項目管理的主要作用-軟件項目管理的作用-軟件工程

1、項目管理的作用目前，市場上的項目管理軟件主要分為兩類：一類是高端項目管理軟件，主要包括P3、Artemis、OpenPlan等，這些軟件的共同特點是功能強大，主要應(yīng)用于大規(guī)模項目。另一類 則是以Microsoft Project為代表的低端項目管理軟件，它們適用于一些中小型項目。一些 國內(nèi)項目管理軟件開發(fā)提供商如邦永科技、夢龍科技公司等，也推出了自己的產(chǎn)品，并在市場上取得了不錯的成績。 這些項目管理軟件都是開發(fā)商依照項目管理的知識體系而設(shè)計和開 發(fā)，并融合了先進的管理理念，因此可以大大提高管理效率。幾乎所有的項目管理軟件都具備制定項目實施計劃的功能。計劃中，項目經(jīng)理可以根據(jù)需要把項目細化到每個

2、步驟。在項目進行過程中，項目人員可以通過查看提前定義的計劃，了解每一步的工作， 也能夠合理他安排各種工作的順序。一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，項目經(jīng)理還可以及時調(diào)整計劃。這一點對于成本較高的資源調(diào)配尤為重要。如果在一個建筑項目中項目經(jīng)理準備把一個吊車調(diào)往現(xiàn)場，但是發(fā)現(xiàn)有些施工環(huán)節(jié)拖期了。項目經(jīng)理就可以立即調(diào)整計劃，推遲調(diào)運吊車，這將會為企業(yè)節(jié)約許多不必要的成本開支。使用標準的項目管理軟件有助于企業(yè)和國際接軌，實現(xiàn)真正意義上的國際化。實施標準的項目管理已經(jīng)成為了不成文的國際慣例，一些重要的國際性組織和投資機構(gòu)如聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行等所涉及的項目，都要求應(yīng)用項目管理。因為實施項目管理，可

3、以在保證項目工期、降低成本、提高質(zhì)量、預防和控制風險等諸多方面起到至關(guān)重要的作用。有些國際化的項目在招標過程中更是明確標注，實施過程甚至項目標書的制訂過程，必須采用項目管理軟件。中設(shè)國際工程有限責任公司的業(yè)務(wù)范圍主要集中在國外項目。到目前為止，他們已經(jīng)幫助巴基斯坦、孟加拉國等國家完成了十幾個火力電站項目的建設(shè)。采購部經(jīng)理宗翔輝介紹，該公司開始使用項目管理軟件是1998年的事情，當時在伊朗的一個項目中投標時，客戶就明確要求使用項目管理軟件。中信國華工程公司周易平介紹，在一次國外的項目投標過程中，客戶曾經(jīng)要求標書的制訂必須使用P3軟件。最后，這兩家公司為了更好地做到與國際市場的接軌，主動開始使用項

4、目管理軟件，不但樹立了良好的企業(yè)形象，同時大幅度提高了項目管理效率。 國內(nèi)代理P3的上海普華應(yīng)用軟件有限公司總經(jīng)理包曉春表示，隨著項目管理軟件在實際應(yīng)用中取得良好效果，用戶對項目管理軟件的認識有了很大的提高，項目管理軟件的需求會更加旺盛。邦永軟件市場部經(jīng)理許保山認為，項目管理軟件市場發(fā)展迅速，外部環(huán)境起了決定性作用。在房地產(chǎn)、鋼鐵、電力等社會的熱點投資領(lǐng)域，項目管理軟件將會發(fā)揮更為積極的作用。因此，邦永公司還專門推出了面向行業(yè)的版本。綜上所述我們看到項目管理軟件的重要作用，如下：一、項目管理水平亟待提高信息技術(shù)的價值是通過應(yīng)用而體現(xiàn)的，項目管理軟件也不會例外。 但是由于國內(nèi)整體管理水平偏低，對

5、項目管理知識體系缺乏了解，造成項目管理軟件應(yīng)用困難重重。有實力的項目管理人才不足，也成了制約企業(yè)項目管理水平踏步不前的瓶頸。雖然國內(nèi)從事項目管理的人數(shù)已經(jīng)有幾百萬人，但是我國的項目管理水平仍不能讓人滿意。Artemis亞太區(qū)副總裁周唯剛認為，比起發(fā)達國家，在中國，項目管理相對處于一個比較落后的階段。這不僅體現(xiàn)在專業(yè)化的項目管理觀念落后，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍較為有限，在實施項目管理的能力上， 企業(yè)也需要通過大量的培訓、投入和流程變革來提升自身的項目管理能力。國內(nèi)企業(yè)未能在項目中全面系統(tǒng)地采用項目管理這種先進管理方法，沒有形成專業(yè)化。與其它的企業(yè)應(yīng)用軟件一樣， 項目管理軟件，尤其是企業(yè)級的應(yīng)用軟件同

