改進(jìn)組織內(nèi)的項(xiàng)目管理

1、第二十三講 改進(jìn)組織內(nèi)的項(xiàng)目管理 引言【本講重點(diǎn)】如何改進(jìn)組織內(nèi)的項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理能力項(xiàng)目立場分析 改進(jìn)組織內(nèi)的項(xiàng)目管理 項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目的其他干系人的工作能力和管理能力水平如何，是項(xiàng)目能否走向成功的關(guān)鍵。而在所有的能力中，最重要的一種能力是創(chuàng)新能力。只有通過創(chuàng)新，才能不斷地改進(jìn)管理，不斷地引導(dǎo)項(xiàng)目走向成功。因?yàn)楝F(xiàn)今時(shí)代是一個(gè)不斷變化、不斷變革、充滿激烈競爭的時(shí)代。在這樣一個(gè)激烈變革的時(shí)代里，要想取得成功，唯一的途徑只能是通過不斷創(chuàng)新，適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，適應(yīng)新的環(huán)境。而這種創(chuàng)新能力和管理能力實(shí)際上都需要進(jìn)行培養(yǎng)。也就是說，這種能力包括個(gè)人能力、團(tuán)隊(duì)能力以及整體組織能力三方面。這三方面的能力

2、不是相互獨(dú)立的，而是相互關(guān)聯(lián)的。 項(xiàng)目管理的能力 1.什么是可以勝任項(xiàng)目管理的能力項(xiàng)目管理能力，或者說可以勝任項(xiàng)目管理的能力包括以下幾個(gè)方面。_項(xiàng)目管理人員能夠運(yùn)用各種知識(shí)和技巧，利用有效的方式取得預(yù)定效果的綜合能力。_作為項(xiàng)目管理人員，或者項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)該熟悉9大知識(shí)領(lǐng)域方面的知識(shí)。_具備一定的技能，不能只是停留在書本上，同時(shí)還要理解、靈活應(yīng)用，能夠付諸實(shí)踐。這種技能是一個(gè)合格的項(xiàng)目人員應(yīng)該掌握的不同領(lǐng)域的技能，包括專業(yè)技能、商業(yè)技能和社交技能、組織技能。項(xiàng)目管理人員不是一個(gè)工程師。工程師只要求有從事相應(yīng)工作的專業(yè)技能，而項(xiàng)目管理人員，不僅要有管理能力、領(lǐng)導(dǎo)能力，還需要掌握相應(yīng)的商業(yè)技能和社交

3、組織能力。通過對(duì)157個(gè)世界銀行資助的有問題的項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)考察時(shí)發(fā)現(xiàn)，在有關(guān)項(xiàng)目管理方面最普遍的一類問題是缺乏必要的管理技能。因此，項(xiàng)目管理人員必須具備各方面的能力。而項(xiàng)目管理能力，可以通過邊干邊學(xué)來提高，或者通過一些培訓(xùn)來掌握相應(yīng)的知識(shí)。 2.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備的項(xiàng)目管理能力能力這個(gè)詞來自于拉丁語“conipetere”，意為“在一起努力”，和英文單詞“競爭”（competition）從同一詞根演變而來。為什么具備項(xiàng)目管理能力在當(dāng)今顯得如此重要？因?yàn)槟芰?競爭力圖23-1 能力的三個(gè)層次 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，他應(yīng)具備以下的項(xiàng)目管理能力：_對(duì)項(xiàng)目管理知識(shí)體系的掌握；_對(duì)項(xiàng)目管理技能的掌握，如人際關(guān)系與溝

4、通、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、談判藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)；_對(duì)商業(yè)和決策能力的掌握。 3.勝任工作的項(xiàng)目人員具有的特點(diǎn)_重結(jié)果、肯實(shí)干_頭腦細(xì)致_對(duì)項(xiàng)目有很強(qiáng)的責(zé)任感和獻(xiàn)身精神_有全局觀念，對(duì)組織的目標(biāo)極為明確_政治嫻熟_具有成本意識(shí)_了解經(jīng)營的基本知識(shí)_了解職員、顧客及管理層的需求_能夠應(yīng)對(duì)情況不清、挫折和令人失望的結(jié)果等情況_良好的談判技巧_稱職的技術(shù)技能_良好的個(gè)人素質(zhì)：堅(jiān)韌、公平、公開、誠實(shí)、有涵養(yǎng)、果斷 4.項(xiàng)目組應(yīng)具備的項(xiàng)目管理能力對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目組來說，處在個(gè)人能力基礎(chǔ)之上，它應(yīng)該：_有明確且切合實(shí)際的目標(biāo)。_有定義明確的實(shí)施方案，這個(gè)方案是按照項(xiàng)目目標(biāo)的要求制定的。_有各項(xiàng)技能的合理組合，也就是說具有不同

