中小企業(yè)檔案管理制度

1、檔案管理制度第一章 總則一、為對本公司各類檔案進行系統(tǒng)、 科學、規(guī)范、 有序的管理， 使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營管理服務，特制定本制度。二、本制度規(guī)定了檔案的形成、歸檔、整理、利用、更改、復制、保密等工作，適用于本公司的檔案管理。三、 本制度所稱的檔案， 是指本公司在經(jīng)營管理過程中形成和收集的具有保存價值的各類文件、公司有關的各種文字記錄、圖紙、電子文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關實物。第二章 檔案分類及編號一、公司檔案依據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 ，以公司全部檔案為對象，結合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其形成特點進行分類。二、檔案的類別共分為七個大類, 即：公司運

2、營類、經(jīng)營管理類、人事行政類、會計檔案類、研究開發(fā)類、儀器設備類、工程建設。三、檔案分類應用于對本公司檔案的進行整理、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。四、檔案分類（見附表）第三章 管理責權一、公司辦公室 （總經(jīng)辦）為公司檔案的管理部門，負責公司級檔案的管理，并指導公司各部門檔案管理工作的開展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負責部門檔案的歸檔工作。二、公司所有檔案統(tǒng)一放置公司檔案室，由專人管理。三、辦公室指定專門或兼職人員（檔案管理員）負責公司檔案管理。四、檔案管理職責：1 、做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，注意防止出現(xiàn)失密、失盜和失火事故。2 、加強對檔案柜的管理，杜絕潮濕、

3、霉變和蟲蛀等，以確保檔案資料的完好無損。3 、檔案管理員應即時對檔案進行電子歸檔，實現(xiàn)檔案的電子信息化管理。4 、檔案管理員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或私自銷毀。第四章 檔案建檔及保管一、文件歸檔1 、 各部門在各項生產(chǎn)、 經(jīng)營活動中形成的， 已辦理完畢，具有保存價值的文件材料（包括照 片、錄音、錄像、廣告帶、電腦軟件等） 。2 、文件材料歸檔的基本要求：文件材料齊全、完整、清晰。3 、歸檔方式1） 可區(qū)分年度的，按年度為單位，依據(jù)屬類，把文件資料進行裝訂歸檔；2） 跨年度的或不能明確區(qū)分年度的文件材料，用卷宗裝存建檔，各卷宗按序號標識；

4、4 、 歸檔時間：1） 產(chǎn)品開發(fā)、 基建工程、 有關技術項目， 在任務完成之后要將歸檔文件材料及時交辦公 室歸檔。屬重要的批文、合同、圖紙應及時將原件歸檔。2） 每年第一第季度未為上一年公司文件資料歸檔時間。 各部門均應指定本部門的兼職檔 案員做好歸檔收策、移交工作，送公司辦公室統(tǒng)一歸檔。3） 本公司的基建完工驗收；產(chǎn)品研制、定型、鑒定；新購置的設備、儀器驗收等的資料及時跟蹤歸檔。4） 各課室移交的檔案必須是原件。 無原件的請附注原件的去處二、 電子檔案的保管1 、 檔案管理員要嚴格執(zhí)行公司電子檔案的訪問權限， 確定有關密碼， 任何人不得將用戶名和 密碼告知他人。2 、屬部門保管的電子檔案由檔

5、案管理員根據(jù)公司保密制度進行嚴格管理。3 、嚴防病毒，檔案管理員負責每周至少對電腦進行一次殺毒， 任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應立即殺毒，并立即通知檔案管理員以及其他員工對個人電腦進行殺毒。4 、 檔案管理員對 “檔案管理庫”中的文檔進行每周定期備份。5 、 權限范圍以內(nèi)的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權限密碼進行查閱，權限范圍以外 的，需由相關部門經(jīng)理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。6 、檔案管理員應隨時對歸檔電子件進行更新、整理，添加索引、目錄。7 、歸檔的電子文件每季度刻制一次光盤，并妥善標示保存。三、非電子檔案的保管1 、 公司在工作中形成的各種有保存價值的文件、 材料或記載了公

6、司信息資源的其它載體必須 按年度分別由保管人進行分類、有序的管理、立卷、歸檔。2 、 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的完整性(公文上的各種附件一律不準抽離) ， 工作完成后及時交檔案管理員歸檔。3 、 各部門存檔的文件/ 資料應填寫資料交付登記表 ， 交付人簽字確認后， 檔案管理員對資料進行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統(tǒng)、準確、科學、檢索方便，并將有關資料目錄及檢索代碼輸入電腦。4 、 各部門人員參加各種會議帶回的文件和有關社會職能部門發(fā)文取回的文件， 均不得自行保 管、銷毀，應及時移交給檔案管理員統(tǒng)一管理。四、檔案室管理1 、檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。2 、檔

