采購申請、審批流程

1、規(guī)范企業(yè)采購申請流程一、請購及其規(guī)定1請購的定義 請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料， 并按照規(guī)定的格式 填寫一份要求獲得這些物料的單據(jù)的整個(gè)過程。2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：（1）請購的部門；（2 ）請購物品所屬項(xiàng)目； （ 3）請購的用途；（ 4 ）請購的物品名； （5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格； （ 7 ）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時(shí)間； （9 ）請購如有特殊需要請備注； （ 10）請購單填 寫人； （11）請購部門主管；（12）請購單審核人； （13 ）采購負(fù)債人審核； （14 ）財(cái)務(wù)審核人；（15 ）公司總經(jīng)理。

2、3請購單及其提報(bào)規(guī)定（ 1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)； （ 3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二（物資采購申請表 .）的格式填寫 提報(bào)； （4 ）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格 式填寫提報(bào)； （ 5）請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門 備份； （6 ）涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率 該清單的電子文檔也需一并提交；（ 7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況， 可以電話或其他形式請示， 征得同意后提報(bào)

3、采購部門， 簽字確 認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 （ 8 ）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 （9）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字 后報(bào)采購部。4公司物資請購單的提報(bào)部門（ 1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、 勞務(wù)、固定資產(chǎn)、 工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室 提報(bào)；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點(diǎn)（1）采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱

4、規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙 及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在 1 萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在 1 萬元以下可 市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過 5 天；（2）單次采購金額預(yù)算在 1 萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采

5、購周期不應(yīng)超過 15 天（ 3）單次采購金額預(yù)算在 20 萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期 不應(yīng)超過 40 天； （4）單次采購金額預(yù)算在 100 萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招 標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過 60 天；（5）請購部門應(yīng)按照以上（ 1 ）-（4）條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請購單采購部 如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價(jià)及其規(guī)定1詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要 求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急

6、請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或 各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)； 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價(jià)前 應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況， 按照附表四 （擬報(bào) 價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；7詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額 預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招 標(biāo)采購，

7、比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與； 單次采購金額預(yù)算價(jià)格 在 20 萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購 金額預(yù)算價(jià)格在 100 萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理 招標(biāo)；9比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完 成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10 比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完 整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià)1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)； 2對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格

8、最低，所報(bào) 價(jià)格的綜合條件更加突出；3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目 標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如 通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價(jià) / 招標(biāo)匯總表）的格式完整列出 報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定 順序逐一審核；3如比價(jià)、 議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)

9、行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素1）合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2）采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額， 清單、 技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；4）合同總額應(yīng)含稅， 含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)， 特殊情況應(yīng)注明； 5 ）付款方式； 6 ） 工期； 7）質(zhì)量保證期； 8 ）質(zhì)量要求及規(guī)范； 9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；

10、 10）雙方的公司信息； 11 ） 其他約定。 （2） 合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2 ）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié) 助清點(diǎn)； 5 ）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保 期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式， 如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、 驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、 質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、 付款時(shí)間和付款條件等 8）與初次合作

11、的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9 ）違約責(zé)任一定 要詳細(xì)、具體；10 ）比價(jià)/ 招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11 ）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查； 12 ）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字， 加蓋公司合同章方可生效；13 ）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報(bào)銷流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān) 規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付

12、款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資 金支出審批單） 或附表九（付款審批單） ，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；（4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供 貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行（1） 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)， 由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督， 如出現(xiàn)問題， 采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施， 并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并 簽訂補(bǔ)充合同。七、報(bào)驗(yàn)與入庫1報(bào)驗(yàn)（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收； （2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí) 行； （3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收； （4 ）質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié) 果證明書，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主 要責(zé)任； （ 5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫 （1）公司所有的生