E-Mail撰寫和發(fā)送注意事項

1、Exceltek Electronics Technology (Dongguan) Co., Ltd. E-MailE-Mail撰寫和發(fā)送注意事項撰寫和發(fā)送注意事項 AgendaAgenda一一. . E-MailE-Mail的簡介的簡介二二. . E-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧四四. . E-MailE-Mail應注意事項應注意事項五五. E-Mail. E-Mail常犯的小錯誤常犯的小錯誤一一. . E-MailE-Mail的簡介的簡介1.1.何謂何謂E-MailE-Mail E-Mail(電子郵件): 顧名思義, 就

2、是將”郵件”電子化, 將電子文件或數據, 通過因特網的方式, 在一瞬間送至地球另一個角落的人手上2. E-Mail2. E-Mail的優(yōu)點的優(yōu)點l傳遞速度快l降低成本l人性化 & 彈性化l保存性 & 記錄性佳l可一次給許多人l內容易于再次利用3.E-Mail3.E-Mail的缺點的缺點: : 在此不予討論二二. . E-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)1. 格式格式表頭表頭a.正本收件人(To:)b.副本收件人(Cc:)c.Mail主題(Subject)d.密本收件人(Bcc:)本文本文1.開頭敬辭2.本文3.結尾敬辭4.署名/簽名檔5.底圖/背景音樂二二. . E

3、-MailE-Mail的格式與禮節(jié)的格式與禮節(jié)2.2.禮節(jié)禮節(jié)l英文字不要全部大寫(或小寫)l引用來信應力求精簡l如引用他文, 應注明出處l勿忘禮貌l注意文化 / 生活習慣的差異l不用歧視用語或不雅詞匯l注意錯別字 / 語法 / 語氣l遵守24小時(或48小時)回復原則l不要把E-Mail隨意發(fā)給無關的第三者l全文不要過于花梢三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧1.1.使使本本文易于閱讀文易于閱讀l將每行字數控制在50 70字(英文)之間(中文25 35字)l長信應分段l適當應用條列式寫法l合理使用文字加強效果l若有附加檔案, 應在文中相關之處標記說明l如需對方回復, 應標明希

4、望回復的時間 & 事宜三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧2.2. 本文的文體本文的文體 & & 組織組織a.協調性四原則: 僅敘述相關事宜(關聯性) 傳遞完整訊息(完整性) 不說謊或說沒根據的事(真實性) 依序簡潔表達欲傳達的事項(條理性)b.措辭禮貌三原則 不帶命令式語氣(地位) 給對方選擇權(敬意) 表現親切(同儕)c.文體 簡單明了 不賣弄詞匯 清楚明白雙方關系, 語氣用辭全文一致d.三段式結構 起言(引述) 展開(主旨) 收尾(建議或要求)三三. . E-MailE-Mail寫作技巧寫作技巧3. E-Mail(3. E-Mail(或便條紙或便條

5、紙) )五原則五原則 a.主題(Subject)簡單明了點明主旨 b.將主旨內容寫入本文第一段 c.具體內容在第二段之后說明, 并力求精簡(條列法) d.本文僅敘述與主題相關事宜 e.本文長度, 最好限定在一頁(一張)或一個畫面呈現敘述9四四. . E-MailE-Mail應注意事項應注意事項1. 1. 注意主注意主題題亂碼亂碼2. 2. 勿發(fā)給無關人員勿發(fā)給無關人員3. 3. 你不是明星你不是明星請署名請署名4. 4. “AllAll”不是人不是人5.5. 慎用慎用”密本抄送密本抄送”(”(雙面刃雙面刃) )101.1.注意主注意主題題亂碼亂碼轉發(fā)Mail出現亂碼時, 最好重新擬主題, 避免

6、題不達意(但僅回復時可以不重新擬主題, 以保持主題一致)112.2.勿發(fā)給無關人員勿發(fā)給無關人員Mail應避免發(fā)給無關人員, 尤其是發(fā)給客戶或供應商的郵件, 涉及商業(yè)機密, 更應注意- Original Message - From: To: 萬寶至萬寶至MS.曾敏儀曾敏儀 ; ; 技研新陽技研新陽MS 陳陳 ; 技研新陽技研新陽 MS.肖肖 ; 技研新陽技研新陽MS.汪汪/陶陶 ; 丸山丸山MR.崔崔.MS.劉劉 ; 東馬東馬MR.崔成煥崔成煥 ; 東馬東馬 姜雁姜雁 ; 東馬東馬 MR.易易 ; 新光榮新光榮MR.William ; 新光榮新光榮MR.葉洋葉洋 ; 新光榮新光榮 MS Em

