外貿(mào)公司工作流程

1、外貿(mào)公司工作流程外貿(mào)企業(yè)工作流程介紹一外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)類型自營(yíng)進(jìn)口自營(yíng)出口代理進(jìn)口代理出口內(nèi) 貿(mào)進(jìn)料加工來(lái)料加工二進(jìn)出口企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置及外部聯(lián)系（一）一般地，進(jìn)出口公司設(shè)立的內(nèi)部職位和部門有：董事長(zhǎng) / 總經(jīng)理、辦公室、計(jì)劃 / 財(cái)務(wù)部、貿(mào)易管理部、外銷業(yè)務(wù)部（多個(gè)）、儲(chǔ)運(yùn) / 單證部。? 對(duì)于大型外貿(mào)企業(yè)，每個(gè)外銷業(yè)務(wù)部可能是一家分公司（內(nèi)部再劃分科室）、儲(chǔ)運(yùn)部變成貨運(yùn)公司；另外可能有貨源（采購(gòu)）部、內(nèi)銷部、企業(yè)管理部門、樣宣部門、電腦部等；當(dāng)然，更可能有外地分（子）公司、直屬倉(cāng)庫(kù)和下屬生產(chǎn)工廠。 ? 有些企業(yè)將單證部的工作歸入業(yè)務(wù)部門，即部門中設(shè)立單證員。 ? 有一人從頭到尾完成出口業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)

2、。（二）與進(jìn)出口公司發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系的外界： ? 國(guó)內(nèi)外客戶及其中間商 ? 貨源廠商? 倉(cāng)庫(kù)、發(fā)運(yùn)點(diǎn)? 貨運(yùn)代理公司、船公司、航空公司等運(yùn)輸企業(yè) ? 海關(guān)、報(bào)關(guān)代理? 港口、裝運(yùn)碼頭? 商品檢驗(yàn)、檢測(cè)、檢疫等機(jī)關(guān) ? 中國(guó)貿(mào)促會(huì)、各商會(huì)? 經(jīng)貿(mào)部委、外資委、經(jīng)委、計(jì)委等國(guó)家行業(yè)管理機(jī)關(guān)與各級(jí)政府機(jī)關(guān) ? 外匯管理局 ? 國(guó)內(nèi)外銀行 ? 保險(xiǎn)公司? 財(cái)政局、稅務(wù)局、審計(jì)局、工商管理局等對(duì)于不同的外貿(mào)用戶，同樣稱“進(jìn)出口業(yè)務(wù)部”，具體承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可能不同；即使是同一公司，在不同時(shí)期，部門和人員職能也可能會(huì)調(diào)整。我們?cè)O(shè)計(jì)的軟件至少應(yīng)基本上適應(yīng)這種變動(dòng)。三外貿(mào)業(yè)務(wù)工作流程（一）出口管理的業(yè)務(wù)流程出口

3、業(yè)務(wù)管理基本上是以出口貨物明細(xì)單或貨運(yùn)委托書為中心，核心功能是輔助業(yè)務(wù)人員快速出單和管理自己的出口業(yè)務(wù)等。該模塊的主要數(shù)據(jù)流程圖如下：（二）進(jìn)口業(yè)務(wù)流程分析（三）內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)流程分析（四）進(jìn)口和內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)流程圖1財(cái)務(wù)管理目 錄第一節(jié)第二節(jié) 第三節(jié)第四節(jié) 第五節(jié)附表 1. 附表 2. 附表 3. 附表 4. 附表 5. 附表 6. 附表 7. 附表 8. 附表 9. 附表 10. 附表 11. 附表 12. 附表 13. 附表 14. 附表 15. 總則業(yè)務(wù)模式流程圖程序內(nèi)部控制文件 / 表格清單年度合格供方名錄銷售出差拜訪客戶情況記錄表 詢價(jià)單 成本預(yù)算表 客戶報(bào)價(jià)單供方評(píng)價(jià)記錄表 合同結(jié)算表客戶滿

