談?wù)勧t(yī)院行政事務(wù)管理策略.docx

1、談?wù)勧t(yī)院行政事務(wù)管理策略目錄目錄1前言21. 醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀和存在的問題21.1. 缺乏科學(xué)的行政管理體系21.2. 醫(yī)院行政管理人員缺乏管理經(jīng)驗31.3. 醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)多樣化3醫(yī)院行政管理中存在問題的對策31.4. 發(fā)揮醫(yī)院行政管理的職能32.2.提升醫(yī)院自身的行政管理人員的相關(guān)職業(yè)素質(zhì)32.3.健全獎勵機制激發(fā)管理者的工作積極性42. 4.明確行政管理人員的職責(zé)所在4公文流轉(zhuǎn)42.1. 原始審批流程及問題42. 2.系統(tǒng)實施后流程分析53.2.1.直流模式53.2.2.分流模式53.2.3.合流模式53. 2.4.回流模式5信息溝通63. 1.溝通現(xiàn)象及問題63. 2.系統(tǒng)功能64.

2、 2.1.重大通知可通過通知公告宣布64.2.2.個人與個人可傳閱信息64. 2.3.即時消息提醒功能74.2.4.對話功能74.2.5.短信通知7資源管理75. 1.組織架構(gòu)管理7牌形象研究，能夠更好的促進(jìn)相應(yīng)的質(zhì)量提升，對于保障醫(yī)院的朝向發(fā)展問題上，能夠更好的促進(jìn)其發(fā)展。5.2.會議管理75.2.1.原會議安排流程及問題85.2.2.系統(tǒng)實施后流程分析85.2.3.系統(tǒng)功能85.3.車輛管理85.3.1.原車輛管理流程及問題95.3.2,系統(tǒng)上線后這些問題得到了規(guī)避，主要具有下列功能95.4.檔案管理9結(jié)束語9前言隨著信息技術(shù)在我國的普及，各類信息化技術(shù)手段在醫(yī)院中不斷應(yīng)用，極大地提高了醫(yī)

3、院的辦公效率，對行政辦公模式的變革產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。HIS、EMR、PACS以及無線技術(shù)的應(yīng)用改變了醫(yī)院的運營模式，顯著提高了醫(yī)療業(yè)務(wù)效率。但是，醫(yī)院除了醫(yī)療業(yè)務(wù)之外，還有大量的輔助管理業(yè)務(wù)，比如行政辦公、科研、教學(xué)、醫(yī)患關(guān)系管理、繼續(xù)教育等，這方面的業(yè)務(wù)也急需相應(yīng)的信息系統(tǒng)來提高管理效率，這些領(lǐng)域就是辦公自動化(officeautomation,0A)的用武之地，好的0A平臺可顯著提高醫(yī)院輔助管理方面的效率。管理的基礎(chǔ)是信息，缺乏信息的支持，管理就是空中樓閣。HIS、ERP等信息系統(tǒng)使醫(yī)院運營管理精細(xì)化，0A使醫(yī)院行政辦公、科研管理、教學(xué)管理等輔助業(yè)務(wù)的管理精細(xì)化，在完成日常管理業(yè)務(wù)的同時，

4、可進(jìn)行各種統(tǒng)計分析，不斷改進(jìn)管理。1. 醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀和存在的問題1.1.缺乏科學(xué)的行政管理體系我國目前的很多醫(yī)院，在行政管理體系上，仍缺乏股繁華的理論指導(dǎo)，這導(dǎo)致在建設(shè)完善的體系上，容易出現(xiàn)相應(yīng)的問題，對于全面展開現(xiàn)代化建設(shè)方面，導(dǎo)致在進(jìn)行醫(yī)院的全面化建設(shè)中，不能夠及早的完成體系的完善，進(jìn)而很多的員工平日里經(jīng)常出現(xiàn)磨洋工現(xiàn)象。而發(fā)生這些情況的主要原因就是，醫(yī)院的行政管理人員的收入比較低，這樣大大的降低了工作人員的工作積極性。導(dǎo)致在工作中，不能夠提高有效的工作效率。而這也是為什么，現(xiàn)在的醫(yī)療部門在進(jìn)行行政管理工作中，其工作能力都很強，但是卻沒有受到應(yīng)有的成效。1.2. 醫(yī)院行政管理人員缺乏

