辦公室崗位職責與工作流1

1、辦公室崗位職責與工作流程公司辦公室是為公司各項業(yè)務提供服務、協(xié)調(diào)、管理等工作的綜合性職能部門。根據(jù)公司2003年25號文件關于部門工作職責的精神，為使本部門工作高效、有序、協(xié)調(diào)運作，特制定辦公室崗位職責如下：一、辦公室主任：崗位職責1、落實辦公室的管理、協(xié)調(diào)、服務等工作職能。2、對本部門工作負責，保證本部門工作高效運轉(zhuǎn)。3、做好公司內(nèi)協(xié)外聯(lián)等工作。4、加強本部門員工隊伍建設，提高其業(yè)務能力和管理水平。5、嚴格控制各項辦公行政費用支出。6、領導交辦的其他事務。具體包含但不限于以下事務：1、內(nèi)部事務：1）負責本部門日常管理，根據(jù)有關規(guī)定，確定、調(diào)整部門員工崗位職責，對部門內(nèi)部員工進行績效考核。2）

2、協(xié)調(diào)公司各部門之間協(xié)同完成工作。3）負責制訂公司行政辦公制度并督促落實；4）根據(jù)公司車輛管理規(guī)定，負責公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度。5）協(xié)助人力資源部做好員工福利的工作。6）負責收集整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議，將公司相關檢查結果的匯總分析、上報知達。7）協(xié)助公司領導完成重要文稿的草擬，負責公司公文的起草、制作及發(fā)放。8）記錄、整理公司辦公會議紀要。9）行政管理工作，組織做好公司行政后勤事務，統(tǒng)籌管理安全、消防、辦公環(huán)境、衛(wèi)生秩序、員工宿舍等工作，與其他部門協(xié)同工作。10）協(xié)調(diào)網(wǎng)上辦公的相關工作。11）協(xié)助人力資源部做好公司體貼工作。與協(xié)同相關部門領導，以電話、走訪等多種方式予以慰問。2、外部事務

3、：1）負責公司的對行業(yè)主管機關及各政府管理機構、兄弟合作單位等的聯(lián)絡工作。2）協(xié)調(diào)與房屋業(yè)主、物業(yè)等單位的關系，為公司各項工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。3）節(jié)假日前走訪主要領導與關系單位，加強與相關單位的聯(lián)系。4）重要來訪者接待及安排。包括禮品選定、宴請等。5）協(xié)助處理公司的重要法律事務。二、行政管理崗位：崗位職責：1、負責公司辦公室行政管理的各項工作的實施。協(xié)助辦公室主任做好行政管理事務。包括但不限于以下事務：1）負責安排公司各種行政辦公會議和公司重要會務和活動的組織、建檔工作。2）文體活動（包括旅游）組織，活躍員工生活。3）協(xié)助組織、執(zhí)行、落實公司后勤與安全、消防、辦公環(huán)境、衛(wèi)生秩序、員工宿舍等具體

4、工作。4）按時繳納公司領導移動話費。5）員工生日等由辦公室負責辦理的公司體貼工作。6）春節(jié)、元旦、中秋節(jié)等重要節(jié)日的賀卡及禮品（包括日常禮品）的購買、派送、登記的工作。7）員工午餐管理工作，包括用餐統(tǒng)計、報送人力資源部數(shù)據(jù)等。8）協(xié)助做好各種服務、外聯(lián)工作。2、保管公司各類公章，依據(jù)公司有關公章管理規(guī)定嚴格管理。3、依照行政規(guī)章辦理公司所需各種證照及各種證照的變更、年檢、終止手續(xù)等有關法律事務。日常工作內(nèi)容與流程1、1月5日，公司營業(yè)執(zhí)照、代碼證年檢準備工作；2、1月15日前，春節(jié)員工福利、關系單位走訪、禮品及值班工作安排；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關部門協(xié)助

5、辦理。3、2月15日（春節(jié)過后），再次檢查證照年檢工作并組織實施（3月底前完成）；4、3月1日，婦女節(jié)有關慰問、福利工作；5、3月5日，查詢消費者權益日活動，如有需要，配合或牽頭準備工作；6、4月5日，籌劃組織員工春游；7、4月25日，籌劃五一勞動節(jié)與五四宵年節(jié)活動，安排五一假期值班；8、5月8日，查詢世界電信日活動，確定是否牽頭或配合工作；9、5月中下旬，組織檢查辦公生產(chǎn)等空調(diào)運行情況；10、6月25日，籌劃七一黨的生日活動；11、8月30日，準備中秋節(jié)福利、賀卡、拜訪、禮品工作；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關部門協(xié)助辦理。12、9月25日，國慶節(jié)值班安排工作

