加強人事檔案管理需要注意的幾個方面

1、加強人事檔案管理需要注意的幾個方面人事檔案管理是黨和國家人事工作的一個重要組成局部，是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實記錄，是個人身份、學歷、資歷等方面的重要憑證和依據；人事檔案可以為組織人事部門提供重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。從而在考察任用干部、落實政策、解決待遇、核實年齡、工齡和學歷,套改工資、辦理離退休手續(xù)等方面發(fā)揮重要作用。因此,人事檔案的材料收集是否齊全,管理是否標準,不僅會影響人事的決策,而且也關系到個人的切身利益,必須慎重。而隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新

2、問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學管理就顯得更為重要了，可以說這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質量。但有些單位人事檔案的管理卻不盡人意,存在諸多問題?，F(xiàn)在,結合自己的工作體會,談談在人事檔案管理中要注意的幾個方面。首先，加大宣傳力度，增強職工的檔案意識。人事檔案工作是組織人事部門的一項根底性工作，同時也是一項與全體職工切身利益息息相關的工作。加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的前提和保障。針對目前職工檔案意識冷淡的現(xiàn)狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中“接受檔案，知

3、道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好人事檔案工作的自覺性，同時也可以在單位內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與職工個人前途開展緊密聯(lián)系在一起，以喚起大家對檔案工作的意識，讓檔案工作為報業(yè)事業(yè)開展發(fā)揮積極作用。人事檔案管理是為職工晉升職務、職稱評聘、工資調整提供效勞，是建設一支高素質的職工隊伍的重要手段和載體。因此，要把人事檔案管理工作列入組織人事部門工作方案，在人員配備、經費使用上予以保證。要對從事人事檔案工作人員加強思

4、想政治教育和業(yè)務培訓，使他們充分認識到人事檔案工作的重要性和做好人事檔案工作對于單位建設和開展的密切關系與重要作用。要充分認識到做好人事檔案工作能夠掌握人才信息，開發(fā)人才資源；要從過去的重點搞整理裝訂等根底工作，迅速轉到廣泛收集和利用上來。隨著人才市場的社會化和擴大化，單位人員的流動性增強，在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時俱進，跟上人員動態(tài)情況的變化。但是，現(xiàn)實情況卻遠遠達不到這一要求。鑒于此，檔案材料的收集和整理就亟待加強，資歷材料的真實性也必須得到保障。要貼切、恰當、客觀、真實、生動地反映出每個人的個性表現(xiàn)和個性特質，力避外表、空洞和概念化的語言，杜絕一份評語人人通用的陳舊做

5、法。其次，材料收集要及時、齊全。文件材料收集齊全完整,是做好人事檔案管理工作的前提和根底。如果文件材料收集不全面、不完整,不僅會影響人事檔案的質量,甚至會破壞人事檔案的完整性。首先要注意文件材料收集的及時性。隨著科技、經濟的快速開展,各種文件材料發(fā)放頻繁,如果不及時收集,會造成局部資料遺失。因此,在日常工作中,應及時建立文檔收集帳簿,記錄需要收集的文件材料工程、方案收集的日期以及收集情況,并按照方案收集日期進行材料收集。其次要注意文件材料收集的全面性。當今社會,各種往來文件樣式繁多、內容不一,在收集及時的前提下還要重視收集文件材料的全面性。要收集全紙版文件材料,因為重要的批示性文件都是紙版文件

6、。在收集時,特別要重視手寫稿和傳閱文件,因為手寫稿是孤本,如果遺漏了就無法收集了;傳閱的文件也會因經手人多,容易喪失。要注意電子版文件材料的收集。隨著網絡的開展,電子文件的交流日趨頻繁,成為日常工作交流中主要的媒介。電子版文件材料的收集,在文書檔案收集工作中顯得越來越重要。在電子版文件的收集中,不僅要重視文件的分類存儲,而且要定期刻盤收藏。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調資升級、考核、獎懲等材料)或有關部門轉遞來的材料(如學籍、學歷、技術職稱等材料),要及時登記,歸入人事檔案卷內相應類別。第三，加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理者素質。要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內要提

7、高報業(yè)檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理信息化建設的開展，檔案管理人員還要加強專業(yè)素養(yǎng)，成為既懂專業(yè)知識，又能適應信息化要求的合格人事檔案管理人才，為人事檔案管理與效勞提供保證。第四，完善各項規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理制度化。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約、就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上

8、下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好的阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細那么，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。嚴格按章辦事，克服工作中的隨意性，不搞因人而異，嚴格把好檔案進口關、出口關。檔案工作要求收集材料齊全,但并非所收集的材料都歸檔。因此,對收集的材料要進行認真鑒定,嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料,應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料那么必須舍棄。要通過宣傳和檔案人員嚴格執(zhí)行制度的示范作用，使人們進一步樹立和增強遵

9、守檔案制度的意識，自覺遵守和執(zhí)行各項檔案制度。第五，利用計算機技術，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以到達提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案效勞于人事工作、人事制度改革與開展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成局部,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷開展，利用計算機和網絡管理信息將大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性。主要優(yōu)點有：一是能實現(xiàn)人事信息資源共享，即為有關部門提供人員信息，使組織領導能直觀快捷地了解和掌握各級隊伍狀況。 二是能有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價值，通過鏈接人事檔案信息到信息庫以供查詢調閱，既提高了檔案的利用率，又最大限度地保護了紙質檔案。三是能保證檔案信息的時效性、真實性，能使人事檔案存放更加標準、系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷。對人事檔案實行計算機管理,就要利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現(xiàn)人事檔案紙質與數