5、管理經(jīng)驗醫(yī)院在進(jìn)行行政管理的過程中，是需要應(yīng)對各種復(fù)雜問題進(jìn)行相應(yīng)的管理的，而在進(jìn)行系統(tǒng)的正規(guī)培訓(xùn)中，在現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)上，都存在年齡和學(xué)歷專業(yè)上的不合理。在現(xiàn)在我國的醫(yī)院行政管理中，任然依靠上下極的任務(wù)傳達(dá)才能夠進(jìn)行工作，而這也大大的降低了在進(jìn)行管理中的行政力度。所以在進(jìn)行能力發(fā)展上，應(yīng)該針對醫(yī)院的行政管理的理念上進(jìn)行一定的制約，專項培訓(xùn)管理人員這方面的能力，讓其能夠適應(yīng)現(xiàn)代的醫(yī)療行政工作。但是現(xiàn)在的醫(yī)院在行政管理中，因為受到的壓力比較大，不能夠及時的找到其工作效率提升的實踐辦法，從而導(dǎo)致了工作的延誤。1. 3.醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)多樣化在現(xiàn)在社會，各行各業(yè)都己經(jīng)將所有的事物進(jìn)行了分類總結(jié)，而這在醫(yī)院系

6、統(tǒng)中，也有了很好的體現(xiàn)?，F(xiàn)代醫(yī)學(xué)更加的科學(xué)，其知識的密集性也要求更高，在經(jīng)濟形勢的發(fā)展中，也呈現(xiàn)了多元化。但是行業(yè)的多元化，在行政管理中卻沒有得到更好的體現(xiàn)，仍舊用陳舊的管理制度在進(jìn)行管理，這大大的阻礙了現(xiàn)代醫(yī)院的行政管理工作。在醫(yī)院行政管理工作的復(fù)雜性上，主要還是通過一些部隊的轉(zhuǎn)職干部在這方面進(jìn)行的管理。2. 醫(yī)院行政管理中存在問題的對策2. 1.發(fā)揮醫(yī)院行政管理的職能在醫(yī)院面臨各項機遇以及渠道進(jìn)行行政管理人員的培訓(xùn)，確保其在定期的管理方面，能夠得到有效的提高。在進(jìn)行醫(yī)院的管理工作方面，針對管理人員的自身進(jìn)行響應(yīng)的能力培訓(xùn)，能夠很好的實施全方位的培訓(xùn)，這樣能夠更好的發(fā)揮自身的醫(yī)院行政管理。2

7、.2. 提升醫(yī)院自身的行政管理人員的相關(guān)職業(yè)素質(zhì)在進(jìn)行醫(yī)院的行政管理中，其相關(guān)的工作人員的人員素質(zhì)方面，是影響整體工作的主要根源，只有能夠更好的發(fā)揮其中的作用，才能夠更好的保證醫(yī)院在進(jìn)行行政管理工作中的各項機能。面對管理中的各項事務(wù)證明，通過實施各項調(diào)節(jié)，來進(jìn)行組織上的探索，從而達(dá)到管理上的更加完善。我們通過實踐證明，一名管理人員的管理能力，往往決定了行政機構(gòu)在進(jìn)行這一任務(wù)管理中的主要運行。而行政管理中的權(quán)利和非權(quán)力機構(gòu)，在影響因素上，還有一定的不同。所以在進(jìn)行工作現(xiàn)狀的研究中，我們針對現(xiàn)代知識經(jīng)濟方面的道德品質(zhì)研究，則需要進(jìn)行工作人員的個人素質(zhì)培養(yǎng)上。2. 3.健全獎勵機制激發(fā)管理者的工作積

