XX小貸公司行政管理制度

1、行政管理制度第一章總則第一條為維護(hù)本公司工作秩序，使公司管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本制度。第二條公司全體員工必須遵守本制度。第三條本制度監(jiān)督實(shí)施部門為公司辦公室。第二章公文管理第四條公司文件包括：通告、通知、規(guī)定、決議、請示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)。第五條文件簽發(fā)程序：公司文件由主辦部門起草，交由辦公室審核后，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。第六條公司所有文件必須以公司名義對外發(fā)文。第七條所有會(huì)議紀(jì)要必須報(bào)送董事長和總經(jīng)理，并按會(huì)議內(nèi)容涉及范圍印發(fā)分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。第八條公司印發(fā)的各類公文，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)格式，擬定好的文稿在送簽前應(yīng)用A4紙打印工整。第九條辦公室為公司的公文管理部門，所有公文均由辦公室保

2、留簽發(fā)件及成文件存檔備查。各部門文件應(yīng)妥善保管、防蟲、防霉、防丟失，保證公文安全。第十條發(fā)文時(shí)，經(jīng)辦人必須在辦公室文件印發(fā)登記薄上編號、登記；借閱文件須報(bào)經(jīng)總理審批同意，并由借閱人在辦公室文件借閱登記薄上簽字，借閱人須保證文件的完整與安全，借閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。第三章印章管理第十一條公司印章僅用于承辦公文和辦理公司業(yè)務(wù)之用，不得用于其它用途。未按規(guī)定流程審批，印章管理人員不得用印。第十二條公司印章的類別分為公司行政公章、公司財(cái)務(wù)專用章、公司合同專用章。第十三條公司行政公章由辦公室負(fù)責(zé)人管理，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人管理，嚴(yán)禁其他任何人借用、保管和使用印章。第十四條印章使用嚴(yán)格實(shí)行登記審批制度

3、。其流程如下：經(jīng)辦人整理需用印的文件、資料等-報(bào)部門負(fù)責(zé)人簽字同意-報(bào)公司總經(jīng)理（董事長）簽字同意-印章保管人登記（印章使用登記?。?印章保管人用印。第十五條公司辦公室和財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對印章保管人的管理，印章保管人請假外由，必須將印章及使用登記簿交由指定的人員進(jìn)行保管；印章保管人離職時(shí)必須按程序進(jìn)行移交。第十六條不得無故外由時(shí)隨身攜帶印章，外由辦理業(yè)務(wù)需攜帶印章時(shí)，須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由印章保管人陪同前往辦理。嚴(yán)禁在空白的信箋、合同上用印。第十七條印章的管理要求一、公司各類印章必須存放在保險(xiǎn)柜，不得隨意放置。二、印章使用應(yīng)嚴(yán)格遵守第十四條規(guī)定的用印流程，認(rèn)真填寫印章使用登記簿，用印審批人簽字齊全，方

4、可用印。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自用印。三、緊急情況下，如果用印審批人不在，印章保管人必須親自打電話給用印審批人，經(jīng)同意后方可用印。并在用印審批人返回公司后，立即補(bǔ)簽。四、印章移交時(shí)須辦理移交手續(xù)，填寫移交登記表，移交人、接交人、監(jiān)交人三方簽字確認(rèn)。五、公司因管理需要，由現(xiàn)印章停用、上交、封存、清退、存檔、銷毀，必須將經(jīng)辦人員、處理及程序詳細(xì)記錄歸檔。第十八條印章必須妥善保管，如有遺失，必須第一時(shí)間向公司總經(jīng)理匯報(bào)，并采取果斷處置措施。第十九條嚴(yán)禁任何人非法私自用印，違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。第四章會(huì)議管理第二十條除股東大會(huì)、

