人事檔案管理問(wèn)題初探

1、人事檔案管理問(wèn)題初探        職工人事檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料,是職工完整的歷史記錄， 近年來(lái),隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展,人才市場(chǎng)的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入,企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的職工身份無(wú)法核定、離退休職工福利政策難以落實(shí)、個(gè)人養(yǎng)老金不能按時(shí)發(fā)放等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作,優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配

2、置,已成為當(dāng)前人事檔案管理亟待解決的問(wèn)題。  1.人事檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題 1.1對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠 長(zhǎng)期以來(lái),相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū),認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,只要不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事,對(duì)檔案工作不聞不問(wèn),自己不想管也不愿管。因此,往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入到議事日程,檔案工作不研究沒(méi)安排,檔案問(wèn)題得不到解決,場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障,檔案工作自然就做不好。 1.2配套設(shè)施不完善 檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋,經(jīng)費(fèi)投入不足。大部分檔案室建設(shè)不

3、標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室,有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套,引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀,影響檔案的美觀整潔和完整性。 1.3管理手段落后 由于檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁,加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝 訂等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)干部檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職,對(duì)檔案工作精力投入不足,因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊,調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式,由于反復(fù)調(diào)用原件,陽(yáng)光多次照射,造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象,直接影響到檔案的完整與安全。 1.4人事檔案收集工作力度

4、不夠 由于收集歸檔工作制度不健全,導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格,收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集歸檔的材料不全面,有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話,給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué),不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量,降低了檔案的利用率。 1.5人事檔案管理的信息化程度不高 隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高,但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用,這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費(fèi)。 2.解決人事檔案管理問(wèn)題的

5、有效措施 2.1健全管理體制 要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)范建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系,協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案信息員,從而做到從上而下,層層有人負(fù)責(zé),形成上下配合,左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò),這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專(zhuān)職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系,加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作,做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合,盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍,還豐富了室藏,促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外,更重要的是專(zhuān)職檔案人員要做到“三勤”,即腦勤、手勤、腿勤,愛(ài)

6、崗敬業(yè),盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn),主動(dòng)上門(mén),跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集,把握文件收集的主動(dòng)權(quán),把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通,避免歸檔時(shí)遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié),專(zhuān)職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔,把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中,從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù),變死材料為活信息,為開(kāi)展各項(xiàng)管理工作服務(wù),為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳,通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī),增強(qiáng)全員的檔案管

7、理意識(shí),使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作,以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。 2.2提高檔案管理人員素質(zhì) 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員的素質(zhì)。一是嚴(yán)把選人關(guān)。根據(jù)新形勢(shì)檔案工作的需要,選配檔案管理人員時(shí),要注重選拔思想政治素質(zhì)高,年紀(jì)輕、學(xué)歷高、擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)操作,有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。二是強(qiáng)化培訓(xùn),優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。分期分批集中檔案管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),圍繞疑難問(wèn)題進(jìn)行研究探討,以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同提高的目的。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué),從業(yè)務(wù)能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開(kāi)改制企業(yè)職工檔案工作座談會(huì)、研討會(huì),交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗(yàn),解決

8、疑難問(wèn)題,研究新的發(fā)展思路,提升工作水平。三是實(shí)行目標(biāo)管理。把檔案管理人員的工作成績(jī)納入崗位目標(biāo)管理,并與年終考核相結(jié)合,從而促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。 2.3確保檔案工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位 檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排,特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障,要有專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算;各單位要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購(gòu)置必備的檔案柜,搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施,有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平,確保檔案利用安全,檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。 2.

9、4熟練掌握現(xiàn)代化管理技能 檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求,也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以,檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握,努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷,然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái),作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少了手工操作,提高了工作效率,更好地服務(wù)于社會(huì)。 結(jié)束語(yǔ) 我們檔案管理人員要從思想上樹(shù)立服務(wù)觀念,充分發(fā)揮助手作用,利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù),利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。建立健全檔案管理制度,配置適宜檔案保存的設(shè)施,利