5、技能的人員的合理組合。_項(xiàng)目組成員擁有適用的教育水平，具備完成工作所需要的技能，有紀(jì)律約束（例如溝通計(jì)劃、例會(huì)、定義明確的文件要求等）。_項(xiàng)目組具有凝聚力，能夠迅速達(dá)成共識(shí)，大膽、有開創(chuàng)力。_擁有合理的結(jié)構(gòu)，有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照需求完成工作。_具有能夠集成不同意見的能力。_具有達(dá)到預(yù)定結(jié)果的能力。_具有高效配合客戶的能力。_需要項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和團(tuán)隊(duì)成員的合作。 5.勝任項(xiàng)目管理的大型組織所具有的特點(diǎn)大型組織比項(xiàng)目組更高一級(jí)。它的能力，或者說能夠勝任項(xiàng)目管理的特點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：_有一個(gè)定義明確和表達(dá)清晰的工作程序，也就是說，完成工作都要遵循一定的規(guī)范和程序，而不是隨隨便便。_信息開放，這

6、是保持良好溝通的重要手段。_擁有足夠的勝任工作的人力資源。這些人員都應(yīng)該是精兵強(qiáng)將。_項(xiàng)目組織可以提供適當(dāng)?shù)慕逃团嘤?xùn)。_組織的總體目標(biāo)方向定義明確。_具有開放的企業(yè)文化。_有一個(gè)制度化的項(xiàng)目管理。 6.項(xiàng)目管理能力評(píng)估項(xiàng)目管理能力包含了對(duì)個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織所具備能力的要求。一個(gè)組織所關(guān)心的問題是，我們能不能勝任？具不具備這種能力，是不是能夠從事項(xiàng)目管理工作？為了回答這些問題，就需要進(jìn)行能力評(píng)估，而進(jìn)行能力評(píng)估，可以采用不同的層次。如簡單評(píng)比可以用核對(duì)表，或者檢查表法。此外還可以采用當(dāng)前普遍采用的認(rèn)證評(píng)級(jí)、能力成熟度模型。_評(píng)估個(gè)人能力?？梢允褂妹绹?xiàng)目管理學(xué)會(huì)的資格認(rèn)證考試和澳大利亞地區(qū)的文件

7、評(píng)估法。這種方法實(shí)際上是用來評(píng)估一個(gè)人是否具備項(xiàng)目管理能力的一種評(píng)價(jià)方法。_評(píng)估項(xiàng)目組的能力?？梢允褂煤藢?duì)表的方法。_評(píng)估組織的能力。評(píng)估組織的能力可以采用外部評(píng)估+內(nèi)部評(píng)估+自我評(píng)估法（英文簡稱EISA，E表示外部，I表示內(nèi)部，SA表示自我評(píng)估）。對(duì)于一個(gè)整體，組織，一個(gè)項(xiàng)目組，一個(gè)企業(yè)，可以采用一些認(rèn)證模型，比如鮑德里奇獎(jiǎng)，也是一個(gè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。 Baldridge鮑德里奇獎(jiǎng)（美國國家質(zhì)量獎(jiǎng)） 應(yīng)用領(lǐng)域：企業(yè)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生等組織機(jī)構(gòu)。 核心價(jià)值理念：面向客戶的質(zhì)量意識(shí)、領(lǐng)導(dǎo)、持續(xù)改進(jìn)和學(xué)習(xí)，員工培養(yǎng)、快速響應(yīng)、設(shè)計(jì)質(zhì)量與保證、長遠(yuǎn)戰(zhàn)略眼光、按事實(shí)管理、開發(fā)合作伙伴、社會(huì)和公共責(zé)任、面向結(jié)果。

