辦公郵件使用禮儀規(guī)范

1、辦公郵件使用禮儀規(guī)范電子郵件是我們?nèi)粘＾k公不可或缺的交流方式， 如何規(guī)范地使用郵件，了解 郵件使用的禮儀，對有效溝通、提高工作效率、營造文明的辦公環(huán)境，有著重要 的作用。1 .決定郵件的目的和內(nèi)容發(fā)郵件前，需要考慮內(nèi)容是否適宜用郵件發(fā)送。1.1 郵件適用范圍：(1)正式工作報告；(2)部門之間事務往來；(3)通知；(4)知識推薦和信息傳遞；(5)沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容；(6)難以簡單用口頭表達說明清楚的其他事項。1.2 不適用內(nèi)容：(1)要求立即回應的緊急事務；(2)有不同觀點的人需要參與討論的內(nèi)容；(3)不方便使用郵件呈現(xiàn)的其他內(nèi)容，如：動畫、音頻、視頻等。2 .郵件寫作2.1 收件

2、對象2.1.1 人/TO:要受理這封郵件所涉及的主要問題， 理應對郵件予以回復 響應；2.1.2 人/CC:只是需要知道郵件所說明事情，沒有義務予以響應，有建議時可回復;2.1.3 人/BCC:收信人不知道的收件對象。2.1.4 收件對象排列順序收信人的排列需遵循一定的順序規(guī)則：(1)按部門排列；(2)按職等職級從高到低排列。2.1.5 注意事項只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人資源。2.2 標題/主題(1)引起收件人的注意；(2)告知郵件的主要內(nèi)容；(3)讓收件對象知其所以然。2.2.1注意事項(1)空白標題是最失禮的，如果在未寫明標題的情況下誤發(fā)郵件，請追加 一封郵件表示歉意；(2)標

3、題宜短不宜長；(3)對外郵件標題應寫明出處，例如：“來自豐誠公司XXX的郵件”；(4)標題要能真實反映郵件的內(nèi)容和重要性；(5) 一封郵件盡可能只針對一個主題；(6)可適當使用大寫字母、字符(如“！ ”)來突出標題，引起收件對象 的汪忠；(7)不可出現(xiàn)錯別字和語句不通順的地方。2.3稱呼和問候2 / 5郵件開頭要稱呼收件人，開頭結(jié)尾最好有問候語2.3.1 稱呼(1)稱呼是頂格第一行書寫；(2)同級、下級用親切的稱呼，昵稱等均可；(3)多人、群體用統(tǒng)稱，如各位、大家、 Dear All等均可；(4)上級用尊稱(頭銜、性別)，如 X總、Y經(jīng)理、Z女士等均可。2.3.2 問候語(1)開頭問候語，換行

4、空兩格書寫；(2)非常正式的郵件，可用問候語“您好！”、“大家好！”等。2.4正文(1) 一般使用默認字體；(2)若收件對象不認識您，應先表明身份。可以是代表的企業(yè)名或您的姓 名，具體身份根據(jù)郵件的目的而采用；(3)正文應簡明扼要，多用簡單詞匯和短句；(4)清晰列出觀點或事項：1, 2, 3；(5)合理提示重要信息，可以是加粗或者標紅色，但盡量保證頁面簡潔， 不影響查閱；(6)如有附件，應在正文中提示。如附件是特殊格式，應說明打開方式。2.5結(jié)尾(1)明確表明發(fā)件人的身份；(2)有些正式郵件(如信件、感謝函、邀請函)需落款：包括企業(yè)名(以 個人名義發(fā)送時可省略)、發(fā)件人職位姓名(代表企業(yè)身份時

5、可省略)、時間;(3)如無需落款，我司統(tǒng)一采用個人簽名檔。(1)請使用市場部提供的統(tǒng)一版本；(2)對內(nèi)郵件需添加簽名檔；(3)對外郵件已有落款時，無需添加簽名檔，否則一律使用統(tǒng)一的簽名檔。2.7附件(1)附件命名應能概括附件內(nèi)容；(2)附件數(shù)目不宜超過4個，超過4個應打包壓縮；(3)如附件過大，可壓縮或轉(zhuǎn)成 PDFB式，或發(fā)送稍小的圖表或圖片。3 .郵件的發(fā)送3.1 發(fā)送前的檢查(1)檢查主題欄是否書寫，有無錯別字，標題能否概括郵件內(nèi)容；(2)收件人郵箱是否正確，收件人有無遺漏，收件人的順序是否正確；(3)檢查正文，是否有錯別字或語句不通順；(4)檢查是否附上正確的附件。3.2 發(fā)送時間較緊急的郵件請勿在臨下班前或者休息時間發(fā)送。若必須發(fā)送，可致電提醒收件人查收。4 .郵件的回復(1)回復郵件時，可根據(jù)回復內(nèi)容適當修改標題，請勿“ RE RE RE” 一大串；(2)回復郵件時，應刪除附件，避免占用太多資源；(3)避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復發(fā)