6、；由辦公室主任協(xié)調(diào)有關部門協(xié)助辦理。13、10月底，檢查取暖設施運行情況；14、12月15日，籌備并組織實施有關元旦總結會議、員工福利、賀卡寄發(fā)、禮品及值班工作安排；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關部門協(xié)助辦理。15、其他季度、月度工作：每季度末繳納員工宿舍的房租；每季度在收到創(chuàng)業(yè)園物業(yè)部門水電費資料后，及時繳納費用（根據(jù)工作情況，爭取一周內(nèi)完成）；每月第2個工作日前，確定員工午餐費消費明細，報人力資源部制作工資表；每月初統(tǒng)計、分析、核實并繳納生產(chǎn)車間的水電費用（根據(jù)工作情況，爭取一周內(nèi)完成）；每月20日前，繳納領導電話費；每月26日前，統(tǒng)計當月禮品支出，報前臺匯

7、總費用，并盤點倉庫庫存。每周三檢查辦公、研發(fā)、生產(chǎn)環(huán)境衛(wèi)生，于次日通報檢查結果，并保留記錄。三、前臺管理崗位：崗位職責：1、注重禮儀，維護公司形象，禮貌接待外來訪人員。2、負責公司總機電話的轉(zhuǎn)接。靈活處理一些不明身份的電話。3、工作時間，負責公司門衛(wèi)管理，按照有關規(guī)定對出入公司人員、財物進行管理。外出人員（含出差）一律在前臺登記，作為考勤的依據(jù)。4、負責員工考勤，做好相關記錄。5、收發(fā)信件、預訂機票車票及其它前臺事務。6、行政辦公費用匯總、分配。日常工作內(nèi)容與流程1、重要客人來訪，代為登記、發(fā)貴賓證，電話通報公司領導，引導至公司領導辦公室；一般客人來訪，填寫來賓登記后，通知相關人員到前廳或會議

8、室接見，需進入辦公區(qū)的，發(fā)放參觀證，需相關人員引導方可進入。2、來電詢問公司領導及部門重要崗位人員的私人聯(lián)系方式（如移動電話、宅電等）時，原則不允許透露。可以請來電者留下聯(lián)絡方式，請相關人員回復。3、承擔公司領導及其它重要公文的錄入、打（復）印。協(xié)助公司行政公文的打（復）印、分發(fā)。4、考勤記錄每月第2個工作日前匯總報人力資源部。對請假、調(diào)休、加班、未打卡人員的考勤需有部門經(jīng)理簽字的書面證明。5、辦公易耗品的保管及發(fā)放。包括新購買辦公用品的入庫、發(fā)放及每月26日前匯總各部門費用（含電話沖值、移動電話費用、打印、復印、辦公用品領用、車輛里程、宿舍房租等）。6、對每天寄往公司的所有郵件進行登記，并通

9、知收件人領取；發(fā)出的信件，發(fā)件人填寫申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后辦理。緊急、特殊的郵件需安排快件及其他形式發(fā)出。7、為提出委托要求的出差員工通過協(xié)議賓館、服務卡、優(yōu)惠卡等方式代訂票、訂房。8、負責公司報刊的管理。每天將公司報刊分門別類，分別遞交公司領導及相關部門，每天整理報刊架，擺放整齊有序。9、印制名片管理。申請人書面申請，明確名片內(nèi)容如稱謂等，須經(jīng)部門經(jīng)理或分管副總簽字后聯(lián)系印制。10、每季度聯(lián)系清洗飲水機一次。四、統(tǒng)計管理崗位：崗位職責：1、依照國家檔案管理規(guī)定和公司實際，做好公司所有文件、資料存檔及檔案管理。2、制定和完善全部檔案管理制度和程序，按規(guī)定督辦各部門檔案的立卷與歸檔。3、全部證

10、照、證書、證本、數(shù)據(jù)的存檔與分類管理。4、負責收存與公司業(yè)務有關的檔案：公司內(nèi)部所有下達文件；公司外部所有接收文件及資料；公司辦公室會議記錄及資料；有關公司所有秘密、機密、絕密文件、資料；公司重大活動、事件記錄和重要數(shù)據(jù)、圖片等。5、按規(guī)定程序，協(xié)助做好檔案的借閱、查詢。6、負責公司對外報表的制作、發(fā)送。7、公司圖書資料及其它參考資料的管理。8、負責公司公文的擬、收、發(fā)、存，對公司文書工作進行規(guī)范化管理。日常工作內(nèi)容與流程：1、按照考核管理規(guī)定，每月26日報前臺當月各部門分配的耗材（打印、復印、紙張等）費用。2、每月26日前統(tǒng)計各部門車輛使用情況，各部門電話費用支出情況，報前臺匯總。3、按照規(guī)

