信息化在企業(yè)物資采購(gòu)管理的作用

1、信息化在企業(yè)物資采購(gòu)管理的作用摘要：企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)各類(lèi)物資的需求量也在持續(xù)提升，物資采購(gòu)管理面臨的工作壓力也相應(yīng)增加。除了要注意控制物資采購(gòu)的質(zhì)量、成本外，還要實(shí)現(xiàn)物資的最優(yōu)化利用，減少因?yàn)閹?kù)存積壓帶來(lái)的損耗。將信息技術(shù)應(yīng)用到物資采購(gòu)管理中，搭建物資采購(gòu)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)方案、采購(gòu)合同的科學(xué)管理，以及對(duì)采購(gòu)過(guò)程的全面監(jiān)督，推動(dòng)物資采購(gòu)管理向規(guī)范化、精益化方向發(fā)展。文章首先概述了物資采購(gòu)管理信息化的重要價(jià)值和應(yīng)用現(xiàn)狀，隨后介紹了信息技術(shù)在采購(gòu)方案管理、財(cái)務(wù)結(jié)算管理方面的創(chuàng)新應(yīng)用，最后就如何保障物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的推廣使用提出了幾點(diǎn)建議。關(guān)鍵詞：信息化；物資采購(gòu)；財(cái)務(wù)結(jié)算；采購(gòu)合同物

2、資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，以往企業(yè)采購(gòu)管理中，由于對(duì)物資供需信息變化的掌握不及時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)費(fèi)用超支，物資供不應(yīng)求或供大于求的情況，不利于物資的最優(yōu)化配置。物資采購(gòu)管理工作中要引進(jìn)信息技術(shù)，搭建信息平臺(tái)，在減輕采購(gòu)人員壓力、提高采購(gòu)工作效率的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的全面提升。1企業(yè)物資采購(gòu)管理信息化的重要性1.1有利于實(shí)現(xiàn)物質(zhì)采購(gòu)管理的全面監(jiān)督。物質(zhì)采購(gòu)管理需要重點(diǎn)關(guān)注兩個(gè)要點(diǎn)，其一是確保物資的質(zhì)量、品類(lèi)、規(guī)格等符合要求；其二是控制采購(gòu)成本，杜絕資金浪費(fèi)或挪用等不合理的情況。信息技術(shù)的運(yùn)用，讓整個(gè)采購(gòu)過(guò)程變得更加透明，企業(yè)的管理人員能

3、夠做到全面監(jiān)督。在采購(gòu)管理中將質(zhì)量管理應(yīng)用到物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，嚴(yán)格管理市場(chǎng)準(zhǔn)入，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證體系加以審查考評(píng)。對(duì)采購(gòu)計(jì)劃質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行審查，對(duì)入庫(kù)管理、合同管理、驗(yàn)收管理及出庫(kù)管理等方面，均應(yīng)制定相應(yīng)的管理要求，使采購(gòu)過(guò)程實(shí)現(xiàn)全方位和全過(guò)程的管理，從源頭上杜絕了各類(lèi)不規(guī)范行為。1.2有利于提升物資采購(gòu)管理的工作效率。以往企業(yè)的物資采購(gòu)，從前期編制采購(gòu)方案、采購(gòu)各類(lèi)物資，再到財(cái)務(wù)結(jié)算，整個(gè)過(guò)程需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，物資采購(gòu)周期越長(zhǎng)，管理工作的壓力越大，企業(yè)方面需要投入的人力成本、時(shí)間成本就越多，損害了企業(yè)的利益。而信息化的應(yīng)用，則精簡(jiǎn)了物資采購(gòu)的流程，讓時(shí)間成本大幅度縮減

4、。例如，以往的企業(yè)采購(gòu)，需要采購(gòu)人員提前調(diào)查多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后進(jìn)行綜合對(duì)比，確定合作對(duì)象。在運(yùn)用信息技術(shù)之后，可以靈活掌握市場(chǎng)上各類(lèi)物資的價(jià)格情況，消除了供應(yīng)商和企業(yè)之間的信息不對(duì)稱問(wèn)題，有助于企業(yè)采購(gòu)人員合理選擇供應(yīng)商，提高物資采購(gòu)效率。2信息化在企業(yè)物質(zhì)采購(gòu)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀2.1企業(yè)采購(gòu)管理部門(mén)的信息基礎(chǔ)較為薄弱。現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的重視程度越來(lái)越高，但是在采購(gòu)業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后。雖然企業(yè)采購(gòu)部門(mén)也順應(yīng)信息化發(fā)展形勢(shì)，引進(jìn)了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒(méi)有跟進(jìn)，信息系統(tǒng)的價(jià)值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管理、財(cái)務(wù)管理、

