水巷鄰里入伙方案

1、學習改變?nèi)松?#183;做成功物業(yè)管理人！3、水巷鄰里入伙方案3.1小區(qū)概況3.2入伙小組架構及職責分配3.3入伙現(xiàn)場布置方案3.4入住準備工作3.1小區(qū)概況水巷鄰里花園位于金雞湖路1號。小區(qū)由5幢獨立別墅，8幢連體別墅，8幢多層，20幢高層，3幢會所和一個地下車庫組成。總用地面積：104687 平方米住宅總建筑面積：147803.24平方米容積率1.0建筑密度18%小區(qū)地下車庫車位 個小區(qū)室外車位： 個小區(qū)住宅住戶數(shù)：504戶小區(qū)綠化率：48 %小區(qū)設3個出入口，出入方便。水巷鄰里花園屬于高檔全裝修住宅小區(qū)。小區(qū)有樓宇可視對講系統(tǒng)；周界紅外線報警系統(tǒng)；電子巡更系統(tǒng)；公共區(qū)域閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)；

2、小區(qū)車輛出入管理系統(tǒng)；家庭報警系統(tǒng)；背景音樂廣播系統(tǒng)；寬帶網(wǎng)；門禁管理系統(tǒng)；設備監(jiān)控系統(tǒng)；火災自動報警系統(tǒng)等。小區(qū)設計注重整體環(huán)境，有水景、噴水池、青竹園、波浪草坪、兒童戲水池、室外游泳池、景觀區(qū)等，形成個性鮮明、空間層次豐富的綠色生態(tài)住宅區(qū)。小區(qū)還有兒童娛樂區(qū)、健身區(qū)、網(wǎng)球場、籃球場等相應的生活娛樂、健康設施。3.2入伙小組架構及職責分配職責說明：簽到，發(fā)放入住會簽單，講解入住流程等內(nèi)容，回答業(yè)主疑問。 核查業(yè)主產(chǎn)權身份證明,確認入伙資格，辦理相關手續(xù)，確認相關費用，簽署房屋交接書，蓋章確認發(fā)放兩書。及時掌握業(yè)主的意見，了解情況，及時記錄有困難的業(yè)主，由專職業(yè)務員負責解決相關疑問3

3、.2.1入伙小組架構：銷售部禮儀接待組引導組 總協(xié)調(diào)：行政部綜合服務組職責說明：與相關部門做好協(xié)調(diào)工作，保證各項工作順利開展。協(xié)助銷售部接待安置外地購房客及在蘇州行程物業(yè)公司交接組咨詢組安全組電視電話燃氣活動展示后勤保障組項目工程配套部資料組咨詢組財務部收銀組開票組提供設施設備的使用說明書、相關證明文件根據(jù)入住收費一覽表等，根據(jù)測算費用金額開具發(fā)票及收據(jù)等職責說明：收取余款和相關稅費等職責說明：簽署業(yè)主公約發(fā)放住戶手冊；簽定防火協(xié)議，填寫各種表格；領用鑰匙職責說明：簽訂有關合同，繳納有關費用；辦理寬帶申請、有線電視開通及機頂盒申請等其他延邊服務。講解回答業(yè)主疑問；如裝修、租賃及日常管理等。各類

4、工程資料的移交及水表卡、電表卡、IC卡等供應商、承包商、維保單位負責人現(xiàn)場解答。收集不合格整改事項及租賃業(yè)務組織疏導人流、車輛，確保小區(qū)安全并順利入伙；24小時值班，隨時處理各種應急事件的發(fā)生驗房組協(xié)同工程部、建筑承包方、主要供貨單位負責人共同驗房，并記錄在案資料組收集相關資料，辦理業(yè)主房屋產(chǎn)權做準備咨詢解釋組3.2.2入伙流程職責分配：為了順利圓滿完成此次入住工作，各部門必須指派具備綜合管理能力的員工，加入此入伙小組，設銷售部、物業(yè)部、財務部、行政部等5個部門，由 任組長。3.2.2.1、總協(xié)調(diào)： 職責： 部署入伙工作方案，明確管理處入伙工作小組任務； 組織入伙前工作人員的培訓； 檢查入伙前

