試論新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理

1、試論新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理    論文關(guān)鍵詞：新建本科院校教學(xué)檔案優(yōu)化管理? 論文摘要：教學(xué)檔案服務(wù)于高校的教育教學(xué)工作，是高校檔案的主體和重心。分析了教學(xué)檔案在高校教學(xué)和管理中的作用和地位以及目前教學(xué)檔案工作中存在的問題和不足，為充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)改革和教學(xué)研究等工作，新建本科院校必須加強(qiáng)和優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理。? ? 近年來，隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，許多高校紛紛合并升格，學(xué)生人數(shù)劇增，檔案的數(shù)量也隨之增加。如何優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，已成為新建本科院校的當(dāng)務(wù)之急。筆者就新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義、存在的問題及

2、解決的途徑談些看法。? 一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義? 教學(xué)是高校教育的核心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。? （一）教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實記錄和參考依據(jù)? 教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門在教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)材料包括學(xué)生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)實習(xí)錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄

3、，具有紀(jì)實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學(xué)活動中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細(xì)、真實地反映了高校的教學(xué)歷史全貌1。通過抽調(diào)審閱教學(xué)檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據(jù)。? （二）教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)科研的前提和基礎(chǔ)? 教學(xué)工作離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學(xué)校每個院系的實際教學(xué)水平。對歷年學(xué)生的測試成績及教師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)水平的提高與否；對歷年試題的檢查，學(xué)生違紀(jì)情況分析，能直觀地反映出教學(xué)管理

4、水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應(yīng)增強(qiáng)教學(xué)工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平。? （三）教學(xué)檔案有助于推動教師隊伍建設(shè)? 教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績；在整體上，體現(xiàn)了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平。因此，認(rèn)真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動學(xué)校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設(shè)。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀真實地記載著學(xué)歷、考核成績、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導(dǎo)

5、對教師的綜合評價有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進(jìn)行教師的職稱評定、工資晉級、人事調(diào)整等相關(guān)事宜，進(jìn)而對教師的切身利益進(jìn)行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進(jìn)取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng)造力。? 二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問題? 目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計算機(jī)管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還任重道遠(yuǎn)，多數(shù)新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。? （一）檔案規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊? 一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有

6、準(zhǔn)確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學(xué)檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補(bǔ)充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。? （二）檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象? 教學(xué)檔案的管理是一項復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)

7、過程，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實施科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當(dāng)部分教學(xué)檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存     ，輕整理；重共性材料，輕個性材料；多頭歸檔，重復(fù)設(shè)檔。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費(fèi)。? （三）檔案信息化程度偏低，資源開發(fā)利用不夠? 當(dāng)今電子化檔案信息已日益成為信息

8、服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學(xué)部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個側(cè)面反映了高校辦學(xué)水平的高低。? 三、如何優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案的管理? 教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，其作用十分重大。優(yōu)化和加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理，是新建本科院校檔案建設(shè)工作重要的一環(huán)。? （一）高度重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度? 教學(xué)檔案是高

9、校教學(xué)工作情況的真實具體反映，是衡量高校教學(xué)水平的重要依據(jù)。由于檔案工作自身的性質(zhì)和特點，檔案部門常處于被公眾所忽視的位置，新建本科院校各個部門應(yīng)高度重視檔案工作，在人員和經(jīng)費(fèi)上加大投入，建立健全教學(xué)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案工作的宣傳，把檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入學(xué)校的議事日程和整體發(fā)展規(guī)劃，使檔案工作的發(fā)展與學(xué)校的教學(xué)科研等各項工作的發(fā)展同步前進(jìn)，使檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、庫房建設(shè)、技術(shù)人員配備以及檔案現(xiàn)代化必需的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)裝備等真正落到實處。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達(dá)到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學(xué)、科研以及各項工作服務(wù)。?     

