檔案管理信息化建構(gòu)舉措

1、檔案管理信息化建構(gòu)舉措     隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，信息化技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展為各個領(lǐng)域的發(fā)展提供了條件和基礎(chǔ)。檔案信息化管理是在計算機技術(shù)與信息化技術(shù)結(jié)合中產(chǎn)生的一種先進的科學(xué)管理方法，檔案管理已成為當(dāng)前社會發(fā)展過程中的主要服務(wù)設(shè)施和服務(wù)基礎(chǔ)，提高檔案管理是確保當(dāng)前社會平穩(wěn)發(fā)展的前提。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。在當(dāng)前計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用的過程中，檔案管理逐步的朝著電子檔案發(fā)展。在當(dāng)今社會發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)書面形式的檔案已逐步的推出了社會的潮流，隨之出現(xiàn)了以電子格式文件代替書面文件的快速辦公軟件，其不但提高

2、了辦公的速度，更節(jié)約了資源降低環(huán)境的污染。如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。1 檔案管理信息化的現(xiàn)狀社會科技帶動著市場經(jīng)濟的發(fā)展，促進了計算機技術(shù)的加速應(yīng)用。隨著計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，各個企業(yè)和單位都不同形式的出現(xiàn)了辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，在當(dāng)前文件的各種管理過程中，計算機技術(shù)與信息技術(shù)已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。1.1 社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。由于當(dāng)前檔案管理的過程中各個部門所使用的計算機型號不同，各種應(yīng)

3、用軟件開發(fā)過程不同造成在檔案管理過程中出現(xiàn)各種不協(xié)調(diào)因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。1.2 隨著社會的飛速發(fā)展，生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前日益發(fā)展的需要，隨著當(dāng)前計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為當(dāng)前檔案發(fā)展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，在當(dāng)前，由于在管理的過程中，各種計算機軟件和計算機記性的不同造成檔案自動化你管理過程中的各種不一致和不標(biāo)準，因此在未來發(fā)展過程中，電子信息檔案還有待加強。

4、1.3 檔案管理的技術(shù)標(biāo)準，組織工作程序標(biāo)準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。2 加強檔案管理信息化建設(shè)2.1建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。隨著數(shù)字化信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)已成為未來檔案管理過程中的主要形式。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定

5、相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。2.2 加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵。1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存

6、價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，從而識別

7、和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。4）解決好檔案電子文件的保存問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施3.1 加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。3.2 從穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才；提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所。3.3 從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的不