文件管理控制程序

1、文件管理控制程序1目的對(duì)公司范圍內(nèi)與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全一體化管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行 有效控制,確保在各個(gè)部門、各個(gè)場(chǎng)所可獲得相應(yīng)文件的最新有效版本,防止作廢 文件的非預(yù)期使用。2適用范圍適用于所有與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件，包括外來(lái)文件 的控制。3職責(zé)3.1 總經(jīng)理，負(fù)責(zé)審批公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系手冊(cè)。3.2 管理者代表，負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)；審批程序性管理制度文件。3.3 副總經(jīng)理，審核分管工作范圍內(nèi)的制度性文件。3.4 體系主管部門、辦公室，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督文件的控制管理；負(fù)責(zé)管理手 冊(cè)和程序文件的發(fā)放、控制和管理工作以文件編號(hào)、發(fā)放、回收、銷毀及存檔。3.

2、 5安全科、技術(shù)科，負(fù)責(zé)工程、技術(shù)、環(huán)境和職業(yè)健康安全類文件的控制 （包括：工藝標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)）的收集，匯總。負(fù)責(zé)檢查其有效 性。負(fù)責(zé)各類物資采購(gòu)、檢驗(yàn)、及各類采購(gòu)合同、協(xié)議、產(chǎn)品說明、產(chǎn)品合格證、 檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告等各類臺(tái)帳的建立、收集、整理、登記、使用。負(fù)責(zé)機(jī)械設(shè)備的采 購(gòu)以及采購(gòu)合同、維修合同、協(xié)議、新品、產(chǎn)品說明書、技術(shù)圖樣以及各類臺(tái)帳 的建立、收集、整理、登記、使用。3. 6經(jīng)營(yíng)科，負(fù)責(zé)管理招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、工程合同等來(lái)往函件及相 關(guān)文件。3.7各職能科室、項(xiàng)目部，負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的適用公司專用的與管理 體系有關(guān)的文件的控制和管理工作。負(fù)責(zé)本項(xiàng)目專用文件和公司發(fā)放

3、的文件及與 項(xiàng)目有關(guān)的外部文件的控制和管理工作。4工作要求4.1文件的分類4. 1.1內(nèi)部文件。企業(yè)內(nèi)部各職能科室和項(xiàng)目部編制的文件，具體可分為：1）體系文件，包括：管理手冊(cè)、管理控制程序、一般制度、管理方案、管 理計(jì)劃、記錄表格等；2）工程、技術(shù)、環(huán)境和職業(yè)健康安全類文件，包括：技術(shù)交底、環(huán)境和職 業(yè)健康安全交底、變更設(shè)計(jì)、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境和職業(yè)健康安全控 制方案、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝、標(biāo)準(zhǔn)以及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等等；3）合同類文件，包括：工程合同、分包合同、施工協(xié)議、采購(gòu)合同、租賃 合同等；4. 1.2外來(lái)文件。包括：來(lái)自國(guó)家、當(dāng)?shù)卣?、上?jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)方的文件和 企業(yè)適用的法律、法規(guī)、

4、條例、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。4. 2文件的編制與審批4. 2. 1文件擬稿1）各職能科室、項(xiàng)目部按照體系管理職責(zé)負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的編寫 工作；2）各類文件應(yīng)按相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、范圍和上級(jí)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編寫。4. 2. 2文件的審批與發(fā)布1）文件擬稿完成后，經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人審核（文件內(nèi)容涉及其他部門時(shí)， 由相關(guān)部門會(huì)簽），報(bào)辦公室，辦公室負(fù)責(zé)呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，打印、并登記 發(fā)放；2）公司管理手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；程序文件由相關(guān)職 能部門編制、審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布；3）專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書由公司總工程師審批后發(fā)布；4）管理文件的編制、審核、批準(zhǔn)，按公司公文處理卡要求執(zhí)行。4. 3文

5、件的編號(hào)4. 3. 1文件的編號(hào)根據(jù)公司四標(biāo)一體化管理體系文件總體框架章節(jié)來(lái)確定。 其中：1）管理體系手冊(cè)編號(hào)為：公司名稱+手冊(cè)縮手+編制年號(hào)，如:HJCH-SC-2014；2）程序或公司規(guī)章制度編號(hào)為：公司名稱+手冊(cè)章節(jié)號(hào)+制度順序號(hào)，如， 信息交流與溝通程序性管理制度為第1.3章節(jié)的第1個(gè)制度，編號(hào)為： HJCH-SC1. 3-ZD01：3）作業(yè)層文件（技術(shù)文件、規(guī)范性文件等）編號(hào)為：公司名稱+手冊(cè)章節(jié) 號(hào)+技術(shù)順序號(hào)，如：HJCH-SC1. 3-JS0*；4）版本號(hào)以A、B、C字母表示。修改狀態(tài)號(hào)以0、1、2、3、4表示。4. 4文件的收、發(fā)4.4.1文件按照職責(zé)范圍由綜合辦公室根據(jù)發(fā)放

