合同管理制度及流程(草案)

1、第一章 總那么第一條 為了促進(jìn)公司合同管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，預(yù)防和減少經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)?中華人民共和國(guó)合同法?及有關(guān)法律、法規(guī)，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定公司?合同管理制度?以下簡(jiǎn)稱“本制度。第二條 本制度所稱的合同是指在日常經(jīng)營(yíng)管理中，公司、經(jīng)公司授權(quán)的各部門依法與其他自然人、法人、組織之間采取書面形式訂立的，為明確各方的權(quán)利義務(wù)，具有法律約束力的合同、協(xié)議、備忘錄及有關(guān)修改前述文件的文書、圖表、 等各類合同文件，以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等其他書面文件。第三條 本制度所稱的合同管理是指公司合同管理機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)上述第二條所指書面文件進(jìn)行審查、監(jiān)督、管理，包括法律咨詢、資

2、信調(diào)查、意向接觸、商務(wù)談判、合同的簽訂、履行、變更與解除及糾紛處理等過程和環(huán)節(jié)。第二章 合同的管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)第四條 公司合同管理采取分級(jí)負(fù)責(zé)和專職管理相結(jié)合的形式。合同管理的機(jī)構(gòu)和人員包括：副總經(jīng)理、合同預(yù)算部經(jīng)理、合同經(jīng)辦部門/人員、法律參謀及相關(guān)職能部門等。合同預(yù)算部是本公司各類合同的管理部門。合同體系詳附件由合同預(yù)算部建立。第五條 副總經(jīng)理、合同經(jīng)辦部門/人員、法律參謀及相關(guān)職能部門等在其職責(zé)范圍內(nèi)和公司總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)做好合同管理工作。第六條 合同管理機(jī)構(gòu)及人員的職責(zé)包括但不限于：1、 合同預(yù)算部負(fù)責(zé)組織起草公司經(jīng)濟(jì)類合同的標(biāo)準(zhǔn)文本；負(fù)責(zé)公司經(jīng)濟(jì)類合同管理包括合同審核、合同發(fā)放、合

3、同付款審核、合同變更審核、合同結(jié)算方法、監(jiān)督合同執(zhí)行等，合同由合同預(yù)算部專人管理，建立公司合同臺(tái)帳，將各合同與工程本錢費(fèi)用唯一對(duì)應(yīng)，進(jìn)行合同動(dòng)態(tài)管理。2、 法律參謀負(fù)責(zé)公司合同的日常審核管理工作，并指導(dǎo)合同預(yù)算部組織起草經(jīng)濟(jì)類合同文本。3、 財(cái)務(wù)部從財(cái)務(wù)角度審核公司經(jīng)濟(jì)類合同、監(jiān)督合同執(zhí)行、辦理合同付款。4、 合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織擬訂本部門經(jīng)辦的合同，及時(shí)提請(qǐng)有關(guān)部門人員審查其經(jīng)辦合同，并監(jiān)督、跟蹤有關(guān)合同的執(zhí)行，及時(shí)向有關(guān)部門反應(yīng)合同實(shí)際履行情況、發(fā)生的問題并提出初步解決問題的建議。必要時(shí)向有關(guān)部門做合同交底。保管其經(jīng)辦的合同文本資料及與履行、變更、解除該合同有關(guān)的資料包括信函、電報(bào)、 記錄

4、、視聽資料、會(huì)議談判簽名筆錄等，并及時(shí)在所在部門歸檔存查。第七條 凡公司合同的簽訂、變更、撤銷、解除都應(yīng)該經(jīng)公司法律參謀審查并履行必要的會(huì)審程序，按管理權(quán)限進(jìn)行審批。 第三章 合同的簽署、履行及反應(yīng)第八條 簽訂合同，必須遵守國(guó)家法律、法規(guī)，堅(jiān)持“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、老實(shí)信用的原那么，依法維護(hù)本公司的利益。第九條 凡進(jìn)行經(jīng)濟(jì)協(xié)作類活動(dòng)都必須簽訂書面合同，并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同文本，使雙方在履行中都有合法依據(jù)。重大合同除書面簽訂外，視具體情況進(jìn)行法律公證或鑒定。第十條 當(dāng)事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書、圖表、 等是合同的組成局部。第十一條 簽訂合同必須符合以下程序：1、前期調(diào)查。

5、簽約人在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。包括：對(duì)方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營(yíng)權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對(duì)方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟(jì)效益，又要考慮對(duì)方的條件和實(shí)際能力，防止上當(dāng)受騙，防止簽訂無(wú)效經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。2、前期談判工作。合同的前期談判工作由該合同的主辦部門和合同承辦人員負(fù)責(zé)，公司法律參謀可酌情參與談判工作，重大合同可由公司分管副總經(jīng)理主持談判，并可根據(jù)實(shí)際情況聘請(qǐng)相關(guān)中介機(jī)構(gòu)參與對(duì)簽約對(duì)象的資信調(diào)查及評(píng)估工作。3、草擬合同文本。由合同承辦人員將草擬合同文本經(jīng)所在部門初審后轉(zhuǎn)送相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。公司的工程

