加強企業(yè)內(nèi)部控制管理提高采購管理水平

1、加強企業(yè)內(nèi)部控制的采購管理水平 采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營管理活動的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)的最終利潤，內(nèi)部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種有效管理手段,目前已廣泛應(yīng)用在企業(yè)管理工作中,并發(fā)揮著越來越重要的作用。本文在采購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)，建立和加強企業(yè)制度、程序等內(nèi)部控制管理工作,提高物資采購工作的管理水平。提出針對采購環(huán)節(jié)的具體內(nèi)部控制措施，以便優(yōu)化會計組織結(jié)構(gòu)，防止違法行為的發(fā)生，提高會計工作效率和質(zhì)量，保證會計信息的真實性和可靠性。一、采購業(yè)務(wù)的控制管理環(huán)節(jié)（一）企業(yè)內(nèi)部控制制度管理體系是企業(yè)內(nèi)部為了有效地進行經(jīng)營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企

2、業(yè)物資計劃系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，一方面可對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造等有效地進行管理，但另一方面也給企業(yè)內(nèi)部控制體系帶來了新的挑戰(zhàn)。采購業(yè)務(wù)從整體經(jīng)營的角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應(yīng)鏈的最終獲利情況。也就是說，企業(yè)采購流程的“龍頭”作用不可輕視。采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，采購成本的高低將直接影響的企業(yè)最終的利潤，同時，與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款的管理對企業(yè)來說也是很重要的。因此，本文探討在物資采購情況下如何加強采購系統(tǒng)的管理控制，使企業(yè)建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，確保采購事項的

3、真實性、合理性、合法性，及時準(zhǔn)確地提供采購業(yè)務(wù)的會計信息，從事前、事中、事后各個層面實施手段各異的控制措施。比如事前的預(yù)算控制、職務(wù)分離，事中的授權(quán)控制、集體決策、在線監(jiān)督，事后的內(nèi)部審計等。保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運轉(zhuǎn)，以確保企業(yè)會計信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運行。 （二）采購業(yè)務(wù)的控制點，實際包括采購管理和應(yīng)付賬款兩方面，而且是企業(yè)中比較繁雜的業(yè)務(wù)。在采購系統(tǒng)中保證物流和資金流兩條線相互聯(lián)系，正確形成與供應(yīng)商的往來賬，同時，根據(jù)目前企業(yè)經(jīng)營的要求，事前做好采購計劃和需要資金的預(yù)測，同時完成采購活動的事中管理、事后核算。根據(jù)不同企業(yè)因管理模式不同在業(yè)務(wù)流程上會有一定區(qū)別的，下面談?wù)劚容^常規(guī)的一

4、種業(yè)務(wù)處理模式。有以下幾個主要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和控制點：1、審批。采購是企業(yè)經(jīng)營的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購成本對一個企業(yè)經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。因企業(yè)材料成本占生產(chǎn)成本的比例很大，所以降低材料采購成本可以增加企業(yè)的經(jīng)營利潤。完善的審批程序是企業(yè)控制采購成本的重要一環(huán)。物資采購的審批有兩個目的：一是根據(jù)年度計劃對請購業(yè)務(wù)審核，二是明確請購和采購業(yè)務(wù)的相關(guān)責(zé)任。通過不同部門和人員之間相互審核及制約，避免某個人控制一項采購交易的各個環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)舞弊行為。不同部門和級別審批的目的不同，例如請購部門負責(zé)人審批的目的是審核請購商品的品種、數(shù)量滿足經(jīng)營活動的需要；財務(wù)部門負責(zé)人審批的目的是控制請購商品采購成本；采購部門

5、負責(zé)人審批的目的是防止重復(fù)采購和控制采購成本。2、采購員。采購人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同，其次企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采購流程的人員每一系統(tǒng)的操作權(quán)限，例如，對供應(yīng)商信息的錄入必須得到對數(shù)據(jù)庫的操作授權(quán)。3、供應(yīng)商。公司要對供應(yīng)商建立完善的檔案，及時、準(zhǔn)確的掌握各供應(yīng)商的信譽、資金等情況，選擇供應(yīng)商的過程要公開、公平、公正，其中在保證質(zhì)量情況下價格是選擇供應(yīng)商的重要因素。避免詢價人員直接選擇供應(yīng)商出現(xiàn)舞弊行為，了解供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽管理制度及生產(chǎn)能力，確保采購業(yè)務(wù)及生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)的順利運行。4、物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,

6、質(zhì)檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 5、付款結(jié)算。付款業(yè)務(wù)是采購業(yè)務(wù)不可分割的組成部分，主要是在采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，將企業(yè)資金支付給采購商品的供應(yīng)商。付款涉及資金整體使用，因此是企業(yè)財務(wù)會計控制的重點。付款業(yè)務(wù)的控制主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制和資金支付控制。二、 完善采購內(nèi)部控制主要方法（一）加強預(yù)算管理 預(yù)算是對采購執(zhí)行的制衡保障，所以要加強預(yù)算管理工作，明確預(yù)算控制部門的權(quán)責(zé)，最重要的要是加強全面預(yù)算的分析工作。（二） 強化職責(zé)分離原則

7、（三） 采購業(yè)務(wù)規(guī)則與執(zhí)行要分離進一步加強公司對采購業(yè)務(wù)各項制度、流程等的控制和監(jiān)督管理，通過規(guī)則來約束執(zhí)行者的行為，能夠最大程度保證企業(yè)采購利益的最大化。（四）強化采購信息公開化信息公開化就是非常有力的一種約束機制。借助信息收集、分析，以實現(xiàn)內(nèi)部信息公開，形成監(jiān)督機制。要實現(xiàn)信息共享，應(yīng)設(shè)立信息統(tǒng)計單位或崗位責(zé)任制，并制定信息批露格式、周期、方法等。（五）強化民主決策機制，形成事中制約強化民主決策，即強化了專業(yè)決策，避免走彎路。（六）建立采購價格的商情監(jiān)控機制設(shè)立專項的采購價格小組，該小組主要負責(zé)市場情況調(diào)研與監(jiān)控，掌握外部市場的價格行情，并定期編制市場價格行情報告、價格對比分析報告等，形成

