采購(gòu)合同管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采購(gòu)合同管理制度總則1、 為規(guī)范公司對(duì)采購(gòu)合同的管理事宜，做好采購(gòu)合同的編制、簽訂、修改等工作，使其符合采購(gòu)管理的要求及公司的利益，特制訂本制度。2、 本制度適用于對(duì)采購(gòu)合同管理的相關(guān)事宜。采購(gòu)合同的編寫1）公司采購(gòu)部是采購(gòu)合同的對(duì)口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購(gòu)合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。2）公司一次性采購(gòu)物品金額高于_元，必須簽訂采購(gòu)合同；3、采購(gòu)合同的編寫程序。1）選擇供應(yīng)商，必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。2）進(jìn)行談判。采購(gòu)部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購(gòu)物料的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對(duì)公司最有利的

2、供應(yīng)商。3）擬定草案并評(píng)審。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購(gòu)合同草案，報(bào)送總經(jīng)理/分管副總進(jìn)行審批。4）擬寫正式的采購(gòu)合同。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、總經(jīng)理、分管副總的意見對(duì)采購(gòu)合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購(gòu)合同4、正式的采購(gòu)合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內(nèi)容。1）合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。2）采購(gòu)物品的單價(jià)、總價(jià)。3）采購(gòu)物品的數(shù)量與規(guī)格型號(hào)。4）采購(gòu)物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。5）采購(gòu)物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。6）采購(gòu)物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。7）付款方式和期限。8）售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。9）違約責(zé)任和解決爭(zhēng)議的方法。5、采購(gòu)合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)

3、謹(jǐn)。采購(gòu)合同的簽訂1. 與公司簽訂采購(gòu)合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購(gòu)合同，如果委托別人代簽，采購(gòu)部應(yīng)審驗(yàn)其委托證明。2. 公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。3. 合同一式四份，生產(chǎn)管理部、供應(yīng)部、質(zhì)量部各留存一份。采購(gòu)合同的執(zhí)行與控制1、 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物品。2、 采購(gòu)部應(yīng)配合質(zhì)量部做好采購(gòu)物料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收工作，當(dāng)所采購(gòu)的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。3、 采購(gòu)部應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬，對(duì)雙方的履約進(jìn)城逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面登記

4、，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。4、 對(duì)于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長(zhǎng)、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，采購(gòu)部根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購(gòu)部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購(gòu)數(shù)量與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購(gòu)數(shù)量。5、 在合同的執(zhí)行過程中采購(gòu)部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使于在生產(chǎn)忘記加大物料采購(gòu)時(shí)能夠及時(shí)供應(yīng)，在生產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購(gòu)的數(shù)量。6、 采購(gòu)部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)型的原則做好物料的采購(gòu)進(jìn)度控制工作，既保證倉(cāng)庫中的采購(gòu)物料庫存

5、最低，同時(shí)還能保證采購(gòu)物料滿足生產(chǎn)的需求。采購(gòu)合同的修改與終止1、 在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)的采購(gòu)物料，采購(gòu)部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購(gòu)物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購(gòu)合同的附件進(jìn)行執(zhí)行。2、 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化（例如原材料價(jià)格或工資出現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價(jià)格交貨）采購(gòu)部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購(gòu)合同的附件執(zhí)行。3、 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交費(fèi)，采購(gòu)部經(jīng)過核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購(gòu)合同的附件執(zhí)行。4、 有下列情形之一者，視為合同終止。1） 因不可抗力導(dǎo)致出

6、現(xiàn)合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2） 因市場(chǎng)環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3） 出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4） 逾期沒有履行合同約定的。5） 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。合同糾紛的處理與合同管理1、 當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，其一般采取如下處理方法。1） 與供應(yīng)商協(xié)商解決。2） 請(qǐng)第三方協(xié)調(diào)解決。3） 由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。4） 通過法律途徑解決。2、 采購(gòu)合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。1） 泄露合同內(nèi)容。2） 私自更改合同內(nèi)容3） 丟失合同。4） 在合同簽訂做資料保管中損

7、害公司利益。3、參與采購(gòu)合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。附則1、 本制度未盡事宜 ，依照國(guó)家相關(guān)的法律，法規(guī)和政策執(zhí)行。2、 本制度自總經(jīng)理/分管副總辦公會(huì)議審議后執(zhí)行。驗(yàn)收與入庫1、 采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)員要及時(shí)組織質(zhì)量部、倉(cāng)庫管理員進(jìn)行入庫前的清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與采購(gòu)合同上的品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)。

8、采購(gòu)訂單完畢以后，采購(gòu)人員按照采購(gòu)訂單上要求的供貨日期，采用時(shí)間段向供貨商反復(fù)核對(duì)到貨日期直至材料到達(dá)我公司。入庫1、 實(shí)物入庫：售貨員收材料之前需核對(duì)供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱、訂單號(hào)、存貨編號(hào)、數(shù)量；一、目的為加強(qiáng)規(guī)范公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)系，保證紅絲資產(chǎn)的安全，特制定本制度。二、采購(gòu)流程：1、采購(gòu)計(jì)劃、方案的編制與審定。1.1采購(gòu)計(jì)劃的編制與審定。供應(yīng)部根據(jù)生產(chǎn)部門下發(fā)的投產(chǎn)通知編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。采購(gòu)假話應(yīng)明確采購(gòu)的原則、采購(gòu)的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。1.2供應(yīng)商：選擇的供應(yīng)商，必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。2、合同管理：供應(yīng)部應(yīng)將生效的合同同意連續(xù)編號(hào)，并將與合同相關(guān)的文件資料一并整理存檔，妥善管理。3、跟蹤合同執(zhí)行：供應(yīng)科應(yīng)按照采購(gòu)合同確定的制造周期、交貨時(shí)間等落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督