房屋建筑招標(biāo)投標(biāo)檔案管理辦法

1、房屋建筑招標(biāo)投標(biāo)檔案管理辦法第一條為規(guī)范全省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)檔案管理, 統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過程中檔案 資料的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn),依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合我省實(shí)際,制定本辦法。第二條本辦法所稱的招標(biāo)投標(biāo)檔案是指房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)過程中形 成的,并能真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)內(nèi)容,具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、光盤等各種文 件資料。第三條各級建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理和監(jiān)督檢查工作, 具體工作由其所屬的建設(shè)工 程招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)(以下簡稱“監(jiān)管機(jī)構(gòu)”負(fù)責(zé),各級監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照本辦法的 規(guī)定建立招標(biāo)投標(biāo)檔案。第四條歸檔的招投標(biāo)文件資料,其內(nèi)容必須準(zhǔn)

2、確、齊全完整、真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的過程。 第五條監(jiān)管機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)督過程中及時(shí)收集、 整理、 保存依照有關(guān)法定程序備案招標(biāo)投 標(biāo)過程中產(chǎn)生的各種文件資料, 并應(yīng)當(dāng)在接受施工合同備案之日起五日內(nèi), 將有關(guān)收集齊全 的歸檔招投標(biāo)文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí),應(yīng)當(dāng)做好交接工作。第六條招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。 檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后, 應(yīng)及時(shí)登記, 并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、 裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 (GB/T50328-2001的要求。第七條招標(biāo)投標(biāo)

3、監(jiān)管機(jī)構(gòu)收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容 , 并按下列順序裝訂成冊: (一工程建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包初步方案及其附件;附件包括:1、工程建設(shè)項(xiàng)目審批或者備案文件的復(fù)印件;2、邀請招標(biāo)或直接發(fā)包的證明材料;3、滿足招標(biāo)條件的其他材料的復(fù)印件。(二招標(biāo)人自行辦理招標(biāo)事宜備案表及附件資料;(三工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書及工程招標(biāo)代理項(xiàng)目組組成人員情況表;(四單獨(dú)委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同;(五招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書;(六投標(biāo)申請人投標(biāo)報(bào)名及獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表;(七資格預(yù)審文件,中標(biāo)人資格預(yù)審申請材料的復(fù)印件 , 資格審查情況報(bào)告;(八招標(biāo)文件以及對招標(biāo)文件的澄清或者修改文

4、件;(九清標(biāo)情況報(bào)告 ;(十業(yè)主評委備案表,專家評委抽取、通知記錄表;(十一標(biāo)底的封面、編制說明及報(bào)價(jià)匯總表;(十二評標(biāo)報(bào)告;(十三 招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報(bào)告 (其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容, 可以不重復(fù)提交。 ; (十四中標(biāo)結(jié)果公示表;(十五中標(biāo)通知書;(十六中標(biāo)人投標(biāo)文件中的授權(quán)委托書、投標(biāo)函、報(bào)價(jià)匯總表、 項(xiàng)目班子配備情況以及有 關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復(fù)印件;(十七合同副本;(十八工程招標(biāo)代理評價(jià)意見表;(十九工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)備案流程表(二十工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)合同備案表(二十一工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督情況記錄表;(二十二工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)督意見書;(二十三投標(biāo)文件的電子

5、光盤;(二十四需要存檔的其他材料。中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本,應(yīng)當(dāng)自施工合同接受備案之日起,保存六個(gè)月后方可處理。 第八條工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收集、整理、歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容 , 并按下列順序裝 訂成冊:(一工程建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包初步方案及其附件;附件包括:1、工程建設(shè)項(xiàng)目審批或者備案文件的復(fù)印件;2、邀請招標(biāo)或直接發(fā)包的證明材料。3、滿足招標(biāo)條件的其他材料的復(fù)印件。(二工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書和工程招標(biāo)代理項(xiàng)目組組成人員情況表 ;(三單獨(dú)委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同 ;(四招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書 ;(五投標(biāo)申請人投標(biāo)報(bào)名及獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表;(六資格預(yù)審文件,中標(biāo)人

