第四講怎樣正確填制憑證與登記賬簿

1、第四講 怎樣正確填制憑證與登記賬簿中央電大經(jīng)濟管理學院艾大力  2009年12月01日  一、會計憑證的作用和種類（一）會計憑證的作用會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。填制和審核會計憑證，是會計工作的開始，也是對經(jīng)濟業(yè)務進行日常監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。正確地填制、合法地取得和嚴格地審核會計憑證，是會計循環(huán)的初始環(huán)節(jié)，也是會計核算的基本方法，對于完成會計工作具有十分重要的意義。其主要作用體現(xiàn)在以下三方面：1.及時、正確地反映經(jīng)濟業(yè)務完成情況；2.明確經(jīng)濟責任，強化單位內(nèi)部控制；3.加強會計監(jiān)督，控制經(jīng)濟運行。（二）會計憑證的種類會

2、計憑證是多種多樣的，按照填制程序和用途的不同，可以分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得和填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，并作為記賬原始依據(jù)的會計憑證。記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容加以歸類，并依據(jù)復式記賬原理而填制的、作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。記賬憑證要確定應借、應貸的會計科目和金額。經(jīng)記賬憑證處理過的經(jīng)濟業(yè)務完成了會計核算的初次確認程序，從一般的經(jīng)濟信息轉化為初始的會計信息。二、原始憑證（一）原始憑證的分類1.原始憑證按其取得來源不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩類。（1）自制原始憑證。是指本單

3、位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務的部門或個人，在業(yè)務發(fā)生或完成時，自行填制的憑證。這類憑證僅供本單位內(nèi)部使用。如收料單、領料單、差旅費報銷單、固定資產(chǎn)折舊表、工資費用明細表等。（2）外來原始憑證。是指企事業(yè)單位在同外單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，由外單位經(jīng)辦人員填制或簽發(fā)的原始憑證。如購貨時取得的購貨發(fā)票，業(yè)務招待時從飯店取得的服務發(fā)票，職工出差取得的飛機票、火車票等。2.原始憑證按其填制手續(xù)不同，可以分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。（1）一次憑證。是指只記錄一項經(jīng)濟業(yè)務，或者是同時反映若干項相同性質的經(jīng)濟業(yè)務，填制手續(xù)是一次完成的原始憑證。如收據(jù)、發(fā)貨單、借款單、銀行收款通知書等。所有外來憑證和絕大多數(shù)自制原始憑證都

4、屬于一次憑證。（2）累計憑證。是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證。這類憑證的填制手續(xù)是隨經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生而分次進行的。如限額領料單。這種多次有效的原始憑證，在滿足內(nèi)控管理前提下，可以減少憑證的使用數(shù)量、簡化填制手續(xù)。（3）匯總憑證。是指為了簡化記賬憑證填制的工作量，將一定時期內(nèi)若干張記錄同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證進行匯總編制而成的原始憑證。如材料發(fā)出匯總表、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。匯總原始憑證只能將同類業(yè)務進行匯總，而不能將不同性質的業(yè)務匯總填制在一張憑證上。（二）原始憑證的基本內(nèi)容由于經(jīng)濟業(yè)務的多樣性以及經(jīng)濟管理要求的差異性，各種原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也是各不相同。但是

5、，無論何種原始憑證，都必須能夠客觀、真實反映經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況，明確有關經(jīng)辦人員的經(jīng)濟責任。這就決定了原始憑證必須具備以下基本內(nèi)容：（1）原始憑證的名稱和編號；（2）填制原始憑證的日期；（3）接受原始憑證的單位名稱；（4）填制單位的名稱或填制人姓名；（5）經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容；（6）數(shù)量、單價和金額；（7）經(jīng)辦人員的簽名或蓋章；（8）憑證附件。原始憑證上述7項基本內(nèi)容，作為原始憑證基本要素，一般不得缺少。根據(jù)我國會計基礎工作規(guī)范的相關規(guī)定，對原始憑證還有以下一些基本要求：1.從單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。2.自制原始憑證必須有經(jīng)辦

6、單位領導人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。4.支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能以支付款項的有關憑證代替。5.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。6.職工借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。因為借款和還款是兩項具有聯(lián)系的業(yè)務，必須分別在不同會計科目中單獨反映，因此借款憑證和退還借款的收據(jù)，都是貨幣資金業(yè)務的重要原始憑證，必須分別記賬分別保留7.