7、案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3 、 庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100 勒克期。4 、 避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5 、 庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施， 及時做好溫濕度記錄， 溫度應控制在 14 度 24 度，相對濕度控制在4560%。6 、庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。7 、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。8 、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9 、對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時

8、報告并采取措施予以處理。10 、 每年 9 月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查， 掌握檔案管理情況， 為科學管理積累資 料。五、檔案的保密1 、 檔案保密分為：絕密、秘密、一般1) 絕密：科技成果、產(chǎn)品工藝關鍵配方、股東會會議記錄。2) 機密：公司重要會議記錄、客戶檔案、商務合同等重要文件。3) 一般：非保密性的文件。2 、 檔案保密要求1) 凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。2) 非檔案管理人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。3) 全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)， 只允許在閱檔

9、室查閱，不得帶出或復制， 確屬需要者須辦理相關手續(xù)。5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處。 第五章檔案利用一、檔案借閱1、公司管理人員含技術人員因工作需要，可查閱與工作有關的檔案。因工作需要查閱其他部門檔案的，必須經(jīng)辦公室主任同意，方可查閱。2、屬工藝處方等絕密檔案的查閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，方可查閱。3、查閱檔案應辦理借閱手續(xù)，一般隨查隨還。如需借出的，應經(jīng)檔案員同意方可借出，借出時間為3 5天。4、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁

10、、抽取、拆散或 損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。5、外單位需閱本公司檔案的，應持有單位介紹信，并給公司總經(jīng)理批準，方可借閱。6、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。第六章檔案鑒定、銷毀一、檔案鑒定1、根據(jù)檔案法，結合公司生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計 檔案見會計檔案保存期限表。2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確， 不完整，應及時責成有關部

11、門修改、補充。二、檔案銷毀1、銷毀檔案必須嚴格掌握， 慎重從事。銷毀前要造具清冊、 提出銷毀報告、會同總工辦核查、 總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。2、檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。第七章檔案分類標識一、企業(yè)檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序（字母 I、Z、。易于1、2、0數(shù)字混淆不予使用）標識目錄大類名稱（一級）；采用1位阿拉伯數(shù)字標識項目分類（二級）；采用1位阿拉 伯數(shù)字和英文字母標（標識順序為：1、29、A、BZ）識內(nèi)容分類（三級）二、檔案實體排架和編號要反映八個個基本大類，從實際出發(fā)，做到科學合理，經(jīng)濟

12、實用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。名稱：出庫單年份：2010卷號：B63-2010-01三、檔案的具體排架、分類及編號按附表執(zhí)行。四、檔案案卷要有封面、目錄頁。封面樣式見右圖第八章本管理制度如有未盡事宜，可由辦公室另行修改、補充規(guī)定。第九章 本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定后施行，修改時亦同。第十章本管理制度的最終解釋權由辦公室。封面樣式圖附表:一、企業(yè)經(jīng)營類目錄 分類二級 項目分類三級內(nèi)容分類檔案分類編號公 司 運 營 類AA1公司股東A11公司設立公文；A12公司章程；A13股東會會 議資料；A14董事會會議資料；A15股東資料；A19 其他它文件A 112010 01,"":

13、共乒:也勺:年代號A2運營資質(zhì)A21營業(yè)執(zhí)照；A22組織代碼證；A23稅務登記證；A24進出口經(jīng)營權證；A25海關/商檢資質(zhì)證；A29 其他證A3戰(zhàn)略運營A31戰(zhàn)略規(guī)劃（目標）A32戰(zhàn)略合同/協(xié)議A33顧 問合同（法律、財務、技術、管理）?; 工頁目分類A4政府機關 和事業(yè)單 位批文、通 知、證書獎 牌A41批文/通知；A42證書；A43扁牌:目錄#年1-1，卜刀人A5知識產(chǎn)權A51商標申請；A52商標證書；A53商標對外授；A54 "叱；A55專利證書；A56專利對外授權；A57專利年費；A58商標專利維權A6公司文化A61公司介紹；A62公司大事記載；A63公司理念 精神、行為準

14、則、經(jīng)營管理類目錄 分類二級 項目分類三級內(nèi)容分類檔案編號經(jīng) 營 管 理 類BB1商務合同/ 協(xié)議B11銷售類；B12米購類（米購主合同、質(zhì)保協(xié)議、 環(huán)保協(xié)議）；B13委外加工類；B14財務類（借款、 租賃）；B15技術開發(fā)協(xié)議；B16物流運輸類B 1 12010 01年代號；?內(nèi)容分類；項目分類'目錄分類B2企業(yè)經(jīng)營B21中長期經(jīng)營目標/計劃；B22年度經(jīng)營目標/計 劃；B23經(jīng)營分析報表；B24經(jīng)營總結報告；B25 經(jīng)營會議記錄B3信息管理B31網(wǎng)站、郵箱；B32企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)軟件；B33網(wǎng)絡會員資料B4采購管理B41供應商基礎檔案；B42供應商考核檔案；B43報價單；B44訂單；B