5、后過程的工作情況； 向上級領導提出入伙時間需增派的人、財、物計劃； 編制入伙方案； 協(xié)調(diào)所負責各組間的工作； 及時解決各組在入伙工作期間所遇問題； 組織落實入伙前人員培訓及入伙預演； 完成上級領導交辦的各項工作。3.2.2.2、銷售部：負責人 （共需 人）職責： 制作并郵寄入伙邀請函（內(nèi)附：業(yè)主收樓須知 、入住收費一覽表、交通線路指引圖、入住流程圖、住戶成員登記表）； 確認業(yè)主入住的時間順序； 電話聯(lián)系業(yè)主，了解業(yè)主具體要求；接待前來辦理入伙手續(xù)的業(yè)主；介紹收樓流程；引導業(yè)主按程序辦理入伙手續(xù)，引導特殊客到物業(yè)辦公室；購買派發(fā)禮品，提供復印服務；辦理相關手續(xù)，確認相關費用，簽署樓宇交接書，發(fā)放

6、房屋質(zhì)量保證書房屋使用說明書等。負責聯(lián)系解釋有特殊需求業(yè)主的疑問；入伙現(xiàn)場的布置安排；在“入住會簽單”上簽字，轉(zhuǎn)入下一流程。3.2.2.3、財務部：負責人 （共需 人） 職責： 指導業(yè)主簽訂委托扣款協(xié)議并收集歸類； 簽訂托收協(xié)議（管理費、水費及排水費的銀行托收協(xié)議）； 收取或發(fā)放管理費及其它費用的銀行代扣存折復印件或原件； 結清樓款及收取相關費用。轉(zhuǎn)入下一流程。3.2.2.4、物業(yè)公司：負責人 （共需 人） 職責： 簽署防火協(xié)議書一房一卡等資料；發(fā)放住戶手冊簽署業(yè)主公約等； 登記及收集住戶成員登記表及業(yè)主資料；入伙結束后及時收集、整理、裝袋業(yè)主資料； 解釋搬家、裝修、租賃及物業(yè)管理相關事宜；

7、前期物業(yè)管理協(xié)議、業(yè)主公約的收集存檔； 陪同業(yè)主視察房屋、驗收房屋及設施設備，辦好交接手續(xù)對業(yè)主提出的問題，耐心解答，做好記錄，及時反饋和處理； 負責鑰匙等發(fā)放與登記； 收集整理小區(qū)業(yè)主驗樓單并將問題及時反饋給地產(chǎn)項目部； 部署入伙現(xiàn)場的安全護衛(wèi)工作方案，確立入伙現(xiàn)場的執(zhí)勤崗位和人員；組織疏導人流、車輛，確保小區(qū)安全并順利入伙； 負責對整改項目的跟進同時與相關業(yè)主保持聯(lián)系溝通； 確定物業(yè)管理費額度；說明：物業(yè)管理員須全程陪同所負責的業(yè)主驗房，直至收樓工作結束。3.2.2.5、工程配套部：負責人 （共需 人） 職責： 入伙前聯(lián)系供電、電話、煤氣、有線電視派員到現(xiàn)場為業(yè)主辦理申請手續(xù)； 處理業(yè)主在

8、收樓過程中所遇問題的咨詢、投訴； 提供設施設備的使用說明書、相關證明文件； 解釋相關設備設施的功能及性能等； 組織相關單位人員至現(xiàn)場配合交樓。3.2.2.6、行政部：負責人 （共需 人）職責： 布置入伙現(xiàn)場； 組織配送入伙人員就餐； 接待外借工作人員； 籌備入伙工作辦公用品； 接待安排外地購房業(yè)主的行程。3.2.3入伙時間及現(xiàn)場安排：3.2.3.1、入伙時間：初步定于 月 日。3.2.3.2、入伙現(xiàn)場安排：場景布置：配合發(fā)展商制定場景布置方案（或外聘禮儀公司），擺放花籃、盆景，懸掛條幅對聯(lián)，張燈結彩，插放彩旗，高掛汽球等，給人以隆重、喜慶的感受。此項工作由 銷售部 負責。配合地產(chǎn)公司銷售部設置

