請個人借款外，其余情況原則上不允許個人借款。第五條 個人借款限額及審批程序（一）出差借款金額應控制在審

3、定的出差費用預算總額以內(nèi)（如公司已代為支付部分差旅費時應酌情減少），且原則上不得高于8000元，出差人憑經(jīng)批準的“出差審批表”辦理借款手續(xù)。（二）個人確因承辦業(yè)務需要，可申請臨時業(yè)務備用金；備用金原則上不超過當月個人工資總額。（三）零星采購、日常業(yè)務接待和出差較多的部門可申請采用部門備用金制度，部門申請備用金限額最高不超過1萬元（具體金額根據(jù)各部門業(yè)務范圍確定，特殊情況須專題報告），允許部門內(nèi)部調(diào)劑分配使用。已經(jīng)采用備用金制度的部門，不能同時辦理該部門員工個人臨時業(yè)務備用金借款。部門備用金設專人管理，由部門負責人辦理借款手續(xù)，部門負責人負連帶償還責任。（四）應屆畢業(yè)生生活費借款限額為500元，

4、規(guī)定在轉(zhuǎn)正后三個月內(nèi)歸還；員工福利性借款標準和還款要求具體按審批意見執(zhí)行。（五）各項借款金額超過2000元應提前一天通知財務部備款，否則不予借款。（六）、借款審批程序為：借款人申請部門負責人審核財務部審核總經(jīng)理批準出納放款第六條 還款時間要求（一）出差借款還款時間要求出差人必須于出差返回后7個工作日內(nèi)填單報銷沖賬，報銷金額不足以抵償借款的，差額必須用現(xiàn)金歸還。由于情況變化，出差被取消，所借款項必須立即歸還。（二）業(yè)務備用金借款還款時間要求業(yè)務完成后，經(jīng)辦人必須在7個工作日內(nèi)填單報銷，報銷單據(jù)不足以抵償借款的，差額必須用現(xiàn)金歸還。因情況變化，原來業(yè)務取消，所借備用金必須立即歸還。（三）部門備用金

5、借款還款時間要求采用部門備用金制度運作的部門，經(jīng)辦人必須在業(yè)務完成后7個工作日內(nèi)報賬，以便財務部核銷補充部門備用金；并要求在半年度、年度結(jié)束前全部清還，并根據(jù)下（半）年度部門業(yè)務需要申請下（半）年度部門備用金；部門負責人更換時須在離職前結(jié)清部門備用金。第七條 不（遲）還款責任（一）借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款，從次月起財務部將從其工資中逐月扣回，并每月按尚欠借款余額從應還款日開始（按利率12%）計收利息。（二）如由于借款人自動離職等原因形成壞帳，審批借款的部門負責人負連帶清償責任，并規(guī)定從事實確認日起，在15個工作日內(nèi)清償，逾期按率12%計息。第三章 預付款管理辦法第八條 預付款審批程

6、序因承辦某些專項業(yè)務，需要預付部分或全部款項（后取得結(jié)算發(fā)票）而形成預付款。（一）預付款支付要求必須辦理事前申報手續(xù)，并附送相關報告、合同復印件、協(xié)議等。經(jīng)辦人申請款項銀行支付時，填寫“付款申請單”（注明“預付款”）；現(xiàn)金支付時，填寫“借支單”。（二）付款審批程序如下：經(jīng)辦人申請部門負責人審核財務部審核總經(jīng)理批準出納付款（三）對預付款遵循“誰經(jīng)辦，誰跟蹤，誰負責” 的管理原則，經(jīng)辦人應及時取得發(fā)票并到財務部門辦理核銷手續(xù)，財務部門每月對預付款核銷情況進行清理。經(jīng)辦人未按時取得發(fā)票核銷預付款，經(jīng)財務部門催促仍無效果的，財務部門則將該筆預付款轉(zhuǎn)為個人借款，并按“不（遲）還款責任”規(guī)定處理。 第九條

