單證管理流程

1、單證計劃調(diào)度崗位工作流程單證計劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊，架構(gòu)如下:單證工作室1F，訂貨單處理生產(chǎn)計劃調(diào)度與安排代理商庫存盤點盤庫表收集數(shù)據(jù)匯總,寸*寸接頊|安排出貨|I常規(guī)排產(chǎn)|加單1、接單（即接受各客戶傳真回廠的訂貨單）：由于單證工作室成員分微波爐/空調(diào)/小家電三個項目進(jìn)行跟蹤，在訂單的接受上需分清楚產(chǎn)品線。2、訂單處理:訂單收悉后處理圖表分析:做訂單，及代理商確認(rèn)作單流分配貨源聞謝貨單：業(yè)務(wù)員需、林外U刀始做貨源無問題開始計算車位一運(yùn)輸調(diào)度員安排車隊實際發(fā)貨F傍公司的訂貨單上留下自己的姓名及聯(lián)系方式 根據(jù)當(dāng)天公亍發(fā)緝暨營銷$心的庫存表協(xié)助客戶做次日的訂貨單。核實價格是*超常4,如如特殊價

2、格一定要事前報告申請,并在回傳公司的定單上注明清楚報告內(nèi)容及日期如代理商帳面余額不足，出具了銀行承兌匯票、支票、或匯票，則業(yè)務(wù)人員應(yīng)將原件仔細(xì)核對確認(rèn)無誤后第一時間EMS回公司，并在復(fù)印件上簽名后傳真回公司以便第一時間能發(fā)貨，如果該票是背書的銀行承兌，則連同票據(jù)的背面都要傳真過來；（業(yè)務(wù)員是首先收到票據(jù)的人，所以一定要注意看這張票據(jù)的蓋章是否清晰，收款人的帳號和名稱有沒有寫錯；還要注意看這張票據(jù)的客戶所屬的銀行是否屬于保兌倉的銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌，如果此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必須要先請示集團(tuán)公司副總裁同意才能收下）。如帳面余額不足，短時間內(nèi)又無法辦款，則要求訂貨客戶出具欠款委托書

3、，說明欠款時間，發(fā)貨金額，報公司批示后方可發(fā)貨。 如有需要安排隨貨走的臨時贈品、宣傳資料請在訂單上額外注明。在做宣傳資料申請數(shù)量時要求與終端科協(xié)商好具體出庫數(shù)量。 如代理商發(fā)貨至異地倉，業(yè)務(wù)人員需要求訂貨單位開具委托書注明收貨地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話，與訂單一同回傳公司，并在訂單的右上角處明確注明發(fā)至異地（？）。單證計劃科處理訂貨單注意事項：1）單證計劃組接受到定單后，首先檢查訂單上是否有我司業(yè)務(wù)人員的簽名，以及購貨單位的公章。無公章，通知業(yè)務(wù)人員要求訂貨單位蓋章確認(rèn)后再重傳公司。2）初步查看所訂型號是否有斷貨，如某型號斷貨則聯(lián)系業(yè)務(wù)人員是否調(diào)整，如有調(diào)整則將此份訂單作廢，避免重復(fù)做單。如業(yè)務(wù)告

4、知無須調(diào)整則待貨源齊全后再補(bǔ)單。3）核對產(chǎn)品價格是否正常，有沒有特殊性，如價格特殊，則在各地區(qū)報告文件夾中查找是否有特殊報告申請，并將此報告與訂單附在一塊作為審核的依據(jù)。如沒有特殊申請而價格又特殊則與業(yè)務(wù)員電話溝通，詢問清楚情況，要求打報告申請。4）通過內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)查詢客戶帳面是否有余款，核實余款是否足夠發(fā)貨。 如余額不夠，查看業(yè)務(wù)人員在訂單回傳公司的同時是否有相關(guān)銀行票據(jù)一起回傳。 如有票據(jù)，則打開內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)將新回傳的票據(jù)輸入系統(tǒng)內(nèi)，在輸入票據(jù)的過程中要核實是否重復(fù)輸入。要求業(yè)務(wù)人員將原件必須以最快時間EMSU總部。票據(jù)原件回廠后首先入內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，注意是否有重復(fù)登記，并在筆記本上登記后轉(zhuǎn)