5、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等根據(jù)公司章程規(guī)定召開的會(huì)議以外，公司日常工作會(huì)議分為以下五類：一、工作匯報(bào)會(huì)由公司董事長主持，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)參加。必要時(shí)由董事長決定，公司各部門負(fù)責(zé)人也可參加會(huì)議。二、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持，每周召開一次，根據(jù)工作需要，也可臨時(shí)召開。會(huì)議參加人員為公司高管層和各部門負(fù)責(zé)人。三、專題工作會(huì)根據(jù)工作需要，由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持召開。會(huì)議參加人員由會(huì)議主持人決定。四、部門工作會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體人員參加，分析業(yè)務(wù)發(fā)展情況，研究布置本部門工作。五、公司員工大會(huì)由總經(jīng)理主持，邀請董事長到會(huì)指導(dǎo)，全體員工參加。通報(bào)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及經(jīng)營情況和布置工作任務(wù)等。第二十一

6、條公司所有會(huì)議必須印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，員工大會(huì)印發(fā)會(huì)議簡報(bào)。會(huì)議紀(jì)要的起草、簽發(fā)、報(bào)送范圍以及歸檔管理，按照第七條規(guī)定辦理。第二十二條會(huì)議紀(jì)律一、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不得遲到、早退。二、參會(huì)人員須將手機(jī)置于靜音或振動(dòng)狀態(tài)，確因工作需要接聽電話的，可以到會(huì)場外接聽。三、參會(huì)人員未經(jīng)同意，不得中途退場。四、參會(huì)人員因特殊原因不能按時(shí)參會(huì)的，須提前請假。五、參會(huì)人員應(yīng)按公司保密規(guī)定，嚴(yán)守會(huì)議秘密。第五章檔案管理第二十三條公司檔案分為以下幾類一、文書檔案政府及監(jiān)管部門下發(fā)的各種文件；公司發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司重大事件的調(diào)查報(bào)告及處理意見等；人事檔案材料、各種管理制度等。二、技術(shù)檔案公司經(jīng)營過程

7、中形成的經(jīng)營方案、項(xiàng)目可行性報(bào)告、項(xiàng)目評估書、紙圖、圖表、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)證書、有保存價(jià)值的文字材料和計(jì)算材料等相關(guān)部門提供的信息資料等。三、辦公設(shè)施資料辦公設(shè)施購置合同、質(zhì)保書及使用說明書等；安全、調(diào)試、運(yùn)行辦公設(shè)施的報(bào)告、記錄等。四、業(yè)務(wù)檔案營銷策劃資料及相關(guān)客戶資料、信貸業(yè)務(wù)貸前調(diào)查資料、貸審資料、放款業(yè)務(wù)資料、貸后管理資料等業(yè)務(wù)檔案以及訴訟法律文書等。五、財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)憑證、各種報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)分析、借貸合同、擔(dān)保合同、公證書、報(bào)表說明等。六、書籍、報(bào)刊、音像資料公司訂閱、購買的各種雜志、報(bào)刊、書籍以及在各項(xiàng)活動(dòng)形成的有價(jià)值的原始資料。第二十四條檔案立卷的方法和要求一、公司檔案應(yīng)按照時(shí)間

8、、種類、重要程度等順序分門、別類的立卷歸類。二、公司檔案按密級度分為：絕密、秘密、普通三個(gè)等級，并標(biāo)注在卷宗的封套上。三、檔案資料歸類整理后應(yīng)編寫卷宗標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)包括編號、檔案名稱、時(shí)間等內(nèi)容。四、檔案資料收集完整后及時(shí)存檔，普通的檔案備檔一份，絕密、秘密及使用頻繁的檔案應(yīng)備份兩份；各部門檔案每年集中歸檔一次，于次年元月三十日前移交檔案室；財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。五、保存期限各類檔案材料視其價(jià)值確定保存期限，保存期限分為長期和定期。一般雜志、報(bào)刊可定期處理，重要檔案則做長期保存。第二十五條檔案資料的管理一、公司檔案的管理、借閱由專人負(fù)責(zé)，檔案管理員應(yīng)做好文件、資料的收集、整理、立卷、歸檔等工