7、 產(chǎn)生壞帳時責任處罰當預付款產(chǎn)生壞帳時，項目負責人（或付款經(jīng)辦人）負直接責任，并按壞賬損失金額5-20%比例扣罰直接責任人，對部門負責人處壞賬損失金額5-10%罰款。第四章 費用報銷管理辦法第十條 支付給公司內(nèi)部員工個人的填寫費用支出報銷單（差旅費報銷除外），支付給外單位的填寫“付款申請單”；第十一條 五項費用五項費用指業(yè)務招待費、辦公費、郵遞電訊費、差旅費、汽車使用費。 （一）、業(yè)務招待費1、業(yè)務招待費指各部門因業(yè)務需要而進行公關、接待所開支的必要費用，其內(nèi)容包括招待用餐、贈送禮品和娛樂活動開支等。 2、業(yè)務招待費開支遵循業(yè)務招待開支管理辦法，報銷時需附上審批后的業(yè)務費用審批表原件、合法票據(jù)

8、（包括餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票、娛樂費發(fā)票、交通費發(fā)票等）。報銷金額不得超過業(yè)務費用審批表上批準的金額；無合法發(fā)票原則上不允許報銷，特殊情況須打申請說明情況，經(jīng)部門負責人審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后方予報銷。（二）、辦公費1、辦公費主要指辦公家具、辦公通訊器材、IT耗材、辦公文具、易耗材料等購置費用。辦公用品采用年度內(nèi)一次性招標，各部門按人事行政部要求時間報申領計劃，采購部集中采購，憑計劃發(fā)放。2、辦公家具、辦公通訊器材、電器及電腦配件、易耗材料的購置，按低值易耗品管理制度執(zhí)行。3、報銷時附：采購申請、收貨驗收憑據(jù)，發(fā)票、非招標定價物資采購，單價超過500元或采購額超過5000元的應附比價資料，首次通過銀行

9、轉(zhuǎn)賬支付的需附收款人、賬戶等資料（以下涉及低值易耗品采購的，要求類同）。（三）、郵遞電訊費1、郵遞電訊費指各部門所屬的電話、傳真、辦公網(wǎng)絡等發(fā)生的費用及快遞費等費用。2、電話費報銷時由人事行政部填寫費用支出報銷單，附電話費發(fā)票、話費清單及部門費用分配表。3、月結(jié)快遞費報銷時由人事行政部填寫付款申請單，附運輸發(fā)票、快遞單、部門費用分配表。（四）、差旅費1、差旅費指各部門日常業(yè)務中需要出差所發(fā)生的長途交通費、住宿費、伙食費定額補助、市內(nèi)交通定額補助以及路橋費、停車費等。2、差旅費按國內(nèi)出差管理制度、費用報銷管理制度開支和報銷。3、出差期間發(fā)生的業(yè)務招待費另外單獨填單，按業(yè)務招待費報銷規(guī)定報銷。（五

10、）、汽車使用費1、汽車使用費是指部門日常業(yè)務需要，發(fā)生的汽車加油費、維修費、保險、保養(yǎng)、洗車、汽車美容等費用。 2、汽車維修、保險、保養(yǎng)、美容等費用開支前需以專項報告報總經(jīng)理批準。3、汽車加油及報賬3.1 加油：經(jīng)辦人填寫借支單辦理借款手續(xù),借款后2日內(nèi)經(jīng)辦人需憑加油發(fā)票報銷沖賬。3.2 財務部專設明細科目進行核算，經(jīng)辦人與費用會計每月核對發(fā)生額及余額并簽名。第十二條 水電費1、水電費指公司日常發(fā)生的廠房、倉庫、食堂及附屬設施的電費、水費。2、水、電費由人事行政部填寫付款申請單，附相關繳費依據(jù)、收款收據(jù)，審批后轉(zhuǎn)賬支付。3、水費繳納由人事行政部經(jīng)辦人辦理“臨時業(yè)務備用金借支”，報銷時填寫費用支

11、出報銷單（附水費發(fā)票）沖銷借支。第十三條 福利費1、福利費指公司為職工支付的各項福利性支出，包括伙食費、社會保險費、工傷醫(yī)療支出及其他福利性支出等。2、伙食費每月由人事行政部填寫付款申請單，需附：伙食費收據(jù)、費用分配表；（費用分配表按工資表中各部門餐費扣除比例進行分配）。3、社保費每月7日前由人事行政部填寫付款申請單，附員工社保明細、費用分配表。4、工傷醫(yī)療支出由人事行政部填寫費用支出報銷單，附發(fā)票，并注明公司承擔部分和由保險公司賠償部分。需辦理個人借款的按個人借款流程辦理。第十四條 運輸費用1、運輸費用指銷售管材所產(chǎn)生的省內(nèi)外運輸費用。2、付款時由銷售部填寫付款申請單，附運費專用發(fā)票（一式兩