8、 全面績效管理（7個(gè)領(lǐng)域）：領(lǐng)導(dǎo)、戰(zhàn)略計(jì)劃、面向客戶和市場、信息管理、重視人力資源、業(yè)務(wù)過程管理、實(shí)際效果。 項(xiàng)目管理能力成熟度模型 采用項(xiàng)目管理能力成熟度模型，就是把企業(yè)的項(xiàng)目管理能力水平劃分為五個(gè)級(jí)別：第一個(gè)級(jí)別，初級(jí)。初級(jí)只有一個(gè)非常簡單的、最基本的項(xiàng)目管理過程。第二級(jí)，計(jì)劃級(jí)。實(shí)際上要求每一個(gè)項(xiàng)目都采用項(xiàng)目計(jì)劃，按照項(xiàng)目計(jì)劃來進(jìn)行管理。第三級(jí)，管理級(jí)。管理級(jí)是一個(gè)組合的，或者是一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃和控制。第四級(jí)，集成級(jí)。它比管理級(jí)更高一層，更加權(quán)威地綜合集成多項(xiàng)的計(jì)劃和控制系統(tǒng)。第五級(jí)，可持續(xù)級(jí)。就是企業(yè)已經(jīng)具備了自我完善，自我發(fā)展的能力。 這種能力評(píng)級(jí)，在不同的級(jí)別，有不同的范圍和不同

9、的準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)估。按照這種能力程度模型，可以找出企業(yè)現(xiàn)在的項(xiàng)目管理能力位于哪一個(gè)水平上，以及下一步應(yīng)該朝哪個(gè)方向進(jìn)行改進(jìn)。 圖23-1 項(xiàng)目管理能力成熟度（5級(jí)） 【自檢】怎樣判斷自己是否能夠勝任項(xiàng)目管理工作？_ 7.如何提高個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和組織的能力_個(gè)人。提高個(gè)人能力可采用的措施有：接受培訓(xùn)、自學(xué)、接受指導(dǎo)和實(shí)踐等。_項(xiàng)目組。通過經(jīng)常性的團(tuán)隊(duì)建設(shè)訓(xùn)練，掌握項(xiàng)目管理的方法和過程，樹立團(tuán)隊(duì)精神和文化來提高項(xiàng)目組的能力。_企業(yè)和大型的組織?？赏ㄟ^加強(qiáng)IS/PDSS系統(tǒng)的建設(shè)、更加充分掌握和靈活運(yùn)用項(xiàng)目組織、管理工具、方法和程序來提高項(xiàng)目組的能力。 項(xiàng)目的力場分析 力場是指力量場。力場分析實(shí)際上是基于多

10、年以前，社會(huì)學(xué)家KurtLewin提出的一種分析問題環(huán)境和確定可選擇的行動(dòng)方案的方法。這種方法將與組織改善有關(guān)的信息分成兩個(gè)類別：即在工作中抑制改善的力量和在工作中促進(jìn)改善的力量。從理論上說，任何環(huán)境內(nèi)事物的狀態(tài)都可以保持一種均衡，因?yàn)橐种屏痛龠M(jìn)力勢(shì)均力敵。如果抑制力增加，那么事物狀態(tài)就會(huì)變得惡化，朝反方向變化。如果促進(jìn)力加強(qiáng)，事物就朝著好的方向變化、改善。這種力量的二分法被利用在一個(gè)所謂的“力量場分析”中來確定改善環(huán)境的最佳方法。力量場分析開始于識(shí)別一個(gè)環(huán)境中的所有抑制力量和促進(jìn)力量，以及彼此之間的相對(duì)強(qiáng)度。這就使得隨后確定哪些抑制力量必須被削弱或者哪些促進(jìn)力量必須被增強(qiáng)，以使環(huán)境向理想狀