7、經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑怔附件：如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號，以便確認經(jīng)濟業(yè)務的審批情況和查閱。（三）原始憑證的填制要求原始憑證是編制記賬憑證的的依據(jù)，是會計核算最基礎的原始資料。要保證會計核算工作的質量，必須從保證原始憑證的質量做起。填制原始憑證的具體要求如下：（1）記錄要真實；（2）內(nèi)容要完整；（3）手續(xù)要完備；（4）書寫要清楚、規(guī)范；（5）不得隨意涂改、刮擦、挖補；（6）連續(xù)編號；（7）填制及時。（四）原始憑證的審核1.原始憑證審核的內(nèi)容。（1）審核原始憑證的真實性、合法性和合理性；（2）審核原始憑證的準確性；（3

8、）審核原始憑證的完整性、及時性；2.原始憑證審核結果的處理（1）對于完全符合要求的原始憑證，應及時辦理會計手續(xù)，據(jù)以填制記賬憑證。（2）對于真實、合法、合理，但記載內(nèi)容不完整、不準確的原始憑證，應將憑證退還給有關經(jīng)辦人員，由其補充完整、更改正確后，重新對修正的憑證進行復審，確認無誤后準予辦理會計手續(xù)。（3）對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構、會計人員有權拒絕辦理相關手續(xù)，情節(jié)嚴重的要向單位負責人報告。對于偽造、涂改憑證的不法行為，會計人員應扣留憑證，并向領導提出書面報告，由上級主管領導根據(jù)相關法規(guī)進行處理。三、記賬憑證（一）記賬憑證的種類1.按照反映經(jīng)濟內(nèi)容的不同，記賬憑證可以分為專用記賬

9、憑證和通用記賬憑證。（1）專用記賬憑證。是用來記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證，一般分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。收款憑證。收款憑證是指記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務的記賬憑證，是根據(jù)有關庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務的原始憑證來填制的，可進一步分為現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證（區(qū)別僅在于憑證左上角借方科目的名稱不同）。涉及庫存現(xiàn)金收入的經(jīng)濟業(yè)務就填制現(xiàn)金收款憑證（編號為"現(xiàn)收字第*號"），涉及銀行存款收入的經(jīng)濟業(yè)務就填制銀行存款收款憑證（編號為"銀收字第*號"）。付款憑證。付款憑證是用來記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務的憑證，是根據(jù)庫存現(xiàn)金和銀行存款支付業(yè)

10、務的原始憑證來填制的，可進一步分為庫存現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。涉及庫存現(xiàn)金支付的經(jīng)濟業(yè)務就填制現(xiàn)金付款憑證（編號為"現(xiàn)付字第*號"），涉及銀行存款支付的經(jīng)濟業(yè)務就填制銀行存款付款憑證（編號為"銀付字第*號"）。如果是涉及庫存現(xiàn)金與銀行存款間相互收付的經(jīng)濟業(yè)務（如把銷售收入現(xiàn)金送存銀行或從銀行提取現(xiàn)金），為了避免重復記賬，一般只按照付出的一方編制一張付款憑證，而不再同時編制收款憑證。轉賬憑證。是用來記錄與庫存現(xiàn)金、銀行存款收付無關的經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證，是根據(jù)有關轉賬業(yè)務的原始憑證來填制的。（2）通用記賬憑證。是用以記錄各種經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證。采用通