9、作；各部門存檔資料應(yīng)有專人保管。二、檔案要有嚴(yán)格的防火、防盜、防蟲、防潮等安全措施，檔案管理員應(yīng)定期檢查保存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)、及時(shí)處理。三、各部門或個(gè)人移交檔案時(shí)，須填寫移交清單，同時(shí)應(yīng)有監(jiān)交人。移交清單一式三份，移交人、接交人、監(jiān)交人簽字后各執(zhí)一份。四、無存檔價(jià)值的文書檔案經(jīng)過鑒別并報(bào)總經(jīng)理審批后可定期銷毀。銷毀文書應(yīng)進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，確保不丟失，不遺漏。第二十六條檔案資料的查閱一、查閱、借閱一般報(bào)刊、書籍、雜志需在檔案管理員處登記。二、查閱秘密級以上檔案資料，需報(bào)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批同意后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘抄公司業(yè)務(wù)類檔案需報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批同意，復(fù)印、摘抄公司檔案需報(bào)總

10、經(jīng)理審批同意，并在檔案管理員處進(jìn)行登記。三、若在借閱過程中發(fā)生圖書、資料的破損，借閱人須負(fù)責(zé)修復(fù)并處罰款50元以上，若發(fā)生密級檔案損毀、遺失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。第六章信貸業(yè)務(wù)檔案管理第二十七條基本概念和要求一、信貸業(yè)務(wù)檔案是指我公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表。主要由客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和公司信貸管理資料等組成。二、信貸業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對

11、移交后的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。三、各部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司制定的有關(guān)法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。四、客戶信貸業(yè)務(wù)檔案必須集中到辦公室檔案管理室統(tǒng)一管理。五、信貸業(yè)務(wù)檔案涉及我公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。六、權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響公司權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件。主管信貸員要將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署

12、“經(jīng)核對與原件一致”字樣和核對日期并簽名確認(rèn)。七、客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的建立實(shí)行一戶一檔、一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆）。每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。八、權(quán)證類檔案存放區(qū)域?yàn)闄?quán)證區(qū)，其中有價(jià)單據(jù)、其他權(quán)證類檔案必須存放于檔案庫內(nèi)的保險(xiǎn)柜中。執(zhí)行中的借據(jù)由會(huì)計(jì)部門集中入庫保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔。第二十八條部門職責(zé)一、信貸業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)信貸客戶檔案的收集、整理、組卷，并對檔案資料

13、的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。并負(fù)責(zé)將經(jīng)過監(jiān)督的信貸管理檔案移交辦公室檔案管理室。二、辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的審查、審核工作，對入庫前的信貸客戶檔案的完整性、合法性、有效性和一致性進(jìn)行審查，對檔案資料的完整性、合法性、有效性和一致性負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)信貸客戶檔案資料整理、入庫和日常管理工作；對入庫的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全、提供利用、銷毀、保密等負(fù)責(zé)。第二十九條歸檔范圍一、權(quán)證類，即采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)中，能夠證明我公司享有抵（質(zhì)）押權(quán)及抵（質(zhì)）押物價(jià)值的資料；二、要件類，即辦理信貸過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；三、管理類，即客戶的基本資料；四、保全類，

14、即通過訴訟或仲裁等方式保全信貸資產(chǎn)和風(fēng)險(xiǎn)信貸資產(chǎn)管理的相關(guān)資料，五、綜合類，即內(nèi)部管理資料。第三十條各類檔案的主要內(nèi)容一、權(quán)證類檔案包括抵（質(zhì)）押物評估報(bào)告和作價(jià)依據(jù)，抵（質(zhì)）押物所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵（質(zhì)）押登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵（質(zhì)）押物保險(xiǎn)單，抵（質(zhì)）押公證書（客戶辦理的要收集）等。二、要件類檔案包括信用等級評定報(bào)告及授信資料，客戶信貸業(yè)務(wù)申請書，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查批表，貸審會(huì)會(huì)議紀(jì)要，上級管理部門審批（咨詢）意見，貸款意向書，貸款承諾函，信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函，至h逾期

15、貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報(bào)告，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)分析報(bào)告，保證金進(jìn)帳證明材料，貸款五級分類認(rèn)定表（季度），以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。三、管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的基本資料。主要有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件，事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件，企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件，特種經(jīng)營許可證復(fù)印件，外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件，中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件，貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證