12、聯(lián)）或普通發(fā)票、運輸協(xié)議、簽收回來的送貨單（到付的為我司收貨單）、對賬單（月結(jié)）。第十五條 裝卸費 1、指發(fā)生在客戶方的成品卸貨費用；2、由銷售部填寫付款申請單，附卸貨費結(jié)算計算表。第十六條 費用報銷審批程序業(yè)務部門經(jīng)辦人申請部門負責人審核財務部審核總經(jīng)理批準出納付款第十七條 報賬時間的規(guī)定報銷人應于費用支出發(fā)生后及時報賬，最長期限不得超過七個工作日。預付款核銷按有關協(xié)議、合同規(guī)定執(zhí)行。每遲報一天按報賬金額的1%扣罰，超過2個月的單據(jù)報銷財務不予受理。第十八條 單據(jù)報賬責任界定（一）報賬人的責任和注意事項1、報賬人對所報賬項目的真實性、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負責。2、按要求粘貼和

13、填寫報賬票證，單據(jù)必須齊全，否則財務部有責任拒絕辦理并退回。（二）部門職能經(jīng)理的責任1、負責審查費用項目是否按規(guī)定經(jīng)過申請并得到批準，報銷金額是否控制在開支標準和預算之內(nèi)。2、對報賬的內(nèi)容真實性、完整性、各項附件合法性、完整性負責。3、職能經(jīng)理的報賬由部門負責人審核，部門負責人相應承擔上述1、2點責任。（三）部門負責人的責任部門負責人對報賬項目的真實性、必要性、合理性、經(jīng)濟性負責。（四）財務部審核人員的責任1、負責審查單據(jù)的合法性、填報準確性、及時性，核對報賬內(nèi)容和開支標準是否符合公司有關規(guī)定。2、審查報賬項目審批手續(xù)的完整性。第十九條 票據(jù)取得與粘貼要求 （一）票據(jù)1、費用報銷的票據(jù)指報銷的

14、原始憑證，包括外來憑證和自制憑證。外來憑證主要指取得的業(yè)務單位發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單及合同、協(xié)議等原始憑證；自制憑證是指費用支出報銷單、差旅費報銷單、出差審批表、專項費用開支前申報（請）表、報告等憑證。2、費用報銷的票據(jù)是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據(jù)。票據(jù)必須真實、合法、完整。（1）費用支出必須取得真實的原始憑證，即費用支出必須與經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生相符，嚴禁偽造、變造憑證；（2）費用支出取得的原始憑證，必須合規(guī)合法，必須是國家財稅部門認可的發(fā)票或收據(jù)，收取票據(jù)時應仔細辨認真假，發(fā)現(xiàn)假票據(jù)應拒付或要求退款；（3）費用支出取得的原始憑證，其內(nèi)容必須完整，票據(jù)內(nèi)容（如發(fā)生日期、摘要、數(shù)量、單價、收

15、款單位、經(jīng)辦人等）應按要求如實填寫完整，有收款(開票)單位蓋章，大小寫金額必須一致；（4）經(jīng)辦人不得授權(quán)或示意開票方（收款方）出具與實際支出金額不符的票據(jù)，不得套取回扣。（5）特殊情況無發(fā)票的，需打申請說明情況，經(jīng)部門負責人審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后方予報銷。（二）票據(jù)粘貼要求1、報銷單和票據(jù)必須按要求填寫和粘貼。填寫報銷單字跡要正楷、工整，內(nèi)容要分項和完整（報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷內(nèi)容、大小寫金額等），計算要正確，經(jīng)辦人要在票據(jù)背面簽名；票據(jù)必須分類按順序粘貼，不得混貼；粘貼的票據(jù)必須整潔、平整、規(guī)范，以左上角為準，向右均勻粘貼；粘貼的票據(jù)不得超出報銷單所覆蓋的范圍，超出部分需裁減（不

