煤企檔案管理問題及策略

1、煤企檔案管理問題及策略     煤炭企業(yè)的檔案是企業(yè)在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和載體資料，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。它記載著企業(yè)發(fā)展史上優(yōu)秀的成果，為研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短、制定發(fā)展方向的好材料。隨著辦公自動化、社會信息化的深入發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作在煤炭企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。如何高效地管理和利用檔案資源，使之更好地為煤炭企業(yè)服務(wù)，已成為煤炭企業(yè)檔案管理工作的核心任務(wù)。1.煤炭企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)健康發(fā)展的需要。檔案工作的管理是否科學(xué)、規(guī)范

2、，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。2.煤炭企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營情況提供準(zhǔn)確的資料；為適時調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確的依據(jù)；為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。3.煤炭企業(yè)檔案管理工作有利于社會各界準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)的經(jīng)營成果，為企業(yè)與各方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。1.檔案管理工作得不到企業(yè)高層的重視。由于煤炭企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，與生產(chǎn)、經(jīng)營相比簡直微不足道。因此，導(dǎo)致了煤炭企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。另外，由于檔案材料的不完整，也無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

3、2.檔案管理缺乏制度化的程序。（1）檔案搜集不規(guī)范。在搜集過程中，檔案制度形同虛設(shè)，檔案搜集考核不明確。（2）檔案整理不規(guī)范。近些年，由于企業(yè)發(fā)展較快，新進(jìn)人員不斷增加，檔案人員未能及時更新檔案，立卷不規(guī)范，不利于檔案的查找利用。（3）檔案綜合管理力度不夠。主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，工作不好開展；某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理造成困難。（4）檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案的借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案不能按期歸還。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要。檔案管理是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程工作。檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得一些關(guān)于本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等特點(diǎn)的工程技術(shù)方面的知識

4、。目前，不少煤炭企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致了其專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的需要。即使有些煤炭企業(yè)有專職的檔案管理人員，但因其所學(xué)專業(yè)不是檔案專業(yè)，所以對檔案的管理工作也是相當(dāng)陌生，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單搜集、分類和存放。這種認(rèn)識不僅導(dǎo)致了企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致，也影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。4.檔案編研工作薄弱。檔案管理工作的地位是靠檔案的服務(wù)價值來確立的。由于不少煤炭企業(yè)的檔案管理工作只停留在收與管的層面，造成檔案的編研工作難以進(jìn)行。因此，檔案無法得到很好的利用，這也是導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中沒有地位、可有可無的最主要原因。1.

5、檔案工作人員應(yīng)使單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。任何一項(xiàng)工作，只有得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視之后才能順利開展，檔案工作也是如此。所以，檔案工作人員應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，以自己的實(shí)際行動去影響、爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視；以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引干部、職工的注意，進(jìn)而提高本部門在企業(yè)中的地位。具體做法如下。（1）檔案工作人員要愛崗敬業(yè)、忠于職守、滿腔熱情地投入工作，在領(lǐng)導(dǎo)和同事心目中樹立良好的形象，進(jìn)而逐漸提升部門的地位。（2）檔案工作人員應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)、各級管理人員、工程技術(shù)人員等提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的信息；為領(lǐng)導(dǎo)的決策、工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)等提供方便。（3）檔案工作人員要積極宣傳檔案管理工作的重要性，使領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工加強(qiáng)檔案意

6、識。（4）檔案工作人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作的情況，多談一些檔案管理工作對單位長遠(yuǎn)發(fā)展的影響，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。2.檔案工作人員應(yīng)努力進(jìn)行工作創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理是一項(xiàng)繁瑣、重復(fù)、勞動強(qiáng)度大的工作，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段，就能達(dá)到事半功倍的效果，尤其是在管理煤炭企業(yè)的各類檔案時，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理方法，可以提高檔案管理的水平。如，傳統(tǒng)的檔案一般是人工立卷，立卷人盡管按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類和整理，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件就會有不同的分類。因此，不可避免地產(chǎn)生了檔案分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響了案卷的質(zhì)量，給工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷后，

7、既可以按照類別將條目內(nèi)容排列打印，又可以按照文件形成的先后順序排列打印，替代了以前那種以“卷”為單位案卷目錄這一檢索工具。這樣既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地為企業(yè)提供了信息服務(wù)。因此，檔案管理工作人員要結(jié)合自己的工作崗位，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，努力使自己成為具備信息知識、煤礦安全生產(chǎn)知識和網(wǎng)絡(luò)知識的綜合型檔案管理人才。3.建立健全檔案管理制度。（1）明確檔案管理工作中人員的崗位職責(zé)。各部門應(yīng)選拔素質(zhì)較高的人員專門負(fù)責(zé)檔案的搜集、整理和歸檔工作，形成覆蓋整個企業(yè)的檔案管理機(jī)制。（2

8、）建立健全檔案管理制度。按照企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求、依據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，編制各種規(guī)章、制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善。（3）對檔案的形成、搜集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求執(zhí)行。加強(qiáng)對歸檔范圍、保存期限的限制；對保密文件的收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)要作出明確規(guī)定。（4）對檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，確保檔案的安全。（5）檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章、制度要上墻，保證工作沿著制度化、規(guī)范化的軌道進(jìn)行。4.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。（1）加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度。檔案管理工作人員要積極參加檔案管理部門組織的培訓(xùn)班，新人要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。（2）派檔案管理員到檔案管理

9、先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化。（3）重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案管理的培訓(xùn)。檔案信息化是檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路，要想檔案管理工作充分發(fā)揮作用，就需要檔案管理員掌握計(jì)算機(jī)知識和所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件。（4）鼓勵專（兼）職檔案員開展自學(xué)活動。企業(yè)應(yīng)為其訂購關(guān)于檔案知識方面的有關(guān)刊物。（5）加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理工作納入綜合目標(biāo)量化考核的范圍進(jìn)行考核。工作成效與人員工資直接掛鉤，有效地促進(jìn)檔案工作的管理水平。（6）把提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)作為檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。要想搞好檔案管理工作，就要提高檔案管理工作人員的認(rèn)識，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，為以后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。5.增大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識。積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案管理工作中存在的問題，向全員宣講；檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用和重要性；增加檔案法的宣傳力度，使全員懂法。6.有效地利用檔案。檔案管理工作的目的在于服務(wù)和利用。因此，要加強(qiáng)檔案管理工作和企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的契合度?？筛鶕?jù)企業(yè)的發(fā)展需要，編寫組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基數(shù)數(shù)據(jù)編繪等資料