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文檔簡介

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行 政 管 理 制 度專心-專注-專業(yè)行政管理制度1.文書管理辦法1.1目的 為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理品質(zhì)及效率,特制訂本辦法。1.2范圍 本辦法所講文書管理,指本公司各部門與外界來往文書及各部門之間來往之文書,自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。1.3公文類別及行文要求1.3.1公司內(nèi)公文格式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。(1)正式文件由公司根據(jù)其重要性確定是否系正式文件,正式文件要填 寫文件簽發(fā)箋,由總經(jīng)理簽發(fā),并加蓋公章。正式文件采用“陽邏污水處理有限公司文件”專用文頭 紙打印按年度進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明主送及抄送的單位或部門。 (2)簽呈 公司

2、內(nèi)部下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示時(shí)用; 簽呈不得越級(jí)上報(bào); 須總經(jīng)理閱示之簽呈,部門主管應(yīng)有明確的意見。 (3)備忘單 公司內(nèi)部發(fā)布行政命令、通知、通報(bào)以及部門之間的業(yè)務(wù) 商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)時(shí)用。由公司下發(fā)的備忘單由總經(jīng)理核準(zhǔn),各部門所發(fā)備忘單由 部門主管核準(zhǔn)。 (4)傳真處理業(yè)務(wù)時(shí)使用; 傳真由各業(yè)務(wù)部門自行管理,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、 跟催和歸檔。以公司名義發(fā)出的傳真,須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。1.3.2公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文用語應(yīng)簡單、 扼要、明了。1.3.3公文應(yīng)表明呈送或下發(fā)的人員或部門。公文如有附件應(yīng)注明附件 名稱,并表明發(fā)文者及發(fā)文日期。 1.4公文處理1.4.1收文處理(1

3、) 公司所收上級(jí)部門或其他單位公文,由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行收 文登記后,送總經(jīng)理閱示處理。(2) 公司各部門上報(bào)公文一律交總經(jīng)辦進(jìn)行登記后,轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理 或副總經(jīng)理閱示,部門呈報(bào)需批復(fù)之公文,批復(fù)后由總經(jīng)理 辦公室在當(dāng)天下發(fā)至呈報(bào)部門辦理,并追蹤辦理結(jié)果。(3) 部門所收公文交部門主管處理,對(duì)需辦理的應(yīng)抓緊時(shí)間辦理, 不得延誤和推諉。1.4.2發(fā)文處理(1) 公司所發(fā)正式文件由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào),并按正式文件 行文要求辦理發(fā)文,并進(jìn)行發(fā)文登記。(2) 公司以備忘單形式下發(fā)公文經(jīng)總經(jīng)理簽字后,由總經(jīng)理辦公 室負(fù)責(zé)下發(fā)。(3) 部門上報(bào)、部門間往來及部門內(nèi)下發(fā)公文,經(jīng)部門經(jīng)理簽字 后,由各部門負(fù)責(zé)上報(bào)

4、或發(fā)送。1.5公文處理重點(diǎn)及期限 1.5.1公文處理重點(diǎn)(1) 足以影響公司權(quán)益之重要文件,應(yīng)將正本妥善保存,若須使 用,以副本或復(fù)印件處理。(2) 為利于公文處理,經(jīng)辦人接公文后,應(yīng)就內(nèi)容重點(diǎn)擬就意見 或撰稿,隨來文呈部門主管核閱,各部主管人員應(yīng)認(rèn)真審核, 并簽注意見,避免只簽名而無意見。(3) 公文處理意見及經(jīng)辦、核稿等人員之簽名應(yīng)清晰,不得潦草 難辨。 1.5.2公文處理期限公文應(yīng)隨到隨送,不得積壓。(1) 公文處理期限可依據(jù)經(jīng)辦人員的工作量及文件內(nèi)容的時(shí)效性 而定,一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。(2) 監(jiān)印人員原則上應(yīng)與當(dāng)日完成用印。1.6公文歸檔1.6.1管理部門(1) 公司的公文

5、及工程基建檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。(2) 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)整理保管。 1.6.2文件檔案移送歸檔時(shí)點(diǎn)收原則(1) 檢查文件之本文及附件是否完整,如有缺少,應(yīng)追查歸入.(2) 文件處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員 補(bǔ)辦。 (3)與本案無關(guān)的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員。 1.6.3歸檔分類及編號(hào)(1) 歸檔文件應(yīng)視其內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)等因素分類。(2) 每一宗卷都應(yīng)有名稱,名稱應(yīng)以能充分表示宗卷內(nèi)容為原則, 且有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。(3) 每一宗卷都應(yīng)編號(hào),以阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 1.6.4保存期限(1)公司文件應(yīng)依其性質(zhì)與內(nèi)容確定保存期限的長短。(2)公司永久保存的文件有: 公

