物資采購及出入庫管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上物資采購及出入庫管理制度說明：本制度主要適用于公司內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購管理以及出入庫管理。其目的是為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業(yè)物資采購以及物資出入庫的監(jiān)督與管理。相關管理制度：生產(chǎn)物料管理制度、辦公用品管理規(guī)定等。制度中涉及到的附件內(nèi)容，例如采購計劃單、請購單、領料單、入庫單、出庫單等，詳見物料采購管理或者項目采購管理中相關管理工具。1、總則1.1為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。 1.2本制度是公司物資采購管理的基本規(guī)范，適用于公司物資的采

2、購以及出入庫管理。 1.3采購部應當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，同時，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風險。 2、采購部職責以及工作原則 2.1采購部崗位職責 （1）負責物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責的制定； （2）負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；（3）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管； （4）負責物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價； （5）負責本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作； （6）負責管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。 （7）負責做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件； （8）負責建立采購物資臺帳、

3、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務部對帳并協(xié)助實施物資盤點。 2.2物資采購原則 （1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購； （2）倉庫內(nèi)的庫存物資應優(yōu)先使用； （3）建立合格供應商名錄時，采購遠近搭配的原則； （4）采購物資時，應盡量通過銀行結算，減少現(xiàn)金結算； （5）在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比服務的原則，擇優(yōu)確定采購單位； （6）對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，并由審批后，方可采購。 （7）盡量避免當日使用，當日采購，一定要做到提前采購。3、物資采購管理 3.1物資采購一般規(guī)定3.1.1為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。采購部編制采購計

4、劃時，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。3.1.2公司各部門要按程序報物資采購計劃，在每月的 日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統(tǒng)一上交公司經(jīng)理辦公室。3.1.3各部門提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責 %的經(jīng)濟損失，所在部門承擔 %；同時，采購部有權拒絕采購型號不完整的物資。 3.1.4物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時準確地做好物資貨源的落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、結

5、算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯(lián)系后，再簽定合同。 3.1.5物資采購時，如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，采購部應征求使用單位意見，在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購部負直接責任。 3.1.6采購部未能及時完成的采購任務，應及早報主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說明原因，擬定補救措施。 3.1.7生產(chǎn)物資采購計劃單、非生產(chǎn)物資采購計劃單一式 聯(lián)，各部門審核簽批齊全后，必須交到每聯(lián)上的指定部門，以便統(tǒng)計核對。3.2物資請購3.2.1生產(chǎn)物資的請

6、購：由采購部采購人員針對需采購的物資，依公司存量管理基準、用料預算、參酌庫存情況，進行市場摸價、貨比三家后，如實逐項填寫“生產(chǎn)物資采購計劃單”，并按“計劃單”下方所設會簽部門依次審核簽批后，將“計劃單”分交給相關部門統(tǒng)計備查。具體流程如下：部門采購員編制生產(chǎn)物資采購計劃單 部門負責人 財務科 總經(jīng)理 部門采購員 交財務科和辦公室統(tǒng)計采購。3.2.2非生產(chǎn)物資的領用及請購：非生產(chǎn)物資的領用由各部門依照本部門的實際需求，每月初預報，填寫非生產(chǎn)物資申領計劃單，經(jīng)相關部門依次審核簽批后，交由采購部門進行匯總采購后，憑審核簽批手續(xù)齊全的非生產(chǎn)物資申領計劃單向物資管理部門領用。非生產(chǎn)物資的申領與采購流程如

7、下：部門人員編制非生產(chǎn)物資申領計劃單 部門負責人 財務科 總經(jīng)理 辦公室統(tǒng)計 采購部按匯總好的申領計劃，編制非生產(chǎn)物資采購計劃單 財務科 總經(jīng)理 交辦公室統(tǒng)計采購。3.2.3緊急請購：對于緊缺、急用物資，應至少提前2日、持相關部門及總經(jīng)理核批后的“物資采購申請單”與采購人員取得聯(lián)系，以便及時備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外出，由請購部門電話請示總經(jīng)理同意后，如實逐項填寫“物資采購計劃單”，并在備注欄注明原因，方可采購，凡緊急請購的物資，必須在1-2天內(nèi)補辦審批手續(xù)。具體流程如下：部門采購員編制生產(chǎn)物資采購計劃單 部門負責人電話請示總經(jīng)理同意后 部門采購員 1-2天內(nèi)按“物資采購計劃單簽批流程”補批

8、手續(xù)。3.3采購程序3.3.1采購員在采購時對同一種商品應至少比價三家以上。3.3.2采購員通過電話、傳真“詢價單”、Email、實地考察等方式進行尋價、比價、議價。3.3.3采購員要如實、認真、工整、逐項填寫“物資采購計劃單”中的各項目，不得虛填，不得空項，無法填寫的應在“備注”欄內(nèi)注明。3.3.4總經(jīng)理對比價項進行核查、審查完畢后在非、生產(chǎn)物資采購計劃單上的“總經(jīng)理審批意見”欄確認合適供應商，并在下方“總經(jīng)理”處簽名。(此條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單)4、物資驗收入庫管理4.1 物資驗收入庫一般規(guī)定4.1.1采購人員辦理完采購手續(xù)后要及時跟蹤物資的入庫情況。物資入庫時，采購人員要