8、制約的管理程序。（七）通過內(nèi)部審計監(jiān)督，強化采購的深度與執(zhí)行（八）完善關(guān)鍵崗位定期輪崗制度（九）完善投標(biāo)人回訪制度在招投標(biāo)過程中，為保證采購信息的真實性，企業(yè)需要建立完善投標(biāo)人回訪制度。建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過內(nèi)部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn),并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等幾個方面提供有力的保障。強化內(nèi)部控制管理制度的建立是進一步強化公司內(nèi)部經(jīng)營管理、全面提升管

9、理水平的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規(guī)范運轉(zhuǎn)。 三、采購內(nèi)部控制管理的具體措施（一）對采購與付款業(yè)務(wù)要建立嚴格的授權(quán)審批制度。采購付款必須明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，對經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)規(guī)定工作職責(zé)范圍和相關(guān)要求。對不同種類的物資請購，要建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門請購物資需求由部門負責(zé)人負責(zé)；特殊請購物資計劃，由公司綜合計劃部等相關(guān)部門綜合研究決定，大型物資的支出還要請示高層領(lǐng)導(dǎo)審批。 （二）采購審批的內(nèi)部控制管理。企業(yè)的各部門都要遵循采購申請業(yè)務(wù)制度化，要明確不同類

10、型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，確保采購申請業(yè)務(wù)按規(guī)定的審批程序?qū)徟τ诓少徤暾?、采購訂單等，必須按照流程的?guī)定對不同的部門規(guī)定不同的審核人。報單必須按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行審核制度，以保障賬務(wù)處理及時性、準(zhǔn)確性。 （三）采購成本控制1、進貨成本。采購部門首先應(yīng)對每一份請購單進行審查，其請購數(shù)量是否在采購控制限額范圍之內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門負責(zé)人是否已在采購單上簽字確認。對于大型物資采購要做所采購的數(shù)量對成本影響的分析。內(nèi)部會計控制制度必須對這些成本分析做出規(guī)定，并規(guī)定專人對成本分析進行監(jiān)督。將各種請購項目進行有效的分類，然后利用經(jīng)濟批量法測算出成本；對于零星常用的請購，要適當(dāng)采

11、購批量的成本分析控制允許可參照資金預(yù)算的情況下執(zhí)行。因采購量越多，價格就相對越低，由于資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，所以要根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟訂購量。 2、到貨成本。企業(yè)控制到貨成本不允許超過訂單或合同成本。采購業(yè)務(wù)對企業(yè)盈利能力和財務(wù)流動性有很大影響。采購作業(yè)和存貨管理有密切的關(guān)系，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。科學(xué)的存貨管理在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，能降低采購作業(yè)的成本。3、儲存成本。當(dāng)企業(yè)有大量存貨時就會有場地租金、保險費等與儲存有關(guān)的費用，影響

12、資金周轉(zhuǎn)，為了降低儲存成本，企業(yè)要盡量減少庫存量，理想的狀況為零庫存，或者實施及時采購的方法。例如減少供應(yīng)商數(shù)目；選擇信譽好的供應(yīng)商，可以降低檢驗和質(zhì)量成本。（四）財務(wù)付款控制此項業(yè)務(wù)屬于應(yīng)付賬款范疇，但是實際真正的原因在采購系統(tǒng)。財務(wù)控制付款應(yīng)通過幾種辦法來控制：（1）會計人員在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)對購貨發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等相關(guān)資料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性、合法性進行嚴格審核。對有疑問的款項拒絕支付， 要求相關(guān)人員補齊資料后，方可支付款項。（2）會計人員要及時記錄已經(jīng)完成付款程序的采購業(yè)務(wù)，并對往來款項賬戶要嚴格管理。（3）企業(yè)設(shè)立請款控制，由財務(wù)人員對部門預(yù)算和

13、付款要求核實后給予批準(zhǔn)；會計人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，可以建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對賬機制。財務(wù)及相關(guān)人員要具有實時控制的思想，對各項業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點的控制方法應(yīng)事前預(yù)防、事中控制、事后檢查，嚴格的內(nèi)部內(nèi)控制度會優(yōu)化會計組織結(jié)構(gòu)及會計分工，有利于防止違法行為的發(fā)生，提高會計工作效率和質(zhì)量，促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變，提高會計人員的工作水平，有利于企業(yè)經(jīng)濟效益的增加，嚴格的內(nèi)部控制制度是計算機環(huán)境下會計信息真實可靠的保證。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運行，保證采購作業(yè)的合法性、真實性、合理性，確保會計信息系統(tǒng)的正常運行。四、有效執(zhí)行內(nèi)部控制管理制度,提高采購管理水平。 企業(yè)在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎(chǔ)上,是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內(nèi)部控制管理工作的實施,企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉(zhuǎn)變,督促和約束采購部門的工作質(zhì)量,促進內(nèi)部控制管理的有效運行。對工作責(zé)任心不強、敷衍了事，導(dǎo)致造成損失后果的人員進行責(zé)任追究,予以通報、警告處分或給予必要的經(jīng)濟處罰來加強各級管理人員的內(nèi)部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和對內(nèi)部控制管理制度的履行意識。 嚴格的內(nèi)控管理必然會優(yōu)化會