16、明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、結(jié)婚證書、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。四、保全類檔案包括貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料；企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等；呆壞賬核銷的相關(guān)資料

17、。五、綜合類檔案包括公司內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報(bào)告，調(diào)查檢查報(bào)告，審計(jì)稽核報(bào)告等。第三十一條整理和移交一、信貸客戶檔案的整理（一）組卷。信貸客戶檔案按照借款人建立，一戶一檔，一筆（項(xiàng)）一卷。1 .“權(quán)證類”檔案按抵（質(zhì)）押合同立卷，一合同一卷。2 .隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的“要件類”檔案，按筆立固定卷，一筆一卷。同一申請人、對應(yīng)同一交易合同，且同一日簽發(fā)的多筆銀行承兌匯票業(yè)務(wù)要件類檔案可以立一卷。單獨(dú)立卷的“要件類”檔案，按內(nèi)容立活卷，同一內(nèi)容立一卷。最高額低押合同、最高額保證合同、貿(mào)易融資業(yè)務(wù)中的總協(xié)議等應(yīng)單獨(dú)立卷。3 .“管理類”檔案，按“借款人

18、”和“擔(dān)保人”分別立活卷。根據(jù)檔案數(shù)量立一卷或數(shù)卷。立一卷的，卷內(nèi)文件的排序參照本辦法附件；立數(shù)卷的，應(yīng)相對固定案卷排放的位置和次序。擔(dān)保人是公司借款人，借款人和擔(dān)保管理類檔案中的相同資料可不重復(fù)保存，但應(yīng)在擔(dān)保人管理類檔案卷內(nèi)目錄中就未重復(fù)保存的資料注明“見該客戶借款人管理類檔案”。4 .“保全類”檔案根據(jù)檔案數(shù)量立一卷或數(shù)卷，為活卷。5 .“綜合類”檔案，按照年度一內(nèi)容立卷，同一年度、同一內(nèi)容的綜合類檔案立一卷或數(shù)卷?！熬C合類”檔案為活卷，卷內(nèi)文件按照形成時(shí)間先后順序排放。（二）編目。信貸客戶檔案的編目包括編寫卷內(nèi)文件頁碼和文件順序號，填寫卷內(nèi)文件目錄和填寫封面。1 .編制頁碼。隨每筆業(yè)務(wù)

19、發(fā)生而形成的“要件類”檔案以“卷”為單位編寫大流水頁碼，其它類檔案以“件”為單位編寫頁碼，以“件”為單位編寫頁碼時(shí)，已有頁碼的，不再重復(fù)編寫。2 .編制文件順序號。除隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的“要件類”外，信貸客戶檔案的其他種類案卷須按卷內(nèi)文件的排放順序，在每份文件首頁右上角標(biāo)注順序號。3 .編制目錄。信貸客戶檔案案卷文件目錄的格式及填寫要求詳盡。4 .填寫案卷封面。隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類檔案案卷封面填寫內(nèi)容包括“檔案存放位置”、“貸款種類（內(nèi)容）”、“合同號”、“客戶名稱”、“檔號”、“立卷人”、“監(jiān)督人”及“檔案管理人”9項(xiàng)。其他類別檔案的案卷封面“檔案存放位置”、“立卷人”、“監(jiān)督人”

20、和“檔案管理人”4項(xiàng)為必填項(xiàng)，其他項(xiàng)為選填項(xiàng)。（1） “檔案存放位置”分兩欄，第一欄填寫“立卷區(qū)”的“檔案存位置”，第二欄填寫“歸檔區(qū)”的“檔案存放位置”。（2） “貸款種類（內(nèi)容）”項(xiàng)的填寫由案卷的檔案類別決定，隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的“要件類”，“貸款種類（內(nèi)容）”項(xiàng)填寫該貸款的業(yè)務(wù)種類；其他類別檔案，“貸款種類（內(nèi)容）”項(xiàng)填寫該卷檔案的主題內(nèi)容。（3） “合同號”項(xiàng)的填寫由案卷的檔案類別決定。對隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而產(chǎn)生的“要件類”檔案，“合同號”項(xiàng)填寫該筆貸款的貸款合同號；對“權(quán)證類”檔案，如權(quán)證類檔案對應(yīng)的抵質(zhì)押合同與一般貸款合同是一對一關(guān)系，“合同號”項(xiàng)填寫貸款合同號；如權(quán)證類檔案對應(yīng)的抵