6、資格預(yù)審申請材料;(七資格預(yù)審合格通知書與資格預(yù)審結(jié)果通知書及其發(fā)放、確認(rèn)的記錄 ;(八資格預(yù)審情況報(bào)告 ;(九招標(biāo)文件以及對招標(biāo)文件澄清或者修改文件 ;(十招標(biāo)文件以及對招標(biāo)文件澄清或者修改文件的發(fā)放、簽收記錄 ;(十一標(biāo)底 ;(十二投標(biāo)文件簽收、評委簽到記錄 ;(十三清標(biāo)情況報(bào)告 ;(十四評標(biāo)報(bào)告 ;(十五招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報(bào)告 ;(十六中標(biāo)結(jié)果公示表 ;(十七中標(biāo)通知書 ;(十八工程招標(biāo)代理評價(jià)意見表 ;(十九工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)備案流程表(二十工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)督意見書;(二十一中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本 ;(二十二需要存檔的其他材料 ;未中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請材料、 投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)自

7、施工合同簽訂之日起, 保存六個(gè)月后方可 處理。第九條歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、 圖表整潔, 需要單位或個(gè)人簽章的, 其簽章手續(xù)應(yīng)完備, 并應(yīng)采用碳素墨水、 藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書寫, 不得使用圓珠筆、 鉛筆等易褪色的材料 書寫。所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用 A4或 A3紙(圖紙除外。第十條招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔, 應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。 同一項(xiàng)目分階段招標(biāo)的, 每 一階段應(yīng)分別組卷, 內(nèi)容相同的材料, 可不必重復(fù)存檔, 但應(yīng)在檔案備考表中注明相關(guān)材料 的存檔信息;卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系,便于檔案的利用、查詢和保管。第十一條歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄;并在歸檔文

8、件材料尾頁之后附卷內(nèi)備考表。 案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表(格式見附件。第十二條監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以將檔案的立卷、 裝訂、 歸檔和保存等工作委托建設(shè)工程交易中心承擔(dān), 并應(yīng)建 立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、查閱等制度。第十三條招標(biāo)投標(biāo)檔案在監(jiān)管機(jī)構(gòu) (或建設(shè)工程交易中心 保管至合同備案后三年, 即可移交當(dāng)?shù)爻?建檔案館保存。第十四條對保存期已滿,須移交同級城建檔案館的檔案,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。第十五條檔案管理人員離開工作崗位前, 應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交招投標(biāo)檔案資料, 不得擅自處理或帶走。 禁 止任何單位和個(gè)人倒賣、涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。第十六條檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防

9、霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施, 不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案,應(yīng)及時(shí)采取搶救、復(fù) 制、搜集等補(bǔ)救措施,確保檔案的安全與完整。第十七條招投標(biāo)檔案只能當(dāng)場查閱,不能借閱。查閱、摘抄或復(fù)印招投標(biāo)檔案資料,必須履行批準(zhǔn)、 登記手續(xù)。查閱檔案時(shí),必須精心愛護(hù),不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。第十八條本辦法自發(fā)布之日起施行。附:案卷封面(式樣、卷內(nèi)目錄(式樣、卷內(nèi)備考表(式樣建設(shè)工程施工招投標(biāo)歸檔文件資料目錄0、招標(biāo)投標(biāo)核準(zhǔn)書(區(qū)經(jīng)貿(mào)局1、工程項(xiàng)目招投標(biāo)情況告知書(一式三份,招標(biāo)人、招標(biāo)辦、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)2、工程立項(xiàng)批文(區(qū)經(jīng)貿(mào)局(復(fù)印件3、批準(zhǔn)用地的文件和材料(國有土地使用證(復(fù)印件4、工程建設(shè)資金證明（復(fù)印件） 5、施工圖設(shè)計(jì)審查報(bào)告 6、 招標(biāo)審查備案表（一式兩份） 7、自行招標(biāo)提供建設(shè)單位的技術(shù)管理人員職稱證材料， 委托招標(biāo)簽訂的招標(biāo)代理合同 （招 標(biāo)代理機(jī)構(gòu)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書） 8、招標(biāo)公告（招標(biāo)邀請函） 9、合格的投