11、用記賬憑證的單位，不再根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容差異分別填制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。2.按照填制會計科目方式的不同，記賬憑證可以分為復式記賬憑證和單式記帳憑證。3.按照記錄經(jīng)濟業(yè)務形式的不同，記賬憑證可以分為匯總記賬憑證和分錄記賬憑證。以上三種分類中第一種分類是主要的和最常用的分類，同學們應該認真理解并通過練習來掌握，而對于其他兩種分類則只要知道就可以了。（二）記賬憑證的基本內(nèi)容記賬憑證種類很多，格式不統(tǒng)一，但其主要作用是一致的，都是在對原始憑證分類、整理的基礎上，依據(jù)審核無誤的原始憑證，按照復式記賬的要求，運用會計科目，編制的會計分錄，并據(jù)以登記賬簿。記賬憑證必須具備以下基本內(nèi)容：（1）填制憑證

12、的日期；（2）憑證的編號；（3）經(jīng)濟業(yè)務摘要；（4）會計科目（包括一級、二級或明細科目）的名稱和金額；（5）所附原始憑證張數(shù)；（6）制證、審核、記賬、會計主管等有關人員的的簽章，收款憑證和還要由出納人員簽章。（三）記賬憑證的填制要求各種記賬憑證的填制，除了嚴格遵循上述填制原始憑證的要求之外，還應注意一下幾點：日期欄的填寫；摘要欄的填寫；會計科目欄的填寫；金額欄的填寫；記賬憑證附件張數(shù)的計算；記賬憑證的編號；簽名或蓋章；對空行的要求；填寫要求。填制記賬憑證可用藍黑墨水或碳素墨水筆，按規(guī)定需用紅字表示的金額，數(shù)字可用紅色墨水，但不準以"負數(shù)"表示。下列兩種情況，金額可用紅色墨水

13、填寫（即紅字記賬憑證）：記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯誤，需采用紅字更正法；會計核算制度規(guī)定采用紅字填制記賬憑證的特定會計業(yè)務。（四）會計憑證的審核為了使記賬憑證符合記賬要求，正確反映經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，在登記賬簿前，必須由專人對填制好的記賬憑證進行嚴格的審核。記賬憑證審核的內(nèi)容包括：1內(nèi)容是否真實：記賬憑證是否附有原始憑證，記賬憑證的經(jīng)濟內(nèi)容是否與所附原始憑證的內(nèi)容相同、金額是否相等。2會計科目和金額是否正確：記賬憑證應借、應貸的會計科目（包括一級科目、明細科目）對應關系是否清晰、金額是否正確。3項目是否齊全：記賬憑證中的項目是否填制完整，日期、憑證編號、附件張數(shù)是否準確，有關人員的簽章是否齊全，摘要是

14、否清楚。如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證的填制有差錯或者填制不完整、簽章不齊全，應查明原因，責令更正、補充或重填。只有經(jīng)過審核無誤的記賬憑證，才能據(jù)以登記賬簿。四、會計賬簿的作用和種類（一）會計賬簿的作用會計賬簿是按照會計科目開設的，由一定格式的賬頁組成，以記賬憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)、綜合地記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。設置和登記賬簿是會計工作的重要環(huán)節(jié)，也是會計信息處理的一個重要的專門方法。各單位通過設置和登記賬簿，可以把分散在會計憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，為編制財務報表提供重要依據(jù)。賬簿在會計核算中的主要作用有：1.通過登記賬簿，可以把會計憑證所提供的資料歸類匯總，形成集中的、系統(tǒng)的

15、、全面的會計核算資料。2賬簿是反映、監(jiān)督經(jīng)濟活動，考核各部門經(jīng)濟責任的重要手段。3賬簿為編制財務報表提供主要的數(shù)據(jù)資料。（二）賬簿的種類1.賬簿按照用途分類可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿（1）序時賬簿，也稱日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。序時賬按其記錄內(nèi)容的不同又分為普通日記賬和特種日記賬。（2）分類賬簿。分類賬簿是指對全部經(jīng)濟業(yè)務按照總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。按照其提供核算指標的詳細程度不同，又分為總分類賬簿和明細分類賬簿。（3）備查賬簿。備查賬簿是指對一些在序時賬簿和分類賬簿中不能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務進行補充登記的賬簿，對序