4、意度調(diào)查表 客戶投訴處理表 遠(yuǎn)期結(jié)售匯單證清單 進(jìn)口產(chǎn)品說(shuō)明 開票申請(qǐng)書 貨物簽收單合同歸檔資料清單工作號(hào)合同號(hào)的編制規(guī)定第一節(jié)總則1. 制訂本手冊(cè)旨在規(guī)范公司業(yè)務(wù)流程管理， 對(duì)業(yè)務(wù)流程管理體系持續(xù)改進(jìn)以及預(yù)防不合格來(lái)更好地滿足客戶的需求，從而使客戶滿意。2. 本手冊(cè)引用了 ISO9000：2000 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)。 每年 3、7、11 月進(jìn)行公司質(zhì)量檢查工作，平時(shí)不定期進(jìn)行質(zhì)量檢查工作。3. 本手冊(cè)系業(yè)務(wù)操作流程的工作指導(dǎo)書， 對(duì)公司的日常管理并未納入。4. 本手冊(cè)的解釋由公司股東會(huì)負(fù)責(zé)。第二節(jié) 業(yè)務(wù)模式公司目前開展的 7 種業(yè)務(wù)模式如下：1. 自營(yíng)進(jìn)口：指與國(guó)內(nèi)需方簽訂銷售合同后，公司與

5、國(guó)外供方簽訂進(jìn)口合同，以自有資金購(gòu)進(jìn)國(guó)外貨物、報(bào)關(guān)完稅；交貨后，公司開具增值稅票向國(guó)內(nèi)需方收取人民幣貨款的業(yè)務(wù)模式。- 適用于貿(mào)易公司2. 代理進(jìn)口：指與國(guó)內(nèi)委托人簽訂委托代理進(jìn)口協(xié)議后，公司以自己的名義代委托人與國(guó)外供方簽訂進(jìn)口合同，由委托人支付進(jìn)口貨款、稅款及相關(guān)費(fèi)用；提供服務(wù)后，公司開具服務(wù)業(yè)發(fā)票向委托人收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)模式。- 適用于貿(mào)易公司3. 自營(yíng)出口：指與國(guó)外需方簽訂出口合同后，公司與國(guó)內(nèi)供方簽訂采購(gòu)合同，以自有資金購(gòu)進(jìn)國(guó)內(nèi)貨物，報(bào)關(guān)出口后向國(guó)外需方收取外匯貨款的業(yè)務(wù)模式。本業(yè)務(wù)模式下的出口退稅由公司辦理。- 適用于貿(mào)易公司4. 代理出口：指與國(guó)內(nèi)委托人簽訂委托代理出口協(xié)議后，公

6、司以自己的名義代委托人與國(guó)外需方簽訂出口合同，由委托人提供出口貨物，公司收取國(guó)外需方的外匯貨款，結(jié)匯后支付給委托人；提供服務(wù)后，公司開具服務(wù)業(yè)發(fā)票向委托人收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)模式。 本業(yè)務(wù)模式下的出口退稅由委托人辦理。- 適用于貿(mào)易公司5. 內(nèi)購(gòu)內(nèi)銷：指與國(guó)內(nèi)需方簽訂銷售合同后，公司與國(guó)內(nèi)供方簽訂采購(gòu)合同，以自有資金購(gòu)進(jìn)國(guó)內(nèi)貨物；交貨后，公司開具增值稅票向國(guó)內(nèi)需方收取價(jià)款的業(yè)務(wù)模式。- 適用于貿(mào)易公司 - 適用于工程公司6. 咨詢服務(wù)：指與委托人咨詢服務(wù)合同后，公司利用自身的know-how為委托人提供技術(shù)或者商務(wù)解決方案，開具服務(wù)業(yè)發(fā)票向委托人收取報(bào)酬的業(yè)務(wù)模式。- 適用于貿(mào)易公司 - 適用于工

7、程公司7. 居間服務(wù)：指與委托人簽訂居間合同，公司作為居間人向委托人報(bào)告訂立合同的機(jī)會(huì)或者提供訂立合同的媒介服務(wù)；促成合同成立后，公司開具服務(wù)業(yè)發(fā)票向委托人收取報(bào)酬的業(yè)務(wù)模式。-適用于貿(mào)易公司-適用于工程公司第三節(jié)流程圖（圖 1）程序1.0 - 7.0項(xiàng)下程序適用銷售部門崗位1.0 1.1熟悉公司現(xiàn)有的產(chǎn)品目錄、性能、價(jià)格；1) 參與部門內(nèi)部或供方開展的技術(shù)交流和培訓(xùn)， 及時(shí)跟進(jìn)行業(yè)發(fā)展最新動(dòng)態(tài)； 2) 密切與供方的合作關(guān)系，了解其價(jià)格體系、促銷及獎(jiǎng)勵(lì)政策；3) 與商務(wù)管理部共同對(duì)供方進(jìn)行管理及考評(píng)， 形成年度合格供方名錄，附表 1； 1.2 開發(fā)和引進(jìn)滿足客戶需求的、性價(jià)比高、品質(zhì)優(yōu)的新產(chǎn)品

