通識(shí)課現(xiàn)代辦公自動(dòng)化實(shí)務(wù)5(office應(yīng)用案例)

1、2021/4/21第五章第五章 Microsoft Office軟件軟件應(yīng)用案例應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/221、論文的排版Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/231、論文的排版（1）調(diào)整段落，設(shè)定文字間距，設(shè)定字體當(dāng)論文主體內(nèi)容撰寫(xiě)完畢便要按照格式標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行排版，方能答辯和存檔。排版的首先第一步就是段落調(diào)整和間距設(shè)定，目的是首先設(shè)定整體大概版式，然后再進(jìn)行局部細(xì)節(jié)調(diào)整，如果反之則無(wú)法進(jìn)行，費(fèi)時(shí)

2、費(fèi)力。段落調(diào)整和間距設(shè)定的主要內(nèi)容是段落的“對(duì)齊”、“縮進(jìn)”、“段行間距”、“換行及分頁(yè)”調(diào)整等。整體調(diào)整完畢以后，再進(jìn)行字體設(shè)定，同樣先進(jìn)行全局設(shè)定，再進(jìn)行局部細(xì)節(jié)設(shè)定。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/241、論文的排版（2）定義多級(jí)標(biāo)題定義多級(jí)標(biāo)題的目的突出顯示文章各級(jí)標(biāo)題，給閱讀帶來(lái)方便；自動(dòng)生成文檔結(jié)構(gòu)圖，可以了解文章概況以及快速定位可生成動(dòng)態(tài)的文檔目錄，并且以超文本方式與目錄準(zhǔn)確鏈接Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案

3、例2021/4/251、論文的排版（3）添加頁(yè)眉主題，分節(jié)不同，奇偶不同頁(yè)眉的作用一般是標(biāo)識(shí)章節(jié)內(nèi)容、文章名稱、出處或載體名稱。奇偶不同：對(duì)于多個(gè)章節(jié)的長(zhǎng)篇文獻(xiàn)，往往會(huì)正反面印刷并裝訂，內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袑W(xué)術(shù)論文在排版時(shí)尤其要細(xì)致和準(zhǔn)確，在這種文獻(xiàn)中，左邊頁(yè)面（一般是偶數(shù)頁(yè)）頁(yè)眉顯示文獻(xiàn)題目并且左對(duì)齊，右邊頁(yè)面（一般是奇數(shù)頁(yè)）頁(yè)眉顯示章節(jié)標(biāo)題且右對(duì)齊。頁(yè)眉編制流程：先統(tǒng)一設(shè)定偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，然后需要對(duì)文章進(jìn)行分節(jié)處理，然后再添加奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉。在分節(jié)后頁(yè)眉需要設(shè)定是否續(xù)前節(jié)。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/261

4、、論文的排版（4）添加頁(yè)碼，分節(jié)不同一般情況下，頁(yè)碼處于頁(yè)腳位置即頁(yè)面底端，頁(yè)碼分節(jié)處理與頁(yè)眉的處理方式類似。編排流程：文章分節(jié)-添加頁(yè)碼-設(shè)定頁(yè)碼位置、格式、起始頁(yè)碼、是否續(xù)前節(jié)（鏈接到前一條頁(yè)眉）等。已添加的頁(yè)碼可以通過(guò)類似“設(shè)置頁(yè)碼格式”的功能修改 。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/271、論文的排版（5）生成目錄Word可以根據(jù)已定義的多級(jí)標(biāo)題自動(dòng)生成目錄，所生成的目錄以超鏈接的方式指向相應(yīng)頁(yè)面相應(yīng)位置，可以通過(guò)在目錄上按住Ctrl鍵點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵的方式實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)。如果文檔中的章節(jié)標(biāo)題、頁(yè)碼發(fā)