9、導向路標，安排引導人員，使業(yè)主在辦理入伙手續(xù)、收樓過程中感到方便，此項工作由 銷售部 負責。與發(fā)展商銷售部、財務部在入伙接待處進行聯(lián)合辦公，實行一條龍服務。在業(yè)主辦理入伙手續(xù)的同時，應提供給業(yè)主如下資料及物件：a 鑰匙、空調(diào)遙控器、IC卡、門禁卡、煤氣卡、電費卡等b房屋質(zhì)量保證書、產(chǎn)品使用說明書c住戶手冊d接管驗收記錄e設施設備的使用說明書及合格證等f其它3.2.4收樓程序1、簽到，憑“入伙邀請函”領取“入伙會簽單”辦理部門：晉合置業(yè)（蘇州）有限公司銷售部接待組2、領取房屋使用說明書房屋質(zhì)量保證等辦理部門：晉合置業(yè)（蘇州）有限公司銷售部審核組 3、結清樓款及其它相關費用，繳納物業(yè)管理費等辦理部

10、門：晉合置業(yè)（蘇州）有限公司財務部4、辦理入伙手續(xù)，領取鑰匙，簽定“一房一卡”資料、業(yè)主公約等，領取住戶手冊和設施設備的使用說明書辦理部門：水巷鄰里花園物業(yè)管理處5、裝修、搬家、租賃等咨詢服務辦理部門：水巷鄰里花園管理處 6、驗樓并簽寫驗樓單據(jù)辦理部門：水巷鄰里花園物業(yè)管理處7、結束3.2.5特別提醒：3.2.5.1境內(nèi)業(yè)主：身份證3份：新版身份證件需要復印正反兩面；戶口本1份：產(chǎn)權所有人及其配偶；結婚證1份：產(chǎn)權所有人；未婚提供單身證明（有街道或民政部門提供）；3.2.5.2境外業(yè)主： 護照復印件3份：需復印照片頁、簽證頁、最近入境簽章頁； 結婚證或戶籍證明：未結婚簽寫單身申明，臺灣客戶的戶

11、籍證明不需要公證，但非中文的婚姻證明需要蘇州公證處提供公證翻譯后遞交；3.2.5.3為節(jié)約您入住時間，如有復印條件，請隨原件復印后一起帶至入伙現(xiàn)場。3.3水巷鄰里花園入伙現(xiàn)場布置方案3.3.1、項目簡介：先期交付使用 號樓，占地面積 平米，建筑面積 平米，住宅建筑面積 平米，總戶數(shù)為 套。3.3.2、入伙時間、地點：交房時間擬定于2009年 月 日入伙地點擬設在 內(nèi)；3.3.3、制訂方案的目的：為方便、快捷、安全、規(guī)范地為水巷鄰里花園首批業(yè)主辦理入伙手續(xù)。3.3.4、入伙現(xiàn)場裝飾建議：3.3.4.1、各工作臺建議鋪上白色臺布，紅色圍布，并在臺上放置插花等。3.3.4.2、入口至主出口建議鋪上紅

