文秘秘書論文：浙南私營企業(yè)秘書人員狀況調(diào)查與分析

1、文秘秘書論文：浙南私營企業(yè)秘書人員狀況調(diào)查與分析          【摘要】作為坐落在浙西南的一所全國優(yōu)秀高等職業(yè)技術(shù)學院,麗水職業(yè)技術(shù)學院文秘專業(yè)的辦學宗旨是培養(yǎng)適應(yīng)中小型企業(yè)需求的優(yōu)秀的秘書人才。秘書人員的狀況是秘書的培養(yǎng)者和培養(yǎng)對象最關(guān)心的問題之一,鑒于此,我們深入浙南中小型私營企業(yè),進行全面、廣泛的調(diào)查,了解企業(yè)對文秘人才的需求,掌握企業(yè)秘書人員的生存和發(fā)展狀況,為今后秘書人才的培養(yǎng)提供基礎(chǔ)。該文通過對浙南100多家私營企業(yè)的秘書人員各方面狀況的調(diào)查和分析,發(fā)現(xiàn)該地區(qū)秘書人員的總體特點,以及領(lǐng)導對

2、秘書工作能力要求的新的變化,并針對此提出了一些建議。 【關(guān)鍵詞】私營企業(yè);秘書;調(diào)查 改革開放三十年以來,隨著我國經(jīng)濟改革的深入,私營企業(yè)得到飛速發(fā)展,私企秘書作為一門新興職業(yè)迅速增長,麗水職業(yè)技術(shù)學院作為坐落在浙西南的一所全國優(yōu)秀高等職業(yè)技術(shù)學院文秘專業(yè),我們的宗旨是培養(yǎng)適應(yīng)中小型企業(yè),特別是中小型私營企業(yè)需求的優(yōu)秀的秘書人才。自開設(shè)以來,我們已經(jīng)向社會和企業(yè)各界輸送了幾百名秘書人才。秘書人員的狀況是秘書的培養(yǎng)者和培養(yǎng)對象最關(guān)心的問題之一,鑒于此,我們深入浙南中小型私營企業(yè),進行全面、廣泛的調(diào)查,了解企業(yè)對文秘人才的需求,掌握企業(yè)秘書人員的生存和發(fā)展狀況。為今后秘書人才的培養(yǎng)提供基礎(chǔ)。本次調(diào)

3、查通過問卷調(diào)查的方法,調(diào)查范圍主要針對麗水市和溫州市一百多家中小型私營企業(yè),共發(fā)出問卷106份,收回98份,回收率達到92.45%。經(jīng)過認真綜合、歸納、分析,現(xiàn)將這次調(diào)查的情況和基本結(jié)論反映如下。 1.浙南私營企業(yè)秘書人員的基本特點 第一,秘書以年輕女性居多。根據(jù)調(diào)查結(jié)果,女秘書占75%,男秘書占25%,男女比例為3:1。可見,就現(xiàn)階段而言,在私營企業(yè),特別是中小型私營企業(yè)中,女秘書普遍收到青睞。女性的細膩、耐心等優(yōu)良品質(zhì)也使其在秘書崗位上有著突出表現(xiàn)。另外,對秘書年齡的調(diào)查發(fā)現(xiàn),23歲27歲年齡層次的秘書占了總數(shù)的60.94%,而35歲以上的秘書只有14.06%,私營企業(yè)的秘書年齡較年輕。在

4、以往人們的觀念中,私營企業(yè)的秘書多數(shù)是年輕貌美的女性,通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)私企的秘書的外部特征符合人們對私營企業(yè)秘書的印象。 第二,秘書的從業(yè)年限普遍較短,人才流動性較大。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù),從事秘書年限在2年以下的占50%,3年至5年的占43.54%。當問及對秘書職業(yè)的發(fā)展前途時,只有84.75%秘書認為很有前途,有15.25%秘書認為沒有什么前途。有67.2%的秘書回答當出現(xiàn)其他機會時會考慮跳槽或轉(zhuǎn)行,只有12.5%秘書回答要繼續(xù)堅守崗位,這說明秘書的工作心態(tài)不穩(wěn),秘書行業(yè)的人才流動性較大。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),秘書的月收入集中在1000元以上,2000元以下,月收入在3000元以上只占11.11%。當問及對收

5、入是否滿意時,有21.88%的秘書回答滿意,有7.81%的秘書回答很不滿意,70.31%的秘書認為一般?？梢?秘書的待遇較低也是導致秘書跳槽、轉(zhuǎn)行的一大原因。要留住好的秘書人才,要發(fā)展和壯大秘書職業(yè),提高秘書的待遇是當務(wù)之急。 第三,秘書人員的非秘書專業(yè)傾向和學歷層次較高。根據(jù)調(diào)查,有33.3%的秘書原來學的經(jīng)濟或企業(yè)管理相關(guān)專業(yè),有34.85%的秘書來自其他專業(yè),只有19.70%的秘書是文秘專業(yè)畢業(yè),還有12.12%的秘書原來學的中文相關(guān)專業(yè)。對秘書的學歷的調(diào)查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有秘書的學歷層次較高,高職或大專學歷的占了61.54%,本科文憑的占21.54%,其中研究生占到3.08%。呈現(xiàn)出文化程度較高