21、質(zhì)押合同為最高額抵質(zhì)押合同，“合同號”項(xiàng)填寫最高額抵質(zhì)押合同號。（4） “立卷人”指主管信貸員或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人；“監(jiān)督人”指信貸作業(yè)監(jiān)督人員；“檔案管理人”指檔案部門有關(guān)人員。二、信貸客戶檔案的移交信貸業(yè)務(wù)，由主管信貸員整理信貸業(yè)務(wù)原始資料，并對信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行初步審核、整理，編制移交清單，并于業(yè)務(wù)辦理后7個(gè)工作日內(nèi)移交辦公室檔案管理室。貸后風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)告、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時(shí)移交，即主管信貸員取得資料后，應(yīng)在每月10日之前將上月接收的檔案資料移交辦公室檔案管理室。辦公室檔案管理員應(yīng)在收到檔案資料之日起7月個(gè)工作日內(nèi)完成對檔案資料的完整性、合規(guī)性、有效

22、性的審查、審核，審查、審核存在問題的，要求受理時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、整改，信貸業(yè)務(wù)檔案資料經(jīng)審查完整、合規(guī)、有效的，應(yīng)整理、入庫保管。三、辦公室檔案管理室接收信貸客戶檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，認(rèn)真審核以下內(nèi)容：（一）核對移交檔案的數(shù)量和每份文件的頁數(shù)；（二）核查每份文件資料的構(gòu)成要素，包括名稱、內(nèi)容、簽章、日期。審核無誤后方可辦理交接手續(xù)。對于存有問題的檔案或不屬于歸檔范圍的資料應(yīng)及時(shí)退回，交督促移交人員盡快補(bǔ)齊資料或修改有誤部分，原則上應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)重新辦理移交。第三十二條歸檔和排放一、信貸客戶類檔案的歸檔和排放。（一）歸檔。檔案管理員接收信貸客戶檔案后，須及時(shí)編制檔案存放位置、著錄檔號和著錄檔

23、案盒，完成歸檔工作。1.“檔案存放位置”指檔案管理室為反映檔案案卷的實(shí)際存放位置，按照一定規(guī)則編制的一組符號。信貸客戶類檔案中權(quán)證類、要件類、管理類、保全類檔案的“檔案存放位置”由“企業(yè)順序號+分區(qū)標(biāo)志檔案類別+盒號”構(gòu)成；綜合類檔案的“檔案存放位置”由“年度+盒號”構(gòu)成。（1）企業(yè)順序號指企業(yè)順序?qū)φ毡碇械捻樞蛱枺?）分區(qū)標(biāo)志分別用字母A、B、C、D表示，A表示權(quán)證區(qū)，B表示立卷區(qū)，C表示歸檔區(qū)，D表示綜合區(qū)。（3）檔案類別分為6類，權(quán)證類檔案用01表示，隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而產(chǎn)生的要件類檔案用02表示，單獨(dú)立卷的要件類檔案用021表示，管理類檔案用03表示，保全類檔案用04表示，綜合類檔案用05

24、表示。（4）盒號指一類檔案下檔案盒的順序號。（5）權(quán)證類檔案中存放在保險(xiǎn)柜的，“分區(qū)標(biāo)志檔案類別”用A01表示；存放在檔案密集架上的，“分區(qū)標(biāo)志檔案類別”用B01表不；執(zhí)行結(jié)束后，“分區(qū)標(biāo)志檔案類別”統(tǒng)一用C01表示。2 .檔案管理員完成案卷“檔案存放位置”編制后，應(yīng)須及時(shí)編制“檔號”。3 .檔案管理員編制完“檔號”后，須及時(shí)將其著錄在案卷封面上。4 .檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫項(xiàng)包括“企業(yè)全稱”和“企業(yè)代碼”。檔案盒脊背的填寫項(xiàng)包括：“企業(yè)名稱”、“年度”和“檔案存放位置”。其中“年度”表示該盒檔案實(shí)體案卷發(fā)生的年份，跨年度的則填寫起始年結(jié)束年，“年度”項(xiàng)為非必填

