董事會文件管理暫行辦法物業(yè)發(fā)展集團

1、董事會文件管理暫行辦法一、 總 則第一條 董事會文件是記錄公司重大決策和公司重要事務的重要文字依據(jù)，董事會文件的管理工作至關重要。第二條 董事會文件的管理工作由董事會辦公室（簡稱“董辦”） 負責，具體包括收發(fā)、傳遞、起草、用印、傳閱和歸檔等文件處理環(huán)節(jié)。第三條董事會文件處理須做到及時、準確、安全。第四條對文件中涉及保密事項的，必須執(zhí)行嚴格的保密制度。二、文件類別第五條董事會文件分“發(fā)出文”和“收辦文”兩種類別。（1） “發(fā)出文”包括：1 . 董事會會議紀要；2 .董事會決議；3 .上報深圳市建設控股公司的產(chǎn)權(quán)代表報告；4 .集團公司對各子公司產(chǎn)權(quán)代表報告的批復；5 .董事會對外發(fā)布的各種信息披

2、露文件。6 .其他需以董事會名義上報或下發(fā)的文件。（2） “收辦文”包括：1 . 國務院、 財政部、 中國證監(jiān)會、深圳證管辦及深圳證券交易所下發(fā)的文件；2 .深圳市建設控股公司的批復文件；3 .各子公司上報集團公司的產(chǎn)權(quán)代表報告；4 .呈送董事會的請示、報告；5 .其他應由董事會處理的文件。三、文件受理第六條 “收辦文”的受理包括簽收、登記、擬辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等程序；“發(fā)出文”的受理包括擬稿、核稿、送簽、印制、校對、編號、用印等程序。第七條 董事會文件的簽收：（一）上報董事會的文件均由董辦日常秘書簽收；（二）屬于產(chǎn)權(quán)代表報告的文件由董辦產(chǎn)權(quán)代表報告管理秘書簽收；（三）屬于對上市公司監(jiān)管的文件由董

3、事會秘書及股證事務代表簽收。第八條 董辦應將收到的公文及時登記（登記采用計算機中的文件處理系統(tǒng)），并附上文件處理表（見附錄一）。收文登記編號為“XXXXXXXX DXXX”， 前面 8 個 X 表示年月日，后面3 個 X 表示隨機號。第九條董辦主任在文件處理表上提出擬辦意見后，轉(zhuǎn)送集團各級領導。需要由董事會研究討論的，由董辦主任擬訂議題報董事長。第十條董辦負責跟蹤文件的轉(zhuǎn)送過程，防止積壓或漏辦文件。“發(fā)出文”的格式第十一條 “發(fā)出文”的文件格式內(nèi)容包括： 文件版頭、發(fā)文字號、文件標題、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、主題詞等。（一）董事會決議、董事會會議紀要（ 1）文件版頭為：深圳市物業(yè)發(fā)展（

4、集團）股份有限公司董事會；（ 2）發(fā)文字號為：深物董發(fā)年份XX 號；（ 3）標題；（ 4）正文；（ 5）董事會決議須加蓋董事會公章；董事會會議紀要不需加蓋董事會公章，由參加會議的董事簽名。（二）上報建設控股公司的產(chǎn)權(quán)代表報告（ 1）文件版頭為：深圳市物業(yè)發(fā)展（集團）股份有限公司；（ 2）發(fā)文字號為：深物國產(chǎn)報字年份XX 號；（ 3）標題；（ 4）正文；（ 5）以產(chǎn)權(quán)代表責任人名義呈文，并由產(chǎn)權(quán)代表責任人簽字。（ 6）主題詞：報告事項 請示或報告（三）對子公司產(chǎn)權(quán)代表報告的批復（ 1） 文件版頭為：深圳市物業(yè)發(fā)展（集團） 股份有限公司文件；（ 2）發(fā)文字號為：深物發(fā)產(chǎn)批字年份XX 號；（ 3）標