6、樣面臨兩方面問題。首先是供應(yīng)商方面，需要對軟件的功能進行完全的本地化， 設(shè)計一系列切合實際的、 循序漸 進的實施咨詢方法， 以及做好對國內(nèi)市場長期投入的準備。 對于用戶來講，他們關(guān)心的不僅僅是軟件的功能強大、界面好看、技術(shù)先進等特點，而且是軟件產(chǎn)品或解決方案是否適合企業(yè)的實際需求。只有符合企業(yè)的實際管理需求，適合國內(nèi)管理人員素質(zhì)的軟件產(chǎn)品才會受到用戶的歡迎和推廣。 另外，項目管理軟件必須采用國際最先進的軟件技術(shù)和工具，能夠體現(xiàn)國際最先進的項目管理思想。項目管理軟件提供商的服務(wù)是否到位，也是軟件能否成功應(yīng)用的關(guān)鍵。 畢竟，項目管理對于國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)來說還是比較新鮮的，軟件廠商不僅要推銷自己的產(chǎn)品

7、，還應(yīng)該通過咨詢、 培訓等服務(wù)形式幫助用戶學習項目管理的知識和方法。某些國內(nèi)的軟件公司對服務(wù)不夠重視，或者用戶不愿意為服務(wù)而投資，從而造成買了軟件用不好的現(xiàn)象，甚至用不起來，最終成了擺設(shè)。在另一方面，用戶應(yīng)該注重管理流程、文化變革、對員工的培養(yǎng)以及明確定義需求范圍。目前，大多數(shù)用戶對項目管理的知識體系不是非常了解。用戶首先應(yīng)該學會項目管理的方法和工具，這樣，在使用軟件過程中才能得心應(yīng)手?，F(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象是，項目經(jīng)理往往把所有的項目計劃和流程都只是記在腦子里，但是沒有落實成為制度化、公司化的東西。這樣很難保證項目的精確管理， 只有把數(shù)據(jù)和信息落實到軟件中去，項目人員才能夠及時了解項目進展。夢龍

8、科技有限公司總裁鞠成立說：“軟件只是一個工具，項目管理人員首先要考慮項目管理怎么做?！敝芤灼浇榻B，項目的不確定性也是項目管理軟件應(yīng)用不暢的重要因素之一。項目實施過程中，會出現(xiàn)許多項目管理人員不可控制的變數(shù)， 使得軟件的正常應(yīng)用變得很困難。 這一點在建筑 行業(yè)非常突出，比如在一個拆遷改建項目中， 項目經(jīng)理已經(jīng)完成了計劃， 但是在項目拆遷過 程中出現(xiàn)了 “釘子戶”造成項目不能繼續(xù)，軟件的使用也只能終止。近幾年來，隨著各種培訓機構(gòu)的建立， 國內(nèi)出現(xiàn)了真正意義上的職業(yè)項目經(jīng)理人。但是過去,那種來了新項目就調(diào)來做項目管理，項目結(jié)束又官復原職的現(xiàn)象， 在許多企業(yè)和機構(gòu)中仍舊普遍存在。這些臨時的項目經(jīng)理人往

9、往只有一兩次實踐，無法積累經(jīng)驗，其管理水平難以得到鍛煉和提高。企業(yè)應(yīng)該重視項目經(jīng)理的培養(yǎng)，讓中、高層項目管理人員逐步走上專業(yè)化道路，像律師、醫(yī)師、會計師那樣形成有特色的行業(yè)。同時，企業(yè)領(lǐng)導不但應(yīng)該具備一定的項 目管理的知識，還應(yīng)該對項目管理軟件有一定的認識。現(xiàn)在社會上，存在這樣的一些企業(yè)領(lǐng)導，他們認為軟件看不見摸不著，從而低估了軟件的作用。當軟件為企業(yè)節(jié)約了成本，帶來了效益時，他們往往認為這是公司職員勞動的結(jié)果，而不能發(fā)現(xiàn)軟件的價值。宗翔輝認為，目前為止， 管理環(huán)境并不利于項目管理軟件的實施。在國內(nèi)市場上，許多行業(yè)的管理和制度不健全， 使項目的進度沒法得到保證。 比如，項目需要輸入生產(chǎn)某個產(chǎn)品