25、項(xiàng)。（二）排放。1 .“權(quán)證類”檔案存放在檔案室的保險(xiǎn)柜中，抵（質(zhì)）押物（權(quán)）的外部評估報(bào)告及復(fù)印件材料存放在檔案密集架上（立卷區(qū)要件類前）；執(zhí)行結(jié)束后，歸還客戶以后的剩余權(quán)證類資料轉(zhuǎn)移到檔案密集架上（歸檔區(qū)要件類前）。2 .“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案以企業(yè)為單位排放，同一企業(yè)的“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案排放先分區(qū)：立卷區(qū)和歸檔區(qū)；后分類：要件類、管理類、保全類。在立卷區(qū)存放執(zhí)行中的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了的要件類、管理類、保全類檔案，在每一類別下按順序排放。3 .“綜合類”檔案單獨(dú)構(gòu)成“綜合區(qū)”?！熬C合類”檔案的排放，分年度，同一年度下按內(nèi)

26、容分類。（三）結(jié)清后檔案的轉(zhuǎn)移。結(jié)清后，信貸業(yè)務(wù)部門要將借款合同、保證合同、抵（質(zhì)）押合同從客戶手中收回?！耙悺睓n案以及失效的管理類檔案，檔案管理員憑會(huì)計(jì)部門的收回貸款本息通知單或新的管理類資料，將已結(jié)清業(yè)務(wù)或失去時(shí)效的相關(guān)檔案文件從立卷區(qū)抽出，修改目錄、檔案盒封面等相關(guān)信息，加蓋收回印戳后，放入該借款人的歸檔區(qū)保管。二、信貸管理檔案的歸檔和排放（一）歸檔。檔案管理室接收信貸管理檔案后，按照下列步驟完成歸檔工作：1 .編制“檔案存放位置”?！皺n案存放位置”編制規(guī)則為：年度期限-大類-屬類-子類-順序號。營銷類為：年度期限-信貸管理-營銷-內(nèi)容-順序號；審查審批類為：年度期限-信貸管理-審查

27、審批-內(nèi)容-順序號；信貸監(jiān)督類為：年度期限-信貸管理-信貸監(jiān)督-不良信貸資產(chǎn)管理-內(nèi)容-順序號；綜合類為：年度期限-信貸管理-綜合類-內(nèi)容-順序號。如200715-信貸管理-綜合-制度-1。2 .填寫案卷目錄或文件目錄。信貸監(jiān)督類和綜合類檔案完成歸檔后，檔案人員要續(xù)填文件目錄。營銷類、審查審批類、不良信貸資產(chǎn)管理類檔案完成歸檔后，檔案人員要續(xù)填案卷目錄。（二）排放。信貸管理檔案作為一類專項(xiàng)檔案，專區(qū)存放，按照“年度-類別”排放。不同類別的信貸管理檔案不能混合排放，每一類別下，不同內(nèi)容的檔案資料不能混合排放。第三十三條保管和利用一、權(quán)證資料存放在檔案庫保險(xiǎn)柜中保管，在確保安全的前提下，雙人雙鎖。

28、二、檔案管理人員要對客戶信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出信貸業(yè)務(wù)檔案或透露檔案內(nèi)容。要定期檢查客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的保管理情況，檢查間隔期為每季一次，并書面記錄檢查結(jié)果。三、信貸客戶檔案（不含綜合類檔案）保管期限為：有信貸關(guān)系的借款人檔案永久保管；結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的借款人，從該客戶與我公司的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管五年。四、信貸客戶綜合類檔案保管期限為五年，其中各種報(bào)表的年度匯總表為十年。五、客戶信貸業(yè)務(wù)檔案保管及銷毀清冊為永久保管。六、調(diào)閱和外借（提?。ㄒ唬┙杩钊诵刨J業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱、外借（提?。┑臋?quán)限?？蛻艚?jīng)理只能調(diào)閱或外借（提?。┳约褐鞴芸蛻舻臋n案。（二