16、時賬簿和分類賬簿起補充作用。2.賬簿按其形式分類可分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿（1）訂本式賬簿。簡稱訂本式，是指在啟用前就將許多張賬頁裝訂成冊并連續(xù)編號的賬簿。（2）活頁式賬簿，簡稱活頁賬，是指將一定數(shù)量的賬頁至于活頁夾內(nèi)，可根據(jù)記賬內(nèi)容的變化隨時增加或減少部分賬頁的賬簿。（3）卡片式賬簿，簡稱卡片式賬，是指用印有記賬格式的卡片登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。3.賬簿按賬頁格式分類可分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿等。五、會計賬簿的設置與登記（一）設置會計賬簿的原則企業(yè)設置賬簿要根據(jù)會計法規(guī)和會計準則的要求，并要考慮本單位經(jīng)濟管理的需要和經(jīng)營活動的特點。單位在設置賬簿時，一般應遵守以下

17、原則。1全面性原則賬簿的設置首先要保證全面地反映各單位的經(jīng)濟活動和財務收支情況，為日常經(jīng)營管理、編制會計報表和進行經(jīng)營決策提供比較豐富的資料。因而設置賬簿不能過少，過于簡單。2從實際出發(fā)的原則由于各單位的經(jīng)濟業(yè)務各不相同，規(guī)模大小不一，管理方式各有特點，賬簿設置也就各不相同。設置賬簿應從實際出發(fā)，區(qū)別對待。經(jīng)濟活動頻繁、規(guī)模大、會計人員多、分工細的企業(yè)，賬簿設置可以細些、多些。而經(jīng)濟活動較少、業(yè)務簡單、規(guī)模小、會計人員少、分工較粗的企業(yè)，賬簿設置可以粗些、少些、相對簡化些。至于具體設置哪些賬戶，則要根據(jù)單位所發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的特點及管理的要求來定。3科學性原則設置賬簿時必須注意其科學性。既要有日記

18、賬簿，又要有分類賬簿；既要有提供總括資料的賬簿，又要有提供明細資料的賬簿。同時，既要注意便于會計人員之間記賬工作的分工，又要注意會計人員之間的配合和相互監(jiān)督，工作不重復，不脫節(jié)，可以互相牽制，同時明確崗位責任。要做到賬簿之間的關系清晰明朗，賬簿的內(nèi)容通俗易懂。盡量避免重復記錄，減少無效勞動，節(jié)約會計費用。（二）賬簿的組成內(nèi)容賬簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的簿籍，不同的賬簿功能不同，其構成要素也不同，但一般應具有以下基本內(nèi)容：封面、扉頁、賬頁。（三）會計賬簿的啟用為了保證賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，保證會計核算工作的質量，明確記賬責任，必須按照一定的規(guī)則啟用賬簿。（1）啟用會計賬簿時，應當在

19、賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。（2）賬簿扉頁粘貼印花稅票。印花稅票一律粘貼在賬簿扉頁啟用表的右上角，并在印花稅票中間畫兩根出頭的橫線，以示注銷。（3）啟用訂本賬應當從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得調頁、缺號。使用活頁式賬頁，應當按賬戶順序編號，并須定期裝訂成冊，裝訂之后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼，另加目錄索引，寫明每個賬戶的名稱和頁次。（四）會計賬簿登記規(guī)則1.登記賬簿的依據(jù)為了保證賬簿記錄的真實和正確，必須根據(jù)審核無誤的會計憑證登賬。各類賬簿記錄內(nèi)容詳略程度不同，登賬依據(jù)也各不相同?？傎~可以根據(jù)分錄記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)匯總記賬憑證定期登記；庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的

