采購管理程序03-催交

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采辦管理程序（A版）催交中國石油工程建設(shè)公司寧夏石化煉油項目經(jīng)理部發(fā)布時間2010年02月10日 實施時間2010年03月01日專心-專注-專業(yè)目 錄3 催交3.1目的 .33.2職責(zé) .33.3關(guān)鍵的物件 .43.4供貨商圖紙和資料 .43.5催交級別劃分 .53.6材料狀態(tài) .63.7 附件 .73.1目的項目的催交組應(yīng)采取必要的步驟使各種材料和設(shè)備及時運(yùn)輸以滿足現(xiàn)場施工進(jìn)度計劃，并獲取供貨商的全部圖紙和資料。催交人員應(yīng)對所有采購訂單授予后CPECC和供貨商之間的非商務(wù)活動進(jìn)行協(xié)調(diào)。3.2職責(zé)3.2.1催交員負(fù)責(zé)對分配給他們的采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督以保證供貨商

2、迅速提交圖紙資料，材料即時訂購，制作及時完成，設(shè)備/材料按合同要求準(zhǔn)時裝運(yùn)。這些情況要記錄在“催交情況登記表”（表No. EXP01）和“催交和供貨商進(jìn)度檢查報告”（表No. EXP02）。3.2.2催交員要保持與采辦部經(jīng)理的聯(lián)系，告知他所有可能會對項目產(chǎn)生不利影響的問題。他們將直接與設(shè)計一起工作使供貨商方面的設(shè)計問題迅速得到解決和答復(fù)。他們可通過電話、用戶電報、信函、傳真與供貨商聯(lián)系，在某些情況下可對供貨商的工廠進(jìn)行查看訪問。并記錄 “催交聯(lián)系登記”（表No. EXP03）、“電話談話記錄”（表No.EXP04）和“催交要點報告”（表EXP05）。3.2.3派員赴貨源催交需事先請求采辦部經(jīng)理

3、、項目經(jīng)理批準(zhǔn)。并填寫“催交任務(wù)委托書”（表No. EXP07）。3.2.4赴貨源催交員直接與供貨商的設(shè)計、采購、計劃和生產(chǎn)人員一起工作并獲取有關(guān)情況，通過在貨源處的查證，確認(rèn)設(shè)計和生產(chǎn)進(jìn)度，督促圖紙?zhí)峤缓筒牧衔镔Y裝運(yùn)計劃得到改善，并形成“赴貨源催交報告”（表No. EXP06）報送到采辦部經(jīng)理。報告中應(yīng)包括可能對采購訂單及時裝運(yùn)產(chǎn)生不利影響的內(nèi)部和外部環(huán)境。3.2.5采辦部經(jīng)理將報告發(fā)送到有關(guān)各方。需予以立即注意的特殊問題，應(yīng)用電話或傳真發(fā)送到公司采購部以便采取特別行動或獲得特別的幫助。3.3關(guān)鍵的物件3.3.1項目各專業(yè)計劃員應(yīng)盡早分析、確定影響項目進(jìn)度計劃的關(guān)鍵物件，形成記錄并告知采辦部

4、經(jīng)理。3.3.2采辦部經(jīng)理組織討論、確定關(guān)鍵的物件催交計劃（包括產(chǎn)地催交）并實施。3.4供貨商圖紙和資料在催交員收到催交用的采購訂單拷貝后，即與供貨商聯(lián)系并指出所有圖紙和資料的交送要得到催交員的注意。在與供貨商初次口頭聯(lián)系后，催交員要詳細(xì)閱讀CPECC在采購訂單中所規(guī)定的圖紙和資料要求。然后確定文件提交的日程安排。初次發(fā)出的聯(lián)系傳真是對來自供貨商的那些必要的基本信息進(jìn)行再次確認(rèn)，列出圖紙的類型和數(shù)量，圖紙和資料上必要的標(biāo)志，焊接文件包說明，操作手冊和說明書的數(shù)量。還可提出圖紙，裝運(yùn)和制作的狀態(tài)計劃表。當(dāng)經(jīng)催交而收到供貨商的圖紙和其它資料后，指派的催交員要對圖紙/資料是否符合采購訂單要求進(jìn)行檢查