5、信息管理等各個(gè)方面，是現(xiàn)代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進(jìn)了ERP系統(tǒng)，但是沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，日常的運(yùn)營(yíng)維護(hù)工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購(gòu)管理中的實(shí)際作用沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)。2.2物資采購(gòu)管理人員的信息技術(shù)操作能力差。隨著企業(yè)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，對(duì)采購(gòu)管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。根據(jù)調(diào)查結(jié)果來(lái)看，企業(yè)在職的采購(gòu)管理人員中，有相當(dāng)多的人員對(duì)管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對(duì)于數(shù)據(jù)資源的調(diào)取與分析，采購(gòu)與供應(yīng)的協(xié)調(diào)等更加重要的功能，沒(méi)有做到熟練掌握。在這種情況下，采購(gòu)管理信息化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，不

6、能給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和利潤(rùn)，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)在這一方面的重視程度降低，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不利于采購(gòu)管理部門(mén)信息化建設(shè)的發(fā)展。2.3現(xiàn)有物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的功能單一不同企業(yè)在物質(zhì)采購(gòu)管理信息化建設(shè)方面投入的財(cái)力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實(shí)用功能各有差異。從整體上來(lái)看，物資采購(gòu)管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要?，F(xiàn)有的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價(jià)格對(duì)比、價(jià)格預(yù)測(cè)的功能，但是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)中的價(jià)格信息更新緩慢，這也導(dǎo)致系統(tǒng)提供的物料參考價(jià)格不具備實(shí)用性。3企業(yè)物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用3.1采購(gòu)方案管理。企業(yè)生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)中，對(duì)于各類(lèi)物資的需求量存在很大差異

7、，如果物資采購(gòu)數(shù)量偏少，會(huì)因?yàn)槲镔Y短缺而影響企業(yè)工作開(kāi)展的持續(xù)性；相反，如果一次性采購(gòu)過(guò)多的物資，還會(huì)造成庫(kù)存積壓，增加了庫(kù)存成本?；谛畔⒓夹g(shù)的物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，則可以動(dòng)態(tài)的掌握物資庫(kù)存、需求、供應(yīng)之間的變動(dòng)關(guān)系。管理信息系統(tǒng)首先按照企業(yè)制定的生產(chǎn)計(jì)劃，核實(shí)某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所需物料的種類(lèi)與數(shù)量。然后每隔一段時(shí)間對(duì)比庫(kù)存物資的剩余量，根據(jù)對(duì)比結(jié)果確定采購(gòu)方案，明確各類(lèi)物資采購(gòu)的數(shù)量。這樣一來(lái)，就可以避免物資短缺或過(guò)剩的問(wèn)題。3.2采購(gòu)合同管理。采購(gòu)合同的管理主要包含采購(gòu)訂單的審核、變更、注銷(xiāo)以及訂單的初始化和回退等系統(tǒng)功能。采購(gòu)人員在采購(gòu)訂單、詢價(jià)方案及采購(gòu)方案的基礎(chǔ)上編制采購(gòu)合同，通過(guò)信息化的采

8、購(gòu)管理，采購(gòu)合同內(nèi)容應(yīng)包含企業(yè)與供應(yīng)商名稱、交貨的時(shí)間和地點(diǎn)、采購(gòu)總價(jià)與標(biāo)準(zhǔn)等。采購(gòu)員能夠修改和刪除采購(gòu)合同，并在采購(gòu)合同執(zhí)行完后核銷(xiāo)合同。企業(yè)要嚴(yán)格審核采購(gòu)過(guò)程中的合同性和審批手續(xù)，建立與之相應(yīng)的合同管理臺(tái)賬，使合同的執(zhí)行過(guò)程能夠隨時(shí)被監(jiān)督，還能有效了解合同到貨與付款等情況。3.3企業(yè)計(jì)劃管理。物資采購(gòu)還會(huì)受到企業(yè)各部門(mén)生產(chǎn)效率、銷(xiāo)售能力的影響。例如引進(jìn)新的生產(chǎn)線后，生產(chǎn)效率大幅度提升，對(duì)物資的需求量也會(huì)增加，這種情況下就需要調(diào)整物資采購(gòu)計(jì)劃。利用信息技術(shù)，在網(wǎng)上對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行接收，還可以直接將書(shū)面物資需求計(jì)劃進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)企業(yè)庫(kù)存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息的有效匯總。在以上

