加強(qiáng)人事檔案管理需要注意的幾個方面

1、加強(qiáng)人事檔案管理需要注意的幾個方面人事檔案管理是黨和國家人事工作的一個重要組成局部，是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實(shí)記錄，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要憑證和依據(jù)；人事檔案可以為組織人事部門提供重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。從而在考察任用干部、落實(shí)政策、解決待遇、核實(shí)年齡、工齡和學(xué)歷,套改工資、辦理離退休手續(xù)等方面發(fā)揮重要作用。因此,人事檔案的材料收集是否齊全,管理是否標(biāo)準(zhǔn),不僅會影響人事的決策,而且也關(guān)系到個人的切身利益,必須慎重。而隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新

2、問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就顯得更為重要了，可以說這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。但有些單位人事檔案的管理卻不盡人意,存在諸多問題?，F(xiàn)在,結(jié)合自己的工作體會,談?wù)勗谌耸聶n案管理中要注意的幾個方面。首先，加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識。人事檔案工作是組織人事部門的一項根底性工作，同時也是一項與全體職工切身利益息息相關(guān)的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的前提和保障。針對目前職工檔案意識冷淡的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動把與職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中“接受檔案，知

3、道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好人事檔案工作的自覺性，同時也可以在單位內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與職工個人前途開展緊密聯(lián)系在一起，以喚起大家對檔案工作的意識，讓檔案工作為報業(yè)事業(yè)開展發(fā)揮積極作用。人事檔案管理是為職工晉升職務(wù)、職稱評聘、工資調(diào)整提供效勞，是建設(shè)一支高素質(zhì)的職工隊伍的重要手段和載體。因此，要把人事檔案管理工作列入組織人事部門工作方案，在人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上予以保證。要對從事人事檔案工作人員加強(qiáng)思

4、想政治教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性和做好人事檔案工作對于單位建設(shè)和開展的密切關(guān)系與重要作用。要充分認(rèn)識到做好人事檔案工作能夠掌握人才信息，開發(fā)人才資源；要從過去的重點(diǎn)搞整理裝訂等根底工作，迅速轉(zhuǎn)到廣泛收集和利用上來。隨著人才市場的社會化和擴(kuò)大化，單位人員的流動性增強(qiáng)，在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時俱進(jìn)，跟上人員動態(tài)情況的變化。但是，現(xiàn)實(shí)情況卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這一要求。鑒于此，檔案材料的收集和整理就亟待加強(qiáng)，資歷材料的真實(shí)性也必須得到保障。要貼切、恰當(dāng)、客觀、真實(shí)、生動地反映出每個人的個性表現(xiàn)和個性特質(zhì)，力避外表、空洞和概念化的語言，杜絕一份評語人人通用的陳舊做

5、法。其次，材料收集要及時、齊全。文件材料收集齊全完整,是做好人事檔案管理工作的前提和根底。如果文件材料收集不全面、不完整,不僅會影響人事檔案的質(zhì)量,甚至?xí)茐娜耸聶n案的完整性。首先要注意文件材料收集的及時性。隨著科技、經(jīng)濟(jì)的快速開展,各種文件材料發(fā)放頻繁,如果不及時收集,會造成局部資料遺失。因此,在日常工作中,應(yīng)及時建立文檔收集帳簿,記錄需要收集的文件材料工程、方案收集的日期以及收集情況,并按照方案收集日期進(jìn)行材料收集。其次要注意文件材料收集的全面性。當(dāng)今社會,各種往來文件樣式繁多、內(nèi)容不一,在收集及時的前提下還要重視收集文件材料的全面性。要收集全紙版文件材料,因?yàn)橹匾呐拘晕募际羌埌嫖募?/p>

6、。在收集時,特別要重視手寫稿和傳閱文件,因?yàn)槭謱懜迨枪卤?如果遺漏了就無法收集了;傳閱的文件也會因經(jīng)手人多,容易喪失。要注意電子版文件材料的收集。隨著網(wǎng)絡(luò)的開展,電子文件的交流日趨頻繁,成為日常工作交流中主要的媒介。電子版文件材料的收集,在文書檔案收集工作中顯得越來越重要。在電子版文件的收集中,不僅要重視文件的分類存儲,而且要定期刻盤收藏。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料),要及時登記,歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。第三，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理者素質(zhì)。要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內(nèi)要提

7、高報業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計算機(jī)知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理信息化建設(shè)的開展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，成為既懂專業(yè)知識，又能適應(yīng)信息化要求的合格人事檔案管理人才，為人事檔案管理與效勞提供保證。第四，完善各項規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約、就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實(shí)上

8、下功夫。尤其要建立人事檔案計算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好的阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)那么，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個人信息。嚴(yán)格按章辦事，克服工作中的隨意性，不搞因人而異，嚴(yán)格把好檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)。檔案工作要求收集材料齊全,但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此,對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定,嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料那么必須舍棄。要通過宣傳和檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行制度的示范作用，使人們進(jìn)一步樹立和增強(qiáng)遵

9、守檔案制度的意識，自覺遵守和執(zhí)行各項檔案制度。第五，利用計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以到達(dá)提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案效勞于人事工作、人事制度改革與開展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成局部,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷開展，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理信息將大大提高人事檔案工作的全面性、真實(shí)性和時效性。主要優(yōu)點(diǎn)有：一是能實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享，即為有關(guān)部門提供人員信息，使組織領(lǐng)導(dǎo)能直觀快捷地了解和掌握各級隊伍狀況。 二是能有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價值，通過鏈接人事檔案信息到信息庫以供查詢調(diào)閱，既提高了檔案的利用率，又最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。三是能保證檔案信息的時效性、真實(shí)性，能使人事檔案存放更加標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷。對人事檔案實(shí)行計算機(jī)管理,就要利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)