5、。圖紙必須含有CPECC的采購訂單號，規(guī)范號，采購訂單要求號，供貨商圖號，版本號，圖紙說明和設(shè)備位號。然后將圖紙親手交文控。3.4.1 設(shè)計審查。要向主要專業(yè)的工程師提供可復(fù)制的，所需數(shù)量的圖紙拷貝以便進(jìn)行審閱。允許審閱時間是從文件傳送日算起35天。主專業(yè)工程師還要將圖紙拷貝發(fā)送到其它專業(yè)和施工計劃員以便他們提出意見。3.4.2 提有意見的圖紙。當(dāng)圖紙審閱時提有意見。文控要將這審閱后的組合圖紙返回給供貨商。如果只有一些次要的意見。供貨商就通過了設(shè)計這一關(guān)可著手進(jìn)行制作，否則供貨商就要按指示將意見包括進(jìn)去并重新提交圖紙。3.5催交級別劃分3.5.1催交級別級別1：辦公室催交例行更新，至少一月作二

6、次聯(lián)系；級別2：辦公室和赴貨源產(chǎn)地催交強(qiáng)化更新，一月一次赴源查看和報告；級別3：辦公室和赴貨源產(chǎn)地催交強(qiáng)化更新，一月二次赴源查看和報告；級別4：辦公室和赴貨源產(chǎn)地催交強(qiáng)化更新，一周一次赴源查看和報告；級別5：辦公室和赴貨源產(chǎn)地催交最強(qiáng)更新，赴貨源催交員常駐在供貨商并每周一報告。3.5.2催交級別確定采辦部經(jīng)理和項目經(jīng)理以貨物的關(guān)鍵性，供貨商以往的業(yè)績，施工日程要求和制造車間的工作負(fù)荷為基礎(chǔ)而商討決定赴源催交，確定催交級別。采購員將采購訂單拷貝發(fā)送給催交員并指定催交級別。最初時推薦的催交級別是級別2，這就是指催交聯(lián)系出自北京無須赴貨源地進(jìn)行催交協(xié)助。3.5.3赴源催交的請求催交員接到來自采辦部經(jīng)

7、理的指示，提出赴源催交的請求并獲取采辦部經(jīng)理和項目經(jīng)理部的批準(zhǔn)后才對采購訂單進(jìn)行催交。每周赴源催交員應(yīng)將下周的行程告知采辦部經(jīng)理，以對每位赴源催交員的工作計劃建立檔案。3.6材料狀態(tài)：催交報告的功能是對材料狀態(tài)進(jìn)行審查，向項目經(jīng)理、施工人員、業(yè)主和其它人員告知物資設(shè)備訂單的采購進(jìn)度。3.6.1 材料狀態(tài)/車間檢查狀態(tài)報告。催交員通過采購訂單狀態(tài)報告對采購訂單進(jìn)行逐日更新。經(jīng)更新的報告送交材料控制員，他把新的信息輸入計算機(jī)并向催交員提供更新的報告。3.6.2 材料狀態(tài)審查會議。審查會議每兩周舉辦一次或按需要舉行，會議在指定的地點和時間舉行。3.6.3 會議程序。在審查會議上，各催貨員對分配給他們

8、的每一個采購定貨單的進(jìn)度作口頭匯報，匯報自上次匯報后所發(fā)現(xiàn)的計劃變更和產(chǎn)生的問題。對新的采購訂單進(jìn)行審查，并介紹圖紙，材料和裝運(yùn)計劃的狀態(tài)。3.6.4 材料狀態(tài)/車間檢查狀態(tài)報告。報告上的數(shù)據(jù)將逐日更新。依靠這一系統(tǒng)，我們對工程設(shè)備和大宗材料的狀態(tài)進(jìn)行報告。催交跟蹤和物件狀態(tài)報告直到運(yùn)輸貨物被確認(rèn)在現(xiàn)場收到為止，在材料狀態(tài)/車間檢查狀態(tài)報告上將標(biāo)志出所有采購訂單的狀態(tài)。3.6.5 定單關(guān)閉。一旦訂單下的物件在現(xiàn)場收到點清，所有需要的圖紙和資料收到，則催交員對采購訂單催交工作就完成了。這還包括檢查文件，會計文件和運(yùn)輸文件的收集整理。一旦所有文件的收集整理完成，催交員通知采辦經(jīng)理，采辦經(jīng)理進(jìn)而通知

