檔案管理的知識點(diǎn)整理

1、檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表。歸檔的定義： 歸檔是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過程。 具體來說，各機(jī)關(guān)在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢以后，不得由承辦部門或個(gè)人保存，必須由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。歸檔范圍的定義： 歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。主要取決于這些文件本身的保存價(jià)值。歸檔制度的定義：主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。歸檔文件的定義：立檔單位在其職能活動中

2、形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。件的定義：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。全宗的定義：全宗是一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。檔案的屬性：原始記錄性是基本屬性；信息屬性；知識屬性原始記錄性對做好檔案工作的指導(dǎo)意義：a.便于劃清檔案與圖書、報(bào)刊等資料的界限。b.有利于維護(hù)檔案的真實(shí)面貌檔案信息的特點(diǎn)：a.檔案信息是原始的固定信息。b.檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)

3、一，處于“中介狀態(tài)”。 c.檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。d.檔案信息是回溯性信息。檔案知識的特點(diǎn)：1、原型性。2、孤本性。3、繼承性。檔案的分類：1、按照檔案的形成時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)分類：可分為中華人民共和國時(shí)期的檔案和中華人民共和國成立前的檔案兩大部份 2按照檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)分類：a. 按檔案形成機(jī)關(guān)的級別和地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)分為中央機(jī)關(guān)檔案和地方機(jī)關(guān)檔案 b. 按檔案形成機(jī)關(guān)的政治性質(zhì)，分為革命政權(quán)檔案（革命歷史檔案）和舊政權(quán)檔案 3、按照檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)分類：a. 二分法：文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案（簡稱科技檔案）b.三分法：文書檔案、科技檔案和專門檔案（人事檔案、會計(jì)檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案等)。檔案的

4、價(jià)值：a.檔案的憑證價(jià)值。b.檔案的參考（情報(bào)）價(jià)值檔案的作用：a.檔案是機(jī)關(guān)工作的查考材料。b.檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。c.檔案是政治斗爭的有力手段。d.檔案是科學(xué)研究的可靠資料。e.檔案是宣傳教育的生動素材。檔案發(fā)揮作用（價(jià)值實(shí)現(xiàn)）的規(guī)律性：a.價(jià)值時(shí)效性和價(jià)值擴(kuò)展律 b.機(jī)密程度遞減律和社會性遞增律 c.行政作用弱化律和科學(xué)文化作用遞增律 d.價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件律:社會發(fā)展水平；社會制度；社會檔案意識；檔案管理水平檔案事業(yè)管理工作：（1）國家檔案局全國檔案事業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；（2）地方（省、地、市）檔案局檔案室的地位： 首先，檔案室是機(jī)關(guān)工作的必要組成部分，為各項(xiàng)工作提供檔案文獻(xiàn)信息服務(wù)；

5、同時(shí)，檔案工作是一種輔助性條件性的工作，不是主要職能部門，應(yīng)該服從于機(jī)關(guān)工作的開展而不能以自我為中心。 其次，檔案室是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，數(shù)量最大，影響重大。檔案室的工作職責(zé)：a.指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔。b.負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案。c.定期把具有長期和永久保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。兩個(gè)“一體化”：文書、檔案工作一體化和檔案、圖書、情報(bào)資料工作一體化。檔案館的特點(diǎn)：1、社會性 2、歷史性 3、機(jī)要性 4、信息性 5、服務(wù)性 6、教育性檔案館的種類：中央級檔案館地方級檔案館 綜合性檔案館專門性檔案館 檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容：1、檔案的收集工作2、檔案的整理工作3、檔案的鑒

6、定工作4、檔案的保管工作5、檔案的檢索工作6、檔案的提供利用工作7、檔案的編研工作8、檔案的統(tǒng)計(jì)工作檔案工作的性質(zhì)：1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作檔案工作的基本原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則；2.維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求；3.便于社會各方面的利用是檔案工作的根本目的。檔案法律：中華人民共和國檔案法檔案行政法規(guī)：由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)即國務(wù)院制定的有關(guān)檔案工作的規(guī)范性文件 檔案行政規(guī)章：由國務(wù)院各部、委制定的有關(guān)檔案工作的規(guī)范性文件地方性檔案法規(guī)：由地方各級人民代表大會制定的檔案工作規(guī)范性文件地方檔案行

7、政規(guī)章：由地方各級人民政府制定檔案收集工作的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面：1、機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室對本單位需要?dú)w檔檔案的接收；2、檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和撤銷單位的具有永久、長期保存價(jià)值檔案的接收；3、對中華人民共和國成立以前各個(gè)歷史時(shí)期形成檔案的接收和征集。檔案收集工作的重要性 ： 檔案收集是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。檔案收集是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段。檔案收集工作的基本要求：1、及時(shí)、全面、有針對性地把檔案收集進(jìn)館（室）2、加強(qiáng)館（室）檔案來源的調(diào)查研究與指導(dǎo)工作3、推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化4、保持全宗的不可分散性和全宗群的相對完整性。歸檔時(shí)間：機(jī)關(guān)文書部門

