辦公用品管理制度46584

1、辦公用品管理制度1目的為加強企業(yè)辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。2范圍本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。3職責(zé)3.1米購員負責(zé)辦公用品的米購。3.2保管員、驗貨員負責(zé)對采購的辦公用品進行共同驗收。3.3總經(jīng)理辦公室副主任、驗貨員、保管員負責(zé)定期對庫存辦公用品盤庫。3.4保管員負責(zé)辦公用品的入庫、保管和發(fā)放。3.5總經(jīng)理辦公室主任負責(zé)對辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進行全面監(jiān)管。4程序4.1辦公用品的分類4.1.1固定資產(chǎn)類辦公用品辦公電腦（臺式、筆記本）、傳真機、復(fù)印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀、幕布、辦公家具等。4.1.2高值非消

2、耗類辦公用品驗鈔機、電話機、打孔機、裝訂機、U盤、移動硬盤、白板、書報架、路由器、插排、開水壺、計算器等。4.1.3高值消耗類辦公用品墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、網(wǎng)線、電話線等。4.1.4低值易耗類辦公用品4.1.4.1 筆類簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、白板筆、記號筆等。4.1.4.2 冊類文件夾（盒/袋）、檔案盒（袋）、憑證盒、抽桿夾、資料冊、拉邊袋、名片冊（夾/盒）、支票夾等。4.1.4.3紙本類賬本、筆記本、打印紙、復(fù)寫紙、便簽紙、稿紙、印刷品、紙杯、百事貼、口取紙、信封等。4.1.4.4刀器類訂書機、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉(zhuǎn)筆刀、刀片等。4.1.4.5夾釘類裝訂條、曲別針、大頭針、訂

3、書針、長尾票夾等。4.1.4.6衛(wèi)生類洗衣粉、肥皂、洗潔精、潔廁靈、消毒液、去污粉、拖布、掃把、清潔刷、食品袋、垃圾袋、毛巾、衛(wèi)生紙、餐巾紙、乳膠手套、帆布手套、水鞋等。4.1.4.7其它類刻錄盤、膠水（棒）、膠帶、雙面膠、涂改液、筆筒、紙簍、濕手器、尺子、墨水、橡皮、印油（臺）、電池、水晶頭等。4.2辦公用品的米購4.2.1低值易耗類、部分高值非消耗類及高值消耗類（單價以及總價低于壹千元）辦公用品的采購采用批量購買的辦法，通過定期盤存確定每種辦公用品的庫存量，當(dāng)庫存量不足時，采購員從公司固定的進貨渠道批量補充庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。4.2.2固定資產(chǎn)類、部分高值非消

4、耗類及高值消耗類辦公用品（單價以及總價在千元以上、萬元以下）的采購采用單項審批制，領(lǐng)用部門需要起草題為關(guān)于領(lǐng)用x制申請”的書面材料，經(jīng)領(lǐng)用部門負責(zé)人簽字確認，總經(jīng)理審批通過后，方可按照規(guī)定數(shù)量和規(guī)定品種組織采購或調(diào)配。4.2.3批量采購高值辦公用品（總價在萬元以上）時，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門共同進行市場調(diào)研，出具市場調(diào)研報告，經(jīng)總經(jīng)理批示后，方可進行購置。4.3辦公用品的入庫所采購的辦公用品到貨后，由保管員、驗貨員共同進行驗收，確定名稱、單價、數(shù)量、質(zhì)量等信息準確無誤后，分別在商品送貨原始單據(jù)、商品驗收單上簽字確認，保管員將驗收后的商品入庫保存。保管員應(yīng)每月將冏品入庫情況進行匯總，形成辦公

5、用品XX年XX月份入庫單，并由總經(jīng)理辦公室副主任、驗收員進行簽字確認。4.4辦公用品的保管4.4.1備用的辦公用品由總經(jīng)理辦公室保管員負責(zé)統(tǒng)一保管。公司劃定專門的存放區(qū)域，實行妥善保存。4.4.2保管員要按工作流程規(guī)定，正確驗收公司購買物資驗收入庫，正確填寫入庫單，正確記賬；正確發(fā)出物資，正確填寫出庫單，正確記賬；并進行倉庫盤點和交接。4.4.3保管員在每月3日之前，編制上月公司各部門物資領(lǐng)用情況表和上月庫存表。負責(zé)公司固定資產(chǎn)日常管理，登記并編制公司固定資產(chǎn)臺賬和資產(chǎn)轉(zhuǎn)移事項。4.4.4保管員要保證倉庫干凈整潔，達到衛(wèi)生要求，保證貨物分類堆放，整齊美觀，收發(fā)方便，落實防火、防水、防盜、防毒害

