公司檔案室管理制度

1、WORD格式同大物流公司檔案管理制度一、總那么1、為了標準公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸檔案管理部，檔案管理部負責本制度的修訂完善。二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及根本要求一檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保留價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于檔案管理部，并設(shè)置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔催促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。3、公司檔案根據(jù)其重要性和*程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標準

2、標準進展分類，有標準的檔案編號和標簽，并建立電子與紙X分類目錄。二各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，標準部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理方法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三 、檔案分類一檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件制止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進展修復處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系

3、，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒外表為"檔案目錄"，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。專業(yè)資料整理WORD格式同大物流二分類1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原那么，并要一定X疇，不能籠統(tǒng)模糊。如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等。2、公司檔案大致分為以下幾類：（ 1證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（ 2文件類：分外來文件和內(nèi)部文件；（ 3制度類：管理制度匯編；（ 4合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（ 5方案總結(jié)類：分年度方案及總結(jié)等；（ 6會議紀要類：辦公例

4、會紀要等 ;(7) 工程類： 完成工程進展歸檔 .三檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，各部門要積極配合公司檔案管理工作。四、檔案日常管理一借閱1、借閱手續(xù)：（ 1各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（ 2檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和

5、歸還日期，以備及時催還。（ 3檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。專業(yè)資料整理WORD格式同大物流2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)檔案管理部批準。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。二銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的"檔案銷毀清冊"，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人前方可進展銷毀。"檔案銷毀清冊"

6、;需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。"檔案銷毀清冊"需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有以下四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在工程建立期間的建立單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。三移交1、需要進展移交的檔案，需由檔案員編制"檔案移交登記表"，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進展移交。 "檔案移交登記表"需注明： 移交檔案目錄、 公司負責人意見、 移交方簽章、監(jiān)交人簽

7、章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，"檔案移交登記表"一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。四*1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和平安，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作效勞的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、保護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。六、附那么專業(yè)資料整理WORD格式同大物流一在本制度框架下， 公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細那

8、么，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合管理部備案后，與本制度具有同等效力。二本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案員職責1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的根本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當及時進展修補和復制，裝訂局部過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以識別的資料，應(yīng)當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進展分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，防止盲目查找。5、做好*工作，并采取防盜、防火、