8、；爭(zhēng)取成為新產(chǎn)品的廣西獨(dú)家代理商或重點(diǎn)分銷商。2.0 2.1老客戶維護(hù)： 1) 建立客戶數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)客戶關(guān)系管理 CRM，與客戶建立起長(zhǎng)期、穩(wěn)定、相互信任的良好關(guān)系； 2) 通過(guò)優(yōu)惠措施、提供個(gè)性化的服務(wù)或全面解決方案， 使高價(jià)值的客戶成為公司的忠誠(chéng)客戶； 3) 制造客戶的退出壁壘， 通過(guò)產(chǎn)品和商業(yè)模式的持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新，提高客戶的轉(zhuǎn)移成本和門檻。 2.2 新客戶開發(fā)1) 流程：市場(chǎng)細(xì)分目標(biāo)市場(chǎng)產(chǎn)品定位；2) 按照年度分區(qū)銷售方案， 銷售人員有計(jì)劃對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)的客戶開展前期調(diào)研； 3) 全面了解客戶的情況，完善年度銷售計(jì)劃表的基本信息；4) 公司高管組織銷售部不定期對(duì)新客戶進(jìn)行評(píng)審 （產(chǎn)業(yè)前景、

9、需求、投資風(fēng)險(xiǎn)收益），通過(guò)評(píng)審的列入年度銷售計(jì)劃表，確定跟進(jìn)銷售人員。2.3銷售跟蹤及推進(jìn)1)開展產(chǎn)品組合營(yíng)銷，傳遞客戶價(jià)值Customer Value -質(zhì)量、價(jià)格、便利、及時(shí)送貨以及售前售后服務(wù)在內(nèi)的利益組合；2) 保持與客戶的密切聯(lián)絡(luò)與溝通， 包括提供產(chǎn)品資料、 進(jìn)行技術(shù)交流、引導(dǎo)產(chǎn)品選型（、規(guī)格型號(hào)）；3) 了解目前競(jìng)爭(zhēng)品牌 / 代理商的產(chǎn)品差異、銷售業(yè)績(jī)、價(jià)格策略、企業(yè)規(guī)模等基本情況； 4) 出差拜訪客戶后 3 日內(nèi)，填報(bào)銷售拜訪客戶情況記錄表，附表 2； 5) 每月開展客戶關(guān)系研討，報(bào)告銷售進(jìn)度以及遇到的問(wèn)題與困難，挖掘客戶需求，補(bǔ)充完善年度銷售表；6) 每季度匯總銷售拜訪客戶情況

10、記錄表，更新銷售計(jì)劃表。3.0 3.1銷售部收到客戶的詢價(jià)單/ 招標(biāo)文件后，須與商務(wù)管理部交接，即向供方發(fā)出詢價(jià)單，內(nèi)容包括以下， 附表 3： 1)商品名稱； 2)規(guī)格型號(hào)； 3)數(shù)量；4)優(yōu)惠價(jià)格或折扣；5)交貨期； 6)交貨地點(diǎn)；7) 運(yùn)輸、保險(xiǎn)費(fèi)用的負(fù)擔(dān)； 8) 付款方式；一、職責(zé)：采購(gòu)員負(fù)責(zé)產(chǎn)品的及時(shí)查找，產(chǎn)品的報(bào)價(jià)及多家供應(yīng)商之間的價(jià)格對(duì)比，供貨能力，產(chǎn)品質(zhì)量，服務(wù)等方面。 選擇合適的供應(yīng)商，明確交貨時(shí)間，選擇合理的付款方式。對(duì)貨物的物流信息進(jìn)行跟蹤，處理貨物異常問(wèn)題。到貨確認(rèn)后，及時(shí)做好貨款的報(bào)銷。職責(zé)要求：1 訂單一個(gè)工作日內(nèi)處理，積極、合理與財(cái)務(wù)、請(qǐng)購(gòu)人溝通。且當(dāng)日要查詢前一日