29、）信貸客戶檔案的調(diào)閱和外借。1. “調(diào)閱”是指利用人員在檔案室現(xiàn)場利用檔案。調(diào)閱信貸客戶檔案必須嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。調(diào)閱信貸客戶檔案，須經(jīng)業(yè)務(wù)主管經(jīng)理簽字和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意；檔案保管人員調(diào)閱信貸客戶檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意；信貸業(yè)務(wù)部調(diào)閱信貸客戶檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意；公、檢、法等部門人員調(diào)閱信貸客戶檔案，須持本人有效證件和單位公函，經(jīng)信貸業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審批同意，并由接待部門人員陪同，方可調(diào)閱。調(diào)閱人對所需的檔案可以復(fù)印，但不得將原件抽走。2. “外借”是指利用人員將檔案借出檔案室。信貸客戶檔案原則上不準(zhǔn)外借，確因工作需要借出的，

30、必須嚴(yán)格履行外借審批手續(xù)。借出信貸客戶檔案，需經(jīng)貸款業(yè)務(wù)部門和檔案保管員、信貸業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審批同意，最長不得超過15天。3. “提取”是指信貸業(yè)務(wù)部門將客戶的權(quán)證資料提出檔案部門歸還客戶。權(quán)證資料的提取須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，業(yè)務(wù)終了時(shí)，由業(yè)務(wù)人員（客戶經(jīng)理）持會(huì)計(jì)部門貸款本息已收回憑證和收押憑證，經(jīng)信貸業(yè)務(wù)部門、檔案保管室、信貸業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字同意，方可辦理提取。（三）信貸管理檔案的調(diào)閱和外借調(diào)閱信貸管理檔案須填寫調(diào)閱審批單，經(jīng)形成信貸管理檔案的信貸相關(guān)部門、檔案管理室負(fù)責(zé)人簽字同意。公安局、檢察院、法院調(diào)閱和外借信貸管理檔案的程序參照信貸客戶檔案執(zhí)行。信貸管理檔案原則上不準(zhǔn)外借，確因工作需要借出

31、的，必須嚴(yán)格履行外借審批手續(xù)。借出信貸管理檔案，需我公司法人、信貸業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審批同意，最長不得超過15天。（四）檔案管理室不直接針對客戶或系統(tǒng)外人員辦理法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱或外借（提取）。第三十四條鑒定和銷毀一、借款人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案保管期滿后，由信貸業(yè)務(wù)檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。信貸業(yè)務(wù)檔案的鑒定小組由信貸業(yè)務(wù)部門和綜合檔案管理部門組成，總經(jīng)理賴福春擔(dān)任組長，小組成員由信貸業(yè)務(wù)部、風(fēng)控部、財(cái)務(wù)部、辦公室檔案管理相關(guān)人員共同組成。二、鑒定工作流程：（一）綜合檔案管理部門對超出保管期限的檔案列出清單。列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、擬銷毀時(shí)間等內(nèi)容

32、，提交鑒定小組審核。（二）鑒定小組對超出保管期限的檔案逐筆進(jìn)行鑒定。（三）鑒定小組出具鑒定意見，小組成員簽字確認(rèn)。（四）經(jīng)小組鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案人員編制檔案銷毀清單，隨鑒定意見報(bào)信貸業(yè)務(wù)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀，鑒定意見及銷毀清單永久保管。（五）經(jīng)信貸業(yè)務(wù)檔案鑒定小組鑒定仍有保存價(jià)值的檔案，再保管5年，保管期滿后，重新鑒定。第七章保密管理第三十五條公司秘密涉及公司及員工根本利益，全體員工都有保密義務(wù)。應(yīng)具備高度的保密意識，特別在對外交往和合作中要注意不能泄密。第三十六條公司秘密包括下列事項(xiàng)一、公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。二、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目