6、司章程; 董事會(huì)會(huì)議記錄; 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件; 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他物權(quán)、債權(quán)憑證; 工程設(shè)計(jì)圖紙、重要設(shè)備技術(shù)資料; 其他經(jīng)核實(shí)須永久保存的文件。 1.6.5檔案清理(1) 檔案管理人員應(yīng)每年對(duì)文件進(jìn)行一次清理,該歸檔的文件應(yīng) 裝訂成冊(cè),及時(shí)歸檔。(2)所有檔案須入柜保存,永久保存的文件應(yīng)放入保險(xiǎn)柜內(nèi)保存。(3)檔案柜應(yīng)保持整潔,并有防蟲蛀措施。 (4)檔案保存期滿,須銷毀的,應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施,并 應(yīng)在該卷目次表附注欄內(nèi)注名銷毀日期。2.保密規(guī)定2.1總則 2.1.1為保護(hù)公司利益,保證生產(chǎn)經(jīng)營順利進(jìn)行,特制訂本規(guī)定。 2.1.2公司秘密是指關(guān)系公司利益,一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉

7、 的事項(xiàng)。 2.1.3保守公司秘密是員工的基本義務(wù),是公司重要紀(jì)律。 2.1.4公司保密工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé),各部主管對(duì)本部門保密工作 負(fù)直接責(zé)任。2.2保密范圍 2.2.1下列文件、報(bào)表及資料列為公司秘密資料(1) 品管部的飼料配方、配方成本表、月原料用量報(bào)表、原料用 量比較表及技術(shù)總部來往的公務(wù)函電。新產(chǎn)品、新原料開發(fā) 決策,實(shí)驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量分析及處理措施;(2) 財(cái)會(huì)部的公司利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表、分品種飼料利潤表、財(cái) 務(wù)預(yù)測(cè)分析報(bào)表及不宜公開的其他財(cái)務(wù)報(bào)表;(3) 行銷部的客戶檔案、飼料銷售合同、行銷策略、企劃方案, 銷售活動(dòng)中的重大問題及處理記錄;(4) 采購部的供應(yīng)商檔案、采購合同

8、、行情預(yù)測(cè)表、原料采購計(jì) 劃、采購決策;(5) 生產(chǎn)部的原料庫存、成品庫存、生產(chǎn)用料報(bào)表;(6) 公司員工薪資結(jié)構(gòu)表、工資表及獎(jiǎng)金發(fā)放表;(7) 總部及地區(qū)副總裁辦公室下發(fā)的文件、制度、會(huì)議紀(jì)要;(8) 公司的計(jì)劃、預(yù)算,經(jīng)營檢討會(huì)紀(jì)要;(9) 其他傳播后可能給公司帶來不良(利)影響的材料,未竣工 的工程預(yù)算。 2.2.2下列場(chǎng)所列為限制場(chǎng)所(1) 生產(chǎn)部生產(chǎn)中心控制室;(2) 品管、行銷、采購、財(cái)會(huì)部經(jīng)理室;(3) 董事長、總經(jīng)理辦公室、秘書室;(4) 文印室、檔案室、電腦室、財(cái)會(huì)部憑證庫。 2.2.3下列人員為重點(diǎn)保密人員(1) 各級(jí)主管;(2) 生產(chǎn)、采購、行銷部文書及外勤人員;(3)

9、中控室操作員;(4) 文印打字員、電腦操作人員;(5) 財(cái)會(huì)部成本、銷售、費(fèi)用會(huì)計(jì)。2.3保密管理 2.3.1資料保密(1) 屬2.2.1條范圍的保密資料由發(fā)文部門在材料右上角加蓋“秘 密”字樣印章,由各部文書或?qū)H素?fù)責(zé)遞送、上報(bào)、保管;(2) 打字、復(fù)印保密資料,須經(jīng)部門主管簽名(復(fù)印份數(shù)用大寫), 不得擅自多印多留;打印過程中廢印件由打字員妥善收存,及 時(shí)銷毀;(3) 傳閱秘密資料,不得散丟在辦公桌上,未經(jīng)有關(guān)主管同意, 不 得擴(kuò)大閱讀范圍或帶出辦公室閱讀;因工作需要,攜帶秘密 資料外出時(shí),須向上一級(jí)主管報(bào)告,并妥善保管;(4) 秘密資料由各部文書定期清查,分發(fā)和借閱的秘密資料要按 期清退