5、交財務(wù)部門。如余額不足，又無任何票據(jù)則查看是否有超過公司給與各客戶的信用額度，如超過信用額度則查看是否有公司總部批示過的由營銷中心打的申請報告以及客戶出具“到期付款保證書”，保證書欠款額度100以下俞堯昌副總裁批示即可，欠款額度100萬以上要求執(zhí)行總裁批示。 這一方面也是為了保障公司的利益，規(guī)范工作制度。另外要求些都是很重要的。貨款問題注意細(xì)節(jié)：a、原則上：發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。b、票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨單”金額提貨）、電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發(fā)貨）、支票（只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山）。c、當(dāng)收到票據(jù)

6、后，先檢查票據(jù)是否有問題，如蓋章模糊、字體不規(guī)范。d、復(fù)印一式四份，留檔、給財務(wù)（2份）、出納；e、原件登記在本子上并給出納簽收；f、若遇到退票的，如蓋章不清，超過三次背書的，馬上退回辦事處重辦，并定期跟蹤情況，直到寄回公司。g、做好全國三方客戶（保兌倉）的余額明細(xì)表，要是有票據(jù)快要期的客戶時，要馬上提醒業(yè)務(wù)員去跟進(jìn)，讓客戶盡快到三方銀行存錢辦提貨通知書。h、抓緊資金回籠，公司總部對業(yè)務(wù)員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單，超過10天還未寄回公司財務(wù)的，除電話通知他們立即寄回外，還要將客戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名單登記清楚，如果超過20天還未寄回或者換了票不通知公司的，除要業(yè)務(wù)員說

7、明清楚原因外，給予一定的扣罰。i、返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨？客戶必確認(rèn)我司財務(wù)的“財務(wù)對帳單”，再由客戶出保證書，方可發(fā)貨。5）分配貨源將目前庫存型號結(jié)合各地區(qū)訂單情況進(jìn)行分配，根據(jù)各業(yè)務(wù)主管的要求安排貨源6）計算車位，安排贈品根據(jù)分配好貨源的訂單開始計算車位，超過整車車位或略少與整車的訂單與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系略做調(diào)整，保證整車出貨，盡量避免走臨擔(dān)，因為目前運(yùn)費空漲，公司承擔(dān)了很大運(yùn)輸壓力。每做一份訂貨單的同時，要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈品、樣機(jī)和資料隨貨走，還要注意這個要發(fā)貨的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價中下浮返利差價；注意準(zhǔn)確計算產(chǎn)品裝車貨運(yùn)量，如果該客戶走的是零擔(dān)，就必須要在訂

8、單上注明清楚；如果遇到是第一次發(fā)貨的客戶，就要讓業(yè)務(wù)員提前提供資料一一單位全稱、收貨詳細(xì)地址、聯(lián)系人電話、收貨時間、貨倉在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車通行有無限制、有無裝卸工人，要提醒業(yè)務(wù)員該客戶由于是首次發(fā)貨，因此該客戶的票據(jù)要收到正本、電匯要到公司帳戶上才能安排發(fā)貨，等等。具體明細(xì)見附表一：3、安排出貨：1）做好計劃單后，根據(jù)計劃單叫車，即安排運(yùn)輸車隊次日來廠裝貨。2）將做好的計劃單送財務(wù)單證組打單。財務(wù)打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”?！爱a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用： 第一聯(lián)業(yè)務(wù)科存查財務(wù)打單人員存檔 第二聯(lián)倉庫存?zhèn)}庫計帳員計帳 第三聯(lián)財會部門結(jié)算一一財務(wù)部人員計帳 第四聯(lián)銷售計