6、,專業(yè)程度較低的特點。從企業(yè)管理層對文秘人員要求的調(diào)查問卷中顯示,當問及“你選擇秘書最看重的是什么”時,選擇學歷的只占7.89%,認為經(jīng)驗、能力最重要的占到46.50%。由此看來,許多單位選用秘書,并不是非秘書專業(yè)、非高學歷不可,企業(yè)管理者看重的是實際的工作能力和綜合素質(zhì)。比較秘書專業(yè)畢業(yè)的秘書人員與非秘書專業(yè)出身的秘書人員,前者雖在秘書專業(yè)知識領(lǐng)域有一定優(yōu)勢,但知識面往往較窄,缺乏對多學科的了解,在企業(yè)并一定就受到重用;而后者往往缺乏對秘書專業(yè)的訓練,適應(yīng)秘書工作往往需要較長時間。 第四,秘書的社會地位有待提高。有64.15%的企業(yè)管理人員和49.21%的秘書不知道有國際秘書節(jié),有27.78

7、%的企業(yè)管理人員認為秘書人員在單位作用不大,有15.25%的秘書覺得秘書職業(yè)沒有發(fā)展前途。一個職業(yè)群體的節(jié)日,如教師節(jié),護士節(jié)等,它是社會對該職業(yè)及職業(yè)人群的一種認可和尊重。為了肯定秘書的貢獻,1952年,兩位美國資深秘書提議設(shè)立秘書周和秘書日。1955年,美國正式將秘書周定在每年4月份最后一個完整的星期,而這周的星期三為秘書節(jié)。時至今日,世界各地都會在4月份慶祝屬于秘書和行政工作人員的節(jié)日。在一些國家,秘書節(jié)當天,所有的秘書都有假期,還會收到上司送的鮮花和賀卡。但是調(diào)查顯示,大部分秘書和企業(yè)管理者竟然不知道有秘書節(jié),這說明,第一、秘書這個節(jié)日在我國沒有普及,但沒有普及的背后也正說明秘書這一職

8、業(yè)在社會上被認可和尊重的程度尚淺。第二,這樣的數(shù)據(jù)顯示,秘書缺乏應(yīng)有的社會地位,甚至是秘書人員自身也對自己的社會地位處于漠然的態(tài)度,這就不得不觸發(fā)我們?nèi)ニ伎?、去重視了?2.私營企業(yè)管理層對秘書人員的新要求 第一,用人的性別標準、年齡要求正發(fā)生悄然的變化。在對企業(yè)管理層的調(diào)查中發(fā)現(xiàn),有64.15%的領(lǐng)導選擇秘書偏向于女性,有30.19%的領(lǐng)導對秘書的性別無所謂。這與現(xiàn)實中人們普遍認為私企秘書都是年輕貌美的女性的觀念不同,私企的管理者對秘書的性別的要求正慢慢變?nèi)?更注重秘書的實際工作能力,而不是性別或是外在形象。對企業(yè)管理層的調(diào)查發(fā)現(xiàn),企業(yè)領(lǐng)導覺得秘書的適宜年齡為:27歲35歲的占62.26%,

9、35歲以上的占20%。當問及您選擇秘書時最看重的是什么時,有46.50%的管理者選擇“工作經(jīng)驗和能力”,只有8.77%和6.14%的管理者選擇了“年齡”和“儀表”。有可見,秘書職業(yè)并不是像以前人們認為的那樣受到太多的年齡的限制,那種認為秘書是靠吃“青春飯”和“秘書職業(yè)干不久”等觀點正逐步發(fā)生著改變。 第二,秘書人員領(lǐng)悟能力受重視。秘書人員認為辦公自動化能力、辦公室事務(wù)處理能力、信息收集與處理能力最重要。而當企業(yè)管理層被問及秘書崗位需要掌握的職業(yè)素質(zhì)時,管理層認為傳統(tǒng)的辦文、辦事能力非常重要外,還特別提出秘書的“領(lǐng)悟能力”非常重要。根據(jù)新華字典的解釋,領(lǐng)悟是指“理解體會”,現(xiàn)代漢語辭典中解釋為“

