外來(lái)文件的識(shí)別

1、外來(lái)文件的識(shí)別、流轉(zhuǎn)程序1 目的對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行識(shí)別，并把握其分發(fā)，防止誤用。2 適用范圍適用本公司對(duì)獵取、識(shí)別、傳遞、更新外來(lái)文件等過(guò)程進(jìn)行把握。3 術(shù)語(yǔ)定義外來(lái)文件：任何被引用于產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、制造、運(yùn)輸及交付過(guò)程中的與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的外部資料。3.1 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：涉及到本公司產(chǎn)品及其零部件、材料等相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；3.2 法規(guī)規(guī)范：與產(chǎn)品質(zhì)量和平安有關(guān)的法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章；3.3 政策文件：國(guó)家和地方政府，以及各職能部門(mén)頒發(fā)的與平安、質(zhì)量有關(guān)的文件、通知；3.4 顧客供應(yīng)的與產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)/質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)及接收準(zhǔn)則，如圖紙、技術(shù)規(guī)范等；3.5適用的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，工具書(shū)。4、

2、外來(lái)文件管理規(guī)章4.1、保存期限：外來(lái)文件永久保存，隨時(shí)更新；4.2、編號(hào)規(guī)章：以外來(lái)文件名稱為索引，不設(shè)內(nèi)部編號(hào)；4.3、使用方式：A、直接引用（如客戶圖紙） B、轉(zhuǎn)換引用（如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，接收準(zhǔn)則等） C、參考(如工具書(shū)，體系標(biāo)準(zhǔn))5 工作程序5.1 外來(lái)文件的獵取5.1.1公司各部門(mén)可通過(guò)如下渠道搜集相關(guān)的外來(lái)文件：a.國(guó)家、省、市政府及各相關(guān)職能部門(mén)；b.各種會(huì)議、專業(yè)報(bào)刊、雜志、出版社；c.互聯(lián)網(wǎng)、電話傳真。5.1.2各部門(mén)搜集的外來(lái)文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行篩選確認(rèn)，并正確傳遞給相關(guān)管理部門(mén)。5.2 外來(lái)文件的識(shí)別5.2.1技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)a.凡是購(gòu)買(mǎi)、贈(zèng)送、發(fā)放的與本廠產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，收到后應(yīng)移交到

3、技術(shù)部進(jìn)行識(shí)別；b.識(shí)別標(biāo)識(shí)的有效性，應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施年份進(jìn)行識(shí)別，是否是最新的有效版本；c.標(biāo)準(zhǔn)中條文進(jìn)行識(shí)別，應(yīng)識(shí)別哪些條款是適宜的。5.2.2法規(guī)規(guī)范a.凡是國(guó)家頒布的與產(chǎn)品質(zhì)量和平安有關(guān)的法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章，收到后應(yīng)移交到質(zhì)檢部進(jìn)行識(shí)別；b.質(zhì)檢部對(duì)收集到的法規(guī)規(guī)范進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別其應(yīng)實(shí)施的部門(mén)、范圍；5.2.3 政策文件a.凡是上級(jí)頒發(fā)的文件、通知，收到后統(tǒng)一移交到辦公室；b.辦公室對(duì)收集到的文件進(jìn)行識(shí)別，按文件重要程度分別呈報(bào)給總經(jīng)理或管理者代表簽批；c.辦公室依據(jù)總經(jīng)理或管理者代表簽批的意見(jiàn)，分送到相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。5.3 外來(lái)文件的分發(fā)5.3.1辦公室、質(zhì)檢部對(duì)外來(lái)文件識(shí)別后

4、，將外來(lái)文件正本存檔，副本及清單傳遞給技術(shù)部；5.3.2對(duì)需分發(fā)的外來(lái)文件，由技術(shù)部報(bào)請(qǐng)管理者代表確定分發(fā)范圍后發(fā)放，并對(duì)相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行宣貫；6、外來(lái)文件的管理流程6.1 文件接收、評(píng)審：文件接收者在接收到外來(lái)文件（電子版/書(shū)面版）后，提交相關(guān)職責(zé)部門(mén)，由職責(zé)人員對(duì)文件有效性和適宜性進(jìn)行評(píng)審，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，圖紙等需提交技術(shù)部確認(rèn)是否為最新版，是否可依照?qǐng)?zhí)行；產(chǎn)品檢驗(yàn)、接收標(biāo)準(zhǔn)需提交質(zhì)量部確認(rèn)是否可執(zhí)行。6.2 文件提交、轉(zhuǎn)化：6.2.1評(píng)審人員將評(píng)審后的外來(lái)文件提交DCC并在文件接收，發(fā)放，回收記錄上簽字確認(rèn)，并明示使用方式及發(fā)放范圍。文件不適宜時(shí)，由文件接收者或職責(zé)人員與文件來(lái)源處準(zhǔn)時(shí)溝通，

5、進(jìn)一步確定文件的可執(zhí)行性。6.2.2假如需要將外來(lái)文件轉(zhuǎn)化為內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，則職責(zé)人員需要將其進(jìn)行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化時(shí)視緊急/難易程度而定，一般應(yīng)在一周內(nèi)完成，轉(zhuǎn)化后的內(nèi)部文件經(jīng)內(nèi)部審批、簽字后提交DCC。6.3 文件發(fā)放： DCC將所接收到的外來(lái)文件登記在外來(lái)文件清單中，將轉(zhuǎn)化后的文件登記在相應(yīng)的內(nèi)部管理清單中。提交者及DCC在文件接收，發(fā)放，回收記錄上簽字確認(rèn)。A、 外來(lái)文件直接引用時(shí)，如需發(fā)放書(shū)面版，DCC蓋外來(lái)文件印章發(fā)放給相B、 關(guān)人員，登記文件接收，發(fā)放，回收記錄并得到接收者簽字確認(rèn)；如需發(fā)放電子版，DCC將電子版文件通過(guò)Email 發(fā)放，并將存儲(chǔ)路徑通知相關(guān)人員。B由外來(lái)文件轉(zhuǎn)化后的內(nèi)部文件，DCC依據(jù)文件把握程序的要求