6、、防過期變質(zhì)等安全工作。4.4.5保管員要遵守公司收發(fā)料（收發(fā)貨）規(guī)定，必須堅持倉庫工作原則，制止違規(guī)人員、違規(guī)行為，處罰違規(guī)人員，堅決維護公司財產(chǎn)安全和公司利益。4.4.6實行定期盤存制。盤存頻率為每月一次。盤存工作由總經(jīng)理辦公室副主任、驗貨員、保管員參加，盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)辦公用品的庫存情況、使用情況、損耗情況，盤存完成后應(yīng)形成辦公用品XX年XX月份庫存表，總經(jīng)理辦公室副主任、驗貨員、保管員應(yīng)在報表上簽字4.5辦公用品的發(fā)放4.5.1辦公用品的申請4.5.1.1各單位應(yīng)指定一名固定的領(lǐng)料員，并報至總經(jīng)理辦公室保管員處。領(lǐng)料員負責(zé)集中領(lǐng)取本單位所需的辦公用品，其他員工在一般情況下無領(lǐng)料權(quán)限

7、，特殊情況需他人領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)由該單位負責(zé)人向保管員說明。4.5.1.2辦公用品領(lǐng)用時，領(lǐng)用部門需要填寫辦公用品領(lǐng)料單（一式三聯(lián)），辦公用品領(lǐng)料單（一式三聯(lián)）需經(jīng)辦人和領(lǐng)用部門負責(zé)人簽字確認。4.5.1.3領(lǐng)用部門提出的領(lǐng)用申請應(yīng)符合辦公用品領(lǐng)用實施細則的規(guī)定。確因特殊情況需要打破規(guī)定的，領(lǐng)用部門需要出具原因說明并由領(lǐng)用部門負責(zé)人簽字確認。4.5.1.4辦公用品領(lǐng)料單（一式三聯(lián)）填寫完成后，經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)將申請單交由總經(jīng)理辦公室副主任進行審批。對于單價以及總價超壹千元的辦公用品審批時，需出具經(jīng)審批完成后的關(guān)于領(lǐng)用xx的申請”的書面材料。對于因特殊情況不符合領(lǐng)用規(guī)定的，應(yīng)出具經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認

8、后的原因說明。4.5.1.5公司對辦公電腦的申請和審批實行單項管理，參照辦公電腦配置審批流程進行。4.5.2辦公用品的領(lǐng)用審批完成后，經(jīng)辦人憑辦公用品領(lǐng)料單在總經(jīng)理辦公室保管員處領(lǐng)取相應(yīng)數(shù)量與品種的辦公用品。保管員應(yīng)將辦公用品領(lǐng)料單第一聯(lián)留存作為出庫憑證，第二聯(lián)交由領(lǐng)料人保管，第三聯(lián)用作記賬統(tǒng)計。保管員應(yīng)每月對辦公用品領(lǐng)用情況進行匯總，形成XX年XX月XX部門辦公用品領(lǐng)用明細表。4.5.3辦公用品發(fā)放時間為每月3日-28日，其余時間為公司倉庫進行盤庫、清理整頓以及出報表時間，不予發(fā)放辦公用品。4.6辦公用品的報廢公司對固定資產(chǎn)類、高值非消耗類辦公用品的報廢實行審批管理。各單位、部門如固定資產(chǎn)類

9、、高值非消耗類辦公用品損壞的應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進行處理。a）對簡單的故障可以白行維修處理。但對有保修服務(wù)，且在保修期內(nèi)的，不得擅白白行處理。b）可維修品出現(xiàn)故障不能白行處理時，應(yīng)當(dāng)提交申請至總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一進行處理。c）對無法維修的實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對可能維修的，在提交過維修申請，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經(jīng)過總經(jīng)理辦公室的故障確認后，方可由該辦公用品的保管人提出報廢申請，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽字確認后進行報廢處理。4.7辭職清退情況處理對于有提出辭職的員工，人力資源部在辦理辭職手續(xù)時，必須在收到經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽字確認后的辦公用品清退手續(xù)后方可辦

10、理辭職事項。5相關(guān)制度辦公用品領(lǐng)用實施細則辦公電腦配置審批流程高值非消耗品管理制度6相關(guān)記錄商品驗收單辦公用品領(lǐng)料單辦公用品XX年XX月份入庫單XX年XX月部門辦公用品領(lǐng)用明細表辦公用品XX年XX月份庫存表辦公電腦配置常批流程1目的為合理配置資源，規(guī)范辦公電腦的申請和審批流程，特制訂本制度。2范圍本制度適用于對公司辦公電腦配置的申請和審批。3職責(zé)3.1申請單位的負責(zé)人負責(zé)電腦需求的確認。3.2總經(jīng)理辦公室主任負責(zé)對電腦需求合理性進行審核。3.3公司總經(jīng)理負責(zé)對電腦需求進行審批。4程序4.1電腦配置原則4.1.1針對崗位配置原則公司辦公電腦依照各單位的崗位設(shè)置及崗位需求進行配置，不按照人數(shù)進行配

