OA系統(tǒng)中檔案管理模塊的功能要求

1、OA系統(tǒng)中檔案管理模塊的功能要求一、歸檔范圍1、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)結(jié)束后需歸檔的電子文件。2、未在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的本單位收文、發(fā)文、會議材料等需歸檔的文件資料。二、歸檔要求1、自動歸檔功能。對本單位的所有需歸檔文件資料的目錄（未在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的文件資料，需補充錄入目錄），可由軟件自動對其進(jìn)行分類、排序，生成文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫。分類方案：年度一一機構(gòu)（問題）一一保管期限年度保管期限排列：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低類目即“保管期限”內(nèi)，按時間先后順序或事由結(jié)合時間、重要程度等排列。件號：文件排列順序號。在分類方案的最低一級類目（指同一年度、同一機機構(gòu)或問題、同一保管期限）內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。2、

2、文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式（DB32/505-2002）的標(biāo)準(zhǔn)。3、件的二級目錄（數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見附件一）。件的二級目錄模塊是為了貫徹“細(xì)化檢索”的原則，對文件級文檔管理的補充。當(dāng)用戶將轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件、請示和批復(fù)、介紹信存根等作為一件歸檔時，通常只在歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫中錄入一條記錄（即文件的標(biāo)題）。這樣的目錄對于檢索更詳細(xì)的內(nèi)容來說是不夠的。彌補這種缺陷，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)為用戶提供二級目錄功能模塊，使用戶能更加細(xì)致地儲存、檢索有關(guān)信息。4、按所分檔案的類別打印出相應(yīng)的歸檔文件目錄（見附件二）、歸檔文件目錄封面（見附件三）。用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型

3、（長X寬為297mmx210mm）。5、對于有專業(yè)檔案管理（如會計檔案、審計、基建檔案等）需求的單位，根據(jù)其業(yè)務(wù)要求為其設(shè)計相應(yīng)的專業(yè)檔案管理模塊。6、對檔案數(shù)據(jù)的訪問要有權(quán)限設(shè)置，以確保數(shù)據(jù)的安全。7、對于每一份電子文件，軟件必須提供相應(yīng)的電子文件登記表，歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，歸檔電子文件管理登記表，歸檔電子文件遷移登記表（見附件四），并將其打印輸出。8、對最后形成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫、件的二級目錄數(shù)據(jù)庫，提供數(shù)據(jù)的修改、批量修改、刪除當(dāng)前記錄、刪除所選記錄、記錄的新增、保存、按字段檢索，數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、顯示每條記錄的電子文件全文等功能。9、每一年度可以按機構(gòu)問題、保管期限，統(tǒng)

4、計檔案的數(shù)量，并產(chǎn)生相應(yīng)的統(tǒng)計表格（見附件五）及圖表（餅圖、柱形圖等）。附件一:件的二級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)順序號著錄項目著錄項目在計算機中的表示字段名字段長度(字節(jié))允許空(NULL)說明1DHChar19否2件內(nèi)順序XHInt16否3相關(guān)內(nèi)容TMChar255否4文件類別WJLXChar20是5備注BZChar120是檔號件的二級目錄的檔號和文件級文檔管理中的檔號格式是一致的，而前者出現(xiàn)的值，應(yīng)該在文件級文檔管理中都已存在；所不同的是，二級目錄的檔號允許重復(fù)，而文件級文檔管理中檔號不允許重復(fù)。件內(nèi)順序一個文件里面，如果有若干個文件或若干條目錄，以此設(shè)定其順序。檔號+順序號不允許重復(fù)。相關(guān)內(nèi)容，在“相關(guān)內(nèi)容”里面，用戶可以錄入被轉(zhuǎn)發(fā)件等的文號、責(zé)任者、題名等內(nèi)容，也可以錄入人事任免的所有人員名單和任職事項。相關(guān)內(nèi)容的字節(jié)長度是255,若還不夠輸入詳