12、色的地毯，放置植物租擺。3.3.4.3、辦理入伙手續(xù)的工作區(qū)與工作人員休息區(qū)建議用“水巷鄰里花園”的宣傳畫紙隔開。3.3.4.4、入伙現(xiàn)場的墻面建議粉刷成白色，各梁柱底端(2米左右)用水巷鄰里花園的宣傳畫紙包裝。3.3.4.5、珠光氣球扎成造型，點綴于各個角落。3.3.4.6、擺放晉合酒店模型及晉合家居簡介、。3.3.5、入伙現(xiàn)場人員安排及各類物品、設施擺放的建議：3.3.5.1、入伙現(xiàn)場外圍業(yè)主等候休息區(qū)：安排專人負責接待、引導前來辦理入伙手續(xù)的業(yè)主，并與入伙現(xiàn)場內(nèi)禮儀接待人員控制進入辦理現(xiàn)場的人流量，建議按將等候的業(yè)主到咖啡廳休息。3.3.5.2、入伙現(xiàn)場內(nèi)業(yè)主家屬休息區(qū)：建議擺放飲水機及

13、紙杯，并派專人負責接待與服務。3.3.5.3、建議在入伙現(xiàn)場設工作人員休息區(qū)，并與工作區(qū)隔開，工作人員就餐到休息區(qū)，禁止在工作區(qū)就餐。3.3.5.4、等候業(yè)主的休息區(qū)。3.3.5.5、入伙現(xiàn)場的展示牌內(nèi)容應設有入伙現(xiàn)場平面圖、收樓須知等；3.3.5.6、現(xiàn)場擺放兩臺復印機，一臺放在發(fā)展商審核組與財務收費組間，另一臺擺放在物業(yè)簽約組與專業(yè)項目代辦組間。3.3.5.7、建議各工作組的上方及桌面懸掛與擺放標識牌，具體內(nèi)容（大小尺寸到現(xiàn)場核）：禮儀接待；發(fā)展商審核；發(fā)展商財務；物業(yè)簽約；收樓（發(fā)放鑰匙、驗樓等）；煤氣、有線、電話、郵政、供電代辦；二次裝修、租賃、搬家咨詢；其它咨詢與服務；注：懸掛與擺放

14、的標識牌要連同序號制作，其中第煤氣、有線、電話、供電代辦組擺放在桌面的標牌要明細分類。3.3.6、建議在入伙現(xiàn)場增加引導禮儀帶（類似銀行），具體數(shù)量需到現(xiàn)場核實。3.3.7、為渲染入伙氣氛，建議在小區(qū)主入口懸掛標語、橫幅、彩旗、升空氣球、充氣拱門、充氣卡通等裝飾物，擺放盆栽鮮花。橫幅的具體內(nèi)容如：1、熱烈歡迎業(yè)主入住水巷鄰里花園！2、恭賀水巷鄰里花園業(yè)主喬遷新居！3、祝水巷鄰里花園的業(yè)主朋友們?nèi)胱】鞓?！?、熱烈祝賀第一批業(yè)主喬遷新居！其它未盡事宜，需地產(chǎn)公司銷售部組織相關人員到現(xiàn)場核實！注：(一) 各類序號表示：禮儀接待（簽到）- 銷售部開發(fā)商審核 - 銷售部開發(fā)商財務結算- 財務部物業(yè)簽約

15、組 - 物業(yè)公司物業(yè)收樓組（發(fā)放鑰匙、驗樓等）-物業(yè)公司各類專業(yè)公司代辦組（煤氣、有線、電話、供電等）- 工程配套部（辦理以上六項手續(xù)后，入伙手續(xù)辦理完畢）（以下服務項目根據(jù)業(yè)主需要辦理與咨詢）裝修咨詢（入伙當天不辦理二次裝修手續(xù)，僅提供咨詢業(yè)務）；其它咨詢與服務3.4、入住準備工作3.4.1由地產(chǎn)公司實施事項：序號準備工作負責人完成時間備注1制作并郵寄入伙邀請函（內(nèi)附：晉合水巷鄰里花園業(yè)主收樓須知 、入住收費一覽表、交通線路指引圖、入住流程圖、住戶成員登記表）；銷售部由地產(chǎn)公司隨交房通知書郵寄2入伙現(xiàn)場布置銷售部現(xiàn)場安放：入伙現(xiàn)場交通布置圖(小區(qū)平面圖)入伙現(xiàn)場布置圖收樓程序入住收費一覽表管