6、部、預(yù)算部、總工辦、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理或授權(quán)人、法律參謀是公司一切對(duì)外合同的必經(jīng)會(huì)審部門/人員，公司專業(yè)部門根據(jù)需要參與相關(guān)合同的會(huì)審工作。會(huì)審后報(bào)公司分管副總經(jīng)理審批后報(bào)總經(jīng)理審定。合同主辦部門和承辦人員應(yīng)按照公司制訂規(guī)定履行合同會(huì)審程序會(huì)審表詳附件。4、 簽署合同。合同審批通過后，由合同主辦部門負(fù)責(zé)組織與乙方簽訂正式合同，并報(bào)合同預(yù)算部。其中由工程部執(zhí)行的合同，還需要由合同主辦部門組織向工程部進(jìn)行合同交底。第十二條 對(duì)特別重大或有爭(zhēng)議的合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并指定有關(guān)部門對(duì)該合同進(jìn)行合理性和效益性審查。第十三條 合同需要公證、簽證的，經(jīng)審查后，由公司法律參謀安排向法定機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理。第十四條

7、經(jīng)濟(jì)合同依法成立，即具有法律約束力，必須嚴(yán)格遵守，全面履行經(jīng)濟(jì)合同規(guī)定的條款，未經(jīng)合法程序，任何人不得擅自變更或解除。第十五條 合同依法簽訂生效后，公司有關(guān)部門、人員根據(jù)本制度的規(guī)定及時(shí)檢查跟蹤了解履行情況。發(fā)生問題應(yīng)及時(shí)提出解決方案，并快速處理。第十六條 合同經(jīng)辦部門應(yīng)根據(jù)合同履行的具體情況建立合同預(yù)警機(jī)制，將合同劃分為履行完畢；正常履行；橙色預(yù)警；紅色預(yù)警等四類進(jìn)行管理。其中，履行完畢類合同指該合同已如約履行完畢，合同各方無(wú)爭(zhēng)議；正常履行類合同指該合同簽署后處于如約履行狀態(tài)；橙色預(yù)警類合同指該合同履行中合同各方已存在爭(zhēng)議，或合同已存在違約情形；紅色預(yù)警類合同指該合同履行中已出現(xiàn)嚴(yán)重違約，或

8、雙方存在較為嚴(yán)重的爭(zhēng)議，可能需通過法律途徑解決爭(zhēng)議。第十七條 合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應(yīng)注意：涉及工期、造價(jià)、質(zhì)量的決定應(yīng)以書面形式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來(lái)函件的，如以公司名義發(fā)出時(shí)，應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對(duì)方工作人員簽收并保存發(fā)出的憑證，如對(duì)方拒收應(yīng)立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時(shí)在備注中寫明函件的簡(jiǎn)要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報(bào)合同管理員存檔；如接收對(duì)方文件時(shí)，那么應(yīng)為文本原件并有對(duì)方的簽字蓋章確認(rèn)。第十八條 在合同執(zhí)行過程中，合同預(yù)算部應(yīng)及時(shí)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查、并定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析。第四章 合同的變更和解除第十九條 合同變更、轉(zhuǎn)讓及解除必須采用書面形

9、式，區(qū)分不同情況按以下規(guī)定審批。變更合同范圍和付款條件、轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)、解除合同的，應(yīng)采用補(bǔ)充合同的形式，按合同起草和審批的相關(guān)規(guī)定審批。工程類合同可采用設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證方式進(jìn)行合同變更，按?設(shè)計(jì)變更管理流程?或?工程簽證管理流程?的規(guī)定執(zhí)行。合同變更、轉(zhuǎn)讓或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在10日內(nèi)完成修改、存檔和通知，方式和范圍同合同存檔、備案的相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)對(duì)原合同文本進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以免錯(cuò)誤地執(zhí)行原合同。第五章 合同的付款第二十條 根據(jù)合同條款具備付款條件后，由合同執(zhí)行部門根據(jù)公司?付款管理流程?提出付款申請(qǐng)并辦理相關(guān)手續(xù)。第六章 合同的歸檔及借閱第二十一條 合同預(yù)算部負(fù)責(zé)公司所有合同的歸檔管理。公

10、司所有對(duì)外簽署的合同均應(yīng)至少在合同預(yù)算部存檔原件一份含合同附件，同時(shí)該合同所有會(huì)簽審查的會(huì)簽審批單及各部門修改意見的原件也應(yīng)同時(shí)在合同預(yù)算部存檔。合同經(jīng)辦部門簽完合同后，應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)地將合同原件交至合同預(yù)算部。由合同預(yù)算部統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)財(cái)務(wù)部，工程部如需合同由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)將商務(wù)局部或相關(guān)局部復(fù)印交工程部。有關(guān)合同的保密管理，按公司的規(guī)定執(zhí)行。如法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同必須呈報(bào)上級(jí)主管部門見證，批準(zhǔn)或報(bào)工商管理部門鑒定，公證處公證，招投標(biāo)等，相關(guān)人員必須在合同預(yù)算部辦理有關(guān)手續(xù)。對(duì)于履行完畢類合同正常歸檔備查；對(duì)于正常履行類合同將合同的主要內(nèi)容建立電子信息檔案，以便隨時(shí)查閱并監(jiān)控合同的履約