5、生了變化，則只需要更新已經(jīng)生成的目錄，不用重新生成目錄。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/281、論文的排版（6）局部編輯排版大體完成后，根據(jù)文章格式規(guī)范性的要求，對(duì)標(biāo)題、引用、圖表、標(biāo)注、參考文獻(xiàn)等內(nèi)容還需要做關(guān)于字體、字號(hào)、間距、位置等方面的細(xì)節(jié)修改。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/291、論文的排版（7）打印文檔排版完成后，需要打印并裝訂成冊(cè)，標(biāo)準(zhǔn)打印紙50頁(yè)以內(nèi)可以打印單面，50頁(yè)以上的文檔則須雙面打印

6、。普通打印機(jī)無(wú)法直接進(jìn)行雙面打印，雙面打印一般都分奇偶頁(yè)先后打印，打印完一面后再反面打印。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/2102、郵件合并Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/211在日常的辦公過(guò)程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封、通知。面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道要一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？能保證過(guò)程中不出錯(cuò)嗎？ Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Micro

7、soft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/2122、郵件合并主要用途：批量打印統(tǒng)一格式，不同數(shù)據(jù)的類似于報(bào)表的文檔，這些文檔可以是：信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來(lái)。 信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變。 請(qǐng)柬：同上2。 工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。 Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/2132、郵件合并個(gè)人簡(jiǎn)歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁(yè)，對(duì)應(yīng)不同信息。 學(xué)生成績(jī)單：從電子表格成績(jī)中取出個(gè)人信息，并設(shè)置評(píng)

8、語(yǔ)字段，編寫(xiě)不同評(píng)語(yǔ)。 各類獲獎(jiǎng)證書(shū)：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱和等資，在WORD中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書(shū)。 準(zhǔn)考證、明信片、座號(hào)牌等個(gè)人報(bào)表。 Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/214郵件合并可以完成的任務(wù)特點(diǎn)： 一是我們需要制作的數(shù)量比較大； 二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。 含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表：它由字段列

9、和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲(chǔ)的信息，每條記錄行存儲(chǔ)著一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/215實(shí)現(xiàn)郵件合并的必要條件：一個(gè)Word主文檔，用來(lái)規(guī)范套打格式樣式一個(gè)數(shù)據(jù)表，必須是不包含空記錄的標(biāo)準(zhǔn)二維表，用來(lái)提供套打特定數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表可以是本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)庫(kù)表文件如Access的mdb數(shù)據(jù)庫(kù)，以及Excel、Outlook聯(lián)系人甚至是word表格。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/216郵

10、件合并步驟：（1）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源這個(gè)數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。只要能夠被SQL語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。郵件合并就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/217郵件合并步驟：（2）準(zhǔn)備主文件（模板文件）模板文件就是即將輸出的界面模板即準(zhǔn)備好內(nèi)容并排好版式的Word文檔。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/218郵件合并步

11、驟：（3）合并郵件打開(kāi)模板文件xxxxx.doc，從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件” “顯示郵件合并工具欄”，完畢之后工具欄上會(huì)多出一欄，就是郵件合并工具欄。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/219郵件合并步驟：（3）合并郵件首先設(shè)置數(shù)據(jù)源 點(diǎn)擊郵件合并工具欄上“設(shè)置數(shù)據(jù)源”的按鈕，選擇之前已經(jīng)準(zhǔn)備好的“xxxxx.xls”文件，單擊打開(kāi)。注意，此處也可以定義數(shù)據(jù)源Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/220選取

12、數(shù)據(jù)源對(duì)話框，在這里可以定義數(shù)據(jù)源和直接錄入制作聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以選擇已經(jīng)制作好的數(shù)據(jù)文件。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/221選擇“+連接到新數(shù)據(jù)源”后，可直接編輯聯(lián)系人信息，然后保存為Access的mdb數(shù)據(jù)庫(kù)文件。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/222外部的數(shù)據(jù)文件載入后還可以進(jìn)行編輯Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例20