20、登賬依據(jù)是收款憑證和付款憑證；各類明細賬，有的根據(jù)原始憑證登記，有的根據(jù)記賬憑證登記。2.登記賬簿的時間各種賬簿登賬時間沒有統(tǒng)一規(guī)定。一般原則是，對于總賬要按照各單位所選用的會計核算組織形式來確定登賬的具體時間，可以定期登記，也可以隨時逐筆登記。各種明細賬可以根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證每天進行登記，也可以定期（三天或五天）登記。但債權債務類明細賬和財產(chǎn)物資類明細賬應當每天進行登記，以便隨時與對方單位結算，或與財產(chǎn)物資的實存數(shù)進行核對，以確定結余數(shù)的正確性。庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬，應當根據(jù)辦理完畢的收付款憑證，隨時逐筆順序進行登記，最少每天登記一次。3.登記賬簿的規(guī)范要求準確完整；

21、注明過賬；使用規(guī)范文字和數(shù)字書寫；書寫要求；順序連續(xù)登記；結出余額；過次頁和承前頁。（五）日記賬的設置與登記1.普通日記賬的設置與登記。設置普通日記賬的單位，要序時地逐步登記企業(yè)的全部解決業(yè)務。2.特種日記賬的設置和登記。特種日記賬是專門用來登記某一類經(jīng)濟業(yè)務的日記賬。常見的特種日記賬有庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、購貨日記賬、銷貨日記賬等。其中所有經(jīng)濟單位都應設置的特種日記賬是庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。（登賬要求及方法詳見教材及演示光盤）（六）分類賬的設置與登記1.總分類賬的設置與登記。（詳見教材與演示光盤）2.明細分類賬的設置與登記。（詳見教材與演示光盤）六、錯賬更正的方法在記賬過

22、程中，如果賬簿記錄發(fā)生錯誤，不得任意刮擦、挖補、涂改或用藥水消除字跡，必須根據(jù)錯誤的具體情況，采用正確的方法予以更正。更正錯賬的方法一般有以下幾種。1.劃線更正法（1）適用情況：結賬之前；賬簿記錄中的文字或數(shù)字有錯誤，而其所依據(jù)的記賬憑證沒有錯誤，即純屬記賬時的筆誤或計算錯誤。（2）具體做法：將錯誤的文字或數(shù)字用一條紅色的橫線劃去，表示注銷；再在劃線的上方用藍色的字跡寫上正確的文字或數(shù)字；在劃線處蓋上更正人的圖章，以明確責任。（3）注意事項：劃掉錯誤的數(shù)字是應將整筆數(shù)字劃掉，不要只劃掉其中的一個或幾個寫錯的數(shù)字，并保持被劃去的字跡可以清楚辨認。【例】會計憑證正確無誤，在登記應收賬款總賬借方發(fā)生

23、額時將金額865.80誤記為856.80。賬戶更正業(yè)務如圖所示。2.紅字更正法又稱紅字沖銷法。它是用紅字沖銷原有記錄后再予以更正的方法，主要適用于以下兩種情況：（1）記賬憑證中的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤，而賬簿記錄與記賬憑證是相吻合的。更正的方法是：先用紅字金額填制一張會計科目、借貸方向和金額與原錯誤記賬憑證完全相同的記賬憑證，在"摘要"欄中寫明"沖銷*月*日*號憑證錯賬"，并據(jù)以用紅字登記入賬，以沖銷原來錯誤的賬簿記錄；然后，再用藍字或黑字填寫一張正確的記賬憑證，在"摘要"欄中寫明"更正*月*日*號憑證錯賬"，并據(jù)以用藍字或黑字登記入賬。【例】C公司出租包裝物收取3000元押金。在填制記賬憑證時，誤記人"應付賬款"科目，并已據(jù)以登記人賬，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄如下：借：銀行存款3000貸：應付賬款3000該業(yè)務的會計分錄應是貸記"其他應付款"。在更正時，首先用紅字金額填制一張記賬憑證沖銷原會計分錄，并據(jù)以登記入賬，沖銷原錯誤的賬簿記錄是：借：