33、及經(jīng)營決策。三、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。四、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。六、公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。七、其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第三十七條公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。第三十八條公司密級的確定一、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重大利益為絕密級；二、公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級；三、公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第三十九條屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明

34、密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第四十條屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的上具體經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)保密。第四十一條對于密級文件、資料和其它物品，必須采取以下保密措施：一、未經(jīng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得摘抄或復(fù)制。二、收發(fā)、傳遞和外生攜帶，由專人擔(dān)任，并采取必要的安全措施。三、在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中存放。四、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。五、屬于公司秘密的資料使用、保存、銷毀，由公司指定部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采取相應(yīng)的保密措施。第四十二條具有屬于公司秘密內(nèi)

35、容的會(huì)議和其它活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施。一、選擇具備保密條件的會(huì)議場所。二、根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對參加涉及密級事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定。三、依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件。四、確定會(huì)議內(nèi)容是否可以傳達(dá)及傳達(dá)范圍。第四十三條不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)以任何方式泄露公司秘密。第四十四條公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露的，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)向分管副總經(jīng)理報(bào)告。分管副總或總經(jīng)理接到報(bào)告后，應(yīng)立即作由處理。第八章辦公區(qū)環(huán)境、秩序管理第四十五條辦公環(huán)境及辦公秩序的管理一、公司來訪客人，需填寫來訪人員登記表，在會(huì)客室等待,由前臺

36、接待安排會(huì)見。與本公司無關(guān)的人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū)，嚴(yán)禁在下班后，節(jié)假日將陌生人帶入公司辦公區(qū)。二、為提高工作效率，辦公區(qū)應(yīng)保持嚴(yán)肅安靜，嚴(yán)禁聊天、談笑、大聲喧嘩等行為。三、員工辦公桌面應(yīng)保持整潔有序，桌內(nèi)不得存放現(xiàn)金及貴重物品。四、上班時(shí)不準(zhǔn)做與工作無關(guān)的事，嚴(yán)禁在辦公室吃食物、化妝、睡覺、看小說、玩電腦游戲等。五、員工之間要禮貌相處；接聽電話用語要標(biāo)準(zhǔn)、文明、禮貌；在辦公區(qū)內(nèi)站姿、坐姿要得體。六、辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、隨地吐痰、亂扔雜物。七、辦公區(qū)保持環(huán)境衛(wèi)生、走道、墻壁及衛(wèi)生間隨時(shí)保持清潔。各辦公室保證充足的光線，辦公區(qū)內(nèi)的植物應(yīng)經(jīng)常更換，保持植物的新鮮和良好的室內(nèi)空氣。八、公司辦公環(huán)境及辦

37、公秩序的維護(hù)由辦公室負(fù)責(zé)并進(jìn)行監(jiān)督管理。第四十六條員工著裝管理一、員工著裝代表公司形象，在工作時(shí)間須按公司要求統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌。試用期員工應(yīng)按要求穿著與公司制服顏色一致或相接近的服裝，轉(zhuǎn)正后按公司統(tǒng)一配置著裝。公司制服分夏裝和冬裝兩種，其穿著時(shí)間分別為：夏裝，5月1月日至9月30日；冬裝，10月1日至次年4月30日。二、員工儀容儀表應(yīng)整潔、大方、得體，頭發(fā)應(yīng)梳理整齊，女性員工上班不得化濃妝，不得染燙夸張的發(fā)型；男性員工不留長發(fā)，不留胡須。工作時(shí)不得穿拖鞋、布鞋。穿著的制服應(yīng)保持整潔，經(jīng)常清洗、熨燙，如有破損要及時(shí)修補(bǔ)。三、公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常檢查員工著裝是否規(guī)范，若有違反應(yīng)予以批評和糾正，檢查中發(fā)現(xiàn)員工三次以上沒按公司要求著裝的，視情況給予書面警告處分。第九章安全保衛(wèi)、值班管理第四十七條安全保衛(wèi)管理一、為保證公司辦公環(huán)境的安全、有序，各部門要重視防火、防盜和安全工作，堅(jiān)持“預(yù)防為主”的原