8、極性在醫(yī)院的行政管理機構(gòu)中，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行顯示工作和生活方面的調(diào)整，這樣對于醫(yī)院負(fù)責(zé)人的實際實施中，只有在精神和物質(zhì)上進(jìn)行雙重鼓勵，才能夠更好的保證其工作的積極性。例如在進(jìn)行管理者的福利待遇中，通過工作的業(yè)績和員工的評定上，進(jìn)行額外的獎金鼓勵和先進(jìn)個人名譽獎勵，對于行政管理人員的積極性上，都能夠很好的促進(jìn)其發(fā)展。2. 4.明確行政管理人員的職責(zé)所在應(yīng)當(dāng)及早的明確行政管理人員在醫(yī)院工作的職責(zé)，這樣能夠更好的明確其執(zhí)行目的。在進(jìn)行自身的工作搞好基礎(chǔ)上，通過責(zé)任和權(quán)利上進(jìn)行把握，在維持過去的上下極命令配合的基礎(chǔ)上，能夠更好的完成兩方之間的配合，這樣對于自身的工作要求上，能夠更好的完成自身的管理任務(wù)。在進(jìn)

9、行醫(yī)院的管理工作上，我們針對大眾默認(rèn)的人權(quán)問題和相應(yīng)的理念問題進(jìn)行適當(dāng)?shù)膿袢。@樣對于整體的管理能夠更加的精確的完成管理中的各項職能問題。3. 公文流轉(zhuǎn)3.1.原始審批流程及問題公文流轉(zhuǎn)是辦公文件從擬稿到歸檔并在各職能部門之間逐級審批的流轉(zhuǎn)過程。在系統(tǒng)未上線時以某科室立項審批流程為例：首先申請人草擬立項申請書，打印出來給科主任批閱，若科主任不同意則重新擬稿，如果批閱通過則將批件遞到院長辦公室人員審核，院長秘書會將批件分發(fā)到分管副院長處批閱，副院長批閱后再交給秘書，秘書再轉(zhuǎn)給主管院長批閱，批閱通過后再由院長辦公室分發(fā)到相關(guān)職能科室備案，同時通知申請人立項己批。以往口常公文處理在醫(yī)院的行政工作中是

10、一項繁雜而重要的工作，很可能會因為個人文件管理不當(dāng)，產(chǎn)生文書遺失，過時而未批閱，或者上級領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無法及時批閱等狀況。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)文件是一份份厚重的文件檔案及各種紙質(zhì)文件，要查詢一份有效的歷史數(shù)據(jù)就要到歸檔文件的部門，再去查詢歸檔的日期，找到歸檔的文件，耗時又煩瑣。3. 2.系統(tǒng)實施后流程分析公文流轉(zhuǎn)的模式一般可歸納為以下4種：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。3. 2.1.直流模式是最簡單的流轉(zhuǎn)模式，表示文檔在人員之間一對一的傳送，通常用于申請審批類流程，如一份開展新醫(yī)療項目的申請經(jīng)臨床科室主任批示后直接交給醫(yī)務(wù)部主任處理。3. 2.2.分流模式表示醫(yī)院中人員之間一對多的傳送，

11、比如上級醫(yī)療管理部門發(fā)的文件讓各職能科室主任閱讀。3. 2.3.合流模式表示醫(yī)院中人員之間的多對一的送達(dá)，如醫(yī)院院長辦公室主任分發(fā)給多個職能科室主任的文件經(jīng)不同的科主任處理完成后匯總給院長進(jìn)行查看批示。3. 2.4.回流模式表示公文流轉(zhuǎn)過程中可能會出現(xiàn)的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路，這種情況也十分常見。這些最基本的流進(jìn)行一定的排列可形成更復(fù)雜的流，進(jìn)一步提高公文流轉(zhuǎn)的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。系統(tǒng)運行后公文審批的流程變得透明化、簡易化，提高了效率。再以立項審批流程為例：首先申請人在系統(tǒng)提交立項申請表單，系統(tǒng)將申請流轉(zhuǎn)給科主任審批，在規(guī)定的時間內(nèi)科主任批閱流程，同意后轉(zhuǎn)給院長辦公室秘