9、提及財務(wù)結(jié)算一一財務(wù)部人員計帳 第五聯(lián)送貨回單一一運(yùn)輸公司運(yùn)費結(jié)算 第六聯(lián)業(yè)務(wù)員存一一相關(guān)業(yè)務(wù)員記帳存檔 第七聯(lián)隨貨同行一一運(yùn)輸司機(jī)存檔 第八聯(lián)門衛(wèi)放行一一保衛(wèi)科存檔3）將打好的產(chǎn)品提貨通知單交財務(wù)科審核，蓋“發(fā)出商品專用章”確認(rèn)。4）將蓋好章的計劃單轉(zhuǎn)交運(yùn)輸調(diào)度員，運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸公司的車輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。并在“產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車號。安排車隊司機(jī)去倉庫提貨。5）財務(wù)打單員與次日上午根據(jù)前一天發(fā)運(yùn)的具體情況（發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等），匯總數(shù)據(jù)發(fā)電子郵件至各地辦事處。6）如果運(yùn)輸車隊出現(xiàn)任何問題：各運(yùn)輸公司的路線由計劃調(diào)度員提供聯(lián)系方式；在途車輛直按向運(yùn)輸公司有關(guān)人員

10、查詢，7）當(dāng)天所有訂單處理完畢后，根據(jù)倉庫條碼系統(tǒng)查詢當(dāng)日庫存情況，并發(fā)全國營銷中心，方便各各客戶、業(yè)務(wù)員清晰知道公司里到底哪些型號有貨、哪些型號無貨，無貨的型號預(yù)計在哪天生產(chǎn)，確保他們能準(zhǔn)確掌握公司最新的產(chǎn)品庫存信息。同時，我們還要注意產(chǎn)品庫存的準(zhǔn)確性，要是成品倉里存在質(zhì)量問題而不能正常出貨的產(chǎn)品，請技術(shù)部和倉庫人員第一時間電話通知，避免由于倉庫沒貨裝而導(dǎo)致整天改單據(jù)，浪費公司資源，重復(fù)工作。二、生產(chǎn)計劃調(diào)度與安排1）每月20日做下月的常規(guī)生產(chǎn)計劃： 各營銷中心必須按產(chǎn)品訂貨單填寫下月各地區(qū)所需要型號數(shù)量、贈品數(shù)量。 與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn) 根據(jù)生產(chǎn)部門的建議做出適當(dāng)調(diào)整注意：由于生產(chǎn)計劃的

11、落實必須以下月的銷售目標(biāo)的指定為前提，因此需要各業(yè)務(wù)部門的大力配合，每月20日前將下月的要貨計劃回傳公司，且務(wù)必確保計劃的準(zhǔn)確性，可靠性。2）據(jù)實際提貨及時跟進(jìn)生產(chǎn)，安排計劃：與公司計劃調(diào)度中心的人員溝通好，當(dāng)遇到有部分貨源在有計劃生產(chǎn)的前提下，而公司庫存數(shù)量不多，但比較暢銷的型號斷貨時，要主動向計劃員反映，請他們立刻協(xié)調(diào)車間安排生產(chǎn)，爭取不讓暢銷型號斷貨太久，喪失市場份額。三、代理商庫存盤點1）每月30-31號收集各營銷中心代理商庫存盤點表2）根據(jù)收集齊全的盤點表進(jìn)行匯總分析，并報集團(tuán)公司副總裁閱。3）盤點表的格式由計劃單證科不斷更新。即盤庫表格里的產(chǎn)品型號要隨著有新型號的增加而不斷地更新，