6、范圍及時(shí)下發(fā)，使管理體系 有效運(yùn)行起作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到相應(yīng)的文件，文件下發(fā)時(shí)應(yīng)在文件收發(fā)登 記表上登記，領(lǐng)取人簽名領(lǐng)?。?. 4. 2外來(lái)文件收文部門收到外來(lái)文件以及內(nèi)部文件，按文件發(fā)文編號(hào)、受 控號(hào)、文件名稱等內(nèi)容，在文件收發(fā)登記表上登記；收到的外來(lái)文件需要轉(zhuǎn) 給公司體系主管部門、辦公室，山體系主管部門、辦公室負(fù)責(zé)登記并鑒定其適用 性，呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定處置范圍，保證文件能及時(shí)傳達(dá)，并保存外來(lái)文件的處置記 錄。4. 4. 3外來(lái)文件由管理者代表審批其適用性：每年年底由體系主管部門、辦 公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)現(xiàn)有體系文件進(jìn)行全面評(píng)審，因評(píng)審或其他原因?qū)ξ募?的修改,文件發(fā)布前應(yīng)再次批準(zhǔn)。4.

7、4. 4新組建的項(xiàng)目部所需的體系文件、管理類文件由體系主管部門、辦公 室負(fù)責(zé)提供；項(xiàng)目所需的外來(lái)文件由項(xiàng)目部自行收集，并備齊適用的法律、法規(guī) 和有關(guān)的施工驗(yàn)收規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保滿足使用需要。4. 5文件的更改與作廢文件的控制4. 5. 1文件的更改1）文件更改的擬定、審核、批準(zhǔn)應(yīng)由文件原編寫、審核、批準(zhǔn)部門或人員 進(jìn)行，如有特殊原因需由其他科室或人員執(zhí)行時(shí)，應(yīng)使該科室或人員獲得原文件 及其依據(jù)資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)任意更改；2）文件更改內(nèi)容擬定后，由文件更改部門填寫文件更改申請(qǐng)單，說明更 改原因和更改內(nèi)容，對(duì)重要的更改（技術(shù)參數(shù)等）還應(yīng)附有充分證據(jù)，呈送審核 與批準(zhǔn)；3）文件更改審批后，

8、由原文件發(fā)放部門下達(dá)文件更改通知單，各級(jí)文件 管理員負(fù)責(zé)更改，并在文件更改處進(jìn)行標(biāo)識(shí)，在更改記錄頁(yè)上登記；4）文件更改可以是手改、復(fù)印件粘貼或換頁(yè)方式，手改應(yīng)用碳素筆；5）文件經(jīng)多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，換版文件批準(zhǔn)后, 原版文件作廢。4. 5. 2文件的作廢1）作廢文件持有者應(yīng)將作廢文件移交給體系主管部門、辦公室，由體系 主管部門、辦公室負(fù)責(zé)定期統(tǒng)一銷毀，并留存銷毀記錄。需留作參考的作廢文件, 必須和有效標(biāo)識(shí)、隔離存放；2）文件使用人丟失或因特殊原因未收到受控內(nèi)編文件時(shí)，應(yīng)該填寫文 件領(lǐng)用申請(qǐng)單辦理申領(lǐng)手續(xù)，文件管理員在補(bǔ)發(fā)新文件時(shí):給予新的受控編號(hào), 并在文件收發(fā)登記表上注

9、明原受控號(hào)的文件作廢。4. 6文件的使用與保管4.6. 1文件使用人員均要妥善保管好所有使用的文件，任何人不得使用未加 蓋印章和相應(yīng)標(biāo)識(shí)的管理體系文件。4. 6.2各職能科室、項(xiàng)目部應(yīng)建立本部門、項(xiàng)目部受控文件清單，以識(shí)別 更改和現(xiàn)行的修訂狀態(tài)。并報(bào)綜合辦公室一份；綜合辦公室匯總后編制公司總的 有效文件清單。對(duì)于受控文件應(yīng)定期公布受控文件清單，以識(shí)別現(xiàn)行使用 文件的狀態(tài)。凡受控文件均由綜合辦公室統(tǒng)一備案存檔（包括軟盤、光盤、錄像 帶、錄音帶等）。1.1.1 6. 3任何人不得在受控文件上亂涂、亂畫、亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文 件整潔、清晰、易于識(shí)別；文件均應(yīng)分類存放、妥善保管，避免丟失和損壞。

10、4.6.4 體系文件在實(shí)施過程中，每年由體系主管部門、辦公室負(fù)責(zé)在管理評(píng) 審會(huì)議上組織對(duì)體系文件的評(píng)審。評(píng)審其適用性、符合性。4.6.5 各科室根據(jù)其工作范圍，負(fù)責(zé)掌握國(guó)家和上級(jí)關(guān)于質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè) 健康安全管理方面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的現(xiàn)行修訂狀況，確保外來(lái)文件的 適用性和有效性。4. 6. 6受控文件復(fù)制，按公司有關(guān)規(guī)定審批后方可復(fù)制，并在文件管理部門 進(jìn)行登記。管理手冊(cè)和程序文件報(bào)體系主管部門審批后方可復(fù)制。4. 6. 7各職能科室、項(xiàng)目部撤消時(shí)，凡公司下發(fā)的有效受控文件，均應(yīng)交回 原發(fā)文部門，并填寫文件移交清單辦理移交手續(xù)，項(xiàng)目部的其他文件除已列 入竣工文件移交或歸檔的可按記錄控制程序要求交移職能科室保管的外，由 項(xiàng)目部按作廢文件處理；發(fā)文部門負(fù)責(zé)根據(jù)文件移交清單在文