10、;   ? （二）清理補(bǔ)充，作好現(xiàn)有教學(xué)檔案的分類整理? 高等學(xué)校教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作是個連續(xù)性的動態(tài)管理過程，其管理的效能直接影響著檔案材料的質(zhì)量。目前，新建本科院校的教學(xué)檔案盡管存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲藏著大量的本校教學(xué)方面的原始資料，需要我們?nèi)ネ诰颉⑶謇?，并有針對性地進(jìn)行整理、分類和必要的補(bǔ)充。教學(xué)檔案的分類必須遵循教學(xué)檔案形成的規(guī)律，盡量保持教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性。常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區(qū)分、排列、管理檔案，強(qiáng)調(diào)檔案的時間特征；另一種是性質(zhì)分類法，即按照材料內(nèi)容所反映問題的性質(zhì)來分類。最

11、常用的方法是將兩者結(jié)合起來，即在體現(xiàn)一定的時間性的基礎(chǔ)上按教學(xué)檔案的性質(zhì)分類，既展示歷史與時序交替的過程，又保持檔案資料內(nèi)在特征的有機(jī)聯(lián)系，使整個案卷組成一個有機(jī)整體，同時，各部分又具有相對獨立性，從而建立一個“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效”的檔案體系。? （三）重視培養(yǎng)，加快檔案技術(shù)人才隊伍建設(shè)? 現(xiàn)階段不少新建本科院校教學(xué)檔案資料管理方式陳舊，多處于手工管理階段，院系檔案人員大多由秘書兼任，教學(xué)檔案信息資源開發(fā)相對滯后，工作效率低。這樣落后的管理方式，勢必難以適應(yīng)教育發(fā)展和高校教學(xué)工作檢查的要求，這就要充分利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升教學(xué)檔案管理的信息化。? 因為網(wǎng)絡(luò)化管理要求檔案

12、員具有較強(qiáng)的計算機(jī)、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能；新的檔案載體的出現(xiàn)，需要檔案員具有較高的專業(yè)保護(hù)意識和特殊技術(shù)保護(hù)水平；檔案開放和信息劇增，需要檔案員具備較高的鑒別檔案、獲取信息、篩選信息、反饋信息的鑒別能力和編研能力。新建本科院校檔案館要通過采取向外引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合、組織培訓(xùn)和參觀交流相結(jié)合等方法來提高檔案人員的素質(zhì)，逐步建立一支數(shù)量充足、知識年齡職稱結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才隊伍，以滿足高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需要。? （四）利用網(wǎng)絡(luò)，提高教學(xué)檔案資源利用率? 當(dāng)今，檔案資源信息化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理現(xiàn)代化已成為當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展方向。為適應(yīng)新形勢

13、的發(fā)展，新建本科院校必須建立一套完整規(guī)范的校、院、系電子檔案管理系統(tǒng)，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、縮微、光盤等先進(jìn)技術(shù)與手段，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，將“死檔案”變成“活檔案”，將文字檔案變成電子檔案。同時，加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用。新建本科院校檔案部門要圍繞教育教學(xué)中心，努力更新思想觀念，加強(qiáng)檔案信息的需求研究，把重要的教學(xué)檔案信息編制成專題材料，一方面通過檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò)豐富檔案信息量；另一方面擴(kuò)大信息編研的范圍，加大開發(fā)檔案信息的深度。高校檔案部門要積極與其他職能部門協(xié)作，合理調(diào)配與充分整合分散的信息資源，建立高校檔案信息資源庫。比如:科研部門負(fù)責(zé)科研論著數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，教務(wù)部門承擔(dān)試題庫、電子課件、學(xué)籍異動等教學(xué)專題庫的建設(shè)任務(wù)。通過檔案文獻(xiàn)資源信息化建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)輻射作用，擴(kuò)大檔案文獻(xiàn)資源交流渠道     ，實現(xiàn)新建本科院校檔案文獻(xiàn)信息資源共建共享，使檔案文獻(xiàn)信息資源建設(shè)達(dá)到新的水平。? 結(jié)語? 傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無法跟上高等教育快速發(fā)展的形勢，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢在必行。我們要在日常教學(xué)和管理工作上認(rèn)真扎實地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，優(yōu)化檔案管理，強(qiáng)化服務(wù)功能，充分發(fā)