9、協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門主管或質(zhì)量管理部門辦理驗收手續(xù)，核對清點物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計劃、合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應按驗收單上的要求簽字，以履行其職責。4.1.2倉庫保管人員在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時通知物資使用部門和物資采購人員，并同時做出記錄備案，分清責任，責任不清時嚴禁驗收入庫。4.1.3驗收中的不合格物資，嚴禁接受，如出現(xiàn)工作失誤或故意驗收，保管人員負全部經(jīng)濟責任。4.1.4采購人員對款已付而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應及時通知對方經(jīng)辦人，盡快查實情況。4.2物資驗收入庫程序 庫管員對物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供

10、貨方等對應非、生產(chǎn)物資采購計劃單進行驗收，核實無誤后開具入庫單并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據(jù)。對于急用生產(chǎn)物資，庫管員須到現(xiàn)場進行入庫驗收，并依照物資出入庫規(guī)定流程辦理出入庫手續(xù)。具體流程：采購員或供應商送貨到庫 庫管員與非、生產(chǎn)物資采購計劃單核對驗收無誤后開具入庫單 部門負責人核實入庫單簽字 庫管員入賬。4.3采購物資的發(fā)票入賬流程發(fā)票 庫管員將入庫單附在發(fā)票后 部門負責人在發(fā)票上簽字 財務部 總經(jīng)理 財務入賬 。5、物資出庫管理（本部分也可以單獨列出，企業(yè)根據(jù)實際需求擬定）5.1物資出庫一般規(guī)定5.1.1物資的領用、發(fā)放，需按“先進先出，計劃供應，節(jié)約用料”的總原則進行發(fā)料，發(fā)貨時

11、要堅持一核對、二簽字、三記帳、四盤點的程序，對違反發(fā)料原則造成物資失效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯等損失，保管人員承擔全部經(jīng)濟責任。5.1.2各部門領用材料時，必須填制“領料單”，由經(jīng)辦人和部門負責人簽字，倉庫保管員按簽字后的領料單開出庫單進行發(fā)貨，并將領料單附在出庫單的后面，填寫出庫單時必須按出庫單規(guī)定的格式填寫完整。5.1.3保管人員應嚴格遵守先辦理領料手續(xù)后出貨的原則，嚴禁先出貨后補辦手續(xù)和白條發(fā)貨。5.1.4各部門領用材料時，應嚴格按照部門領料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫，不準在領料單上作任何改動，如填寫錯誤必須重寫。5.1.5各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時，需經(jīng)公司分管領導和總經(jīng)理審批，

12、（經(jīng)辦人按購入物資成本，（含運費，采購費用等）另加管理費，進行對外報價），倉庫保管人員憑財務部收款憑證，方可辦理出庫手續(xù)。5.1.6辦公用品的領用：各部門在領用辦公用品時，一律憑部門月底填寫的辦公用品申請表中明細，由辦公室主任審批，辦理領用登記手續(xù)。5.1.7生產(chǎn)用原料、勞動工具、維護材料（包括設備配件等）的領用：領用部門負責人審批，領用后做登記管理，工具統(tǒng)一采用“交舊領新”制。5.1.8物資出庫后倉庫保管員要及時登記賬簿，倉庫保管員按月要與成本會計核對賬目，確保貨物數(shù)量準確無誤，成本會計按月向財務部填報物資進、銷、存月報表，財務部相關人員要協(xié)同保管員和成本會計每月對貨物進行實地盤點，做到賬賬

13、相符，賬物相符，賬卡相符，卡物相符。5.1.9所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應由保管人員妥善保管，按月裝訂，發(fā)料憑證、原始單要按財務制度的保管時間和銷毀程序辦理，不可丟失，否則，應承擔全部經(jīng)濟責任。5.1.10退庫的材料范圍包括生產(chǎn)任務完成或竣工多余物資；借領、借發(fā)物資；車間小庫多余物資。退庫時，物資必須完好，物資退庫單與原領料單內(nèi)容要相同，物資退庫時保管員要認真進行驗收，因物資質(zhì)量不合格退庫，必須進行技術鑒定，出示有充分數(shù)據(jù)的檢查證明方能退庫，以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。5.1.11對超儲物資應積極調(diào)劑，正常存儲物資一般不予調(diào)劑，凡對外調(diào)劑的物資必須由物資采購人員申請，分管領導或總經(jīng)理審批，其他任何人無權處理。5.1.12嚴禁將物資借給外單位（個人）使用，違者罰款 元，同時追回外借物資，追回物資磨損、損壞的，由責任人按價賠償。5.2物資出庫程序5.2.1領用部門必須持有符合規(guī)定、符合制度、簽字齊全的領料單前往倉庫領用。5.