7、ily ; 臺翰臺翰 胡平芳胡平芳 ; 臺翰臺翰 MS.史振瑞史振瑞 ; 環(huán)旭環(huán)旭MS.李青密李青密 ; 環(huán)旭環(huán)旭 歐陽杰歐陽杰 ; 環(huán)旭環(huán)旭MR 虞虞 ; 協隆桂協隆桂S ; 協隆協隆MR.黃竟升黃竟升 ; 黃黃 様様 ; 萬旭萬旭MS.吳麗敏吳麗敏 ; 凌進凌進MS 韓韓 ; 凌凌進進MR.梁梁 ; 敎敎 MR.石橋石橋 ; OKI MR. 侯永侯永平平 ; OKI 宋彥冰宋彥冰 ; 新確新確MS.蔡蔡 ; 新確新確MS.甘甘 ; 新確新確MS.劉海霞劉海霞 ; 新確新確MS.龍龍 Sent: Monday, March 06, 2006 9:12 AMSubject: 關于無電解鎳電鍍鉛

8、含有的調查關于無電解鎳電鍍鉛含有的調查! 大家早上好大家早上好! 以下是敝公司的部品調查表，調查對象為以下是敝公司的部品調查表，調查對象為DCE所有部品。所有部品。 僅含有僅含有“無電解鎳電鍍無電解鎳電鍍“的部品，請?zhí)顚懺谥虚g的表中。的部品，請?zhí)顚懺谥虚g的表中。 要求納期：要求納期：3/13前，謝謝！前，謝謝！ 東莞市長安鎮(zhèn)烏沙李屋第六大道新星工業(yè)園東莞市長安鎮(zhèn)烏沙李屋第六大道新星工業(yè)園 日華電子廠日華電子廠 購買購買1課課 楊平楊平示例郵件由客戶示例郵件由客戶ALPS發(fā)出，未注發(fā)出，未注意檢查，使所有供應商都清楚地知意檢查，使所有供應商都清楚地知道了自己的競爭對手。道了自己的競爭對手。123

9、. 3. 你不是明星你不是明星請署名請署名所有正式發(fā)出的Mail都應有署名, 即使沒有包含名字、公司、職務、電話等信息的簽名, 至少應把自已的名字寫在Mail尾部, 這樣做也體現了基本的禮貌, 發(fā)給客戶的Mail尤其應當注意134. 4. “All”All”不是人不是人請記住! Mail要發(fā)給確定的人, 盡量避免寫出“All”的稱呼以下Mail是需要“Sales”做事, 卻寫著“Dear all”明顯不妥14五五. E-Mail. E-Mail常犯的小錯誤常犯的小錯誤1. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查2. 2. 避免發(fā)送大郵件避免發(fā)送大郵件3.3.回復或轉寄時回復或轉寄時, ,

10、須重新確認主題與本文內容是否一致須重新確認主題與本文內容是否一致, ,避避免文不對題免文不對題4.4.謹慎使用全部回復功能謹慎使用全部回復功能( (理由同理由同”勿發(fā)給無關人員勿發(fā)給無關人員”)”)151. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查( (一一) )檢查收件人是否正確, 避免發(fā)錯而誤事檢查方法: 點擊“檢查姓名”按鈕161. 1. 發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查( (二二) )檢查前檢查前檢查后檢查后172. 2. 避免發(fā)送大避免發(fā)送大MailMail發(fā)Mail前先確認Mail大小是否太大(原則上超過3M的文件不宜通過Mail的形式來發(fā)送)以下例子中的Mail附件超過了5

11、0M(55,678 KB=55.678 MB), 發(fā)送時造成收件人Mail癱瘓如果附件太大, 又在公司內部發(fā)給很多人, 將會造成公司Mail Server崩潰, 從而影響全公司的正常工作183. 3. 避免文不對題避免文不對題Mail內容與主題不符或回復Mail時換了本文內容卻未改主題- Original Message - From: sue.yang To: (USI/SZ/VQA)杜月珍杜月珍 ; (USI/SZ/VQA)喬巖喬巖 Cc: USI/SZ 王仁峰王仁峰 ; (USI/SZ/BSD3)曹曉輝曹曉輝 Sent: Wednesday, March 15, 2006 9:00 AMSubject: Fw: 元件溫度調查表格式（客戶文件）元件溫度調查表格式（客戶文件） Dear 喬巖，月珍，喬巖，月珍，今天晚上要開始備料，明天要進行試產，所以客戶已經同意所有物料均可入庫，為了不影響生產，請今天晚上要開始備料，明天要進行試產，所以客戶已經同意所有物料均可入庫，為了不影響生產，請盡快入庫，另外，請作好記錄，下次來這些物料時，