10、的制 造周期時，工廠往往不能給出準確答案， 因此計劃就很難做到精確。這就需要全社會的生產(chǎn) 企業(yè)都要提高管理水平，才能夠去滿足社會對項目管理的需要。二、將管理分解成項目社會發(fā)展日新月異，市場競爭也越來越激烈。 企業(yè)如何快速應(yīng)對市場變化，提高企業(yè)自身的核心競爭力？途徑之一是，學習項目管理知識體系， 把企業(yè)的業(yè)務(wù)分解成不同的項目，實施企業(yè)管理的項目化，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，節(jié)約運行成本，降低企業(yè)風險，提高企業(yè)的整體效益。每當提到項目管理， 會有很多人直接和工程建設(shè)聯(lián)系起來。實際上，項目管理已經(jīng)滲透到社會的各行各業(yè)，只是大家并沒有意識到而已。按照現(xiàn)代項目管理理論，項目是指一次性的、面對不同任務(wù)、有限定完成時間

11、的活動。 項目完成，相關(guān)項目團隊就可以解散，這在一定程度上減少了企業(yè)管理組織結(jié)構(gòu)層次；項目的完成效果可以用時間、 成本和質(zhì)量三個因素來考量。因此，項目管理是一個執(zhí)行任務(wù)的綜合系統(tǒng)管理工具，企業(yè)項目管理的核心就是要保證在相關(guān)經(jīng)營活動中，保證相關(guān)項目的商業(yè)價值不因執(zhí)行過程的失誤而流失或者變質(zhì)。在企業(yè)都存在內(nèi)部環(huán)境背景下，不論是采用矩陣類型組織結(jié)構(gòu)還是采用傳統(tǒng)的職能分工組織結(jié)構(gòu),一個組織結(jié)構(gòu)瓶頸：任務(wù)團隊與職能團隊的結(jié)構(gòu)性沖突。解決不好這個問題，對公司的組織戰(zhàn)略來說就意味著企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)本身沒有成為企業(yè)競爭優(yōu)勢的一個組成部分。公司的業(yè)務(wù)被視為一個面向用戶的活動。 項目管理能夠較好地解決組織扁平化、面

12、向任務(wù)、項目是企業(yè)運作焦點、管理團隊化等幾個方面的問題?；陧椖客苿拥钠髽I(yè)其綜合管理水平將得到很大程度的提高，采取矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，實行管理項目化，按項目管理企業(yè)，順應(yīng)了 “壓縮組織規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)扁平化、給一線員工授權(quán)以及借助外部資源、提供跨職能部門解決方案、建立學習型柔性組織”的現(xiàn)代管理潮流。許保山說：“根據(jù)現(xiàn)代項目管理理論對項目的定義，可以說，萬事皆項目。企業(yè)運行過程中的許多業(yè)務(wù)都可以照項目去處理，只是不同的項目在管理方法上存在較大差異。比如制造業(yè)企業(yè)新建或改？的工作計劃也可以依照項目管理的理論來完成?！比魏纹髽I(yè)存在的價值就是，把資本和原料轉(zhuǎn)化為最終產(chǎn)品和服務(wù)，滿足顧客需要，以獲取更多的效

13、益。企業(yè)能否在競爭中獲得優(yōu)勢取決于產(chǎn)品和服務(wù)是否比對手更好、更快和更便宜。項目是一個計劃要完成的任務(wù)，有起點和終點，其過程可以分解為多個子任務(wù)。對于企業(yè)，項目是在預定的時間和成本范圍內(nèi)完成的目標，需要一個跨部門跨專業(yè)的團隊來協(xié)作完成的組織活動。企業(yè)按項目進行管理，就是打破僵化的官僚組織結(jié)構(gòu)，跨部門解決問題；是在新建生產(chǎn)線、研發(fā)新產(chǎn)品、進行生產(chǎn)制造及市場推廣營銷等方面運用先進的管理理念，實行按項目管理的工作方式，建立矩陣式的組織結(jié)構(gòu)， 由企業(yè)級項目管理專職團隊統(tǒng)籌企業(yè)的項目， 建立項目化管理 的運作體系，按項目配置企業(yè)的內(nèi)外資源。這樣，企業(yè)能夠?qū)Y源的組織、 運用和管理比原來更好、更快、成本更低

14、。鞠成立認為，制造業(yè)信息化工作如火如荼，許多企業(yè)在ERP應(yīng)用方面取得了不錯的成績。今后，這些企業(yè)的信息化重點會逐漸向項目管理軟件轉(zhuǎn)移。因為項目管理軟件的實施工作比ERP要容易，目標更加明確，而且更加有利于提高企業(yè)對市場變化的響應(yīng)速度。以汽車制造業(yè)為例，在過去，廠家生產(chǎn)的車型十年可能都不會發(fā)生變化，仍然能夠賣出去，市場基本是屬于“賣方市場”。而現(xiàn)在市場競爭激烈，尤其是中國加入WTO：后，制造業(yè)受到的沖擊非常大。市場上，幾乎每個星期都有新的車型面世。汽車生產(chǎn)廠家必須縮短車型設(shè)計和生產(chǎn)周期，這就要求企業(yè)用項目管理的方法去解決，把從設(shè)計到下線的整個過程作為一個項目來管理。只有這樣才能夠保證新的車型在最