11、態(tài)移動(dòng)成為可能。力量場分析可以被用在特定的情況下來確定哪些力量可能阻礙新的項(xiàng)目，或者用來分析在當(dāng)前的項(xiàng)目中哪些力量在起作用。這種技術(shù)的價(jià)值在于它將關(guān)于項(xiàng)目問題和原因的思考系統(tǒng)化，并將這些信息組織起來。 1.如何改善組織內(nèi)部項(xiàng)目管理的能力_首先識(shí)別在組織環(huán)境中，哪些是抑制力量，哪些是促進(jìn)力量，以及它們彼此之間的相對(duì)強(qiáng)度。_明確存在各種各樣的作用力以后，就要確定哪些抑制力量需要被削弱，哪些促進(jìn)力量需要被增強(qiáng)？相應(yīng)的通過增強(qiáng)一些促進(jìn)力量來削弱某些抑制力量，使得環(huán)境朝著理想的狀態(tài)前進(jìn)或者移動(dòng)。_分析哪些因素可以增大項(xiàng)目成功的概率，或者增大項(xiàng)目成功的可能性；哪些因素會(huì)增加項(xiàng)目的失敗概率，或者使項(xiàng)目朝著不

12、好的方向變化。通過分析，確定哪些需要促進(jìn)，哪些需要抑制。比方說，在成功的項(xiàng)目管理里，通常需要有高層管理對(duì)項(xiàng)目的支持。這是項(xiàng)目成功的一個(gè)非常重要的因素。那么我們就可以分析，項(xiàng)目中是否缺少這種力。如果存在高層管理，那么這個(gè)力就是一個(gè)正的作用力；如果不存在，它就變成一個(gè)缺乏動(dòng)力的抑制力。當(dāng)然有些力可能只能是朝好的方向變化，或者朝壞的方向變化。我們根據(jù)力場分析來確定使項(xiàng)目走向成功，或者改變項(xiàng)目管理正的作用力。在作用力場里，力是相互獨(dú)立的，這時(shí)候我們需要分析整個(gè)作用力之間的相互關(guān)系。所有的力量大小也不一樣，有的力影響比較大，這個(gè)力就比較重要，這時(shí)候我們需要給它一個(gè)優(yōu)先順序。有的力可能影響比較小，我們?cè)诹?/p>

13、場分析的時(shí)候，可以把它作為一個(gè)次要因素。通過力場分析，確定特定的項(xiàng)目管理環(huán)境和狀況，然后找出改進(jìn)的方法。 2.實(shí)現(xiàn)分析實(shí)現(xiàn)分析實(shí)際上就在力量場分析被明確之后，判斷各種力的最后結(jié)果。實(shí)現(xiàn)分析的步驟如下：_收集有關(guān)促進(jìn)和阻礙項(xiàng)目績效的力量信息，可以通過問卷調(diào)查或采訪、座談的形式搜集各種不同的信息。_對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目還需要識(shí)別具體的力量（幫助或者阻礙項(xiàng)目的過程）、系統(tǒng)，或者個(gè)人和群體的行為和態(tài)度。_對(duì)調(diào)查的結(jié)果在會(huì)上進(jìn)行討論，會(huì)上與會(huì)成員對(duì)這些結(jié)果進(jìn)行檢查，闡明并達(dá)成一致。包含多個(gè)事物的力量都被打散，然后列成獨(dú)立的力量。把力量清單張貼出來，并畫成箭線圖。要求與會(huì)成員判斷各個(gè)力量的強(qiáng)度。_劃分等級(jí)，最強(qiáng)的力量給予最高的優(yōu)先級(jí)。那些被列為“不可解決的”力量（諸如由環(huán)境所施加的力量）被標(biāo)注，以避免對(duì)于不可解決問題的爭論。_生成行動(dòng)來減弱具有最高優(yōu)先級(jí)的“可解決的”抑制力量及增強(qiáng)促進(jìn)力量。要制訂計(jì)劃來標(biāo)明目標(biāo)、行動(dòng)、目標(biāo)日期以及負(fù)責(zé)每個(gè)力量的人員。力量場分析過程的應(yīng)用是一個(gè)系統(tǒng)化的框架，它提供了考慮問題的方法和找出具有最高成功可能性的解決方案的方法。 【自檢】為什么具備項(xiàng)目管理能力在當(dāng)今尤為重要？_ 【本講總結(jié)】項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目的其他干系人，他們的工作能力和管理水平如何，是項(xiàng)目能否走向成功的關(guān)鍵，而在所有的能力中，最重要的是創(chuàng)新能力。只有通過創(chuàng)新