10、體會、解悟”。根據(jù)德國心理學家苛勒的“領(lǐng)悟說”之學習理論,他通過對猩猩的長期觀察和研究,發(fā)現(xiàn)動物解決問題不是試誤的漸進過程,而是突然頓悟的結(jié)果,這種頓悟不是對個別刺激的個別反應(yīng),而是對整個情景、整體關(guān)系的理解。人類的學習也主要是靠領(lǐng)悟。一個優(yōu)秀的秘書人才,具備較高的領(lǐng)悟能力是其不可或缺的能力。可見,在提高秘書的人員的秘書專業(yè)技能的前提下,提高秘書的領(lǐng)悟能力是非常重要的。 3.相應(yīng)的對策和建議 (1)提高秘書社會地位 第一,呼吁全社會關(guān)注秘書人員的工作現(xiàn)狀,重新認識秘書的工作性質(zhì),改變以往對秘書職業(yè)的負面認識,逐漸營造尊重、理解秘書職業(yè)的良好社會氛圍。如可以宣傳每年一度的國際秘書節(jié),讓更多的人知

11、道秘書節(jié),發(fā)動管理者在秘書節(jié)給秘書送去溫馨祝福,就像學生在教師節(jié)給老師送祝福一樣,號召更多的人士去尊重、關(guān)愛秘書。    第二,建立科學的用人機制和激勵機制。特別是一些中小型私營企業(yè)有任人唯親、只用不養(yǎng)的弊端,秘書人員得不到重用和培養(yǎng),其積極性和創(chuàng)造性得不到發(fā)揮,再加上戶口、住房、醫(yī)療保險等一些后顧之憂得不到解決,致使秘書人員穩(wěn)定性差、流動性大。這對企業(yè),特別是尚在發(fā)展壯大中的中小型企業(yè)是極為不利的,要改變這一現(xiàn)狀,企業(yè)本身必須正視問題,改變以往的短視行為,建立起科學的用人機制和激勵機制,提高秘書在企業(yè)中的地位,將有利于發(fā)揮秘書的主觀能動性,積極工作,實

12、現(xiàn)自我價值。 第三,提高秘書人員待遇。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有21.88%的秘書表示對目前的收入滿意,(下轉(zhuǎn)第18頁)(上接第14頁)這一數(shù)據(jù)顯示,還有78.12%的秘書對自己目前的收入不滿意,待遇過低勢必造成秘書人心不穩(wěn),導致秘書人才的流動性頻繁,對單位的忠誠度降低,甚至導致工作質(zhì)量的下降,這對企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。 (2)改革秘書職業(yè)教育,開展秘書職業(yè)培訓 秘書人員的非秘書專業(yè)傾向表明:秘書專業(yè)人才在各單位仍有需求空間,同時,需要加強對非秘書專業(yè)的秘書人員的專業(yè)訓練和培訓力度。 第一,在秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)方面,以能力培養(yǎng)為主線,加強專業(yè)主干課程建設(shè),以培養(yǎng)實踐能力為核心,通過課堂實踐、課程實訓、

13、假期和畢業(yè)實習等多種形式,多種渠道,讓準秘書們提早接觸秘書實務(wù),積累經(jīng)驗,縮短崗前適應(yīng)期。 第二,加強在職秘書社會短期培訓工作。據(jù)調(diào)查,只有19.70%的秘書是文秘專業(yè)畢業(yè),而秘書是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作,知識更新快,能力要求高,是一種需要在實踐中學習和提高的職業(yè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有80.31%的在職秘書表示非常愿意參加相關(guān)的繼續(xù)教育或文秘培訓。政府部門應(yīng)利用契機,加大力度,利用各種社會資源開展在職秘書的定期的短期培訓,如開辦各類社交禮儀、辦公自動化技術(shù)、心理學、法律、外語等方面的培訓,改善在職秘書知識、技術(shù)落后的局面。 第三,加強對準秘書及在職秘書的情商教育和培訓。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),領(lǐng)導對秘書人

14、員的“領(lǐng)會能力”提出較高要求,所謂領(lǐng)會能力是指體會、解悟事物的能力,包括對領(lǐng)導交辦的事情的領(lǐng)會,對工作中接觸對象即人的各種行為、情緒的領(lǐng)會等,要提高秘書對事物的體會和解悟能力,需要具備較好的分析問題的認知能力外,還需要秘書人員具備較高的情商,情商主要反映一個人感受、理解、運用、表達、控制和調(diào)節(jié)自己情感的能力,以及處理自己與他人之間的情感關(guān)系的能力。只有具備較高的情商,才能把握事物本質(zhì),更好地領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。那么,在對準秘書和秘書人員進行教育和培訓過程中,需要加強對其情商的開發(fā),如增設(shè)心理學課程。 參考文獻 1丁寧,職業(yè)需求成熱點,綜合素質(zhì)尤關(guān)鍵對高級秘書職業(yè)的調(diào)查分析J.秘書,2006,(8). 2楊群歡,秘書職業(yè)能力調(diào)查與秘書人才培養(yǎng)對策J.教育探索,2005,(11). 3石耘,新時期秘書工作特點及其要求初探J.秘書理論與實踐,2003,(9). 4陳江平,烏魯木齊地區(qū)秘書人員狀況調(diào)查與對策研究J.烏魯木齊職業(yè)大學學報,2006,(3).   &