12、然后發(fā)E-mail給全國辦事處。4）代理商庫存盤點要求一定要準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)人員要結(jié)合當(dāng)月客戶的進(jìn)銷存情況進(jìn)行實地盤庫，不能僅僅憑借代理商提供的數(shù)據(jù)就回傳公司，一定要確保客戶盤庫的準(zhǔn)確性。流程分析：以上是單證計劃科的大致工作流程，通過具體工作時的流程跟蹤我們發(fā)現(xiàn)，每個環(huán)節(jié)一旦出了問題，單證計劃工作室的科員就需要電話聯(lián)系業(yè)務(wù)人員，告訴相關(guān)變動信息，如此大量的重復(fù)的工作耗費了我們80%勺精力，也就是說做單前的準(zhǔn)備工作（也就是價格的核實，帳務(wù)問題的處理以及貨源的安排）耗用了我們超過一半的時間，真正安排做單計算車位發(fā)貨的時間三分之一都不到，因此在流程的處理上很容易出現(xiàn)斷檔。簡單來說：財務(wù)單證是需要計劃單才可

13、打單，而由于我們一小時中前48分鐘是用來準(zhǔn)備資料，要在后12分鐘才能將做好的計劃單出來送交財務(wù)，財務(wù)單證組才能進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)的工作，而如果我們準(zhǔn)備資料的時間只需要花25一30分鐘那么我們就可以將打單時間提前，那么也就可以更快進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)，大大提高我們的工作效率。通過以上分析我們不難發(fā)現(xiàn)，大量的重復(fù)性的勞動是制約我們工作效率的主要就矛盾。在訂單數(shù)量較小，貨源得以保障的時候，此種流程的建立還是可行的，主要矛盾突顯不出來，只要工作人員對工作流程熟悉，工作強(qiáng)度不大也還算流暢?？梢坏唵螖?shù)量急劇增加，方案變換頻繁，大量的重復(fù)性工作的矛盾就益發(fā)明顯了。針對這一現(xiàn)象建議如下：1、生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大化要求我們批

14、量生產(chǎn)我們所需要的產(chǎn)品，不但可以提高勞動生產(chǎn)率也可以節(jié)省人力。同樣在管理中我們也需要有這樣的思維理念。我們需要要求我們的工作人員在遇到問題的時候批量處理，由于問題同質(zhì)化頻率很高，那么在處理的時候需要集中處理，各個擊破。不能分別攻占，強(qiáng)行突破。也就是說工作人員在處理訂單的過程中需要按照一個流程走完后再去走另一個流程，不能流程沒有走完就因為某些特殊原因制約了流程的進(jìn)一步發(fā)展，造成對后期工作的延誤。通俗點說就是當(dāng)個人在處理訂單的時候我們要求她第一步先核實簽名情況，蓋章情況，將有問題的先挑出來放一邊，沒問題開始做下一步，直到所有的問題都被找出來后，先將問題告知業(yè)務(wù)員，通知完后則做無問題的計劃單，避免同

15、一份訂單因為各項原因多次通知。2、一個人處理流程起來可能會比較耗時耗力，這時候我們也可以協(xié)調(diào)各組成成員配合與合作，將問題找出來后，則一個人負(fù)責(zé)通知對口業(yè)務(wù)人員，而另一個人則負(fù)責(zé)開始做計劃單安排車位。3、在計算車位的時候我們又發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)人員由于不清楚具體車位的配置情況以及贈品的車位測算情況，使得做回來的計劃單不是略超過整車車位數(shù)就是少于車位數(shù)，而這時候單證計劃科科員又需要通知業(yè)務(wù)人員加單或減單，又需要提供前面我們所提到的相關(guān)手續(xù)，又是一個周期的循環(huán)，使得原本可以發(fā)運(yùn)的訂單又得延誤。針對這一現(xiàn)象建議對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行車位的換算的方式的培訓(xùn)，并提供各地區(qū)運(yùn)輸車隊整車裝運(yùn)數(shù)據(jù)給各營銷中心。4、最后由于所有的流程跟蹤在前端的處理上是