5、題；（ 4）正文；（ 5）以集團公司名義行文并加蓋集團公司公章；（ 6）主題詞：產(chǎn)權(quán)報告業(yè)務部門 報告事項 批復（四）董事會對外發(fā)布的信息披露文件（ 1）文件版頭為：深圳市物業(yè)發(fā)展（集團）股份有限公司董事會；（ 2）發(fā)文字號為：深物業(yè)董字年份XX 號；（ 3）標題；（ 4）正文；（ 5）須加蓋董事會公章。第十二條文件如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。第十三條董事會文件的發(fā)文時間，以董事長簽發(fā)日期為準。第十四條董事會文件標題采用二號宋體字，正文采用三號仿宋體字。第十五條董事會文件采用國際標準的A4 型紙。五、文件簽發(fā)第十六條董事會文件的簽發(fā)程序為：（一）董事會會議紀要

6、（ 1）董辦機要秘書擬稿；（ 2）日常秘書核稿;（ 3）董辦主任審核；（ 4）董事長審定；（ 5）出席會議的董事簽名。（二）董事會決議（ . 董事會會議討論通過的：（ 1）董辦機要秘書擬稿；（ 2）日常秘書核稿;（ 3）董辦主任審核；（ 4）董事長審定、簽發(fā)。（ . 其他：（ 1）董辦機要秘書擬稿；（ 2）日常秘書核稿;（ 3）董辦主任審核；（ 4）董事長審定；（ 5）董事聯(lián)簽；（ 6）董事長簽發(fā)。（三）上報深圳市建設控股公司的產(chǎn)權(quán)代表報告1. 由董辦承辦的：（ 1）管理秘書擬稿；（ 2）董辦主任核稿；（ 3）董事長審定、簽發(fā)。（ .由集團其他部門承辦的：（ 1）承辦部門擬稿；（ 2）分管副總

7、審核；（ 3）總經(jīng)理審定；（ 4）董辦核稿；（ 5）董事長簽發(fā)。（四）對子公司產(chǎn)權(quán)代表報告的批復（ 1）承辦部門擬稿；（ 2）分管副總審核；（ 3）總經(jīng)理審定；（ 4）董辦核稿；（ 5）董事長簽發(fā)。（五）董事會對外發(fā)布的信息披露文件（ 1）股證事務代表擬稿；（ 2）日常秘書核稿;（ 3）董事會秘書審核；（ 4）董事長簽發(fā)。第十七條原則上不得對簽發(fā)后的董事會文件作修改。因?qū)嶋H工作需要，確需修改文件內(nèi)容的，必須重新履行簽發(fā)程序。六、文件傳閱第十八條董事會文件的發(fā)送采用文本傳閱及網(wǎng)上送閱相結(jié)合的方式。第十九條 董事會文件的印制份數(shù)及傳閱范圍：（一）董事會會議紀要印制一份，送參加會議的董事傳閱后存檔。

8、 同時董辦將董事會會議紀要發(fā)送至公司董事、監(jiān)事、經(jīng)營班子成員及 各部門經(jīng)理的電子郵箱。（二）董事會決議經(jīng)簽發(fā)后，印制兩份，一份由董辦根據(jù)業(yè)務內(nèi) 容送公司董事、監(jiān)事、經(jīng)營班子成員及相關部門傳閱后存檔，一份存 董辦供相關部門查閱。同時董辦將董事會決議發(fā)送至公司董事、監(jiān)事、 經(jīng)營班子成員及相關部門經(jīng)理的電子郵箱。凡需憑董事會決議文件辦理公司業(yè)務的， 須向董辦提出申請，經(jīng) 董辦主任批準。（三）上報深圳市建設控股公司的產(chǎn)權(quán)代表報告按控股公司的要 求報送，不再傳閱。（四）對子公司的產(chǎn)權(quán)代表報告批復印制五份， 兩份發(fā)至子公司 產(chǎn)權(quán)代表責任人，一份發(fā)至承辦部門，一份送集團公司領導及相關部 門傳閱后存檔，一份存董辦供相關部門查閱。同時董辦將批復發(fā)送至 董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理及相關部門經(jīng)理的電子郵箱。第二十條董辦負責將公司領導對傳閱文件的批示及時轉(zhuǎn)達給 相關部門。七、文件歸檔第二十一條文件傳閱完畢后，董辦負責及時在“文件處理系統(tǒng)中詳實記錄處理意見，并將董事會文件歸檔。來自于集團各部門的基 礎文件資料，由董辦退回相關部門，同時在“文件處理系統(tǒng)”中記錄基 礎文件資料退回情