淺談以信息化建設提升企業(yè)檔案管理水平

1、淺談以信息化建設提升企業(yè)檔案管理水平         10-07-01 11:43:00     作者：孫濤    編輯：studa090420論文關(guān)鍵詞：信息化  檔案  管理 論文摘要：結(jié)合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設取得的經(jīng)驗和成果，并提出進一步提高檔案信息化管理水平的措施。 1前言 與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多

2、，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關(guān)到地市、縣級供電局3t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。 2基本情況 寧夏電力公司從機關(guān)到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關(guān)與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單

3、機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術(shù)論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關(guān)部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投運行。 3系統(tǒng)的建設日標、部署模式 31建設目標 建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務規(guī)范；實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級

4、檔案業(yè)務在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設參建單位納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設和檔案資源數(shù)字化建設。 32部署模式 公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應用服務。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應用服務器采用wEBLOGIC92。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。 4系統(tǒng)具備主要功能 41檔案管理 系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務模型上進行全宗的個性化定

5、制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應業(yè)務變化的要求。 42檔案檢索 可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。 43個人待辦 可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。 44權(quán)限管理 主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細分

6、為永久權(quán)限和臨時權(quán)限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。 45標準業(yè)務定制 結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。 46業(yè)務設置 此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業(yè)務基礎(chǔ)上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。      10-07-01 11:43:00    

7、; 作者：孫濤    編輯：studa0904205系統(tǒng)在公司的應用 作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務應用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。 寧夏電力公司檔案管理

8、信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能

9、。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。 6系統(tǒng)投入運行取得的效益 從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。 從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。 7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐 71室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡信息一體化管理 通過檔案管理信息平臺的

10、實施，利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設置網(wǎng)絡專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。 72對檔案資源的定義與接口實現(xiàn) 在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。 73檔案信息利用模式 能夠完成檔案信息網(wǎng)絡共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調(diào)用。 74檔案信息的安

11、全管理 面對網(wǎng)絡信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對權(quán)限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。 75永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐 電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。 76解決了寧夏電網(wǎng)建設

12、項目工程檔案電子化管理的難題 系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。 8幾點建議 寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。 81加強檔案信息化建設工作的宣傳力度 從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。 82加強歸檔接口完善工作 加強檔案系統(tǒng)與186

13、業(yè)務應用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務應用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。 8.3加強相關(guān)管理制度建設 從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標準，結(jié)合電力公司實際，制定相關(guān)管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設。 84加強有關(guān)人員的培訓力度 從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。 85加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理 還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。 86加強館藏歷史檔

14、案的數(shù)字化進程 有計劃、有步驟進行歷史檔案數(shù)字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務作用。 87加大檔案功能的開發(fā)和應用 譬如，加強工程建設項目檔案的管理，不僅要求220kV及以上電網(wǎng)建設加強應用；而且在城、農(nóng)網(wǎng)、自身基建項目上，要求各供電局、分公司利用系統(tǒng)，對工程檔案進行電子化管理。     10-07-01 11:43:00     作者：孫濤    編輯：studa0904205系統(tǒng)在公司的應用 作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務應

15、用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。 寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案

16、、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。 6系統(tǒng)投入運行取得的效益 從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務信息與檔案信息的

17、一體化和檔案管理業(yè)務自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。 從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。 7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐 71室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡信息一體化管理 通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設置網(wǎng)絡專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔

18、案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。 72對檔案資源的定義與接口實現(xiàn) 在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。 73檔案信息利用模式 能夠完成檔案信息網(wǎng)絡共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調(diào)用。 74檔案信息的安全管理 面對網(wǎng)絡信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對權(quán)限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧

19、夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。 75永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐 電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。 76解決了寧夏電網(wǎng)建設項目工程檔案電子化管理的難題 系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案