會議服務(wù)概述(共44頁).ppt

1、會議服務(wù)第一節(jié) 會議服務(wù)概述一、會議服務(wù)的含義1.會議服務(wù)的概念2.當(dāng)前會議服務(wù)的發(fā)展情況第一節(jié) 會議服務(wù)概述 一、會議服務(wù)的含義|會議服務(wù)的概念|當(dāng)前會議服務(wù)的發(fā)展情況會議服務(wù)的分類會議服務(wù)的分類按提供服務(wù)的時(shí)間劃分按提供服務(wù)的時(shí)間劃分按會議服務(wù)的內(nèi)容劃分按會議服務(wù)的內(nèi)容劃分三、會議服務(wù)的特性協(xié)調(diào)性靈活性綜合性1.制定計(jì)劃原則2.自知準(zhǔn)備原則3.人性化服務(wù)原則4.遵守利益禮貌原則5.保證安全的原則會議服務(wù)的原則第二節(jié) 會議服務(wù)工作任務(wù)1 會議服務(wù)方案的制定工作流程了解會議服務(wù)需求確定會議酒店確定旅游承包商簽訂會議服務(wù)合同制定服務(wù)方案工作步驟工作步驟與會議服務(wù)需求方商談了解會議需求與會議服務(wù)需

2、求方商談了解會議需求選擇會議酒店及旅游承辦商選擇會議酒店及旅游承辦商制定會議主要項(xiàng)目報(bào)價(jià)表制定會議主要項(xiàng)目報(bào)價(jià)表與需求房簽訂正式會議服務(wù)合同與需求房簽訂正式會議服務(wù)合同與會議酒店及旅游承辦商簽訂合同與會議酒店及旅游承辦商簽訂合同1.賓館酒店基本知識2.確定會議地點(diǎn)的方式1）由會議需求方制定會議地點(diǎn)2）由會議服務(wù)方根據(jù)會議需求方的要求來選擇會議地點(diǎn)專業(yè)知識工作任務(wù)2 會議前期準(zhǔn)備工作流程成立會務(wù)組服務(wù)人員崗前培訓(xùn)發(fā)放會議通知匯總代表名冊會場布置組織報(bào)名工作步驟工作步驟成立會務(wù)組成立會務(wù)組明確分工、確定各環(huán)節(jié)責(zé)任人，進(jìn)行崗前培訓(xùn)明確分工、確定各環(huán)節(jié)責(zé)任人，進(jìn)行崗前培訓(xùn)協(xié)助起草下發(fā)會議通知（邀請函協(xié)

3、助起草下發(fā)會議通知（邀請函）組織報(bào)名并匯總參會代表名冊及其他資料組織報(bào)名并匯總參會代表名冊及其他資料1.會議通知的種類按照會議通知的性質(zhì)：預(yù)備性通知 正式通知按照會議通知的名稱：會議通知 邀請信（函、書） 請柬 海報(bào) 公告專業(yè)知識2.電話禮儀 模擬3.會場布置形式1）會場布置的內(nèi)容 會場座位格局設(shè)計(jì)和安排 座區(qū)劃分與作為排列 會場裝飾 主席臺布置 座位標(biāo)示2）會議座位格局形式 a、上下相對式 （禮堂型、而字型） b、全圍式 c、半圍式 d、分散式工作任務(wù)3 會議文件、證件制作 及會議相關(guān)物品的準(zhǔn)備工作流程選擇證件、文件及物品樣式征求會議代表意見制作和印刷編制費(fèi)用預(yù)算工作步驟工作步驟選擇會議證件

4、、事務(wù)性文件及會議物品選擇會議證件、事務(wù)性文件及會議物品編制會議證件、文件及會議物品預(yù)算編制會議證件、文件及會議物品預(yù)算會議證件、文件、物品的印刷和制作會議證件、文件、物品的印刷和制作1.各類會議證件種類和功能 代表證、出席證、列席證、嘉賓證、簽到證、工作證、記者證、通行證、車證2.會議用品設(shè)計(jì)制作及物品的租賃準(zhǔn)備工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)專業(yè)知識3、印刷品 4.會議文件的類型 主旨文書、議案文書、事務(wù)文書、決議文書、信息文書5.會議日程表 練習(xí)題 召開一個(gè)500人左右的某協(xié)會的年會前應(yīng)做好哪些工作？應(yīng)準(zhǔn)備哪些文件和證件？第三節(jié) 會中服務(wù)工作任務(wù)1 會議報(bào)到接待服務(wù)工作流程與酒店各部門召開協(xié)調(diào)會接站服

