E-Mail撰寫和發(fā)送注意事項

1、Exceltek Electronics Technology (Dongguan) Co., Ltd. E-MailE-Mail撰寫和發(fā)送注意事項撰寫和發(fā)送注意事項 AgendaAgenda一一. . E-MailE-Mail的簡介的簡介二二. . E-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧四四. . E-MailE-Mail應(yīng)注意事項應(yīng)注意事項五五. E-Mail. E-Mail常犯的小錯誤常犯的小錯誤一一. . E-MailE-Mail的簡介的簡介1.1.何謂何謂E-MailE-Mail E-Mail(電子郵件): 顧名思義, 就

2、是將”郵件”電子化, 將電子文件或數(shù)據(jù), 通過因特網(wǎng)的方式, 在一瞬間送至地球另一個角落的人手上2. E-Mail2. E-Mail的優(yōu)點的優(yōu)點l傳遞速度快l降低成本l人性化 & 彈性化l保存性 & 記錄性佳l可一次給許多人l內(nèi)容易于再次利用3.E-Mail3.E-Mail的缺點的缺點: : 在此不予討論二二. . E-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)1. 格式格式表頭表頭a.正本收件人(To:)b.副本收件人(Cc:)c.Mail主題(Subject)d.密本收件人(Bcc:)本文本文1.開頭敬辭2.本文3.結(jié)尾敬辭4.署名/簽名檔5.底圖/背景音樂二二. . E

3、-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)2.2.禮節(jié)禮節(jié)l英文字不要全部大寫(或小寫)l引用來信應(yīng)力求精簡l如引用他文, 應(yīng)注明出處l勿忘禮貌l注意文化 / 生活習(xí)慣的差異l不用歧視用語或不雅詞匯l注意錯別字 / 語法 / 語氣l遵守24小時(或48小時)回復(fù)原則l不要把E-Mail隨意發(fā)給無關(guān)的第三者l全文不要過于花梢三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧1.1.使使本本文易于閱讀文易于閱讀l將每行字?jǐn)?shù)控制在50 70字(英文)之間(中文25 35字)l長信應(yīng)分段l適當(dāng)應(yīng)用條列式寫法l合理使用文字加強效果l若有附加檔案, 應(yīng)在文中相關(guān)之處標(biāo)記說明l如需對方回復(fù), 應(yīng)標(biāo)明希

4、望回復(fù)的時間 & 事宜三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧2.2. 本文的文體本文的文體 & & 組織組織a.協(xié)調(diào)性四原則: 僅敘述相關(guān)事宜(關(guān)聯(lián)性) 傳遞完整訊息(完整性) 不說謊或說沒根據(jù)的事(真實性) 依序簡潔表達(dá)欲傳達(dá)的事項(條理性)b.措辭禮貌三原則 不帶命令式語氣(地位) 給對方選擇權(quán)(敬意) 表現(xiàn)親切(同儕)c.文體 簡單明了 不賣弄詞匯 清楚明白雙方關(guān)系, 語氣用辭全文一致d.三段式結(jié)構(gòu) 起言(引述) 展開(主旨) 收尾(建議或要求)三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧3. E-Mail(3. E-Mail(或便條紙或便條

5、紙) )五原則五原則 a.主題(Subject)簡單明了點明主旨 b.將主旨內(nèi)容寫入本文第一段 c.具體內(nèi)容在第二段之后說明, 并力求精簡(條列法) d.本文僅敘述與主題相關(guān)事宜 e.本文長度, 最好限定在一頁(一張)或一個畫面呈現(xiàn)敘述9四四. . E-MailE-Mail應(yīng)注意事項應(yīng)注意事項1. 1. 注意主注意主題題亂碼亂碼2. 2. 勿發(fā)給無關(guān)人員勿發(fā)給無關(guān)人員3. 3. 你不是明星你不是明星請署名請署名4. 4. “AllAll”不是人不是人5.5. 慎用慎用”密本抄送密本抄送”(”(雙面刃雙面刃) )101.1.注意主注意主題題亂碼亂碼轉(zhuǎn)發(fā)Mail出現(xiàn)亂碼時, 最好重新擬主題, 避免

6、題不達(dá)意(但僅回復(fù)時可以不重新擬主題, 以保持主題一致)112.2.勿發(fā)給無關(guān)人員勿發(fā)給無關(guān)人員Mail應(yīng)避免發(fā)給無關(guān)人員, 尤其是發(fā)給客戶或供應(yīng)商的郵件, 涉及商業(yè)機(jī)密, 更應(yīng)注意- Original Message - From: To: 萬寶至萬寶至MS.曾敏儀曾敏儀 ; ; 技研新陽技研新陽MS 陳陳 ; 技研新陽技研新陽 MS.肖肖 ; 技研新陽技研新陽MS.汪汪/陶陶 ; 丸山丸山MR.崔崔.MS.劉劉 ; 東馬東馬MR.崔成煥崔成煥 ; 東馬東馬 姜雁姜雁 ; 東馬東馬 MR.易易 ; 新光榮新光榮MR.William ; 新光榮新光榮MR.葉洋葉洋 ; 新光榮新光榮 MS Em

