電子郵件的基本使用技巧-文檔資料

1、1Email Skills-Principles & Elements2郵件的要素3郵件的五要素所有電子郵件均應包括的五個基本要素，以及正確使用這些要素的原則： “收發(fā)件人收發(fā)件人”字段字段 此字段應包含收發(fā)信人的全名，英文姓名的首字母要大寫。主題行主題行 主題行應簡明扼要地表達郵件的目的和內(nèi)容，五到七個字詞較好。問候語問候語 這體現(xiàn)了郵件的所需語氣，具體取決于同收信人之間的關(guān)系，以及相應的禮節(jié)等級。問候語通過姓名指明了收信人，還可起到禮貌的開場白作用。郵件正文郵件正文 正文應遵循電子郵件禮儀的基本規(guī)則。應表達適當?shù)恼Z氣，避免不當格式，使用正確的文風，表述簡潔明了。結(jié)語結(jié)語 這表示郵件

2、將要結(jié)尾，使用的語氣應和郵件正文保持一致。4發(fā)件人5發(fā)件人6收件人 TO CC BCC7主題（標題）主題（標題） 57個字詞為佳 首字母大寫 視情形可在首尾加表示程度或狀態(tài)的詞 Re和Fw時可適當在后面加注釋8問候語問候語注意不同的場合使用不同的問候語陌生人與熟人正式與非正式中文與英文9結(jié)束語結(jié)束語10郵件的有效表達該郵件是否表達了單一主題？簡要切題該郵件是否開門見山？語句是否簡潔明了？避免長句如果使用項目符號分別列出相關(guān)項，是否會增強該郵件的效果?該郵件的內(nèi)容是否全面？是否需要發(fā)送后續(xù)電子郵件獲得詳細信息？該郵件的長度是否適合預覽窗格？是否有附件？如果有的話，附件是否確有必要？電子郵件的總文

3、件大小是否超過 2 MB？僅附上必需的文件該郵件的什么內(nèi)容讓您對寫信人有正面或負面的印象？總體上，對于電子郵件和內(nèi)容簡潔的基本原則，寫信人遵守得如何？11高效使用電子郵件需要遵循的七條基本原則始終注重電子郵件的語氣始終注重電子郵件的語氣 確保使用的語氣適合所聯(lián)系對象和郵件目的。內(nèi)容清楚明了，避免無意地表達不適當?shù)恼Z氣。在非正式的郵件中，可以使用表情圖標表達情感。避免不當格式避免不當格式 避免使用大寫字母、下劃線或加粗內(nèi)容。這是不職業(yè)的做法，可能會視為挑釁行為。使用正確文風使用正確文風 確保內(nèi)容要點表述流暢并有邏輯，并防止郵件包含基本的拼寫、語法和標點錯誤。在合理的時間內(nèi)及時回復郵件在合理的時間內(nèi)及時回復郵件 及時回復收到的電子郵件，最遲要在 24 個小時左右內(nèi)回復。答復所收到電子郵件中的全部問題答復所收到電子郵件中的全部問題 確保檢查要求您提供的是哪些內(nèi)容，并在一次回復中全部答復。另外，預計對方可能還需要哪些附加信息，在回復中同時包含這些信息，避免郵件的往復。為電子郵件創(chuàng)建簽名為電子郵件創(chuàng)建簽名 為所有電子郵件創(chuàng)建一個簽名，包括全名、職位和詳細聯(lián)系信息，以