企業(yè)文書管理制度

1、八、公司文書處理制度(一) 總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1. 高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。2. 部門會(huì)議文書與轉(zhuǎn)閱文件。3. 合同書、證券、證書和勞動(dòng)協(xié)議書。4. 志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊(cè)登記文書。5. 收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書。6. 往來書信、電報(bào)、任命書、意見書。7. 各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。其中“T與“2”項(xiàng)文書的處理，原則上按會(huì)議決定處理。第三條類別劃分上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類：1. 機(jī)密文書(1) 絕密。(

2、2) 秘密。(3) 保密。2. 普通文書，即機(jī)密文書以外的文書。3. 其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印譽(yù)寫物品的。第四條適用原則(二) 文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：1. 普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時(shí)，編上文書的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書，可以簡化登記手續(xù)。2.絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。第六條

3、制度時(shí)間外的處理1. 值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。2. 所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。（三）文書的處理第九條處理原則文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書處理的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”

4、或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會(huì)面等簡單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。1. 凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，處理文書中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。2. 如果文書中涉及的事項(xiàng)，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事。3. 在具體處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見

5、。4. 如果事情涉及兩個(gè)以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時(shí)，應(yīng)聽取其他部門的處理意見。第十三條防止拖延文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。第十四條重要文書的保管機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條文體全部文書一

6、律采用書面文體。第十八條復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。1. 代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全部署名“董事會(huì)代表”。2. 對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱。3. 除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書整理第二十條編寫符號(hào)各種文書都必須按整理的要求編寫符號(hào)，表示文書的類別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書排序，以便于檢索。第二十

7、一條文書的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：1. 表示部門名稱的符號(hào)，用部門名稱的第一個(gè)漢字，如制造部門、工藝室，用“制、工”表小。2. 文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3. 各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。4. 同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫在“文書登記簿”上。第二十三條整理文書處理完結(jié)之后,按文書的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效用還沒有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。第二

8、十四條保管文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。（六）文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當(dāng)

9、面呈交的文書”。第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。對(duì)于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號(hào)的文書，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入檔案。會(huì)計(jì)文書則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊(cè)。第三條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書按部門，以文書的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。第三十二條保存期限保存期限按下歹0規(guī)定確定：1. 永久保存。凡屆于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。2. 保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)