新鄉(xiāng)市檔案館數(shù)字化加工掃描服務(wù)項目招標項目采購需求

1、新鄉(xiāng)市檔案館數(shù)字化加工掃描服務(wù)項目招標項目采購需求1、檔案數(shù)字化加工基本要求:序號項目名稱紙張幅面類型基本技術(shù)要求色彩數(shù)據(jù)加工要求備注1檔案數(shù)字化加工A4文檔符合國家紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范以及招標技術(shù)要求，格式為TIFF和雙層PDF，分辨率300DPI彩色保密數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)包括從拆卷、修補、編號、掃描、修圖、消藍、去污、質(zhì)檢、掛接、裝訂。投標方投標時應(yīng)按檔案數(shù)字化加工（提卷、拆卷、修補、編號分件、掃描、圖像處理、消藍、去污、備份硬盤、備份光盤、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、目錄掛接、裝訂入庫）給出報價，報價為含稅價格。數(shù)字化加工單位必須嚴格執(zhí)行保密安全規(guī)定，不符合保密規(guī)定的設(shè)備和軟件將不允許使用。現(xiàn)場將安裝視頻

2、監(jiān)控設(shè)施。一、檔案數(shù)字化加工項目概述新鄉(xiāng)市檔案館（館）現(xiàn)有館藏檔案共計330個全宗，檔案約25萬卷件，資料5萬多冊，由建國前的檔案和建國后的檔案兩大部分組成，檔案保存期限長，存儲介質(zhì)主要是紙張，輔助的存儲介質(zhì)有磁帶、照片、部分電子文檔資料和實物檔案等。根據(jù)新鄉(xiāng)市檔案館數(shù)字化建設(shè)項目的需要以及業(yè)務(wù)要求，決定通過委托外單位服務(wù)形式將部分紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字化影像，建立全文數(shù)據(jù)庫，交付新鄉(xiāng)市檔案館利用，改善檔案館內(nèi)部管理，面向社會提供高效率的服務(wù)。新鄉(xiāng)市檔案館將根據(jù)本次檔案數(shù)字化加工情況，陸續(xù)進行檔案的數(shù)字化加工，同時也將根據(jù)本次檔案數(shù)字化加工的成果進行工作優(yōu)化。新鄉(xiāng)市檔案館可選擇續(xù)約方式與中標單

3、位簽訂后續(xù)數(shù)字化加工業(yè)務(wù)。二、檔案數(shù)字化加工項目范圍本次檔案數(shù)字化加工范圍包括檔案掃描和掃描原文與原有目錄數(shù)據(jù)庫掛接。對列入數(shù)字化范圍的檔案目錄和檔案原件按照規(guī)定順序進行數(shù)字化加工，掃描的原文與原有目錄數(shù)據(jù)庫掛接。同時對掃描成果及數(shù)據(jù)庫進行硬盤（一份）及光盤數(shù)據(jù)備份（兩份）。2.1單價本次檔案數(shù)字化加工將考慮投標總價，單價X數(shù)量=總價（其中單價為X元/條、X元/頁），具體報價格式如下：注：1、目錄以條為單位 2、檔案以頁為單位3、檔案以A4/16K幅面作為一頁為標準，A3/8K幅面按上述基準單價的一倍。內(nèi)容單價數(shù)量單項價拆卷；檔案數(shù)字化掃描加工；數(shù)據(jù)掛接；后期裝訂。400萬頁檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)

4、一套數(shù)據(jù)備份備份硬盤（1TB USB3.0）保存加工成果備份1塊備份光盤DVD刻錄加工成果二套總價2.2工作量本次項目需掃描檔案原文400萬頁，最終數(shù)字化加工的工作量以實際加工處理的數(shù)量予以決算，本次加工處理的檔案以館藏檔案為主。三、檔案數(shù)字化加工原則嚴格管理，明確責任，落實安全保密管理機制和質(zhì)量管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全保密，確保各環(huán)節(jié)工作符合檔案行業(yè)標準的要求，并建立完整、規(guī)范的工作記錄。四、檔案數(shù)字化加工總體要求1、新鄉(xiāng)市檔案館不提供檔案掃描所需的任何相應(yīng)設(shè)備和數(shù)字化加工軟件，所有掃描加工的硬件、軟件設(shè)備由中標方提供。2、嚴格遵守中華人民共和國檔案法、國家、省、市相關(guān)規(guī)