10、;辦理完畢的秘密資料,應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔,無保存 價(jià)值的清理造冊(cè)或經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后銷毀。 2.3.2薪資及獎(jiǎng)金保密(1) 薪資發(fā)放由公司財(cái)會(huì)部派專人負(fù)責(zé),獎(jiǎng)金由部門主管直接發(fā) 放;(2)員工應(yīng)對(duì)本人薪資及獎(jiǎng)金保密,嚴(yán)禁互相詢問和談?wù)摗?2.3.3飼料配方保密(1) 飼料配方保密由品管部主管直接負(fù)責(zé),并對(duì)生產(chǎn)部配方保密 工作每季度最少檢查一次;(2)飼料配方由品管部主管管理,因工作發(fā)往總部及集團(tuán)有關(guān)部 門的配方傳真須用密碼填寫,專人取送;(3)飼料配方由品管部專人送往生產(chǎn)部,并由生產(chǎn)部經(jīng)理和生產(chǎn) 主任在“飼料配方傳遞表”上簽收;(2) 配方由生產(chǎn)主任輸入中控室計(jì)算機(jī),配料時(shí)可從計(jì)算機(jī)調(diào)出 使用,但

11、不得打印和記錄;(5)生產(chǎn)使用后的舊配方,由品管部主管清查收回,對(duì)需保存的 要按規(guī)定整理入卷,妥善保管,無需保存的,清理登記后由 品管部主管負(fù)責(zé)銷毀;(6)飼料配方嚴(yán)禁傳抄、復(fù)印。 2.3.4會(huì)議保密(1) 公司召開有關(guān)營運(yùn)會(huì)議,由總經(jīng)理或委托人核定參加會(huì)議人 員名單,會(huì)上如討論未定稿的材料會(huì)前要編號(hào)、登記,會(huì)后 由分發(fā)人收回或銷毀;(2) 參加會(huì)議人員對(duì)會(huì)議討論不宜公開事項(xiàng)負(fù)有保密義務(wù),不得 對(duì)外泄露。 2.3.5計(jì)算機(jī)保密(1) 各部計(jì)算機(jī)應(yīng)確定專人管理,在安全地方放置,并建立 計(jì)算機(jī)保密制度;(2) 存有秘密資料的計(jì)算機(jī)軟盤須注明并定專人管理,輸入硬盤 的應(yīng)加密碼,不用時(shí)應(yīng)及時(shí)清除。 2

12、.3.6宣傳報(bào)道保密 公司員工撰寫的各種有關(guān)公司的新聞報(bào)道稿件、廣告宣傳材料, 發(fā)稿前須經(jīng)部門主管和總經(jīng)理或其授權(quán)人審核,未經(jīng)審閱,一 律不許寄發(fā);公司宣傳欄涉及公司營運(yùn)內(nèi)容的稿件、公司要聞 等須經(jīng)總經(jīng)理審核方能在宣傳欄刊登;凡涉及集團(tuán)情況的內(nèi)容 應(yīng)經(jīng)過集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可宣傳報(bào)道。 2.3.7限制場(chǎng)所的管理(1) 公司限制場(chǎng)所未經(jīng)該場(chǎng)所工作人員許可及該場(chǎng)所無人時(shí)不得 進(jìn)入;生產(chǎn)部中控室、品管部經(jīng)理室未經(jīng)部門主管許可 不得進(jìn)入;(2) 外來人員檢查工作及參觀須有公司領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室人員 陪同;如在工作場(chǎng)所拍照、攝影,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意;(3) 限制場(chǎng)所內(nèi)一般情況不應(yīng)會(huì)客,無人時(shí)應(yīng)上鎖;(4) 來公

13、司培訓(xùn)人員、客戶不經(jīng)允許不得進(jìn)入主廠房;供應(yīng)商不 得進(jìn)入原料庫;(5) 公司辭職、辭退人員一律不得進(jìn)入限制場(chǎng)所。 2.3.8重點(diǎn)人員管理 對(duì)本規(guī)定2.2.3條所列重點(diǎn)保密人員應(yīng)重點(diǎn)試用考查,有流動(dòng)意 向或不適應(yīng)本職工作時(shí),必須及時(shí)調(diào)換。 2.3.9總經(jīng)理或其授權(quán)人應(yīng)每季度對(duì)各部門保密工作進(jìn)行檢查,不 斷完善公司的保密工作。3 安全管理辦法3.1目的及范圍 3.1.1為確保公司營運(yùn)及財(cái)產(chǎn)的安全和每位員工的生命安全,預(yù)防各類 事故的發(fā)生,特制訂本辦法。 3.1.2 本辦法適用于公司各部門 3.1.3本辦法由各部門主管負(fù)責(zé)實(shí)施,人事行政部負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)。3.2安全委員會(huì)組成及職責(zé): 3.2.1為加強(qiáng)