15、短的時間內(nèi)上市，以取得更好的市場份額，從而提升利潤。因此，如果企業(yè)把每個項目都控制好了，都產(chǎn)生了利潤，那么企業(yè)的總體利潤自然而然就會得到提升。實現(xiàn)企業(yè)管理的項目化， 應(yīng)用項目管理軟件， 有利于企業(yè)知識庫的積累。國內(nèi)的許多企業(yè)一直以來不重視知識的搜集和整理。企業(yè)的每項業(yè)務(wù)工作完成以后，很多有用的數(shù)據(jù)和信息就會被丟棄，面對新的類似的工作時又重新來過，事倍功半。實施企業(yè)項目化管理，尤其通過應(yīng)用項目管理軟件，有助于企業(yè)系統(tǒng)地管理項目信息和數(shù)據(jù)。通過對歷史項目的數(shù)據(jù)積累， 在接受新的項目時， 企業(yè)可以充分進行分析和對比，尋找項目之間的共性， 借鑒歷史項目的經(jīng)驗和教訓。這樣不但可以提高項目的管理效率，還能

16、夠降低甚至避免項目的風險。某些項目管理軟件提供了模板的功能，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點，在多個項目中尋找并定義標 準化的流程或操作步驟等，形成專用的模板。項目管理人員可以根據(jù)每個項目的實際情況， 選擇特定的項目模板，完成計劃的制定以及數(shù)據(jù)和信息的管理，取得事半功倍的效果。三、多項目協(xié)作節(jié)省成本對于一個企業(yè)，總是會出現(xiàn)多個項目并發(fā)進行的情況。對于企業(yè)的管理者必須處理好多個項目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系， 協(xié)調(diào)企業(yè)人力、物力、財力等資源，才能夠在保證項目按計劃進度進行 的前提下，盡量節(jié)約企業(yè)的總成本，求取企業(yè)效率的最大值，提高企業(yè)的核心競爭力。 周 唯剛表示，談到體現(xiàn)企業(yè)管理價值和知識管理價值，就必須把項目管

17、理與企業(yè)的戰(zhàn)略目標聯(lián)系起來，也就是說，只注重項目執(zhí)行還遠遠不夠，企業(yè)需從“做應(yīng)該做的項目”的角度首先 審視每一個投資項目，要進行項目與企業(yè)戰(zhàn)略一致性、多項目戰(zhàn)略目標的平衡性、戰(zhàn)略層面的能力、資金計劃的研究，在此基礎(chǔ)上進而推動項目決策、項目的資金規(guī)劃和項目執(zhí)行。即 改變“自下而上”戰(zhàn)術(shù)性的項目管理，轉(zhuǎn)為“自上而下”戰(zhàn)略性的項目管理。只有這樣，才 能體現(xiàn)真正的價值管理，把對企業(yè)有價值的項目做好。戰(zhàn)略項目管理隨著管理科學的發(fā)展， 企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與項目管理以及營銷管理逐漸融為一體。已經(jīng)逐漸成為基于項目推動的企業(yè)的主流經(jīng)營管理模式。也就是，運用系統(tǒng)的管理理論， 堅持標準化的理念和方法， 通過企業(yè)內(nèi)部的流程

18、化再造， 壓縮企業(yè)日常管理的比重， 根據(jù)企業(yè) 發(fā)展和創(chuàng)新的需求，轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理模式為整體項目管理，并能夠正確地將公司發(fā)展戰(zhàn)略細化成項目群，按照項目管理的規(guī)律進行項目主導型企業(yè)管理。項目管理是有層次的，主要包括三個層次，即政府級、企業(yè)級和項目級。到目前為止，在國內(nèi)市場上，項目級項目 管理比較常見，因為單個項目相對來說容易管理，只要配備優(yōu)秀的項目管理人員，使用高效率的項目管理軟件一般都能夠很好地完成。最近一兩年的時間內(nèi)， 國內(nèi)企業(yè)級項目管理逐漸豐富起來。這是因為，社會上的企業(yè)一般會同時實施多個項目，而激烈的市場競爭要求企業(yè)必須控制企業(yè)的成本。企業(yè)不得不利用有限的資源，通過管理方法的改進，實現(xiàn)對項目的統(tǒng)籌。遺憾的是，大多數(shù)企業(yè)尤其是一些集團性組織的多項目管理仍然停留在拍拍腦門憑 經(jīng)驗做事的水平上。所有的時間和計劃，以及資源調(diào)配的方法和原則都存放在腦子里。且不說人員調(diào)動會