高效時間管理與支配能力分析

1、高效時間管理與支配能力分析 德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司有無會議計劃、目標(biāo)、議程，時間安排？時間和地點是否恰當(dāng)？參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會議過程是否準時開會？為什么？是否跑題？是否按計劃進行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時結(jié)束？（3）會后分析：會議紀要有沒有？發(fā)給與會者沒有？會議決議的執(zhí)行情況。會議必要性評估。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴重的“馬拉松”會議或嚴重?zé)o效會議的詳細分析。3.會議分析法的啟示（1）根據(jù)統(tǒng)計，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“

2、專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（3）事先準確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴格會議紀律。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規(guī)則，以免浪費時間。干擾因素分析1.目的分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。2.方法運用干擾因素分析表。表5-6干擾因素分析表姓名：日期：年月日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)常“救火”條理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾（1

3、）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（3）對突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序為：（4）羅列出干擾所帶來的后果高效能時間管理培訓(xùn)班 高效能時間管理培訓(xùn)班 下載報名表 內(nèi)訓(xùn)調(diào)查表 【課程描述】“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”中國人是世界上最早認識時間管理的重要性的?！叭松醒摹备菍?/p>

4、時間管理與人的生命相提并論?？桌戏蜃釉?jīng)站在河邊對著湍急的江水喟然長嘆：“逝者如斯夫，不舍晝夜！”當(dāng)他見到他的一位弟子時間管理不善，用白天的時間睡覺的時候，給了那位弟子全方位的否定。可見，一個人是否會管理時間在別人眼里是多么的重要。西方的管理大師也都對時間管理高度重視。彼德杜拉克就曾說：“時間是最高貴而有限的資源?！?德信誠培訓(xùn)方法：課堂講授、提問研討、案例分析、小組討論、學(xué)員簡報、講師點評、游戲、角色扮演等 【課程幫助】如果你想對本課程有更深入的了解，請參考 德信誠高效能時間管理手冊【課程對象】企業(yè)管理人員、企業(yè)所有人員。 【課程大綱】第一章：認識時間管理 1、徹底拋棄模糊的時間觀念2、你的

5、時間成本是多少3、時間管理理論第二章 ：時間管理的發(fā)展第三章：時間管理法則1、時間管理矩陣2、ABC時間管理法3、帕累托的80/20法則第四章：高效時間管理技巧1、正確的時間做正確的事2、巧分時間蛋糕3、簡化法4、快速處理信息的四個訣竅5、高效會議的3M管理模式6、如何兼顧效果與效率第五章：排除時間干擾1、擺脫繁雜文件四步法2、巧對不速之客3、敢于對別人說“NO”附件：經(jīng)理人時間管理指南 （5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。3.干擾因素分析法的啟示（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏

6、自律”。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。_【本講總結(jié)】本講主要介紹時間分析的方法。感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進行時間管理的重要方法。【心得體會】_時間支配能力分析請回答下列問題，測試一下你

7、對時間的支配能力。請問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？（7）你只歡迎那些實在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會議嗎？（9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報刊雜志時是否瀏覽大意后，再細讀重點章節(jié)？（13

8、）你肯放手讓部下獨立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機提高效率嗎？（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識與經(jīng)驗才能解決的問題時，你是否請教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必

9、因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?0-80分，表明你基本上能夠有效支配時間，只在某些方面仍須改進，可參考測試結(jié)果對照檢查。如果得30-60分，表明由于做事計劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面臨嚴重的問題或?qū)⒈唤饴殻悄懔⒓慈σ愿疤岣咝б?。工作緊急性分析1.目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2.工具運用工作緊急性分析表。表5-3工作緊急性分析表姓名：日期： 年 月

10、日緊急性工作事項非常緊急(馬上要做緊急(短時間內(nèi)要做不很緊急(可從長計議不緊急(無時間要求頻次時間在緊急性的四格中選擇“”即可3.程序（1）將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長計議（可以納入計劃中做）；不緊急。（2）統(tǒng)計“頻次”。即不同緊急程度的工作事項各占多少（每天或每周或每月）。（3）統(tǒng)計“時間”。即完成不同緊急程度的工作事項所占用的時間。4.工作緊急性分析法的啟示(1統(tǒng)計你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？(2非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時間無關(guān)。(3“緊急事項”越多，時間管理問題越大。(4“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。(5除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。工作重要性分析1.目標(biāo)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。2.方法運用工作重要性分析表。表5-4工作重要性分析表姓名：日期： 年 月 日重要性工作事項非常重要(絕對要做重要(應(yīng)該做不很重要(可做可不做不重要(可不做頻次時間在重要性的四格中選擇“”即可（1）將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事