項目投標(biāo)執(zhí)行流程注意事項

1、項目投標(biāo)、執(zhí)行流程及注意事項一、項目投標(biāo)及合同執(zhí)行流程圖二、項目投標(biāo)（一）準(zhǔn)備工作1、對中英文標(biāo)書進行核對，檢查中英文標(biāo)書中的條款和內(nèi)容是否一致，若不一致或?qū)?nèi)容有疑義，可在開標(biāo)日前至少14天通過傳真形式向招標(biāo)公司提出澄清。一般情況下招標(biāo)文件以英文標(biāo)書為準(zhǔn)。2、對招標(biāo)文件進行仔細(xì)閱讀（招標(biāo)文件分商務(wù)和技術(shù)兩部分：商務(wù)部分主要是項目概述、投標(biāo)人資質(zhì)要求、一般和專用合同條款、投標(biāo)文本的格式；技術(shù)部分中是對制造商技術(shù)要求和對產(chǎn)品的性能參數(shù)要求，重點條款用標(biāo)記，在招標(biāo)文件中，帶有一項的任何偏離均導(dǎo)致廢標(biāo)，一般條款有四條不滿足也將導(dǎo)致廢標(biāo)）。在紙質(zhì)招標(biāo)文件和電子版中對其中需要提供的資質(zhì)文件應(yīng)予以標(biāo)記。每

2、次投標(biāo)，應(yīng)列出投標(biāo)人和制造商必須出具的資料文件，以免遺漏，同時收集資料時溝通方便，提高工作效率，保證投標(biāo)文件的完整性。3、招標(biāo)文件技術(shù)部分中對設(shè)備的特殊要求必須做標(biāo)記，以便檢查和確認(rèn)制造商所投產(chǎn)品能否滿足此要求。（二）編制投標(biāo)書1、項目名稱、招標(biāo)編號、日期、簽字等，在投標(biāo)書中應(yīng)保持一致，如：授權(quán)書、頁眉頁腳2、制造商出具的授權(quán)書應(yīng)涵蓋招標(biāo)文件中的品目號及產(chǎn)品名稱，并逐一列出。如果是代理公司，除需要代理商出具授權(quán)書外，還需出具代理證，并檢查制造商給代理商出具代理證是否有賦予代理商出具授權(quán)的權(quán)利。3、若為聯(lián)合體形式參與投標(biāo)，則應(yīng)盡早協(xié)商聯(lián)合體各方的責(zé)任和義務(wù)，簽署聯(lián)合體協(xié)議。提供由聯(lián)合體各方授權(quán)給

3、投標(biāo)人授權(quán)代表的授權(quán)文件。制造商出具的授權(quán)書應(yīng)授權(quán)給聯(lián)合體各方。4、根據(jù)招標(biāo)文件要求仔細(xì)核對制造商資質(zhì)文件，如：制造商注冊資金、業(yè)績、用戶證明，特殊證明文件等。5、對制造商提供的資質(zhì)證書有效期進行核對，過期或缺少的，均需做記錄，并通知制造商補齊。6、財務(wù)報表應(yīng)是審計單位出具的審計報告（含封頁）。7、根據(jù)招標(biāo)文件的技術(shù)要求對制造商提供的產(chǎn)品參數(shù)指標(biāo)（如彩頁、參數(shù)表等）進行逐一核對，可優(yōu)于或等于招標(biāo)文件要求，不滿足的做標(biāo)記再與制造商核實。8、根據(jù)招標(biāo)文件中的貨物需要表編制投標(biāo)報價表，應(yīng)明確報價的價格條款、貨幣等。每次投標(biāo)標(biāo)報價中的單價及總價應(yīng)盡量取整。9、根據(jù)招標(biāo)文件的技術(shù)要求編制技術(shù)應(yīng)答。技術(shù)應(yīng)

4、答不能完全照搬招標(biāo)文件的技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)。應(yīng)由制造商協(xié)助填寫相關(guān)技術(shù)參數(shù)，所填數(shù)據(jù)應(yīng)與產(chǎn)品彩頁或說明書一致（若可能最好在產(chǎn)品彩頁中標(biāo)注）。招標(biāo)文件中的“應(yīng)、要”在技術(shù)應(yīng)答中必須刪除。10、應(yīng)收集2-3家制造商資質(zhì)和技術(shù)資料，以便比較價格及更換用。11、按招標(biāo)文件要求的份數(shù)復(fù)印裝訂投標(biāo)書，并留存一份紙質(zhì)投標(biāo)書和電子版文件備查。參考方法： 先將投標(biāo)文件目錄打印一份，將已收集的資料按順序插入，空缺部分用標(biāo)簽紙標(biāo)注，將收集到的資料陸續(xù)插入，直至資料齊全為止。資料齊全后對投標(biāo)書進行檢查，確保完整無誤，并逐頁小簽，中英投標(biāo)文件的小簽均為投標(biāo)人授權(quán)代表姓氏的第一個字母。根據(jù)招標(biāo)文件要求裝訂正副幾冊，并在封頁上

