公司行政物品管理制度

1、行政辦公用品管理制度第一章總則一、目的為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所屬各部門(mén)。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公白動(dòng)化所需用的耗材（含U盤(pán)、數(shù)碼相機(jī)、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。第二章辦公用品的分類(lèi)一、行政辦公物品的分類(lèi)行政辦公物品分三類(lèi)：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。辦公固定資產(chǎn)：使用期限在兩年以上，在使用過(guò)程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公低值

2、資產(chǎn)：指使用期限較長(zhǎng)，在使用過(guò)程中不易損耗，單位價(jià)值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公用品：使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過(guò)程中容易消耗的各種辦公類(lèi)資產(chǎn)。第三章行政辦公物品的管理職責(zé)一、行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門(mén)，負(fù)責(zé)行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制，其管理職責(zé)主要包括：1. 供應(yīng)商選擇及管理；2. 組織各部門(mén)行政物品管理程序監(jiān)控；3. 年度、每月辦公物品開(kāi)支計(jì)劃的編制、報(bào)批和執(zhí)行；4. 行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報(bào)廢；5. 配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，建立行政辦公物品臺(tái)賬，負(fù)責(zé)日常維護(hù)和修理。二、部門(mén)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)

3、行公司的資產(chǎn)管理制度；部門(mén)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、報(bào)廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門(mén)室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；三、資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛(ài)護(hù)國(guó)有資產(chǎn)意識(shí)，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞，由使用人白行付費(fèi)維修，并報(bào)送人行部門(mén)進(jìn)行維修登記。1. 第四章行政辦公物品采購(gòu)、辦公用品的米購(gòu)米用集中米購(gòu)定量供應(yīng)的辦法集中采購(gòu)由行政管理部負(fù)責(zé)并管理。2. 集中采購(gòu)的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙，計(jì)算機(jī)消耗的磁盤(pán)，打印機(jī)消耗的色帶、硒鼓、墨盒，日記本、各類(lèi)筆墨等。實(shí)行定期計(jì)劃批量采購(gòu)供應(yīng)。即每月日前各部室向人事行政管理

4、部提報(bào)當(dāng)月所需用品計(jì)劃，由行政管理部統(tǒng)一采購(gòu)。3. 特殊辦公用品可以經(jīng)人事行政管理部門(mén)同意授權(quán)，各部門(mén)白行采購(gòu)。4. 各部門(mén)或班組若臨時(shí)急需采購(gòu)辦公用品，由部門(mén)或班組專(zhuān)人填寫(xiě)“辦公用品請(qǐng)購(gòu)單”，并在備注欄內(nèi)注明急需采購(gòu)的原因，經(jīng)班組負(fù)責(zé)人審定同意后，交人事行政管理部審批同意后，實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。5. 必需品、采購(gòu)不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存。6. 結(jié)算辦法。綜合辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價(jià)，編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)劃轉(zhuǎn)。二、辦公類(lèi)服務(wù)采購(gòu)辦公類(lèi)服務(wù)采購(gòu)指公司各部門(mén)對(duì)外印刷品、宣傳品、名片等服務(wù)類(lèi)的采購(gòu)。1、人事行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。2、各部門(mén)有對(duì)外宣傳品、

5、印刷品、名片印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。三、辦公資產(chǎn)采購(gòu)辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí)，填寫(xiě)辦公物品申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)并簽字后，提交行政部實(shí)施米購(gòu)。1、實(shí)施采購(gòu)行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢價(jià)后，連同采購(gòu)申請(qǐng)表和詢價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。2、驗(yàn)收行政人事部匯總使用根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表、購(gòu)物發(fā)票、購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采購(gòu)辦公資產(chǎn)，驗(yàn)收完畢后填寫(xiě)驗(yàn)收單并簽字確認(rèn)，行政部和使用部門(mén)各白登記辦公資產(chǎn)臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。辦公物品申請(qǐng)表和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由人事行政部統(tǒng)一保管。第五章辦公用品

