(JTTY-10D)歐派集團(tuán)辦公室工作規(guī)范管理規(guī)定

1、 歐派集團(tuán)辦公室工作規(guī)范管理規(guī)定JTTY10D1。目的:為樹立公司良好形象，規(guī)范辦公秩序，提高辦公室人員工作效率，營造良好的辦公氛圍，貫徹“7S標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施，特制定本規(guī)定。2.適用范圍:本規(guī)定適用于歐派集團(tuán)各事業(yè)部、各部門(包括公司外設(shè)機(jī)構(gòu)）辦公室行為規(guī)范管理.3。主要內(nèi)容：3.1辦公室環(huán)境規(guī)范3。1。1辦公環(huán)境應(yīng)保持空氣清新，無難聞氣味；地面、桌椅、屏風(fēng)、門窗、天花板等應(yīng)保持整潔衛(wèi)生；員工不得隨地吐痰，不亂扔垃圾，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣。3.1。2辦公室每天安排專人值日，部門公開欄內(nèi)應(yīng)有當(dāng)月值日表。值日人員應(yīng)于下班前10分鐘安排衛(wèi)生值日工作，不得拖延至第二天上班時(shí)間完成,以免影響正常上班及公

2、共樓道衛(wèi)生.值日人員應(yīng)督促本部人員保持環(huán)境衛(wèi)生。3.1.3不得在室內(nèi)亂貼、亂寫、亂畫、亂放。3.1.4部門廠務(wù)公開欄、宣傳欄或看板里的資料應(yīng)及時(shí)更新,并保持整潔有序.3。1.5對(duì)閑置物品、報(bào)廢物品和垃圾應(yīng)及時(shí)按規(guī)處理。3.1。6及時(shí)整理辦公物品，杜絕雜亂無章，要求擺放有序。3。1。7辦公臺(tái)上不得擺放與工作無關(guān)的書籍、報(bào)紙或其他雜物。3.1.8員工私人手機(jī)、錢包、鑰匙及手提電腦等貴重物品不得隨意在桌面上等地方放置,應(yīng)妥善保管。3.2儀容儀表規(guī)范3。2.1按規(guī)應(yīng)穿廠服的員工須著規(guī)范廠服上班，具體按員工證（廠牌）和工作服發(fā)放管理規(guī)定TYGZ30相關(guān)規(guī)定最新版本執(zhí)行。.3。2.2將廠牌正確佩戴在胸前，

3、具體按歐派企業(yè)員工證及工號(hào)管理辦法RLZYB-25最新版本執(zhí)行。3。2.3衣著整潔大方，不得穿露肩背心、吊帶衫、褲口高于膝蓋的短褲、超短裙、拖鞋和打赤腳；鞋面潔凈;頭發(fā)整潔，勤洗勤剪勤梳理.男職員原則上要求穿有領(lǐng)襯衫上班，胡須、頭發(fā)、鬢角不宜過長。女職員要求服裝淡雅得體，不得化濃妝。3。2.4員工穿著夏季工服時(shí)，以解開領(lǐng)口處一個(gè)紐扣為宜。男員工上衣下擺應(yīng)扎入褲腰內(nèi)，禁止敞胸露懷。3.3總經(jīng)理室辦公專區(qū)管理3.3.1公司員工(部門副經(jīng)理級(jí)以上干部及其所帶領(lǐng)人員除外）需向總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的，應(yīng)事先電話預(yù)約得到同意后方可進(jìn)入。進(jìn)入辦公室前，應(yīng)先向前臺(tái)說明預(yù)約情況，由前臺(tái)向相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)后再進(jìn)入辦公

4、室；部門副經(jīng)理級(jí)以上干部亦應(yīng)先向前臺(tái)說明情況后再進(jìn)入辦公室。公共職能部門職員向集團(tuán)總裁匯報(bào)工作的，可直接向前臺(tái)說明情況后進(jìn)入集團(tuán)總裁辦公室。3.3。2公司員工需提交文件的，應(yīng)投遞至相應(yīng)傳遞箱（一樓、三樓均有）；確屬因文件太大無法投入傳遞箱或?qū)偌奔蚩偨?jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)指示直接面呈的文件等特殊情況的，亦應(yīng)向前臺(tái)說明情況并按如下原則執(zhí)行：屬文件太大無法投入傳遞箱或?qū)偌奔模汕芭_(tái)代為傳遞；屬總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)指示直接面呈的，由送件人直接送呈。3。3。3總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)簽批好的文件，一律由前臺(tái)根據(jù)具體情況適時(shí)(開箱)傳遞到收件部門。對(duì)注明急件的，要立即傳遞。3。3.4總經(jīng)理室辦公專區(qū)內(nèi)會(huì)議室、洽談室原則上僅供總經(jīng)理室