7、ily ; 臺翰臺翰 胡平芳胡平芳 ; 臺翰臺翰 MS.史振瑞史振瑞 ; 環(huán)旭環(huán)旭MS.李青密李青密 ; 環(huán)旭環(huán)旭 歐陽杰歐陽杰 ; 環(huán)旭環(huán)旭MR 虞虞 ; 協(xié)隆桂協(xié)隆桂S ; 協(xié)隆協(xié)隆MR.黃竟升黃竟升 ; 黃黃 様様 ; 萬旭萬旭MS.吳麗敏吳麗敏 ; 凌進(jìn)凌進(jìn)MS 韓韓 ; 凌凌進(jìn)進(jìn)MR.梁梁 ; 敎敎 MR.石橋石橋 ; OKI MR. 侯永侯永平平 ; OKI 宋彥冰宋彥冰 ; 新確新確MS.蔡蔡 ; 新確新確MS.甘甘 ; 新確新確MS.劉海霞劉海霞 ; 新確新確MS.龍龍 Sent: Monday, March 06, 2006 9:12 AMSubject: 關(guān)于無電解鎳電鍍鉛

8、含有的調(diào)查關(guān)于無電解鎳電鍍鉛含有的調(diào)查! 大家早上好大家早上好! 以下是敝公司的部品調(diào)查表，調(diào)查對象為以下是敝公司的部品調(diào)查表，調(diào)查對象為DCE所有部品。所有部品。 僅含有僅含有“無電解鎳電鍍無電解鎳電鍍“的部品，請?zhí)顚懺谥虚g的表中。的部品，請?zhí)顚懺谥虚g的表中。 要求納期：要求納期：3/13前，謝謝！前，謝謝！ 東莞市長安鎮(zhèn)烏沙李屋第六大道新星工業(yè)園東莞市長安鎮(zhèn)烏沙李屋第六大道新星工業(yè)園 日華電子廠日華電子廠 購買購買1課課 楊平楊平示例郵件由客戶示例郵件由客戶ALPS發(fā)出，未注發(fā)出，未注意檢查，使所有供應(yīng)商都清楚地知意檢查，使所有供應(yīng)商都清楚地知道了自己的競爭對手。道了自己的競爭對手。123

9、. 3. 你不是明星你不是明星請署名請署名所有正式發(fā)出的Mail都應(yīng)有署名, 即使沒有包含名字、公司、職務(wù)、電話等信息的簽名, 至少應(yīng)把自已的名字寫在Mail尾部, 這樣做也體現(xiàn)了基本的禮貌, 發(fā)給客戶的Mail尤其應(yīng)當(dāng)注意134. 4. “All”All”不是人不是人請記住! Mail要發(fā)給確定的人, 盡量避免寫出“All”的稱呼以下Mail是需要“Sales”做事, 卻寫著“Dear all”明顯不妥14五五. E-Mail. E-Mail常犯的小錯誤常犯的小錯誤1. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查2. 2. 避免發(fā)送大郵件避免發(fā)送大郵件3.3.回復(fù)或轉(zhuǎn)寄時回復(fù)或轉(zhuǎn)寄時, ,

10、須重新確認(rèn)主題與本文內(nèi)容是否一致須重新確認(rèn)主題與本文內(nèi)容是否一致, ,避避免文不對題免文不對題4.4.謹(jǐn)慎使用全部回復(fù)功能謹(jǐn)慎使用全部回復(fù)功能( (理由同理由同”勿發(fā)給無關(guān)人員勿發(fā)給無關(guān)人員”)”)151. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查( (一一) )檢查收件人是否正確, 避免發(fā)錯而誤事檢查方法: 點擊“檢查姓名”按鈕161. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查( (二二) )檢查前檢查前檢查后檢查后172. 2. 避免發(fā)送大避免發(fā)送大MailMail發(fā)Mail前先確認(rèn)Mail大小是否太大(原則上超過3M的文件不宜通過Mail的形式來發(fā)送)以下例子中的Mail附件超過了5

11、0M(55,678 KB=55.678 MB), 發(fā)送時造成收件人Mail癱瘓如果附件太大, 又在公司內(nèi)部發(fā)給很多人, 將會造成公司Mail Server崩潰, 從而影響全公司的正常工作183. 3. 避免文不對題避免文不對題Mail內(nèi)容與主題不符或回復(fù)Mail時換了本文內(nèi)容卻未改主題- Original Message - From: sue.yang To: (USI/SZ/VQA)杜月珍杜月珍 ; (USI/SZ/VQA)喬巖喬巖 Cc: USI/SZ 王仁峰王仁峰 ; (USI/SZ/BSD3)曹曉輝曹曉輝 Sent: Wednesday, March 15, 2006 9:00 AMSubject: Fw: 元件溫度調(diào)查表格式（客戶文件）元件溫度調(diào)查表格式（客戶文件） Dear 喬巖，月珍，喬巖，月珍，今天晚上要開始備料，明天要進(jìn)行試產(chǎn)，所以客戶已經(jīng)同意所有物料均可入庫，為了不影響生產(chǎn)，請今天晚上要開始備料，明天要進(jìn)行試產(chǎn)，所以客戶已經(jīng)同意所有物料均可入庫，為了不影響生產(chǎn)，請盡快入庫，另外，請作好記錄，下次來這些物料時，