11、置，因此電腦配置數(shù)量與各單位的人數(shù)無直接關(guān)系。4.1.2需求常態(tài)化原則公司只對在日常工作中必須使用電腦、或需頻繁使用電腦的崗位配置專用辦公電腦，對階段性或突發(fā)性使用電腦的崗位不予配置專用電腦。4.1.3電腦共用原則對于不頻繁使用電腦、但確實需要階段性使用電腦的崗位，公司采用對多崗位配置一臺電腦的配置方法，以最大限度利用資源。4.2電腦審批流程4.2.1申請配置電腦的單位需寫出書面申請，說明申請理由、配置崗位等事項，并由單位負責(zé)人進行簽字確認。4.2.2經(jīng)單位負責(zé)人確認后的書面申請，應(yīng)交由總經(jīng)理辦公室主任進行審核?？偨?jīng)理辦公室主任應(yīng)派專人查看公司涸定資產(chǎn)臺賬，明確申請單位現(xiàn)有電腦數(shù)量，并到現(xiàn)場與

12、申請單位進行充分溝通，明確申請電腦預(yù)期用途，由此判斷電腦需求是否合理，并提出處理意見。4.2.3經(jīng)總經(jīng)理辦公室審核通過后的書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，總經(jīng)理辦公室進行統(tǒng)一采購或調(diào)配。5記錄關(guān)于為XX（單位名稱）配置電腦的申請高值非消耗品管理制度1目的為加強公司高值非消耗品管理，掌握高值非消耗品的構(gòu)成與使用情況，確保公司財產(chǎn)不受損失，特制定本制度。2范圍本制度適用于對價值在1000元以上，使用期限在一年以上（5000千元以上的高值非消耗品稱為固定資產(chǎn)），并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的辦公設(shè)備、日常用品及設(shè)備設(shè)施的管理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理辦公室為高值非消耗品的管理部門，負責(zé)對公司高值非

13、消耗品的采購、維護與使用進行日常管理，負責(zé)對高值非消耗品進行分類并統(tǒng)一編號。3.2財務(wù)管理部為固定資產(chǎn)的核算部門，負責(zé)公司固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理。3.3高值非消耗品的使用人或保管人負責(zé)保證資產(chǎn)及附屬配件的完整，合理使用資產(chǎn)，并做好日常維護保養(yǎng)工作。4程序4.1高值非消耗品的分類及代碼高值非消耗品類別代碼房屋及建筑物01機器設(shè)備02運輸工具03計算機設(shè)備04辦公家具及設(shè)備054.2高值非消耗品的采購4.2.1計算機設(shè)備、辦公家具及設(shè)備類高值非消耗品的采購按照辦公用品管理制度中4.2.2和4.2.3條款規(guī)定的流程進行。4.2.2房屋及建筑物、機器設(shè)備及運輸工具的采購采用單項審批制，使用部門需要起草題為

14、關(guān)于采購x制申請”的書面材料，經(jīng)使用部門負責(zé)人簽字確認，總經(jīng)理審批通過后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門共同進行市場調(diào)研，出具市場調(diào)研報告，經(jīng)總經(jīng)理批示后，方可進行購置。4.3高值非消耗品的驗收及入庫4.3.1計算機設(shè)備、辦公家具及設(shè)備的驗收、入庫按照辦公用品管理制度中4.3條款規(guī)定的流程進行。4.3.2機器設(shè)備及運輸工具到貨后，由驗貨員、保管員、使用部門共同進行驗收，確認名稱、單價、數(shù)量、質(zhì)量等信息準確無誤后，分別在瞼收單上簽字確認。4.3.3房屋及建筑物的驗收，由驗貨員、保管員、使用部門到現(xiàn)場進行驗收，確認相關(guān)信息準確無誤后，分別在瞼收單上簽字確認。4.4高值非消耗品的編號4.4.1高值非消耗

15、品編號原則：高值非消耗品所屬部門的前四字的首字母+設(shè)備代碼+順序號+購置年月如：財務(wù)管理部2006年7月購置一臺計算機，則編號為CWGL04007200607CWGL04007200607資產(chǎn)大類設(shè)備代碼順序號（依次排列）購置年月4.4.2高值非消耗品經(jīng)驗收后，由保管員對高值非消耗品按照編號原則統(tǒng)一對其進行編號，記入高值非消耗品管理臺賬。同時，財務(wù)管理部參照固定資產(chǎn)核算制度對固定資產(chǎn)的賬務(wù)進行管理。4.5高值非消耗品的領(lǐng)用4.5.1計算機設(shè)備、辦公家具及設(shè)備的領(lǐng)用按照辦公用品管理制度中4.5條款規(guī)定的流程進行領(lǐng)用。4.5.2機器設(shè)備及運輸工具在驗收完畢后，由總經(jīng)理辦公室副主任及使用部門負責(zé)人辦