9、基礎(chǔ)上構(gòu)建相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，并隨時(shí)跟蹤和了解物資的需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施狀況，從而開(kāi)展物資儲(chǔ)備定額的制定工作。3.4財(cái)務(wù)結(jié)算管理。通過(guò)將信息化應(yīng)用到企業(yè)采購(gòu)管理中，財(cái)務(wù)結(jié)算管理主要包括出入庫(kù)匯總、稽查單據(jù)、統(tǒng)計(jì)收發(fā)單據(jù)以及申請(qǐng)付款等內(nèi)容。對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)行管理，要將采購(gòu)過(guò)程中的出入庫(kù)單、合同、移庫(kù)單、貨款發(fā)票、報(bào)廢單等數(shù)據(jù)加以審核和統(tǒng)計(jì)，辦理相應(yīng)的付款憑證。統(tǒng)一管理物資采購(gòu)中的資金，定期對(duì)采購(gòu)儲(chǔ)備資金的使用情況、周轉(zhuǎn)情況加以分析，并對(duì)在途資金及時(shí)清理，確保能夠?qū)ξ镔Y采購(gòu)和供應(yīng)環(huán)節(jié)資金預(yù)算與支付狀況進(jìn)行有效監(jiān)督。4完善企業(yè)物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的建議4.1建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施。企業(yè)采購(gòu)部

10、門(mén)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，需要一定的資金投入。為了支持采購(gòu)管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展，企業(yè)方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質(zhì)層面上提供充分的保障。要建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，除了在前期用于信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的費(fèi)用外，后期物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)、更新升級(jí)等，也要提供專項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)支持。以目前主流的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長(zhǎng)則一兩年，就會(huì)進(jìn)行一次系統(tǒng)升級(jí)，例如增加數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的數(shù)量、優(yōu)化用戶界面等。4.2重視人力資源培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員復(fù)合能力。在企業(yè)積極構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)管理”模式的背景下，新時(shí)期的采購(gòu)管理人員，必須要具備復(fù)合能力。除了要掌握供應(yīng)鏈管理、采購(gòu)合同編制等專業(yè)技能外，熟練掌握行

11、業(yè)相關(guān)的信息技術(shù)，也是必備的技能之一。特別是隨著企業(yè)物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的逐步推廣使用，如果不懂信息技術(shù)、不會(huì)操作信息系統(tǒng)，注定要被時(shí)代所拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門(mén)，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)采購(gòu)管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)采購(gòu)管理人員，重點(diǎn)開(kāi)展信息技能方面的培訓(xùn)。例如熟悉ERP系統(tǒng)的功能，掌握操作技巧等，為物資采購(gòu)管理提供人才支持。4.3重視系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮采購(gòu)管理優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)階段企業(yè)雖然在物資采購(gòu)管理信息化建設(shè)方面提供了人力、財(cái)力的支持，采購(gòu)管理信息系統(tǒng)初步建成并投入使用，但是也存在一些問(wèn)題，例如功能方面還比較單一，多數(shù)情況下還只能完成一些簡(jiǎn)單的物資材料編輯、采購(gòu)價(jià)格對(duì)比等工作，顯然無(wú)法滿足企業(yè)物資采

12、購(gòu)管理工作的開(kāi)展需要。為此，要重點(diǎn)加強(qiáng)系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)，立足于企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的辦理需要，盡快拓展系統(tǒng)功能。例如，各類(lèi)物資的市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)變化明顯，可以在系統(tǒng)中增加歷史價(jià)格統(tǒng)計(jì)與未來(lái)價(jià)格走向預(yù)測(cè)等功能。根據(jù)預(yù)測(cè)結(jié)果，選擇在低價(jià)格時(shí)購(gòu)進(jìn)物資，從而幫助企業(yè)節(jié)約一大批采購(gòu)成本。5結(jié)束語(yǔ)當(dāng)前企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)，還存在信息系統(tǒng)功能單一，采購(gòu)人員對(duì)管理信息系統(tǒng)操作不夠熟練等問(wèn)題。下一步要重點(diǎn)做好資金投入保障，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)新功能，讓物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)在物質(zhì)信息獲取、價(jià)格對(duì)比、庫(kù)存管理等方面，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。參考文獻(xiàn)：1劉忠慶，楊萍，王飛.淺淡信息化倉(cāng)儲(chǔ)物資條碼系統(tǒng)在煉化企業(yè)的安全重要性J.化工管理，2019（17）：102-103.