5、成員用于接待或會(huì)議，由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理。各部門因公需要可根據(jù)內(nèi)務(wù)部相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)使用其他會(huì)議室、洽談室。3.3.5無關(guān)人員不得在前臺(tái)處逗留、閑聊或出現(xiàn)其他影響前臺(tái)工作秩序的行為，確保前臺(tái)正常工作。3.4接待來訪規(guī)范3。4.1接待時(shí)點(diǎn)頭示意或站起來迎接以示尊重；同時(shí)應(yīng)使用禮貌用語問候。3。4.2接待客人要有誠摯友善的態(tài)度，讓人感到公司極具親和力。當(dāng)有較多來訪人時(shí)，應(yīng)妥當(dāng)安排，有序進(jìn)行，不應(yīng)冷落來客.3.4。3盡量少讓客人久等,否則應(yīng)誠懇表示歉意。3。4.4預(yù)先預(yù)約的客戶,應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)接待，不得缺席和拖延。3.4.5客人站著時(shí)，接待人不要坐著談話，最好請(qǐng)來訪者坐下談話，有條件時(shí)應(yīng)送上茶水；在客人面前

6、不得翹起“二郎腿”和其它不雅舉止，本著謙虛、隨和、請(qǐng)教的態(tài)度交談。3.4。6互換名片時(shí)應(yīng)雙手送上、雙手接受，如果身上沒帶名片,則向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?。4。7被訪人員不在辦公室,辦公室其他人員應(yīng)禮貌、熱情向來訪人員說明情況或代為尋找被訪人員.3。4.8接待人因特殊情況離開辦公室而不能按時(shí)約見來訪人員,應(yīng)向辦公室相關(guān)人員說明情況、交代清楚,使來訪人員滿意而歸。3。4.9送客時(shí)，應(yīng)先等客人站起來后自己再起身，親切道別，客人伸手之后再伸手握別,禮貌相送并使用禮貌用語道別.3。4。10乘坐電梯不超載、不擁擠，禮讓來訪人員。3.5接打電話規(guī)范：3.5.1通話簡(jiǎn)潔、明了；不得出現(xiàn)說粗話、臟話,發(fā)脾氣,摔電話等

7、不禮貌行為。3.5.2電話鈴聲響，應(yīng)盡快接聽.通話時(shí)要先說“您好”，對(duì)方講述時(shí)要留心聽，并記下要點(diǎn)，須轉(zhuǎn)述的盡快轉(zhuǎn)述，或做好記錄。3.5.3應(yīng)拿起話筒，盡量避免使用免提,以免影響他人工作。3。5.4電話使用及管理具體按歐派集團(tuán)電話使用管理辦法JTNWB-42最新版本執(zhí)行。3.6其他工作規(guī)范3。6。1同事間團(tuán)結(jié)合作，工作上服從上級(jí)安排;各崗位以良好完成崗位職責(zé)為前提。3.6.2出入辦公室時(shí)開、關(guān)門動(dòng)作要輕，不得干擾他人辦公。進(jìn)入他人辦公室前應(yīng)先輕輕敲門（公共大辦公室除外)，得到允許后方可進(jìn)入。未經(jīng)辦公室所在部門負(fù)責(zé)人許可,嚴(yán)禁帶與工作無關(guān)的人員進(jìn)入其辦公室.3。6.3辦公室內(nèi)說話、談?wù)撘袅窟m中，

8、以不打撓他人辦公為原則.不得在辦公室、走廊內(nèi)大聲喧嘩、閑聊、嬉笑、吵鬧,以免妨礙他人工作.3。6.4上班時(shí)間不得談?wù)?、辦理與工作無關(guān)的事宜，不得隨意到其它辦公室走動(dòng)、竄崗、溜號(hào)等；嚴(yán)禁上班時(shí)間睡覺.3。6.5上班時(shí)間不得上網(wǎng)瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的網(wǎng)頁，不得翻閱與工作無關(guān)的書籍、報(bào)刊等；不得開音響、聽收音機(jī)(包括手機(jī)內(nèi)置收音機(jī)和MP3等影音設(shè)備)、看影碟、上網(wǎng)閑聊、打游戲、炒股等與工作無關(guān)的事務(wù)。員工遇到問題應(yīng)通過公司正當(dāng)渠道反映解決，嚴(yán)禁擅自利用OA或外部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳送、發(fā)布涉及到公司利益及他人權(quán)益的個(gè)人主觀評(píng)論。3。6.6不得在辦公室內(nèi)存放易惹蚊蟲、鼠患的物品（如食品）,更不得在辦公室吃零食、用餐或