16、理服務收費公示欄維修服務明碼標價牌綠化標志牌“竣工驗收備案證書”物業(yè)公司展示板工作桌臺面,上方懸掛,擺放標識牌3聯(lián)系電話、電視、網(wǎng)絡、郵政、供電、自來水、燃氣等公司到現(xiàn)場為業(yè)主辦理有關手續(xù)工程配套部4提供 1000 張智能卡銷售部5入伙會簽單銷售部業(yè)主資料（物業(yè)公司備份）6協(xié)議書銷售部7房屋交接結算表財務部8蘇州市房產(chǎn)登記申請表銷售部9房產(chǎn)登記申明保證書銷售部10蘇州市房產(chǎn)登記委托書銷售部11房屋產(chǎn)權約定協(xié)議書銷售部12產(chǎn)品使用說明書工程配套部13房屋質(zhì)量保證書工程配套部14工程竣工備案證書工程配套部15確定各項費用收取方式（如煤氣開戶費、有線電視開通費等）工程配套部16確定代扣各類款項的開戶

17、行（并提前與該行聯(lián)系將業(yè)主的存折開好于入伙時發(fā)放）財務部17向物業(yè)公司提供業(yè)主資料、身份證號碼、聯(lián)系電話等，供財務制作收費單據(jù)銷售部18編制入伙收費一覽表、準備各類收費單據(jù)財務部19確定項目的門牌號碼銷售部20入伙現(xiàn)場演練銷售部入伙前組織所有參與入伙的工作人員進行要求：統(tǒng)一著公司服裝戴工牌21制作遮風檔雨的小傘銷售部以防下雨3.4.2由物業(yè)公司負責實施的事項：序號準備工作責任人完成時間備注1編制住戶手冊 管理公約 物業(yè)公司編制接管驗收工作方案物業(yè)公司編制入伙清潔工作方案物業(yè)公司編制入伙工作培訓計劃物業(yè)公司禮儀禮節(jié)、物業(yè)法規(guī)、入伙流程、業(yè)主疑難問題解答及上報程序、應急處理流程等編制入伙現(xiàn)場安全管

18、理方案物業(yè)公司包括各項應急預案編制管理處工作手冊物業(yè)公司含水巷鄰里花園管理處物業(yè)管理服務承諾2管理處辦公場所落實并提供裝修方案；員工宿舍的落實并提供裝修方案物業(yè)公司3確定垃圾清運的方式及垃圾箱樣式、擺放位置的建議物業(yè)公司4編制業(yè)主入伙資料物業(yè)公司驗收移交手冊（項目部提供）住戶成員登記表5整理銷售部提供的業(yè)主資料、身份證號碼、聯(lián)系電話等，供財務制作收費單據(jù)物業(yè)公司6協(xié)助工程配套部聯(lián)系電話、電視、網(wǎng)絡、供電、自來水、燃氣等公司到現(xiàn)場為業(yè)主辦理有關手續(xù)物業(yè)公司協(xié)助地產(chǎn)公司解決7業(yè)主入伙簽約資料裝袋物業(yè)公司共需檔案袋 個，內(nèi)裝：住戶手冊 1 本業(yè)主公約 1 本一房一卡資料（8份）空調(diào)遙控器、IC卡、門禁卡、煤氣卡、電費卡等8入伙前各類資料、表格準備物業(yè)公司9編制、制作各類標識物業(yè)公司10按移交方案組織接管驗收工作物業(yè)公司11對接管的設施設備進行管理、對查驗出的問題進行跟蹤、信息反饋物業(yè)公司12對接管的業(yè)主入戶門、信箱鑰匙進行整理、核對、編號物業(yè)公司13滅火器的準備物業(yè)公司需 個14按清潔工作方案，進行入伙前的全面清潔開荒工作（逐層、逐棟、逐戶清理）物業(yè)公司15小區(qū)各種標示牌安裝物業(yè)公司16按員工入伙知識培訓計劃，安全管理方案對全體員工進行培訓