13、21/4/223在編輯聯(lián)系人列表時(shí)，可以進(jìn)行篩選Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/224在主文檔相應(yīng)位置插入數(shù)據(jù)域 將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的位置點(diǎn)擊郵件合并工具欄上“插入域”的按鈕 選擇需要插入文檔的某字段重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他數(shù)據(jù)查看擬合并的數(shù)據(jù)單擊郵件合并工具欄上的查看合并數(shù)據(jù)按鈕，切換顯示狀態(tài)Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/225郵件合并步驟：（4）完成合并到此，郵件合并的前期工作就基本結(jié)束，打印

14、文檔有兩種方式：選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄），輸出信息并生成到一個(gè)新的Doc格式的文檔里面，然后打印該新文檔選擇合并到打印機(jī)（適用于成百上千條記錄），不生成Doc文檔，而是直接輸出到打印機(jī)打印。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/226如果文檔不需要打印，僅發(fā)送電子郵件，則在“選擇文檔類型”區(qū)選中“電子郵件”單選框就可以了，其它操作完全一致。不過(guò)有兩點(diǎn)要注意：一是數(shù)據(jù)源表格中必須包含“電子信箱”字段，二是打開(kāi)“合并（發(fā)送）電子郵件”對(duì)話框，單擊“收件人”框的下拉箭頭，在列表數(shù)據(jù)表中的字

15、段中選擇“電子信箱”字段。 然后在“主題行”框內(nèi)輸入電子郵件的主題，如“2011重慶企業(yè)家峰會(huì)邀請(qǐng)函”，并指定發(fā)送郵件的范圍。最后單擊“確定”按鈕啟動(dòng)Outlook進(jìn)行郵件的發(fā)送，前提是配置好Outlook才能進(jìn)行發(fā)送。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/227合并（發(fā)送）電子郵件的界面Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/228使用Outlook發(fā)送郵件Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Micr

16、osoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/229Word 2007的郵件合并已經(jīng)成為主要功能，默認(rèn)集成在主界面功能菜單面板中，從左至右對(duì)整個(gè)流程操作重新進(jìn)行了規(guī)劃。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/230郵件合并的更多技巧（1）一頁(yè)紙打印多個(gè)數(shù)據(jù)報(bào)表記錄在默認(rèn)情況下，每個(gè)郵件之間都有一個(gè)“分節(jié)符”， 使下一個(gè)郵件被指定到另一頁(yè)。因此如果需要打印的單個(gè)信函或報(bào)表內(nèi)容少就會(huì)產(chǎn)生浪費(fèi)，為了節(jié)約紙張，可以采用“目錄”形式連續(xù)打印數(shù)據(jù)，生成的合并文檔不分節(jié)。Microsoft Office軟件

17、應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/231一頁(yè)紙打印多個(gè)報(bào)表，并且連續(xù)打印多頁(yè)Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/232郵件合并的更多技巧（2）同一份主文檔打印不同內(nèi)容有時(shí)我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件，不用撰寫(xiě)多個(gè)主文檔，而是用同一個(gè)主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件。這時(shí)就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”（在office2007以后的版本中該功能在“編寫(xiě)和插入域”菜單功能區(qū)的

18、“規(guī)則”中）中的“ifthenelse”即如果.那么.否則.。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/233Powerpoint 演示文稿的快速制作（1）使用word編寫(xiě)演示所需文字內(nèi)容（2）設(shè)置多級(jí)標(biāo)題和內(nèi)容（3）將此word文檔另存為.rtf格式的“大綱”文檔。（4）在Powerpoint軟件里直接打開(kāi)之前保存的rtf文件。（5）套用樣式或模板，編輯母板、調(diào)整版式，添加圖表、動(dòng)畫(huà)等。（6）另存為ppt格式的演示文稿。Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例Microsoft Office軟件應(yīng)用案例軟件應(yīng)用案例2021/4/234Powerpoint案例2，充分且靈活運(yùn)用ppt（1）制作滾動(dòng)播出的廣告（2）制作展覽會(huì)簡(jiǎn)介（3）制作“有聲有色”的教程Microsoft