9、在辦公室加熱、加工食品等.嚴(yán)禁廠內(nèi)外送餐人員將飯菜送到辦公室，訂餐人員應(yīng)自行到保安室門口提取后前往食堂就餐。3.6.7嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于加強(qiáng)吸煙管理的規(guī)定JCSJB-11（最新版本），正確引導(dǎo)來訪人員遵守和理解公司的管理制度和安全警示。3.6.8上班時(shí)間，坐姿、站姿和走姿均應(yīng)端莊、穩(wěn)重;嚴(yán)禁出現(xiàn)躺臥、脫鞋、脫襪、光腳、雙手插袖、插兜、勾肩搭背等有損工作形象的不當(dāng)姿態(tài).3。6.9辦公室的門窗、電腦、照明設(shè)施、空調(diào)等應(yīng)按時(shí)開關(guān).非正常上班時(shí)間加班的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇性開、關(guān)燈；空調(diào)的啟用時(shí)間應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,杜絕浪費(fèi)。3。6.10公司、部門組織會(huì)議須準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，不得無故遲到、中途離開、早退等，確有特

10、殊情況的，須提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假.會(huì)議過程中應(yīng)遵守相關(guān)管理規(guī)定及會(huì)議組織者的正當(dāng)要求。3.6。11嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤管理規(guī)定；確因工作需要加班的，必須按公司相關(guān)加班管理制度執(zhí)行。部門負(fù)責(zé)人外勤,應(yīng)指定工作代理人，發(fā)布有效書面函或通過公司OA網(wǎng)知會(huì)相關(guān)部門及人員，以便工作溝通。外出者應(yīng)保持通訊暢通。3.6。12下班鈴聲響后，才可到刷卡鐘處刷卡下班。3。6。13內(nèi)務(wù)部應(yīng)安排值勤保安加強(qiáng)對(duì)晚班和周末、節(jié)假日辦公區(qū)域的登記、巡查，并每周一次向監(jiān)察審計(jì)部提交加班人員在上述時(shí)間加班情況匯總表.3。7資料存放3。7。1辦公桌、柜的文件夾或檔案擺放整齊,時(shí)常整理,分門別類、有標(biāo)識(shí)地?cái)[放在資料架上.3.7。2辦公

11、桌面除擺放正在處理的文件外,為了保密，涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、工藝、技術(shù)等重要內(nèi)容的文件、資料,不得隨意顯露或擺放在外。凡屬保密范圍內(nèi)的資料、文件，一律按歐派企業(yè)保密制度TYGZ-20相關(guān)規(guī)定最新版本進(jìn)行保管。3。7。3按照公司相關(guān)規(guī)定和7S要求，過期資料須按時(shí)交公司資料室、財(cái)務(wù)部、內(nèi)務(wù)部統(tǒng)一管理和處理。3。8辦公用品、設(shè)備管理3.8。1正確使用辦公用品和設(shè)備，提高工作效率。個(gè)人專用的辦公用品或設(shè)備由個(gè)人負(fù)責(zé)使用、保管和維護(hù)，嚴(yán)格按照公司相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。3。8。2在工作中需借用同事的辦公用品,要事先征得對(duì)方的同意,使用后要及時(shí)歸還至原處，沒有征得對(duì)方同意，不得私自使用他人的用品，更不能占為己用.3.

12、8。3辦公用品由部門文員根據(jù)部門需要按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一開單到內(nèi)務(wù)部領(lǐng)取。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用,注意節(jié)約，減少浪費(fèi).個(gè)人領(lǐng)用辦公用品要做好登記手續(xù)。3.8。4電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話等辦公設(shè)備的使用、維護(hù),按歐派公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度TYGZ-42、傳真、復(fù)印管理制度HQB12和歐派集團(tuán)電話使用管理辦法JTNWB42等相關(guān)規(guī)定最新版本執(zhí)行。3。8。5員工離開自已的辦公桌或存取文件時(shí),要即時(shí)鎖好自已的辦公桌或文件柜;辦公桌、文件柜的鑰題有損壞，要及時(shí)通知相關(guān)人員到現(xiàn)場(chǎng)維修好，否則，由此造成的損失由員工本人承擔(dān)。3.9辦公室實(shí)施“7S”管理。各部門（車間、商場(chǎng)）負(fù)責(zé)人為該部門（車間、商場(chǎng))辦公室工作規(guī)范及相關(guān)規(guī)定貫徹執(zhí)行的第一責(zé)任人，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)監(jiān)督管理并以身作則。3。10監(jiān)察審計(jì)部將不定期按規(guī)定進(jìn)行檢查，除對(duì)違反以上相關(guān)條款的當(dāng)事人按規(guī)處理外，還將追究第一責(zé)任人和當(dāng)事人直接上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。4。本規(guī)定自二一年八月二十七日起實(shí)施，由監(jiān)察審計(jì)部負(fù)責(zé)解釋，原辦公室工作規(guī)范及相關(guān)規(guī)定TYGZ-10C同時(shí)廢止.對(duì)違反以上相關(guān)條款的，公司已有明確處理規(guī)定的按規(guī)定執(zhí)行；無明確規(guī)定的，可視情節(jié)輕重每次給予責(zé)任