物業(yè)檔案資料的建立與管理制度流程

1、精心整理物業(yè)檔案資料的建立與管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分， 科學、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項 管理工作提供指引和服務。根據金沙咀國際廣場物業(yè)特點，結合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數據庫管 理新方法、新手段，對小區(qū)檔案資料實行“科學化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守物業(yè)檔案資料的建立與管理對物業(yè)檔案資料實行有效的管理。部門架構檔案資料建董事辱理流程空、檔案資料占收集：工程技術、維修、改造資用; J建立智能化系統(tǒng)技（一）檔案的建立與用4一物業(yè)經理 一 一工/物業(yè)使用人資用、證件、購/租房合同、裝批表;1、設立金沙應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格

2、管理檔案管理員咀國際廣場貓用鸚般雷理薛、，來瞰諄贛建、科學化、電腦化的先進手段，建立相 *2、堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體即和信息資料的內容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料白蟒s娜道。技術資料;3、辦理好物出、資機什整體接管移交時各類原都4、后期管理中，加強質量記錄，做好質紋掰S的建橙相收集錄從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡白勺檔案資料收集。業(yè)主文件、通知、活動記錄; 財務帳表及分布方案5 ）、檔案的整理必須便于保管和利用;（二）檔案資料的整理與分類整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理I1 r和科學分類，做到條理清

3、晰、分類合理，便于使用、查找、檢索歸檔：按公司物業(yè)檔案資料的建立與管理制度建立 1、檔案資料的整理1 ）、各項業(yè)務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關人員負責積 累、整理和移交，在積累過程中要做好原女以件的登記工作;建2 ）、各職能部種攵爺褶和管理標準,列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據;3 ）、4 ）、應%充分利用原有資料作為整理的基疝;檔案酬!理舷娜郵她隧如lj而朔史黃赳時登記，使用后立即歸還6）、收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復、有關證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎資料 檔案，但有關

4、公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。1）、移交資料項目資料名稱小區(qū)規(guī)劃資料1、批準文件2、用地批準文件3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖6、業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、產權、居住辦公位置、建筑面積清單工程技術資料1、竣工圖：總平面圖、建筑、結構、設備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質勘查報告、工程建設投標文件，工程前期基礎性文件3、工程合同及竣工報告 - - 一.4、工程預決算,5、圖紙會審記錄6、工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）7、隱蔽，程驗收簽證8、沉降觀察記錄9、竣工驗收證明書10、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書11、新材料、

5、構配件的鑒定合格證書12、水、電、空調、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報告14、供水、空調的試壓報告15、園林綠化圖紙和清單16、設備清單、設備供貨合同，設備安裝調試記錄，使用注意事項、說明、質 保書和保修單17、工程監(jiān)理報告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項目資料名稱物業(yè)管理小區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料用戶須知；用戶基本資料；物品出入登記卡裝修資料用戶裝修申請表；報建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責 任書；裝修施工人員出入證；施工單位營業(yè)執(zhí)照；裝修巡查記 錄；裝修驗收記錄維修資料修繕計劃與方案；維修申報表；維修服務派工單；維修回訪記 錄；公共設施維修記錄綠化養(yǎng)護

6、資料綠化檢查記錄；綠化養(yǎng)護記錄；禮儀擺花協(xié)議清潔、保潔資料清潔服務整改通知單；保潔日檢記錄消防管理資料消防巡視記錄；消防設施檢查記錄；動火作業(yè)審批表；消防設 施運行記錄；火災隱患整改通知治安交通管理資料日常巡查記錄；交接班記錄；查崗記錄；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄 像帶；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；護衛(wèi)巡邏簽到表； 安全隱患整改通知；車輛進出管理記錄設備管理資料設備臺帳；設備維修保養(yǎng)計劃與申請報告；設備維修保養(yǎng)記錄； 設備運行記錄；設備維修分包協(xié)議；設備檢查記錄員工管理資料員工個人資料；聘用表；員工培訓計劃；員工培訓記錄；員工 業(yè)績考核及獎罰記錄；員工內務管理服務質量反饋資料服務質量回訪記錄；用戶

7、意見調查、統(tǒng)計記錄；用戶投訴及處 理記錄小區(qū)文化資料小區(qū)文化活動計劃及實施情況記錄；小區(qū)文化活動圖片及錄像 記錄；傳媒報導資料；文化活動場所、設施臺帳及使用記錄行政義件資料政府部門相關文件、法規(guī)、法律辦公大樓物業(yè)中心有關文件、通知、函件辦公大樓物業(yè)中心規(guī)章制度、通知、通報等文件辦公人樓物業(yè)中心接待、參觀記錄辦公大樓物業(yè)中心榮譽檔案附表一：建筑整體移交驗收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗收日期開工日期建設單位移交驗收日期監(jiān)理單位占地面積設計單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設施工程名稱開工日期竣工驗收日期移交驗收日期占地面積建筑面積移交內容建筑物公用設施、設備及公共場所建筑物清單份 張有線電視

8、竣工圖套 張單體建筑竣工圖套 張公用設備清單份 張單體結構竣工圖套 張公用設施清單份 張單體結構給排水竣工圖套 張電話系統(tǒng)竣工圖套 張單體電氣竣工圖套張公共場地清單套張單體設備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數套竣工總平向圖套張其他移交負貝人：接收負責人：備注：二、檔案管理制度辦公區(qū)概貌檔案管理制度是以金沙咀國際廣場的特點為基礎，根據國家、高要圖文介紹小區(qū)概況及基本情況附屬設施市有關物業(yè)管理法規(guī)，立煉形成金沙咀國際廣場物業(yè)管理制度,I使各管理項目有章可循,有規(guī)可依加程施斛查，保證各項工作的順利進價，加保工作目標的全面或現 沙 咀國建筑本體資