16、得破壞票面反應業(yè)務的信息）或折疊整齊；票據(jù)粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別針和回形針。2、發(fā)票報賬核銷預付款或個人借款的，應在相應報銷單的右上角注明“核銷預付款”或“核銷個人借款”字樣以及核銷金額。若報賬人與借款人不一致，應特別注明“核銷××人借款”字樣，并由被核銷借款人確認。第二十條 對違紀報賬人員和審批責任人處罰規(guī)定（一）報賬人徇私舞弊、弄虛作假，違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人處以違規(guī)報銷金額50%-100%的罰款。（二）職能經(jīng)理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，職能經(jīng)理承擔直接管理責任，對職

17、能經(jīng)理予以違規(guī)報銷金額5%-20%的罰款。（三）部門負責人對報銷人和職能經(jīng)理因違規(guī)造成的損失承擔相應管理責任，處以違規(guī)報銷金額5%-15%的罰款。（四）出納、會計等財務部審核人員審核不嚴，致使公司造成損失的，審核人員承擔相應稽核和會計監(jiān)督責任，對審核人員處以損失金額5%-15%的罰款。第五章 材料付款第二十一條 材料付款（一）材料供應商月度數(shù)量對賬1、盤點結(jié)束后3個工作日，供應商將對賬單傳真或掃描發(fā)送至采購部,并轉(zhuǎn)交財務部簽收確認。對賬單要求按公司統(tǒng)一格式填寫，加蓋供應單位財務章或公章。采購部負責督促供應商提供對賬單，由于供應商不(晚)傳對賬單導致發(fā)票晚于15日后傳遞至財務部的，到期款順延后一

18、個月支付。2、盤點結(jié)束后3個工作日，倉庫將寄售物料對賬單交給財務部材料會計簽收。3、財務部材料會計在收到對賬單后4個工作日將供應商提供的對賬單和倉庫提供的對賬單核對完畢并簽字確認，并返回給采購部。4、采購部將確認后的對賬單回傳給供應商確認。5、采購部提供供應商對賬聯(lián)系方式，財務對賬期間有異議的，直接與供應商核實,采購部協(xié)助查找對賬差異。（二） 采購單價確定非聯(lián)動物料價格發(fā)生變更的, 采購部應在確定價格后的3個工作日內(nèi)將采購價格變動審批表提交財務部審核；對每月聯(lián)動物料價格，采購部應在聯(lián)動周期結(jié)束后3個工作日內(nèi)（聯(lián)動區(qū)間為月末的，1個工作日內(nèi)），將采購價格變動審批表提交財務部審核；涉及新定價或價格

19、上漲的采購價格變動審批表，由采購部報總經(jīng)理批準后報財務部備案。（三） 供應商開票及發(fā)票入賬1、次月10日前，采購部通知供應商開具發(fā)票。2、次月15日前，采購部將供應商發(fā)票交至財務部。因供應商原因遲于15日遞交發(fā)票的，到期款順延一個月支付。3、發(fā)票審批入賬：采購部負責填寫“付款申請單”，附供應商發(fā)票、供應商對賬單，外購入庫單“供應商結(jié)算聯(lián)”（財務聯(lián)）。審批流程：采購員申請采購經(jīng)理審核應付會計審核財務經(jīng)理審核總經(jīng)理批準（四） 材料付款1、每月3日前，應付會計根據(jù)“當月到期的發(fā)票額及上期未付余額”編制“材料供應商到期款明細表”。2、每月5日前，財務經(jīng)理同采購部經(jīng)理共同編制“材料供應商月度付款計劃”，并交總經(jīng)理批準。3、財務部應付會計根據(jù)審批的“材料供應商月度付款計劃”填寫“出款通知單”，經(jīng)財務經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，出納支付。第六章 設備、模具、基建等分期支付第二十二條 設備、模具付款（一）、付款計劃申報與審批由業(yè)務部門根據(jù)實際需求申報月度付款計劃，經(jīng)財務部審核，報總經(jīng)理批準。（二）、業(yè)務部門根據(jù)月度付款計劃填寫“付款申請單”（預付款須注明預付比例）；1、預付款首次支付，附購買合同原件和復