8、或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對歸檔的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。A、齊全、完整：文件的種類齊全、份數(shù)完整，不缺章少頁，并組成保管單位。文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件放到一起，不得分散。定稿（簽發(fā)稿）是指形成文件材料過程中最終確定的問稿,它應(yīng)使用符合要求的發(fā)文稿頭，簽發(fā)手續(xù)要齊全。印件（印制稿）則是指正式印制的文件。B、排列有序：組卷時(shí)，一般應(yīng)將文件按年度分開，不同年度形成的文件一般不可放在一起組卷。 比較常見的跨年度的文件排列方式如下：a.跨年度的請示與批復(fù)，

9、應(yīng)放在批復(fù)年度立卷，沒有批復(fù)的，放在請示年立卷。 b.跨年度的計(jì)劃或規(guī)劃，應(yīng)放在文件內(nèi)容所針對的第一個(gè)年度立卷；c.跨年度的總結(jié)，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的最后一年立卷；d.跨年度的會議文件，應(yīng)放在會議閉幕年立卷；e.非訴訟案件的文件，應(yīng)放在結(jié)案年度立卷；另外，還有一些情況需要注意：a.不同保存價(jià)值的文件，應(yīng)當(dāng)分開組卷，以便日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產(chǎn)生。b.文件與電報(bào)一般應(yīng)按其內(nèi)容聯(lián)系統(tǒng)一立卷；c.絕密文件和絕密電報(bào)應(yīng)該單獨(dú)立卷（少量普通文電如與絕密文電有密切聯(lián)系，也隨同絕密文電一起立卷）；d.錄音帶、錄像帶、影片、照片等特殊載體的文件，應(yīng)同紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案

10、卷目錄上要注明互見號，以保持文件間的歷史聯(lián)系，便于查找利用；卷內(nèi)文件一般按重要程度或時(shí)間順序依次排列；具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)按一定的次序排列在一起：批復(fù)在前，請示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿本可依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷的結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性文件在后等檔案館接收檔案的要求：完整性 真實(shí)性 地方性 堅(jiān)持質(zhì)量驗(yàn)收 清點(diǎn)核對全宗編號的要求：（1）唯一性或?qū)Ｖ感裕唬?）系統(tǒng)性或連續(xù)性；（3）方便實(shí)用。全宗編號的方法：（1）大流水編號法，如0001、0012、0123、1234（2）體系分類編號法，如1.（1-3）市委、1.（4-7）組織部、1.

11、（8-11）紀(jì)委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建辦（3）分類流水編號法，如X013、J004、D003、R123、 革001對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類的要求：1、要求分類具有客觀性：從全宗的實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行分類，能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動的面貌。2、檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性每次分類必須按照同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不應(yīng)有交叉或互相包容的矛盾現(xiàn)象。3、全宗內(nèi)檔案的分類應(yīng)該注重實(shí)用性檔案的分類必須便于保管、檢索和利用。按“六特征法”進(jìn)行組卷：內(nèi)容特征 作者特征 名稱特征 通信者特征 地區(qū)特征 時(shí)間特征卷內(nèi)文件排列注意：文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件放到一起，不得分散。批

12、復(fù)在前，請示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿本可依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷的結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性文件在后等。歸檔文件應(yīng)按件裝訂：裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。檔號：填寫格式為：全宗號年度保管期限室編件號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，全宗號為四位，年度為四位，保管期限為三位，室編件號為四位，如000120030010001；檔案的保管、“八防”措施：“八防”指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜檔案價(jià)值的鑒定（論述題）“檔案價(jià)值”定

13、義：是指檔案這一客體對從事社會實(shí)踐活動的主體所具有的憑證和情報(bào)作用，而表現(xiàn)出的有用性及有用程度。檔案價(jià)值的特點(diǎn)：1）檔案價(jià)值的多維性 2）檔案價(jià)值的潛在性 3）檔案價(jià)值的相對性檔案價(jià)值的鑒定工作定義：就是檔案館（室）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限的一項(xiàng)工作。簡單地說，就是判定檔案價(jià)值、決定檔案存毀的工作。檔案價(jià)值鑒定工作的基本內(nèi)容：（1）制定檔案鑒定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等。（2）具體判定檔案材料的價(jià)值有用性及有用程度，確定其保管期限。 3）剔除本無保存價(jià)值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或做相應(yīng)的處理。分清主次:檔案鑒定工作的主要目的，在于正確地確定需要保存的檔案，提高保存檔案的質(zhì)量，從而更充分地發(fā)揮檔案的作用。剔除并銷毀不需保存的檔案雖是工作內(nèi)容之一，但不是檔案鑒定工作的主要目的。因此，在進(jìn)行鑒定工作的時(shí)候，著眼點(diǎn)應(yīng)首先放在哪些檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存下來上面，其次才是確定哪些檔案失去保存價(jià)值需要銷毀。檔案價(jià)值鑒定工作的意義：（1）便于發(fā)揮檔案的作用。（2）便于檔案的安全保管。（3）便于應(yīng)付突然事變。（4）檔案價(jià)值鑒定是決定檔案生死存亡的基本手段。鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：檔案屬性標(biāo)準(zhǔn) 社會需求標(biāo)準(zhǔn) 相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)鑒定檔案價(jià)值的原則：一、從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值 二、分