16、理交接手續(xù)，將高值非消耗品的使用權(quán)和保管權(quán)交由使用部門，雙方應(yīng)共同在夥交單上簽字確認。4.6高值非消耗品的管理與維修4.6.1總經(jīng)理辦公室保管員需建立專門的高值非消耗品管理臺賬，對高值非消耗品進行統(tǒng)一分類編號，將高值非消耗品的保管責(zé)任落實到個人。4.6.2總經(jīng)理辦公室應(yīng)定期對公司部分高值非消耗品進行檢修確保高值非消耗品的合理使用和正常運行。固定資產(chǎn)名稱檢修周期負責(zé)人辦公樓供暖設(shè)備一年后勤管理員辦公樓空調(diào)一年后勤管理員辦公電腦半年網(wǎng)絡(luò)管理員機房設(shè)備每周網(wǎng)絡(luò)管理員監(jiān)控設(shè)備一年后勤管理員汽車根據(jù)公里數(shù)及車型確定車輛管理員4.6.3高值非消耗品發(fā)生損壞或不能正常使用，使用部門應(yīng)及時報至總經(jīng)理辦公室，由

17、總經(jīng)理辦公室派專人進行維修、養(yǎng)護等處理，使用部門不能隨意拆卸、維修公司局值非消耗品。4.7高值非消耗品的轉(zhuǎn)移4.7.1公司的高值非消耗品未經(jīng)總經(jīng)理辦公室核實、登記、批準，任何單位不得擅白調(diào)撥、轉(zhuǎn)移。4.7.2高值非消耗品在部門內(nèi)員工之間的轉(zhuǎn)移調(diào)撥，申請部門需出具高值非消耗品轉(zhuǎn)移申請書，說明事由，經(jīng)總經(jīng)理辦公室核實后，到保管員處辦理轉(zhuǎn)移登記。4.7.3高值非消耗品在公司內(nèi)部跨部門員工之間的轉(zhuǎn)移調(diào)撥，申請部門需出具高值非消耗品轉(zhuǎn)移申請書，經(jīng)由調(diào)出、調(diào)入部門負責(zé)人簽字確認，總經(jīng)理辦公室主任核實后，到保管員處辦理轉(zhuǎn)移登記。4.7.4局值非消耗品在轉(zhuǎn)移時原有編號保持不變，管理臺賬應(yīng)注明新的使用部門和使用

18、人，以便監(jiān)督管理。4.7.5總經(jīng)理辦公室將固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記情況書面通知財務(wù)管理部，以便進行賬務(wù)處理。4.8閑置高值非消耗品管理4.8.1各部門應(yīng)定期對部門使用范圍內(nèi)的高值非消耗品進行盤點，將閑置的高值非消耗品書面告知總經(jīng)理辦公室，或總經(jīng)理辦公室對各部門所使用的高值非消耗品進行清查，將閑置的高值非消耗品編入銅置高值非消耗品明細表。4.8.2總經(jīng)理辦公室對閑置高值非消耗品擬定處理意見后報總經(jīng)理審批，審批通過后，按以下步驟執(zhí)行：a）高值非消耗品如需收回，總經(jīng)理辦公室應(yīng)與原使用部門辦理移交手續(xù)，雙方共同在夥交單上簽字，保管員將高值非消耗品入庫保存。入庫的高值非消耗品可被申請使用部門按照4.5條款進行再

19、次領(lǐng)用。b）高值非消耗品如需出售，總經(jīng)理辦公室應(yīng)列出準備出售的高值非消耗品明細，編制出售申請表，注明出售處理原因，出售金額，報總經(jīng)理審批。審批通過后，由總經(jīng)理辦公室對該高值非消耗品進行處置，并登記出售日期，臺賬做高值非消耗品減少。財務(wù)管理部根據(jù)已經(jīng)批準的出售申請表，開具發(fā)票及收款，并對固定資產(chǎn)進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。4.9高值非消耗品的報廢4.9.1當(dāng)高值非消耗品嚴重損壞，沒有維修價值時，由高值非消耗品使用部門提出申請，編制高值非消耗品報廢申請表，報總經(jīng)理辦公室審核，總經(jīng)理審批。4.9.2經(jīng)批準后，總經(jīng)理辦公室對實物進行處理。處理后對臺賬進行更新，并將處理結(jié)果書面通知財務(wù)管理部。4.9.3財務(wù)管理部依據(jù)總經(jīng)理批準的報廢申請和實物處理結(jié)果，進行賬務(wù)處理。4.10高