5、務(wù)設(shè)立接站臺安排接站車輛報(bào)到服務(wù)簽到注冊發(fā)放資料安排住宿返程票預(yù)定工作步驟1.與酒店各部門召開協(xié)調(diào)會議2.接站3.會議報(bào)到注冊1.與酒店各部門召開協(xié)調(diào)會議1）銷售部工作 2）客房部工作3）餐飲部工作 4）財(cái)務(wù)部工作5）保安部工作 6）娛樂部工作2.接站工作1）確定迎接規(guī)格2）設(shè)立接站臺3）掌握會議代表抵達(dá)會議地詳情4）開設(shè)專用通道與休息室5）迎接交通工作安排3.會議報(bào)到注冊1）會議報(bào)到2）簽到3）收取會議費(fèi)用4）安排食宿5）發(fā)放會議資料6）票務(wù)服務(wù)7）其它工作1.住宿服務(wù)事項(xiàng)2.登記預(yù)定返程票3.設(shè)立參觀旅游咨詢臺專業(yè)知識工作任務(wù)2 會場服務(wù)工作流程檢查會場會場照明會場布置會場安全調(diào)試設(shè)備影視

6、設(shè)備音響設(shè)備服務(wù)人員到位為代表合影工作步驟工作步驟會場檢查會場檢查設(shè)備安裝與調(diào)試設(shè)備安裝與調(diào)試禮儀服務(wù)人員的到位與準(zhǔn)備禮儀服務(wù)人員的到位與準(zhǔn)備做好會議記錄與會議簡報(bào)做好會議記錄與會議簡報(bào)會議代表合影會議代表合影1.會議記錄1）會議概括2）會議內(nèi)容3）會場情況4）記錄簽署 2. 書面會議記錄的格式3.圖像記錄 4.聲音記錄專業(yè)知識2.會議簡報(bào)1）會議簡報(bào)的內(nèi)容 反映會議的主要活動(dòng)和主要事件 反映與會者反響強(qiáng)烈的問題 反映代表性的較為廣泛的意見 反映與會者的新觀點(diǎn)、新建議3.會議服務(wù)禮儀1）會議服務(wù)人員的語言、舉止要求2）禮儀著裝禮儀要求3）交往禮儀要求 a.握手禮 b.交談禮節(jié)4.會議服務(wù)人員應(yīng)

7、具備的思想素質(zhì) 1）愛崗敬業(yè) 2）服從第一 3）嚴(yán)格遵守規(guī)章制度5.會議服務(wù)人員心理素質(zhì)培養(yǎng)1）掌握心理服務(wù)2）了解會議服務(wù)對象的心理需求3）掌握會議服務(wù)心里策略 a.提供“人情味”的服務(wù) b.提供以尊重為本的服務(wù) c.提供超常、超前服務(wù)工作任務(wù)3 后勤配套服務(wù)工作流程后勤配套服務(wù)餐飲服務(wù)安全性會議期間活動(dòng)安全保衛(wèi)醫(yī)療保障代表返程安排工作步驟工作步驟餐飲安排餐飲安排活動(dòng)安排活動(dòng)安排安全保衛(wèi)與醫(yī)療保障安排安全保衛(wèi)與醫(yī)療保障安排會議代表返程服務(wù)安排會議代表返程服務(wù)安排1.就餐安排要求2.會議菜單設(shè)計(jì)原則3.就餐形式專業(yè)知識第四節(jié) 會議后期服務(wù)工作任務(wù)1撤離會場資料整理會后總結(jié)退房送站結(jié)賬整理物品文字資料資料匯編影音資料工作步驟工作步驟安排會議代表退房安排會議代表退房送站服務(wù)送站服務(wù)整理會議資料及物品整理會議資料及物品費(fèi)用結(jié)算費(fèi)用結(jié)算會后總結(jié)會后總結(jié) 退房時(shí)注意事項(xiàng)退房時(shí)注意事項(xiàng)結(jié)賬主要內(nèi)容結(jié)賬主要內(nèi)容會議服務(wù)總結(jié)會議服務(wù)總結(jié)專業(yè)知識工作任務(wù)2建立旅游服務(wù)組確定旅游項(xiàng)目登記旅游情況與旅行社接洽進(jìn)行旅游參觀工作步驟工作步驟組建會議旅游服務(wù)組組建會議旅游服務(wù)組與旅游合作單位接洽與旅游合作單位接洽登記會議旅游情況登記會議旅游情況安全旅游參觀安全旅游參觀做好安全保障工作