5、定及新鄉(xiāng)市檔案館的有關(guān)規(guī)定。檔案掃描工作必須在新鄉(xiāng)市檔案館指定的場所內(nèi)進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法者，將追究法律責任。新鄉(xiāng)市檔案館將認真審核服務(wù)公司的背景，不得外包給有外資背景或外籍人員的公司。掃描加工單位應(yīng)做到：1）與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。2）建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為。不得下載、留存、持有和使用檔案館的任何檔案信息，違者承擔法律責任并予以嚴厲的經(jīng)濟處罰。3）不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。在加工過程中，中標人不能丟失、損毀檔案，檔案資料不能放錯卷、盒。由于中標人過錯導(dǎo)致檔

6、案資料及數(shù)據(jù)損毀或泄密的，中標人承擔一切責任。4）中標人對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，建立工作日志并及時整理、匯總，膠裝成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。并建立加工流水表單，該表單應(yīng)詳細記錄加工過程及相關(guān)內(nèi)容。完工驗收時應(yīng)提交工作日志、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、驗收記錄等資料。新鄉(xiāng)市檔案館將派工作人員實行全過程監(jiān)督5）掃描加工場地的安全及保密措施有：保證檔案原件的安全和保密，安裝監(jiān)控設(shè)施，進入加工現(xiàn)場的計算機設(shè)備應(yīng)做相應(yīng)處理，封閉USB等輸出端口，必須安裝保密管理軟件，數(shù)字化工作中所用軟件必須是正版，確保信息安全。計算機硬盤不得帶離加工現(xiàn)場，該硬盤最終由招標人處理。6）分

7、批驗收進行數(shù)據(jù)移交時，工作站上的數(shù)據(jù)必須在新鄉(xiāng)市檔案館工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄。7）不得在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備，如手機、手提電腦、mp3、mp4及移動存儲介質(zhì)等。手機集中存放，不得帶入操作現(xiàn)場。8）完成項目后，雙方均對本項目的技術(shù)情報和數(shù)據(jù)資料保密承擔責任。3、數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合新鄉(xiāng)市檔案館檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，做到與新鄉(xiāng)市檔案館檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)的無縫結(jié)合。4、新鄉(xiāng)市檔案館將在檔案數(shù)字化加工流程中的各個環(huán)節(jié)進行不定期的質(zhì)量抽檢，同時對于中標方提交的成果，將以新鄉(xiāng)市檔案館檔案數(shù)字化加工質(zhì)量驗收標準（見附件一

8、）進行審核驗收。5、要求中標單位在簽立合同時成立項目組，指定專人為項目負責人負責該項目，并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。7、要求中標單位在簽定合同后10天內(nèi)，將有關(guān)掃描加工軟、硬件設(shè)備、工作人員等進駐掃描加工場地，并開始掃描加工工作。8、各投標方在投標時要特別強調(diào)指出所承諾的服務(wù)內(nèi)容，其中包括：免費服務(wù)期后的服務(wù)方式和費用。服務(wù)響應(yīng)時間、項目完成時間、公司的技術(shù)力量、技術(shù)服務(wù)內(nèi)容、保密措施和質(zhì)量水平、免費培訓項目等。五、檔案數(shù)字化加工進度要求交貨及完工期：合同簽訂后120日內(nèi)完成六、相關(guān)文件、規(guī)范和標準在檔案數(shù)字化加工全程應(yīng)嚴格執(zhí)行以下規(guī)范和標準：檔案管理主要法規(guī)

9、：中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法實施辦法河南省檔案工作條例業(yè)務(wù)標準與規(guī)范：電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）檔案分類標引規(guī)則GB/T 15418-94檔案著錄規(guī)則DA/T 18-1999歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2000紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005七、檔案數(shù)字化加工技術(shù)需求說明主要工作環(huán)節(jié)包括：拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、后期整理裝訂、數(shù)據(jù)備份等，并確保檔案及其檔案信息的安全保密。各工作環(huán)節(jié)要求如下：2、拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。3、

10、頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。4、檔案掃描：41掃描方式1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。若有大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）采用平板掃描方式。42掃描色彩模式館藏檔案紅頭紅章采用彩色模式進行掃描，其他現(xiàn)行檔案采用黑白模式進行掃描。43掃描分辨率掃描分辨率要求300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，應(yīng)適當提高分辨率。44掃描登記認真填寫加工流水表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃

11、描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。并提交新鄉(xiāng)市檔案館審核同意后，進行處理。5、圖像處理：51糾偏掃描完成的圖像進行糾偏和版面居中處理，圖像偏度不得大于0.5度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。52去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等要進行去污處理。處理過程中要遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。53 圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，要進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。54裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，

12、節(jié)省存儲空間。5.5圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗5.5.1 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量自檢1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件或資料漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。5）認真填寫相關(guān)表單，記錄自檢結(jié)果和處理意見。并提交新鄉(xiāng)市檔案館審核同意后，進行處理。5.5.2招標方審核驗收在完成檔案、資料掃描后，圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量經(jīng)自檢檢驗合格，才能遞交新鄉(xiāng)市檔案館審核、驗收。1）以抽檢方式對圖像數(shù)據(jù)進行驗收，抽檢比率在10%-20%之間，

13、合格率達到99%以上（含99%）予以驗收通過，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表，做好驗收記錄。抽檢合格率在99%以下，提交驗收實體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至達到驗收要求。在退回自檢期間，新鄉(xiāng)市檔案館將不再提供掃描實體。2）驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)中標方項目負責人審查、簽字，并提交新鄉(xiāng)市檔案館審核確認后方有效。5.5.3 驗收登記認真填寫數(shù)字化驗收登記表單。6、圖像存儲采用彩色模式掃描的文件，要求采用TIFF格式存儲保存；采用黑白模式掃描的文件，要求采用TIFF格式存儲保存，部分檔案需要進行OCR識別，加工為雙層PDF格式存儲保存，識別正確率需達到98%以上。7、數(shù)據(jù)掛接7.1匯總掛接數(shù)字化轉(zhuǎn)

14、換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。在招標方配合下，投標方通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。72數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，需認真核查每一份圖像文件的名稱與目錄數(shù)據(jù)庫中該份實體的檔號或資料編號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致等。通過每一份圖像文件的文件名與目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號或資料編號的一致性和唯一性，建立起

15、一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接。73認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。并提交新鄉(xiāng)市檔案館審核同意后，進行處理。8、數(shù)據(jù)驗收8.1數(shù)據(jù)自檢在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，應(yīng)對已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)進行自檢，主要包括以下內(nèi)容：1） 以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。2）數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于20%。3）掃描加工單位必須建立嚴格的質(zhì)量檢測體系，對掃描加工的數(shù)據(jù)進行抽檢，抽檢達到檔案行業(yè)質(zhì)量標準的

16、，才能遞交新鄉(xiāng)市檔案館審核、驗收。4）自檢指標：目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為"不合格"。數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到99.9%以上（含99.9%）時，給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%82 招標方審核驗收對已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，經(jīng)自檢檢驗合格后，才能遞交新鄉(xiāng)市檔案館審核、驗收。1）招標方按時間段提供案卷給投標方，100卷為一批。以抽檢方式進行數(shù)據(jù)驗收，抽檢比率在10%-20%之間，要求檔號、控制符、數(shù)據(jù)掛接準確率達到100%,其他項目合格率達到9

17、9%以上（含99%）予以驗收通過，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表，做好驗收記錄。招標方可提供下一批次案卷，但投標方需對錯誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達100%；如抽檢合格率低于98%，招標方有權(quán)不予提供錯誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，招標方將該批案卷全部退回給投標方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由投標方負責。在退回自檢期間，新鄉(xiāng)市檔案館將不再提供掃描檔案。2）驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)中標方項目負責人審查、簽字，并提交新鄉(xiāng)市檔案館審核、簽字確認后方有效。83 驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。9、后期整理裝訂在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；?/p>

18、復(fù)裝訂時，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。10、檔案歸還10.1歸還自檢在數(shù)據(jù)驗收合格后，應(yīng)對需要歸還的檔案實體進行自檢，必須對檔案實體進行逐卷清點，按數(shù)量、狀況、與順序等進行檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等應(yīng)申報新鄉(xiāng)市檔案館進行處理；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新進行處理，合格率要求100%。10.2招標方審核驗收檔案入庫前應(yīng)接受新鄉(xiāng)市檔案館對歸還的檔案進行的驗收，合格率達到99%以上（含99%）予以驗收通過，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表，做好驗收記錄。抽檢合格率在98%以下，提交驗收檔案全部發(fā)回全面自檢，直至達到驗收