15、45對帳單；B46不良退貨單據(jù)；B47送貨單據(jù)；B48來料送檢B5銷售管理B51客戶檔案（含授權資料）；B52客戶訂單（含評審記錄）；B53營銷廣告；B54市場分析；B55 客戶滿意度調(diào)查；B56客戶使用意見/報告；B57產(chǎn)品定價；B58會議記錄；B6物流管理B61物流供應商資料；B62入庫單；B63出庫單； B64盤點報表；B65庫存臺帳；B66領料單據(jù)；B67 借料單據(jù)；B7品質(zhì)管理B71證書（質(zhì)量體系、產(chǎn)品檢測、型試試驗等）；B72質(zhì)量體系；B73政府監(jiān)督；B74客戶審查；B75 檢驗基準書；B76制程檢驗記錄；B77出貨檢驗記 錄；B78來料檢驗記錄；B79客戶投拆對策；B7A 品質(zhì)異

16、常處理記錄；B7B產(chǎn)品試驗報告；B7c會議 記錄B8生產(chǎn)管理B81生產(chǎn)計劃表；B82產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會議記錄； B83 物料需求計劃；B84制造通知單；B85領料單；B86 老化記錄表；B87生產(chǎn)日報表；B88儀器設備點檢表；三、行政人事類目錄 分類二級 項目分類三級內(nèi)容分類檔案編號C1規(guī)章制度C11人事行政制度；C12財務制度；C13銷售制度；行C2C21員工檔案（證件、面試、聘用、合同、調(diào)動、調(diào)薪等）；C22公告通知；C23薪資福利發(fā)放；C24C 11201001n政人力資源人力配置計劃及需求申請；C26招聘記錄；C27出:j卷號人勤記錄；C28工傷記錄；C29簽呈/聯(lián)絡單:j年代號事C3C31

17、培訓計戈ij及需求申請；C32培訓教材；C33培:g; 內(nèi)容分類：T工而曰仆永類訓記錄及考核；C34資格證書；C35培訓合同/協(xié)教育培訓i . 日錄分率C議；C4行政管理C31行政類合同協(xié)議；C32辦公類資產(chǎn)購置（報價、 合同等）；C33辦公類資產(chǎn)維修、保養(yǎng)和報廢記錄；C34建筑物維彳記錄；C35辦公用品出入庫記錄；四、財務會計類目錄 分類二級 項目分類三級內(nèi)容分類檔案編號行 政 人 事 類DD1原始單據(jù)D11憑證；D12發(fā)票；D13銀行支票；D14收據(jù)；D15簽收表；D16客戶開祟資料；D17出入庫憑證；D18部門提交報表；D19簽呈D 1 1201001 *11H"«&

18、quot;B1M4 工豆D2審計報告D21財務審計；D22稅務審計；D23專項審計；D24銀行審計: j 年代；1二 .:，倉勺號內(nèi)容分類D3對外報表D31銀行；D32稅務；D33統(tǒng)計報表（科技局、經(jīng) 發(fā)局、發(fā)改委等）項目分類 目錄分類D4分析報表D41經(jīng)營報表五、研究開發(fā)類目錄 分類二級 項目分類三級內(nèi)容分類檔案編號E1E11技術研究；E12材料研究；E13工藝研究；E14基礎研究結構研究E 11201001E2E21國家級項目（立項、可行性分析、試驗、總結;1二 ;-k 倉勺立項年號鑒定、成果申報、推廣應用）；E22省級項目；E23.4肉交益¥科技項目市級項目；E24區(qū)級項目:項目分類E3?目錄分類研科技成果E31成果查新；E32成果鑒定究 開E41開發(fā)資料；E42產(chǎn)品BOM表；E43設計圖；E 11 Q90 01A發(fā)E44 PCBLAYOUT E45研發(fā)試驗報告； E46生產(chǎn)工:卷 P藝流程圖；E47作業(yè)指導書；E48工程圖紙；E49M產(chǎn)品型號類檢查基準書:內(nèi)容分類EE4開發(fā)資料包括：項目立項資料、項目設計方案書、：:項目分類E產(chǎn)品開發(fā)項目開發(fā)周期評估表、 項目可行性評估報告、DVP"目錄分類實驗、評審會議記錄、DFMEA、控制計劃、PFMEA、供應商部品承認書、PPK管制圖、量產(chǎn)移交一覽表、樣件檢驗報告、APQP及PPAP資料提