11、定，按時完成上報信息產(chǎn)業(yè)廳、高新區(qū)等各類工業(yè)統(tǒng)計報表（詳見工作流程）。五、資產(chǎn)設備管理崗位：1、常用辦公設備及易耗品的采購。按照有關規(guī)定對公司禮品的購買及保管工作負責。2、負責對公司資產(chǎn)經(jīng)常核查、會同盤點和維修維護工作，保證財產(chǎn)帳、卡、簿與實物相符，提高各項資產(chǎn)設備的利用率和使用壽命。3、按照公司設備工裝管理制度的要求，做好辦公設備的選型、購置、安裝、調(diào)試和驗收、維修、定期檢查和儲存工作。4、清查登記已有資產(chǎn)，按統(tǒng)一的格式建立臺帳。5、負責辦公電話系統(tǒng)、辦公局域網(wǎng)維護，依據(jù)企劃部確定的內(nèi)容協(xié)助網(wǎng)站的維護、管理、更新等。日常工作內(nèi)容與流程：1、每半年全面核查資產(chǎn)存量，做到帳實相符，并對不符的問題

12、調(diào)查清楚，書面匯報領導。2、對公司存量與新增資產(chǎn)按統(tǒng)一的編碼規(guī)則編號，對后續(xù)資產(chǎn)變動（包括使用人、使用部門與位置）即時登記。3、對電話交換機、局域網(wǎng)服務器每半年提交檢查報告，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。4、網(wǎng)站維護，每日檢查網(wǎng)絡、網(wǎng)站是否正常，依據(jù)企劃部明確的資料修改網(wǎng)站內(nèi)容。六、車輛管理員崗位：崗位職責：1、公司車輛、燃油使用管理及例行公務用車管理，對車輛的安全運行負責。2、制訂安全行車、車輛使用、燃油、維修保養(yǎng)等規(guī)章制度。3、建立車輛運行檔案，保留所有相關車輛維修、保養(yǎng)等記錄單據(jù)。4、組織車輛的日常清潔保養(yǎng)，保證車輛整潔、安全。5、駕駛員交通法規(guī)、安全駕駛知識的宣傳教育。6、辦理與車輛有關的一切證照

13、和手續(xù)7、處理交通意外及交通事故。8、協(xié)調(diào)并與交通局、交警、車管所等車輛管理部門保持良好的關系。9、辦理車輛購置手續(xù)等相關事宜。日常工作內(nèi)容與流程：1、每月至少一次檢查車輛水、電、油、輪胎、制動等設施，保證車輛的安全運行。2、每個季度末月20號前，購買各類車輛養(yǎng)路費、規(guī)費。3、保險購買：每輛車上年度的保險期滿前10天。4、按月辦理車輛年檢的有關手續(xù)。5、負責有關車輛過戶、報廢等手續(xù)的辦理。6、負責制定每月的燃油使用計劃并購買；每月26日前統(tǒng)計公司公務用車燃油使用情況。7、由非具體負責人駕駛的車輛，每次運行回公司后，對車輛盡職檢查（建立檢查明細表），對出現(xiàn)的問題立即提出、記錄，做出書面報告并由駕

14、駛?cè)藛T簽字、備案。對問題車輛做必要檢修。8、按月統(tǒng)計公務用車使用情況并做出合理的分析。各崗位根據(jù)工作中的實際情況、具體聯(lián)系的服務單位，對照崗位職責、詳內(nèi)工作內(nèi)容，進一步補充、完善流程重要節(jié)、假日工作安排工作內(nèi)容時間主要工作完成期限協(xié)調(diào)者責任人備注中秋節(jié)、元旦寄送賀卡節(jié)日前14天整理、更新公司所有客戶、關系單位名單3天內(nèi)公司各相關部門辦公室行政專員公司領導確節(jié)日前10天準備賀卡。購買或者自己設計、印刷，準備相應數(shù)量的信封一周內(nèi)公司企劃、采供等相關部門辦公室行政專員節(jié)日前5天寄送賀卡2天內(nèi)辦公室行政專員辦公室所有人員均參與春節(jié)拜年節(jié)前5天整理、更新公司所有客戶、關系單位名單3天內(nèi)公司各相關部門辦公

15、室行政專員節(jié)前2天對名單分門別類，確定相關的負責人并遞交屆本人負責的名單1天公司各相關部門辦公室行政專員責任人通過上門、電話、短信等形式對客戶、關系單位拜訪春節(jié)期問相關的負責人節(jié)后上班的第一個工作日統(tǒng)計、落實節(jié)日期間拜年情況；如有必要，組織相關人員上門拜訪1天公司領導及相關部門人員；辦公室行政專員；節(jié)日禮物（券）的發(fā)送節(jié)前15天對刷新的客戶、關系單位名單提出初步萬案3天內(nèi)公司分管領導、各相關部門辦公室主任公司領導最終確定節(jié)前10天根據(jù)方案，購買各類禮物（券）1天辦公室主任、行政專員節(jié)前10天內(nèi)走訪、發(fā)送禮物（券）公司領導、各相關部門節(jié)后3個工作日內(nèi)剩余禮物（券）返還、上繳1天各相關責任人員工福利節(jié)前15天辦公室廣泛征集員工意見，提出員工福利發(fā)放方案。3天公司各部門辦公室主任、行政專員公司領導最終確定節(jié)前10天根據(jù)確正的方