11、的發(fā)貨情況，未發(fā)貨的需及時(shí)催促供應(yīng)商發(fā)貨。2 到合適的采購(gòu)平臺(tái)購(gòu)買，阿里巴巴或者電子市場(chǎng)。網(wǎng)上詢價(jià)遵守 13579 原則?，F(xiàn)場(chǎng)購(gòu)買要貨比三家。 3 產(chǎn)品報(bào)價(jià)不高于前次采購(gòu)價(jià)，特殊情況需要跟經(jīng)理溝通，給出合理解釋，新產(chǎn)品不高于市場(chǎng)平均售價(jià)，且報(bào)價(jià)廠商數(shù)量達(dá)到 3 家及以上。4 明確供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，供貨能力。與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系。5 選擇最優(yōu)運(yùn)輸方式，考慮時(shí)間以及資金成本。積極與供應(yīng)商和請(qǐng)購(gòu)人溝通，明確交貨時(shí)間。6 及時(shí)、準(zhǔn)確完成采購(gòu)訂單。 采購(gòu)訂單制作時(shí)， 確認(rèn)好產(chǎn)品單價(jià)，數(shù)量以及運(yùn)費(fèi)信息。 完成之后再一次核對(duì)， 并交給電商經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，簽字確認(rèn)。最后交給財(cái)務(wù)出納，登記付款。7 當(dāng)

12、日的采購(gòu)單在 16：00 前交給財(cái)務(wù)付款，特殊情況需做出合理解釋。保證采購(gòu)單的正確率，減少出錯(cuò)。 8 查詢供應(yīng)商發(fā)貨情況，積極與供應(yīng)商溝通，跟蹤物流信息，及時(shí)收貨。9 采購(gòu)訂單提交后一周之內(nèi)，應(yīng)完成到貨。當(dāng)貨物出現(xiàn)少發(fā)，質(zhì)量問(wèn)題，或者超期未到時(shí)。及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)人，供應(yīng)商溝通。找出相應(yīng)的解決措施，爭(zhēng)取把公司損失最小化。當(dāng)貨物完好到貨時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)到貨確認(rèn)之后，及時(shí)到財(cái)務(wù)做好貨款的報(bào)銷，訂單要及時(shí)報(bào)銷。二、流程1. 進(jìn)入進(jìn)銷存 2. 在進(jìn)銷存系統(tǒng)中的采購(gòu)管理進(jìn)行工作。 3. 產(chǎn)品購(gòu)買記錄查詢以及新產(chǎn)品購(gòu)買3.1查看采購(gòu)報(bào)價(jià)單切換明細(xì)查詢之前已有的報(bào)價(jià)記錄制作未報(bào)價(jià)的采購(gòu)單3.2選擇供應(yīng)商供應(yīng)商設(shè)置查看以前

13、購(gòu)買鏈接根據(jù)鏈接聯(lián)系供應(yīng)商購(gòu)買產(chǎn)品3.3新產(chǎn)品根據(jù)銷售的參考鏈接選擇新的產(chǎn)品，調(diào)查市場(chǎng)價(jià)格，遵循 13579 原則。4. 產(chǎn)品報(bào)價(jià)采購(gòu)報(bào)價(jià)單選擇供應(yīng)商填寫報(bào)價(jià)總運(yùn)費(fèi)選擇有效日期報(bào)價(jià)人報(bào)價(jià)完成 5. 供應(yīng)商添加供應(yīng)商設(shè)置新增填寫供應(yīng)商名稱、 _ 、聯(lián)系人、網(wǎng)址、采購(gòu)員、銀行賬號(hào)供應(yīng)商類別（物流）保存供應(yīng)商信息6. 采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單新增采購(gòu)報(bào)價(jià)選擇結(jié)算方式確認(rèn)運(yùn)費(fèi)預(yù)計(jì)到貨時(shí)間采購(gòu)單完成- 1 -7. 采購(gòu)單完成打印交給經(jīng)理簽字確認(rèn)在財(cái)務(wù)出納登記付款 8. 確認(rèn)賣家發(fā)貨以及跟蹤物流信息在采購(gòu)單購(gòu)買的次日查看賣家發(fā)貨情況查看物流跟蹤物流信息 9. 到貨確認(rèn)簽收已到貨物確保貨物到貨與采購(gòu)要求一致10. 費(fèi)用報(bào)銷填寫費(fèi)用報(bào)銷單黏貼入