9、料-0J【ag力口till用戶資料接管驗收資料 平面圖）有案資料的11、文中（包括印制綠化管典資料綠化工程資料 一gw戶月艮, 卷浦人員資料 ，植1分不資料綠化養(yǎng)護資料凡陷國跟公司活動和基本歷史面貌，具有5等利用價值的參花制慟應歸檔，不能有各科門保管,*fe直接交存檔案室.。一、 K外部浦度秩序管平資料秩序系統(tǒng)I資料秩序人員資料）理文，E記、案的J勺歸檔范圍，包括各部、室及公務ArtO中冊、圖表、議材料、圖像、錄像等內容;）檔專次檔案E 葭篥像檔案、清潔保潔管理資料當范圍：兼明第服魯理娜白瑜也在工作中形成向油萊保跳坳橢等內容;一 其他文儲潔保潔人員資料勺歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務活動中形

10、蝦咯種檔屋，如：薈前檔紀檢檔案、審計檔案等; 日常管理資料 資明由財務部門歸業(yè)管理。二!安全管理、設備管理、環(huán)境管理1文員工學前理、日常工作2、日噌求:一制1)市勺文，牛必須生原件1正本，的例如格相2）框歸移伯勺文件必須卷批碌豌箍護第也濤楚計劃數據庫備份即3）架歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整%、并經適當的整理;4）、是用真件的應復印后以復印件歸檔；行政管理制度（三）檔案管理體系5）、歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的 自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書 寫材料；6）、每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理

11、員參加，對其文件材料（含有關圖紙 等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；7）、保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；8）、檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區(qū)分保管期限；9 ）、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10 ）、聲像檔案歸檔要求如下：（1）、歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；（2）、歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準確；（3）、歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；（4）、歸檔的照片底片，必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、時間內容；（5）、歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內錄入的內容；（6）、歸檔的磁盤必須在每個

12、軟盤上標明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標明備份數據 名稱及備份時間。3、歸檔時間：1）、文書檔案在第二年上半年內歸檔；2）、建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；3）、各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能 部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。4、歸檔份數：1）、各類文件材料一般歸檔一式一份；2）、重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。5、不歸檔文件材料的范圍：1）、重份和無參考利用價值的事務性、臨時性文件；2）、上級機關任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）、上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）、未經會議

13、討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、影印文件的多次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；5）、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）、參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）、非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）、下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報和不必備案的文件材料。6、經理要經常對物業(yè)中心的文件材料的形成、 積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1、所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數據 庫存檔雙軌

14、制。2、存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、 每單元按盒、每戶按冊建擋。3、必須維護檔案的完整性（質量上的完整和數量上的完整）、安全性（物質的安全和法律的 安全）。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底 圖存放以平放為宜；5、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取譯制、拷貝；6

15、、定期每半年進行檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質 檔案，要及時進行修補和復制，經常進行蟲害消殺；7、為保證檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝防盜門和防盜網。 同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要 求并定期巡查。8、聲像檔案的保管如下：1 ）、按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2 ）、照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒 中，豎放遠離磁場。（三）檔案資料借閱和復制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)

16、中心所有工作人員都有保護檔案權利和義務；經批準授權后都有借閱檔案、復制檔案的權利。1、檔案資料的借閱1 ）、借閱檔案必須向領導審批；2）、對業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電 腦中按授權級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱；3）、嚴格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經審批登記后方可借出；入室 時，須由專人進行檢查，若有破損，立即修復，并按規(guī)定追究有關人員責任。檔案管理人 員應及時收回在外文件，嚴防文件流失；4）、物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同 時將其輸入電腦中保存；.F 產 , V I l

17、J I5）、在借閱檔案時應做到以下幾點：（1）、按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過10天，確實因工作需要不能按時歸還者，應辦理延期手續(xù)；（2）、要愛護檔案，不得丟失；（3）、所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6）、借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚；7）、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任；8）、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9）、調離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)；10）、出差、請長假（半月以上）或辭職者應把所借閱檔案及時歸還，每年春節(jié)前夕所有 外借檔案一律歸還檔案室；11）、因工

18、作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知歸還檔案時，應在24小時內歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責。2 、檔案復制管理1 ）、檔案復制必須向領導審批；2 ）、檔案復制由借閱人員持有關批準到指定復印員處復??；3 ）、未經批準的，復印員一律不得幫其進行復印。（四）電腦化的管理為保證電腦網絡系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數據的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：1、各主管部門，建立自身的網絡管理制度，負責對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導， 實行分級管理。2、檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現檔案的全文存儲。3、對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不

19、同的授權代碼， 防止檔案資料的流失; 定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，制訂嚴格的系統(tǒng)管理規(guī) 定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。4、定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓最新的安全技術培訓，實現安全管理，有效降低網絡信息系 統(tǒng)的運行風險。5、對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系 統(tǒng)的更新維護。6、通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔 案資料數據的完整。（五）檔案鑒定和銷毀1、檔案的鑒定：一.1）、檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責進行，鑒定由物業(yè)經理、檔案資料管理員和有關業(yè) 務管理人員組成。日常

20、的鑒定工作由檔案資料管理員負責；2 ）、鑒定工作人員的任務：（1）、負責制訂本單位檔案保管期限表；（2）、對到期檔案提出存、毀意見。3）、確定保管期限原則：（1）、對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；（2）、凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4）、鑒定工作應該定期進行；5）、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定鑒定中發(fā) 現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。2、銷毀檔案的程序包括：1 ）、鑒定工作人員應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領導審批，銷毀清 單及報告由檔案室保存；2）、檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章；3）、銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的