5、標(biāo)注，準(zhǔn)備齊全后再進行一次檢查，正確無誤后將文件裝箱貼禁封。投標(biāo)保函、開標(biāo)一覽表及電子文檔一并單獨包裝。三、項目執(zhí)行（一）簽訂中標(biāo)合同1、合同條款及格式與招標(biāo)文件中合同部分的要求必須完全一致（有時業(yè)主有特殊要求）。2、合同的總金額與投標(biāo)書中的投標(biāo)總額必須完全一致，不得增加或刪減。3、合同中必須含中標(biāo)通知書。4、合同必須小簽。5、中英文合同內(nèi)容須一致，若不一致，以英文合同為準(zhǔn)。6、按招標(biāo)公司或業(yè)主要求的份數(shù)將合同裝訂成冊，并留存一份，在合同執(zhí)行時備查。（二）合同執(zhí)行1、簽訂采購合同（1）與廠家簽訂采購合同時，要求與中標(biāo)合同清單一致（除非業(yè)主變更），并配齊必須的相關(guān)配件。價格要求貨比三家，同時注意

6、談判技巧（如合同折扣與付款比例之間的關(guān)系）。原則上公司不予墊款，特殊情況另議。（2）采購合同統(tǒng)一管理，統(tǒng)一編號，與長城博大簽訂的合同如下圖。合同正本一份由財務(wù)部留存，項目執(zhí)行人自留合同復(fù)印件。（3）支付廠家合同款時，必須做到匯款時收到相應(yīng)款項的發(fā)票或收據(jù)（可附件留存），并及時開具正式發(fā)票。2、發(fā)貨發(fā)貨前，將發(fā)貨通知（含貨物名稱、數(shù)量、收貨地址、收貨人及聯(lián)系電話等）傳真供貨廠家。貨到現(xiàn)場后，及時收回由業(yè)主簽收的到貨清單以便請款和付款用。3、安裝、服務(wù)（1）在執(zhí)行安裝項目時，應(yīng)列項目進度表，根據(jù)工程進度及工程量，安排施工人員現(xiàn)場施工，并根據(jù)完成工程量支付工程款。（2）施工過程中，明確卸車、吊車、叉

7、車等費用由哪一方支付，增加的工程量等須由業(yè)主簽字確認(rèn)。（3）在施工現(xiàn)場應(yīng)每天記錄施工進度、相關(guān)情況及相關(guān)費用。4、中標(biāo)合同變更（1）合同前期變更 業(yè)主在簽訂中標(biāo)合同后未施工前，根據(jù)設(shè)計院施工圖設(shè)計及施工現(xiàn)場情況，對合同內(nèi)容進行調(diào)整。應(yīng)及時與業(yè)主和設(shè)計院進行溝通，確認(rèn)變更內(nèi)容，簽署變更協(xié)議，上報外資貸款銀行批復(fù)。（2）合同執(zhí)行過程中的變更 在施工過程中，由于設(shè)計的缺項、漏項或?qū)嶋H工程需要，業(yè)主須增補部分合同內(nèi)容。應(yīng)統(tǒng)計增補項目，與業(yè)主和設(shè)計院確認(rèn)后，簽署合同變更協(xié)議，上報外資貸款銀行批復(fù)。5、合同請款（1）按中標(biāo)合同及業(yè)主的規(guī)定編制請款文件（為提高效率，可先將編制的請款文件以郵件方式發(fā)與業(yè)主確認(rèn)

8、）。按業(yè)主要求的份數(shù)復(fù)印成套（必須保證中標(biāo)合同中要求的份數(shù)）。請款文件批復(fù)后留存一份復(fù)印件備查。（2）因各招標(biāo)公司對請款文件的提交要求不同，為避免延誤時間，應(yīng)及時向招標(biāo)公司咨詢并提交文件（中機招標(biāo)：提交全部請款文件；遠(yuǎn)東招標(biāo)：發(fā)票、收據(jù)及摘要正本各一份提交中國銀行，剩余文件提交遠(yuǎn)東）。（3）及時收匯結(jié)匯，以免因匯率波動造成損失。每次結(jié)匯，必須留存結(jié)匯水單一份，并及時填入附表中的“收匯結(jié)匯單”，以便項目結(jié)算時用。6、項目執(zhí)行中的往來文件設(shè)備發(fā)貨、變更、技術(shù)確認(rèn)、報價等方面須以書面形式存在。與招標(biāo)公司、業(yè)主及廠家的往來書面函件必須留存以便備查。對往來文件進行分類，并放入文件夾保存。7、合同進度在每

9、個執(zhí)行過程中，根據(jù)項目的執(zhí)行進度填寫相關(guān)表格（附后），及時跟進并每月25日前匯總上報，以便項目管理，查找方便。8、退稅1、若中標(biāo)項目有退稅，則中標(biāo)人在中標(biāo)合同生效后準(zhǔn)備“中標(biāo)設(shè)備清單”，并由招標(biāo)公司上報國稅局批準(zhǔn)。退稅所需文件如下：1）中標(biāo)設(shè)備清單表（國稅批復(fù)）2）中標(biāo)合同（簽字蓋章的幾頁及其中文翻譯）3）合同生效通知書4）增值稅發(fā)票及其對應(yīng)的采購合同5）各廠商發(fā)貨時的快遞單據(jù)6）貨物收據(jù)7）商業(yè)發(fā)票。2、在廠家開具增值稅發(fā)票時，須注意以下幾點：1）增值稅發(fā)票中設(shè)備名稱、型號、單位必須與中標(biāo)清單表、貨物收據(jù)統(tǒng)一。2）增值稅發(fā)票中每個設(shè)備的數(shù)量和總價不得超過中標(biāo)設(shè)備清單中相應(yīng)的數(shù)量和總價。3）增值稅發(fā)票中的總數(shù)必須是整數(shù)。4）可退稅的貨物與不能退稅的貨物分別開