企業(yè)內(nèi)部控制指引第7號

1、企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第7 號采購業(yè)務第一章總 則第一條為了促進企業(yè)合理采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風險，根據(jù)有關法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，制定本指引。第二條本指引所稱采購，是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。第三條企業(yè)采購業(yè)務至少應當關注下列風險：（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。（二）供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規(guī)范，可能導致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。（三） 采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。第四條 企業(yè)應

2、當結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務流程，完善采購業(yè)務相關管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，按照規(guī)定的審批權限和程序辦理采購業(yè)務，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章購買第五條企業(yè)的采購業(yè)務應當集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞。企業(yè)應當對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換。重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織相關專家進行論證，實行集體決策和審批。企業(yè)除小額零星物資或服務外，不得安排同一機構(gòu)辦理采購業(yè)務全過程。第六條 企

3、業(yè)應當建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。具有請購權的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第七條 企業(yè)應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應商管理信息系統(tǒng)，對供應商

4、提供物資或勞務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、 供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價， 根據(jù)評價結(jié)果對供應商進行合理選擇和調(diào)整。企業(yè)可委托具有相應資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應商進行資信調(diào)查。第八條 企業(yè)應當根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。 大宗采購應當采用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則；一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。第九條 企業(yè)應當建立采購物資定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減小市場變化對企業(yè)采購價格的影響。大宗采購

5、等應當采用招投標方式確定采購價格，其他商品或勞務的采購，應當根據(jù)市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調(diào)整。第十條 企業(yè)應當根據(jù)確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽訂采購合同。企業(yè)應當根據(jù)生產(chǎn)建設進度和采購物資特性，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第十一條企業(yè)應當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對采購項目的品種、規(guī)格、 數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應進行專業(yè)測試。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的機構(gòu)或人員應當

6、立即向企業(yè)有權管理的相關機構(gòu)報告，相關機構(gòu)應當查明原因并及時處理。第十二條企業(yè)應當加強物資采購供應過程的管理，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案。企業(yè)應當做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。第三章 付 款第十三條企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等相關內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。企業(yè)在付款過程中，應當嚴格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應查明原因

7、，及時報告處理。企業(yè)應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的， 應當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。企業(yè)應當合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。第十四條企業(yè)應當加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應當及時采取措施。第十五條企業(yè)應當加強對購買、驗收、付款業(yè)務的會計系統(tǒng)控制， 詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

8、企業(yè)應當指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。第十六條企業(yè)應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在與供應商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。財政部解讀內(nèi)控配套指引之采購業(yè)務企業(yè) 內(nèi)部控制應用指引第7 號 采購業(yè)務中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料 、商品、工程物資、固定 資產(chǎn) 等。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關聯(lián)。眾所周知，采購物資的質(zhì)量和價

9、格、供應商的選擇、采購合同 的訂立、物資的運輸、驗收等供應鏈狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。采購流程的環(huán)節(jié)雖不是很復雜，但蘊藏的風險 卻是巨大的?；谝陨峡紤]，企業(yè)內(nèi)部控制 應用指引第7 號 采購業(yè)務對采購的主要流程進行了梳理，明確了采購業(yè)務的主要風險點，有針對性地提出了相應的控制措施。本文就此進行解讀。企業(yè)在健全采購業(yè)務內(nèi)部控制時，應當比照健全資金、資產(chǎn)業(yè)務內(nèi)部控制，著力從全面梳理相關流程入手。在此過程中，企業(yè)應當對采購業(yè)務管理現(xiàn)狀進行全面分析與評價，既要對照現(xiàn)有采購管理制度，檢查相關管理要求是否落實到位，又要審視相關管理流程是否科學合理、是否能夠較好地保證物資和勞務供應順暢

10、、物資采購是否能夠與生產(chǎn)和銷售等供應鏈其他環(huán)節(jié)緊密銜接。在此基礎上，要著力健全各項采購業(yè)務管理制度，落實責任制，不斷提高制度執(zhí)行力 ，確保物資和勞務采購按質(zhì)、按量、按時并且經(jīng)濟 高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。一、采購業(yè)務流程采購業(yè)務流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計 控制等環(huán)節(jié)。如右圖所示。該圖列示的采購流程適用于各類企業(yè)的一般采購業(yè)務，具有通用性。企業(yè)在實際開展采購業(yè)務時，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。采購業(yè)務的后評估二、各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施（一）編制需求計劃和采購計劃采購業(yè)務

11、從計劃（或 預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。 企業(yè)實務中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資 需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后， 統(tǒng)籌安排采購計劃，弁按規(guī)定的權限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目 建設等部門，應當根據(jù)實際需求準確、及時地編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理 、專有、專利等特殊產(chǎn)品應提供相應的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術部門研討后，經(jīng)具備相應審批權限的部門或人員審批。第二

12、，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應當根據(jù)發(fā)展目標實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過量或不足。第三，采購計劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關負責人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。（二）請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或不足，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際

13、需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第二，具有請購權的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內(nèi)容是否準確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準。（三）選擇供應商選擇供應商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務流程中

14、非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊 行為。主要管控措施：第一，建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。企業(yè)新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以及調(diào)整供應商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權限和程序?qū)徍伺鷾屎?，納入供應商網(wǎng)絡。企業(yè)可委托具有相應資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應商進行資信調(diào)查。第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三， 建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商

15、淘汰制度，對供應商提供 物資或勞務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營 狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應商進行合理選擇和調(diào)整，并在供應商管理系統(tǒng)中作出相應記錄。（四）確定采購價格如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資， 是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風險是：采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控 ，導致采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失 。主要管控措施：第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃

16、性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本 構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并加以合理利用。（五）訂立框架協(xié)議或采購合同框架協(xié)議是企業(yè)與供應商之間為建立長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)按照支付合同規(guī)定的結(jié)算方式向供應商支付規(guī)定的金額，供應商按照約定時間

17、、期限、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的主要風險是：框架協(xié)議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；未經(jīng)授權對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業(yè)合法權益受到侵害。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協(xié)議的簽訂應引入競爭制度，確保供應商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要

18、時可聘請外部專家參與相關工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統(tǒng)一規(guī)定。（六）管理供應過程管理供應過程，主要是指企業(yè)建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。第二，對重

19、要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術等部門通報。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。（七）驗收驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風險是：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特

20、性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應當根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票 等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑 證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給 財務會 計 部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資，還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資 質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物

21、資等，驗收機構(gòu)或人員應當立即向企業(yè)有權管理的相關機構(gòu)報告，相關機構(gòu)應當查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設損失的，采購部門要按照合同約定索賠。（八）付款付款是指企業(yè)在對采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風險是：付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等相關內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關注以下方面：第一，嚴格審查采購發(fā)票等票據(jù) 的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應當拒絕向供應商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關支付結(jié)算的相關規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資