9、財務(wù)部，并交付出所留的圖紙和資料，那時采購訂單文檔就關(guān)閉了。3.7附件：l 催交情況表（表No.EXP01）l 催交和檢驗分供貨商進(jìn)度報告（表No.EXP02）l 催交聯(lián)系記錄（表No.EXP03）l 電話談話記錄（表No.EXP04）l 催交要點報告（表No.EXP05）l 赴貨源催交報告（表No.EXP06）l 催交任務(wù)委托書（表No. EXP07）（表No. EXP01）催交情況表合同號采購定單供貨商地點：銷售參考號電話號碼傳真號碼聯(lián)系人1聯(lián)系人2制造商：地點車間參考號電話號碼傳真號碼聯(lián)系人1聯(lián)系人2工程師車間催交員：采購員車間檢查員：名稱和位號假日停產(chǎn)勞務(wù)協(xié)定期滿收到定單回執(zhí)版本 1版

10、本 4版本 2版本 5版本 3版本 6交貨期變更日期變更變更原因定單運(yùn)輸日期CPECC供貨商初版運(yùn)輸日期1版運(yùn)輸日期2版運(yùn)輸日期3版運(yùn)輸日期最初文件最終文件承諾的收到的承諾的收到的總布置圖詳圖詳圖計算書計算書焊接工藝焊接工藝性能曲線性能曲線數(shù)據(jù)單數(shù)據(jù)單推薦的備件清單推薦的備件清單材料試驗報告無材料試驗報告測試結(jié)果無測試結(jié)果資料手冊無資料手冊總的情況 總的情況日程安排計劃不相符報告已解決分定單缺損已解決檢查證書全部發(fā)出收貨記錄已收到催交認(rèn)為定單完成日期（表No. EXP02）催交和分供商進(jìn)度檢查報告合同號.：日 期：供貨商：采購定單號：地 點：報告號：名稱和位號原材料名稱數(shù)量型號/等級分定單和日

11、期分供貨商名稱和日期出廠編號交付日期原 來現(xiàn) 在實 際中國石油工程建設(shè)公司（表No. EXP03）催交聯(lián)系登記采購定單號：設(shè)計請購單號：用戶/項目：供貨商：電 話：聯(lián)系人：傳 真：日 期聯(lián) 系中國石油工程建設(shè)公司（表No. EXP04）電話談話記錄采購定單號：設(shè)計請購單號：日 期：供貨商：聯(lián)系人：電話號：通話人：地 點：主 題：電話談話內(nèi)容：中國石油工程建設(shè)公司（表No. EXP05）催交要點報告日 期：頁 碼：用通戶： 項 目： 催 交 員：合同號：項目經(jīng)理：采購定單號：采辦經(jīng)理：供貨商：地 點：聯(lián) 系：設(shè)備位號：電 話：傳 真：原定發(fā)貨時間：所需的交貨時間：目前的承諾：會話重點：所需的額外

12、行動：催交員簽字中國石油工程建設(shè)公司（表No. EXP06）赴貨源產(chǎn)地催交報告訪問日期：報告編號：用 戶：項 目：赴源催交員：合同號：項目經(jīng)理：采購定單號：采辦經(jīng)理： 供貨商/分供貨商資料主供貨商分供貨商供貨商：分供貨商：供貨商地點：分供貨商地點：供貨商合同：分供貨商合同：供貨商車間編號：分供貨商車間編號：供貨商電話號：分供貨商電話號：上次訪問日期：上次訪問日期：設(shè)備和位號：工作狀態(tài)：原定完成日期：目前完成日期：必須確認(rèn)下列資料：設(shè)計/材料/制作和分供貨商的資料赴源催交員：日 期：采辦負(fù)責(zé)人：審閱日期：中國石油工程建設(shè)公司（表No. EXP07）催交任務(wù)委托書訪問日期：報告編號：委托說明按下面所列內(nèi)容代表 CPECC對采購訂單進(jìn)行催交委托催交承包商：地 址：委托的催交員：委托人：日期：沒有CPECC事