14、對(duì)安全保衛(wèi)工作的領(lǐng)導(dǎo),公司成立安全委員會(huì),組成人員 如下: 主 任:總經(jīng)理 副主任:副總經(jīng)理 委 員:運(yùn)營部部長 人事行政部部長 財(cái)務(wù)部部長 設(shè)備部部長 保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人 3.2.2安全委員會(huì)職責(zé) (1)負(fù)責(zé)制訂安全及保衛(wèi)制度、政策、并督促實(shí)施。 (2)研究決定安全防火防盜方面的重大問題。 (3)每月召開一次安全工作會(huì)議,總結(jié)、檢討、上月安全及防火 防盜工作,針對(duì)存在的問題提出整改措施。 3.3防火安全管理 3.3.1人事行政部應(yīng)確定公司防火的重點(diǎn)部位,畫出平面圖,標(biāo)明消防 設(shè)施的位置。 3.3.2公司應(yīng)組建義務(wù)消防隊(duì),并每年至少組織一次消防知識(shí)及消防器 材使用演練,以提高員工的防火意識(shí)和處理突

15、發(fā)事件的應(yīng)變能力. 3.3.3凡使用電器設(shè)備的部門,必須每月檢查電器線路,電器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn) 狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修,嚴(yán)禁帶“病”工作。電器線路的保險(xiǎn) 裝置必須按規(guī)定裝配保險(xiǎn)絲。下班后不使用的電器設(shè)備應(yīng)切斷電 源。 3.3.4易燃易爆物品應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定要求存放,保持良好通風(fēng)。嚴(yán)禁在露 天和發(fā)電機(jī)房內(nèi)存放油料。 3.3.5在生產(chǎn)區(qū)及油料存放點(diǎn)等地方,必須掛有“嚴(yán)禁煙火”,“嚴(yán)禁吸煙”等 標(biāo)志。 3.3.6消防器材及防火設(shè)施的管理: (1)公司消防器材應(yīng)按規(guī)定放置在正確的位置上,配足數(shù)量,每 季度檢查一次有效期,每天由巡邏保安進(jìn)行常規(guī)檢查。 (2)各種消防器材的購置、保養(yǎng)行政部人員應(yīng)登記備查。 (3)未發(fā)

16、生火警時(shí), 任何人不得隨意挪用滅火器、消防栓等消防 設(shè)施;未經(jīng)行政部批準(zhǔn), 任何單位和個(gè)人不準(zhǔn)挪用、借用各 種消防設(shè)施;不準(zhǔn)在消防栓取水降溫、做衛(wèi)生及生活用水。對(duì) 擅自動(dòng)用滅火器及消防設(shè)施且不聽勸阻者,視情節(jié)輕重給予警 告、罰款等處理。(4)若維修作業(yè)要?jiǎng)用骰?,?yīng)填報(bào)“動(dòng)火申請(qǐng)單”經(jīng)批準(zhǔn)后方可動(dòng)用明火,而動(dòng)用滅火器,必須事先向行政部及當(dāng)班保安反映,動(dòng)火及動(dòng)用滅火器材時(shí)必須有保安在場(chǎng)。動(dòng)火結(jié)束后,需將未使用或更新的滅火器材放回原處。 (5)公司所有的消防器材由各保管部門(人)負(fù)責(zé)初級(jí)保養(yǎng)及監(jiān)護(hù)。 若發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)立即報(bào)告主管,查明原因及責(zé)任并及時(shí)進(jìn)行維 修。若因監(jiān)護(hù)不嚴(yán)造成滅火器材損壞給公司帶來損失

17、的,視情 節(jié)輕重給予處罰。(6)未經(jīng)行政部主管批準(zhǔn),任何單位或個(gè)人都無權(quán)涂改、移動(dòng)、損 壞禁煙、禁火標(biāo)志。3.4生產(chǎn)安全管理 3.4.1生產(chǎn)部應(yīng)根據(jù)安全生產(chǎn)的要求,制訂各類機(jī)器、鍋爐、配電房及高 空作業(yè)等操作規(guī)定,并嚴(yán)格執(zhí)行,切實(shí)防止各類事故的發(fā)生。 3.4.2凡使用電氣焊人員必須持有上崗證才能操作。在嚴(yán)禁煙火地區(qū)使用 電氣焊前,必須書面報(bào)告經(jīng)理批準(zhǔn),備好滅火器后才能施工。 3.4.3生產(chǎn)車間必須每天清掃粉塵,打開窗戶以利通風(fēng),并嚴(yán)禁煙火。 3.4.4生產(chǎn)部主管應(yīng)每天巡視廠區(qū),發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時(shí)予以糾正。 如有重大安全隱患,應(yīng)立即報(bào)告安全委員會(huì)采取措施解決。3.5辦公樓安全管理 3.5.1嚴(yán)