19、要求。在退回自檢期間，新鄉(xiāng)市檔案館將不再提供掃描檔案。10.3歸還實體時應(yīng)提供掃描加工工作情況說明，并隨同實體一起交接。同時應(yīng)配合招標方指定的專人一起做好實體的清點交接工作，并做好移交記錄。11、數(shù)據(jù)備份111備份范圍經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。112備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，數(shù)據(jù)需備份3份，掃描加工后的電子文件上傳服務(wù)器一份，另外提交硬盤存儲及光盤存儲做備份之用，備份硬盤1份、光盤兩份和數(shù)據(jù)一同移交。備份硬盤必須為國際著名品牌，1TB容量，接口為USB3.0，盤內(nèi)提交原始掃描圖像（TIFF 300dpi）數(shù)據(jù)，以及所包含檔案卷號及圖像清單（Excel格式）。數(shù)據(jù)備份光盤要求：1121、

20、一卷檔案的影像文件必須存放在同一張光盤上，不允許拆分。1122、提交原始掃描圖像（TIFF 300dpi）數(shù)據(jù)DVD光盤。數(shù)據(jù)光盤應(yīng)包括：本盤內(nèi)所包含檔案卷號及圖像清單（Excel格式）；1123、存儲的DVD光盤，必須為國際著名品牌金盤。1125、提交光盤刻錄目錄表一套，記錄光盤號與案卷內(nèi)容。113數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。114備份標簽光盤封面要根據(jù)分盤時生成的索引項打印出光盤編號與檔案編號對應(yīng)的光盤標簽，以便查找和管理。115備份登記填寫數(shù)字化備份管理登記表單。12、數(shù)字化成果管理應(yīng)加強對數(shù)字化成果的管

21、理，確保其安全、完整和長期可用。13、工程結(jié)算原則：談判文件、答疑會紀要、談判紀要、乙方的中標報價等作為結(jié)算依據(jù)。14、技術(shù)支持和售后服務(wù)乙方須提供從項目整體驗收合格之日起，提供一年的免費質(zhì)保期服務(wù)(包括“檔案標識不確定內(nèi)容”“標識與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匹配情況”需要修改的)。無論在質(zhì)保期內(nèi)還是質(zhì)保期滿后，乙方負責對其實施的項目提供24小時不間斷技術(shù)支持服務(wù)，提供電話、傳真、電子郵件、現(xiàn)場多種方式技術(shù)支持服務(wù)，全方位響應(yīng)需求。6小時內(nèi)到達現(xiàn)場，并最遲在第2個工作日內(nèi)排除錯誤，2個工作日內(nèi)不能解決的，必須采取臨時應(yīng)急等措施，以保證甲方的正常使用。免費維護期滿后提供的技術(shù)支持和維護，只收取成本價。甲方如有其他

22、系統(tǒng)需要和加工數(shù)據(jù)銜接，乙方技術(shù)服務(wù)和技術(shù)支持已經(jīng)包含在合同內(nèi)，并就保證數(shù)據(jù)不受影響做出承諾。（附件一）八、新鄉(xiāng)市檔案館檔案數(shù)字化質(zhì)量驗收標準一、總則檔案、資料數(shù)字化是數(shù)字檔案館項目的重要基礎(chǔ)工作，對目錄數(shù)據(jù)及其影像文件的加工實行規(guī)范操作并對其進行質(zhì)量檢測，是紙質(zhì)檔案、資料數(shù)字化制作過程中的至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。為規(guī)范著錄和掃描工作，保證目錄數(shù)據(jù)及影像文件的質(zhì)量，提高檢索和利用的準確率，進而為社會各界提供優(yōu)質(zhì)報務(wù)。特制定本標準。檔案(數(shù)據(jù))質(zhì)量檢查以抽檢方式進行驗收，抽檢比率在10%-20%之間，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表，做好驗收記錄。檔案(數(shù)據(jù))質(zhì)量達不到標準要求的，提交驗收的成果全部發(fā)回全面自檢，直至達到驗收要求。在退回自檢期間，新鄉(xiāng)市檔案館將不再提供掃描檔案及資料。二、驗收標準（一）目錄數(shù)據(jù)加工質(zhì)量標準目錄數(shù)據(jù)必須符合DA/18-1999檔案著錄規(guī)則。必