6、的分發(fā)領(lǐng)用1. 填寫(xiě)領(lǐng)用單各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品需填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用單”，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺(tái)賬登記。2. 核對(duì)登記接到各部門(mén)的兩份“辦公用品領(lǐng)用單”之后，有關(guān)人員要進(jìn)行核對(duì)，并做好登記，然后再填寫(xiě)一份“辦公用品分發(fā)通知書(shū)”交發(fā)送室。3. 辦公用品分發(fā)發(fā)送室進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門(mén)。4. 登記存檔用品分發(fā)后應(yīng)做好登記，寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)書(shū)連同“辦公用品分發(fā)通知書(shū)”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份“辦公用品分發(fā)通知書(shū)”連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。第六章辦公物品的管理一、辦公用品的配發(fā)1. 各部門(mén)指定一名專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦

7、公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門(mén)的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)文具領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行臺(tái)賬登記，寫(xiě)明物品名稱(chēng)、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。2. 員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。二、辦公資產(chǎn)的管理1. 資產(chǎn)調(diào)撥部門(mén)與部門(mén)之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫(xiě)資產(chǎn)調(diào)撥單。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人一調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人一行政部確認(rèn)簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私白調(diào)換白己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。2. 資產(chǎn)報(bào)廢由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單，報(bào)行政部。行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報(bào)廢。行政部和財(cái)務(wù)部門(mén)同時(shí)銷(xiāo)賬。有

8、再使用價(jià)值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺(tái)賬做相應(yīng)調(diào)整。在報(bào)廢前，部門(mén)不得隨意丟棄，否則該部門(mén)按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。3. 資產(chǎn)的租用、出租和外借公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門(mén)必須報(bào)公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購(gòu)買(mǎi)不經(jīng)濟(jì)合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。公司長(zhǎng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對(duì)外出租和外借。行政人事部定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，對(duì)其中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù)，對(duì)長(zhǎng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租，對(duì)今后沒(méi)有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。(1) 辦公資

9、產(chǎn)的日常維護(hù)、維修行政人事部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門(mén)。(2) 行政人事部編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。根據(jù)維修計(jì)劃對(duì)各部門(mén)辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護(hù)，保證各物品正常工作。(3) 各部門(mén)的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表報(bào)送行政部。不經(jīng)部門(mén)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私白維修的，相關(guān)費(fèi)用行政人事部不予受理。行政人事部接到申請(qǐng)單后，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的維修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時(shí)登記辦公設(shè)備維修記錄表，資產(chǎn)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。(4) 若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項(xiàng)

10、執(zhí)行資金支付程序。(5) 由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，需按照物品的原價(jià)進(jìn)行賠償。4. 辦公資產(chǎn)的年終盤(pán)點(diǎn)1. 年終資產(chǎn)清查由行政部對(duì)各部門(mén)進(jìn)行實(shí)物清查，丟失的辦公資產(chǎn)由丟失部門(mén)按照原值賠償。資產(chǎn)清查結(jié)束后，由行政部將年終清查報(bào)告上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2. 辦公物品丟失、損壞屬于過(guò)失人責(zé)任的，過(guò)失人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。各部門(mén)負(fù)責(zé)人要調(diào)離本部門(mén)時(shí)，人事行政部要及時(shí)通知辦公室，辦公室根據(jù)辦公資產(chǎn)臺(tái)賬清點(diǎn)調(diào)出人負(fù)責(zé)部門(mén)所使用的資產(chǎn)。有短缺者，按物品原價(jià)賠償，待辦理完辦公設(shè)備移交手續(xù)后，方可調(diào)離本部門(mén)；一般員工調(diào)離本部門(mén)，由部門(mén)主管負(fù)責(zé)該員工使用資產(chǎn)的移交，由人事行政部協(xié)助完成。附則度由公司人事行政部負(fù)責(zé)制定、解釋。修訂并實(shí)施監(jiān)督。本制度白頒布之日起執(zhí)行。2. 附件表格：1.辦公用品一覽表辦公用品統(tǒng)計(jì)表辦公用品申領(lǐng)單辦公用品采購(gòu)單辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單辦公用品名稱(chēng)規(guī)格單位單價(jià)（元）代號(hào)辦公用品名稱(chēng)規(guī)格單位單價(jià)（元）代號(hào)編號(hào)：部門(mén)：填表日期:名稱(chēng)規(guī)格/型號(hào)數(shù)量金額存放地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注審核人填表人部門(mén)：編號(hào):日期名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公用品保管員填表人財(cái)管字第