18、格禁止無關(guān)人員進(jìn)入財(cái)務(wù)部、地磅室、開票收款室等工作室。 3.5.2公司各部門下班后,必須鎖好抽屜、關(guān)好門窗,關(guān)燈及切斷空調(diào) 的電源,并嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入辦公室大樓。 3.5.3凡需加班人員必須填寫部門主管簽字的加班申請(qǐng)單,加班之后離 開辦公室須和保安人員聯(lián)系,以便鎖好大門。 3.5.4財(cái)務(wù)部的備用現(xiàn)金不能超過規(guī)定的數(shù)額,下班后現(xiàn)金必須鎖進(jìn) 保險(xiǎn)柜內(nèi)。 3.5.5財(cái)務(wù)部收款處嚴(yán)禁閑雜人員入內(nèi)。每天收取的貨款必須及時(shí) 存入銀行。3.6化學(xué)試劑的安全管理 3.6.1凡使用有較強(qiáng)腐蝕性,毒性化學(xué)試劑的部門,應(yīng)有專人保管, 嚴(yán) 加管理。 3.6.2凡用化學(xué)試劑,必須填寫化學(xué)試劑領(lǐng)用單,經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后 才

19、能領(lǐng)用。3.7安全保衛(wèi)工作的管理 3.7.1公司人事行政部門應(yīng)根據(jù)公司經(jīng)營發(fā)展情況,配合有關(guān)部門, 不斷完善公司安全保衛(wèi)制度及防火設(shè)施。 3.7.2公司保衛(wèi)部門對(duì)防火、防盜重點(diǎn)部位應(yīng)經(jīng)常檢查,并作好安全 記錄。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,要提出整改意見,并上報(bào)公司安 全委員會(huì)議處。 3.7.3公司保安人員應(yīng)嚴(yán)格按公司出入門管理制度辦事,嚴(yán)格出入門 管理,嚴(yán)禁無關(guān)人員及車輛進(jìn)出廠區(qū),保證公司正常的工作和 產(chǎn)秩序。 3.7.4夜間值班人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公樓、廠區(qū)、倉庫等重點(diǎn)部位的巡邏, 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如不能解決的,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出 應(yīng)急處理。4.出入門管理辦法4.1目的及范圍 4.1.1為了保證公司

20、工作和生產(chǎn)的正常秩序,保證公司財(cái)產(chǎn)安全,特 制訂本辦法。 4.1.2凡人員、車輛、物品進(jìn)出公司大門均依本辦法辦理。4.2人員出入的管理 4.2.1凡公司員工每天上下班,均應(yīng)按規(guī)定打卡。工作時(shí)間外出,須 主動(dòng)向保安員交驗(yàn)公出單或請(qǐng)假單。 4.2.2凡來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)或辦事的外來賓客,須出示證件并在門衛(wèi)室 辦理登記手續(xù),經(jīng)受訪者同意后方可進(jìn)入廠區(qū)。 4.2.3非工作時(shí)間,禁止外來人員進(jìn)入廠區(qū)。4.3車輛出入的管理 4.3.1公司車輛外出須持有出車單,隨車人員有公出單,否則保安 員有權(quán)阻止其出門。 4.3.2外來車輛進(jìn)入廠區(qū),須將車輛停在門口,待辦理登記手續(xù)后, 依保安員的指引,將車停放在指定的地點(diǎn)。 4.3.3凡來公司拉料的車輛,進(jìn)廠前,保安員應(yīng)檢查其貨箱是否有雜 物、泥沙。如有應(yīng)請(qǐng)其在門外清掃干凈,方可允許進(jìn)入 廠區(qū)。拉料車輛出門須蓋好蓬布后方可出門。 4.3.4凡運(yùn)送原物料的車輛來公司,由保安員通知采購部和品管部, 待接到品管部30%抽樣合格通知后,指引車輛到地磅過磅。 4.3.5車輛出門須接受檢查,拉料車輛須交驗(yàn)“提貨單”,送料車輛 交驗(yàn)“收貨報(bào)告”或“地磅單”的“出門聯(lián)”。 4.3.6廠區(qū)內(nèi)禁止車輛鳴號(hào)、超車和高

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