12、書中轉(zhuǎn)，院長辦公室秘書將批文轉(zhuǎn)至分管副院長審批，分管副院長批閱后由系統(tǒng)轉(zhuǎn)至院長審批，院長批準(zhǔn)后回傳給院長辦公室秘書分發(fā)，最后將文檔歸檔。引入系統(tǒng)后，流程再造的效果如下： 電子化審批：審批過程規(guī)范，無須往返來回，效率顯著提高； 流程信息透明化：領(lǐng)導(dǎo)審閱情況、批示情況、批示時間一目了然； 流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計：為流程優(yōu)化和改進(jìn)，以及各種考核提供數(shù)據(jù)支持； 審批流程自由定義以及解決了多身份情況下的流程問題； 讓醫(yī)院公文處理人員從長期繁雜的文件辦公事務(wù)中解放出來，大大提高了工作效率并降低了行政成本。4. 信息溝通4. 1.溝通現(xiàn)象及問題溝通不暢問題存在于部門之間、員工之間。以下達(dá)通知或公告為例，之前的做法是在

13、宣傳欄張貼通知，如果遇到緊急通知則要打印多份，讓工作人員派到各個科室的負(fù)責(zé)人手上，再由負(fù)責(zé)人傳達(dá)到其所在科室的所有人，這樣存在信息傳遞延遲的問題，而且還不能保證覆蓋所有相關(guān)人員。同時，還存在信息送達(dá)狀態(tài)不可預(yù)知的問題，當(dāng)通知和公告?zhèn)鬟f出去后，無法知道查看信息的具體人數(shù)，溝通效果大打折扣。4. 2.系統(tǒng)功能0A系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)可實現(xiàn)以下功能：4. 2.1.重大通知可通過通知公告宣布每個職能部門、臨床科室都建立了一個“頻道”，以及一個或多個“欄目”，通過權(quán)限控制，讓每個科室自行發(fā)布通知、公告、新聞等信息，重要信息自動推送到醫(yī)院門戶網(wǎng)站首頁的相關(guān)欄目。推送到網(wǎng)站首頁的內(nèi)容需經(jīng)過審批流程，一般由宣傳科

14、負(fù)責(zé)審核內(nèi)容。4. 2.2.個人與個人可傳閱信息傳閱信息是指某個用戶發(fā)送信息內(nèi)容給其他多個用戶，信息可包含文件附件，傳閱類似于郵件，參與傳閱的人都可以看到每個人對傳閱內(nèi)容的狀態(tài)，狀態(tài)分為未開封、己開封和己閱3種： 未開封：表示此人未查看信息； 己開封：表示此人已查看信息，但未發(fā)表意見； 已閱：是在已開封的基礎(chǔ)上發(fā)表意見。這種溝通方式用于一對多溝通，同時還可了解溝通對象的意見。4. 2.3.即時消息提醒功能即時消息提醒是當(dāng)用戶向多個用戶發(fā)送信息提醒，系統(tǒng)會向接收用戶彈出提醒框，接收用戶還能即時回復(fù)信息，這種溝通方式與傳閱有些類似，但區(qū)別在于傳閱有單獨的界面查看每個用戶的回復(fù)，而即時消息則沒有。4

15、. 2.4.對話功能對話指的是一個用戶發(fā)起給另一個用戶溝通的邀請，接收方同意邀請后，兩個用戶會在同一個界面上進(jìn)行即時溝通，和目前流行的即時通訊工具類似。4. 2.5.短信通知上述幾種溝通方式都是需要用戶登錄0A系統(tǒng)后才能查看到相關(guān)的信息，而大部分時間醫(yī)院的用戶都不會長期在線，所以如果有緊急通知，則需要通過0A配置的短信網(wǎng)關(guān)通道將信息發(fā)送到指定用戶的手機上，短信通知需要付出短信費用，非緊急情況不會使用。信息系統(tǒng)保證了溝通的有效性，降低了溝通中出錯的機會，從而有效地降低了醫(yī)院的行政管理成本。5. 資源管理5. 1.組織架構(gòu)管理組織架構(gòu)信息是審批流程的基礎(chǔ)。比如在醫(yī)院中臨床科室的某項業(yè)務(wù)，先由科主任