11、；對(duì)于橙色預(yù)警類合同應(yīng)加強(qiáng)防范，可根據(jù)情況邀請(qǐng)公司法律參謀參與采取預(yù)防措施；對(duì)于紅色預(yù)警類合同應(yīng)由法律參謀參與處理，并積極搜集證據(jù)防范可能產(chǎn)生的法律糾紛。第七章 合同的違約及糾紛處理第二十二條 合同簽訂后進(jìn)入執(zhí)行階段，各職能部門經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或企業(yè)自身可能無(wú)法履行或延遲履行合同的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。第二十三條 針對(duì)合同對(duì)方違約的情形，可采取以下措施處理。1要求合同對(duì)方繼續(xù)履行合同。繼續(xù)履行合同是違約對(duì)方必須承當(dāng)?shù)姆闪x務(wù)，也是本企業(yè)享有的法定權(quán)利。不管違約對(duì)方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的可能性，本企業(yè)就有權(quán)要求違約對(duì)方

12、繼續(xù)履行原合同約定的義務(wù)。2要求合同對(duì)方支付違約金。合同對(duì)方違約的，本企業(yè)可按照合同約定要求違約對(duì)方支付違約金。3要求定金擔(dān)保。合同對(duì)方違約，本企業(yè)可按照合同約定及?中華人民共和國(guó)擔(dān)保法?向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛?quán)的擔(dān)保。違約對(duì)方履行債務(wù)后，可將定金抵作價(jià)款或者收回，違約對(duì)方不履行約定債務(wù)的，無(wú)權(quán)要求返還定金。4要求賠償損失。合同對(duì)方因不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，給本企業(yè)造成損失的，本企業(yè)有權(quán)提出索賠，具體賠償金額可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會(huì)同法律參謀與合同對(duì)方協(xié)商確定。第5條 企業(yè)自身違約的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員應(yīng)與合同對(duì)方協(xié)商解決方法，將解決方法以書面形式上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任、履

13、行有關(guān)義務(wù)。第二十四條 合同糾紛處理：1、合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與合同對(duì)方協(xié)商談判，并及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。2、經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，雙方簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。3、合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，應(yīng)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。4、企業(yè)法律參謀會(huì)同相關(guān)部門研究仲裁或訴訟方案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。5、糾紛處理過程中，企業(yè)任何部門或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)，不得向合同對(duì)方做出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。第八章 附那么第二十五條 公司合同專用章由專人管理，在加蓋合同專用印章前檢查合同流轉(zhuǎn)程序是否完備，以催促合同流程程序的落實(shí)，并防控法律風(fēng)險(xiǎn)。第二

14、十六條 除公司授權(quán)的人員外，其他人員無(wú)權(quán)代表本企業(yè)對(duì)外簽訂各類合同。第二十七條 本制度不適用于商品房買賣合同的簽訂與管理。第二十八條 本制度由公司董事會(huì)修訂并解釋。第二十九條 本制度自董事會(huì)通過之日起生效，自2021年 月 日起執(zhí)行。附件：合同管理流程、工程合同交底表、合同會(huì)審表、合同體系2021年2月1日 合同管理流程圖合同終止合同管理流程注：加急合同各經(jīng)辦部門須注明合同 談判合同審核合同簽訂履行監(jiān)控合同付款合同變更或解除知識(shí)管理文件總經(jīng)理副總財(cái)務(wù)管理部合同預(yù)算部相關(guān)部門合同經(jīng)辦部門時(shí)限合同談判合同草擬標(biāo)準(zhǔn)合同文本審核審核審核審核審批YYYY合同會(huì)簽N簽訂合同Y合同編號(hào)、簽章、歸檔及發(fā)放合同交底及備案合同存檔合同履行監(jiān)控合同履行監(jiān)控合同履行監(jiān)控合同付款審核審批審核審核審核YYYYNN合同付款YY合同變更或解除草擬審核審核審核審核審批簽訂變更或解除合同合同編號(hào)、簽章、歸檔及發(fā)放合同存檔合同備案合同變更或解除會(huì)簽YYYYYN合同履行完畢合同結(jié)算確認(rèn)合同付款完畢標(biāo)準(zhǔn)合同文本合同會(huì)簽單工程合同交底表7天7天2天10天7天提出采購(gòu)物資工程或?qū)嵤┑墓こ坦こ毯贤瑫?huì)簽單參與合同談判工程合同交底表交底時(shí)間： 交底方式： 編號(hào)： 合同名稱合同編號(hào)關(guān)聯(lián)各方單位名稱現(xiàn)場(chǎng)代表聯(lián)系方式主要職責(zé)甲方乙方丙方其他關(guān)聯(lián)方施工范圍技術(shù)要點(diǎn)產(chǎn)品介紹特