16、審批，再經(jīng)大科主任審批，然后再經(jīng)分管院長審批。這項業(yè)務(wù)的審批就需要醫(yī)院組織架構(gòu)信息的支撐，工作流引擎根據(jù)組織架構(gòu)信息將一項業(yè)務(wù)自動推送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批。如果組織架構(gòu)信息不完整或者有錯誤，那么這項業(yè)務(wù)的審批流程就走不下去。其次，醫(yī)院組織架構(gòu)信息也是權(quán)限管理的基礎(chǔ)。比如，在考勤管理中不能操作其他科室的考勤，在薪資模塊中部門負(fù)責(zé)人可查看本部門人員的薪資數(shù)據(jù)，諸如此類的權(quán)限控制要求都依托于醫(yī)院組織架構(gòu)信息。5. 2.會議管理2.1.原會議安排流程及問題原申請會議流程：職能部門填寫會議申請單提交到辦公室，內(nèi)容包括會議地點、會議時間、與會人員、會議內(nèi)容。然后由辦公室審核，需查詢相同時間內(nèi)同一會議室是否

17、已被占用。在會議結(jié)束后會議記錄員要提交紙質(zhì)會議紀(jì)要到辦公室。上級領(lǐng)導(dǎo)審核會議紀(jì)要，不合格退回會議記錄員處。領(lǐng)導(dǎo)審核會議紀(jì)要后，撰寫人復(fù)印會議紀(jì)要，發(fā)送會議紀(jì)要給各個與會人員。會議流程結(jié)束，相關(guān)資料由辦公室歸檔。醫(yī)院的會議存在著會議室管理難、效率低、記錄離散等問題： 會議室管理難：是因為會議室占用信息不透明，會議申請者無法及時知道會議室的使用情況，通常需要詢問相關(guān)管理部門，而管理部門也有可能出現(xiàn)安排會議出現(xiàn)沖突的現(xiàn)象； 效率低：表現(xiàn)在會議申請到審批下來的過程長，同時會議日程無法提前告知參會者，讓參會者準(zhǔn)備不足，往往出現(xiàn)在會議上詢問一些基本的問題，導(dǎo)致會議效率低下； 記錄離散：表現(xiàn)為會議紀(jì)要不能集

18、中保存和查閱，會議主辦科室提交會議紀(jì)要時間差異很大，甚至有不提交的現(xiàn)象。5. 2.2,系統(tǒng)實施后流程分析通過0A系統(tǒng)填寫會議申請單提交到辦公室，內(nèi)容包括會議地點、會議時間、與會人員、會議內(nèi)容、記錄人、主持人、經(jīng)手人。辦公室通過系統(tǒng)審核。審核后自動發(fā)布會議通知，與會人員上系統(tǒng)后將收到通知。會議結(jié)束后會議記錄員在系統(tǒng)上提交會議紀(jì)要，自動提交到上級領(lǐng)導(dǎo)處審核。上級領(lǐng)導(dǎo)審核會議紀(jì)要，不合格退回會議記錄員處。發(fā)布會議紀(jì)要給各個與會人員。會議流程歸檔。5. 2.3.系統(tǒng)功能會議申請、審批、通知與會人員、撰寫會議紀(jì)要、會議紀(jì)要審核與發(fā)布都在線上完成，使整個會議管理流程透明化。直觀監(jiān)控會議室某段日期內(nèi)使用情況，會議沖突自動檢測。能夠一次申請多時段的會議。能夠查詢單日會議室使用情況。5. 3.車輛管理3.1.原車輛管理流程及問題原車輛管理流程：填寫車輛使用申請單，內(nèi)容包括：使用時間、需載人數(shù)、是否需要回程等內(nèi)容。將申請單提交到本科上級領(lǐng)導(dǎo)處審核，領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字。然后將申請表發(fā)還申請人處。提交申請單到車隊。