采購合同臺賬表格

1、編號：本資料為word版本，可以直接編輯和打印，感謝您的下載采購合同臺賬表格甲方：乙方：日期：說明：本合同資料適用于約定雙方經(jīng)過談判、協(xié)商而共同承認、共同遵守的責(zé)任與 義務(wù)，同時闡述確定的時間內(nèi)達成約定的承諾結(jié)果。文檔可直接下載或修改，使用 時請詳細閱讀內(nèi)容。篇一：采購合同臺賬格式 篇一：采購合同付款臺賬采購合同付款臺賬 篇二：采購合同臺賬 采購 合同臺 賬篇三：采購臺帳的精細化管理 談?wù)劰こ滩少徟_帳的精細化管理 各行各業(yè)都有采購業(yè)務(wù)，怎樣把采購工作管理好 , 筆者 認為實行精細化管理是一種行之有效的好辦法。 精細化管理 是一種 管理理念和管理技術(shù)，是將系統(tǒng)化規(guī)則運用程序化、 標準化、數(shù)據(jù) 化

2、的手段，使組織管理各個程序環(huán)節(jié)能夠精確、 高效、協(xié)同、持續(xù) 運行。采購工作每天要面對產(chǎn)品價格、采 購進度、交貨進度、供應(yīng) 商、付款等等諸多問題。將這些問 題進行系統(tǒng)化的處理，建立一套 完整的數(shù)據(jù)庫并利用數(shù)據(jù)庫 帶來的好處， 就可以起到提高采購效率 和提高采購性價比的 目的。以下本文僅就工程物資采購中關(guān)于合同 臺帳和付款臺 帳的建立以及用款計劃的編制， 談?wù)劰P者在實踐中的 做法和 體會。限于篇幅和行業(yè)的限制未盡之言和偏頗之處歡迎批評 指正。一、關(guān)于合同臺帳的建立合同所紀錄的內(nèi)容是本單位寶貴的采購信息資源也是 采購工 作需要經(jīng)常查閱的，是采購物資、備品配件供應(yīng)的重 要參考依據(jù)，如何能夠方便快捷的查

3、閱和共享這一信息資 源，筆者介紹一種用 excel 表建立合同臺帳的方法。限于篇 幅這 電子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不贅述了。將 合同主要內(nèi)容記錄在表格內(nèi)并借助于電子表格的各項目功 能，不但查閱起來方便、靈活、快捷、清晰，一目了然，而 且還可 以根據(jù)需要，取舍不同的內(nèi)容快速的編制統(tǒng)計報表。 它所帶來的好處， 相信親自使用后便知。 筆者根據(jù)工作經(jīng)驗 結(jié)合實 際情況設(shè)計的一種電子式的采購合同統(tǒng)計臺帳， 經(jīng)多年實際應(yīng)用效果很好， 大大提高了工作效率。（見表一） 本表的主要欄目有： 1、經(jīng)辦人、合同編號、應(yīng)用工程； 2、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人 / 電話； 3、貨物名稱、規(guī)格型號、 參數(shù)等； 4

4、、單位、數(shù)雖、單價、金額、 5 貨物合計、各項小 計、合同總額； 6、付款方式、質(zhì)保金、質(zhì)保期限 / 時間、交 貨周 期/ 時間。每個欄目內(nèi)如有需要說明的事項可插入批注。里只將它的內(nèi)容和作用進行介紹謹供參考。至于excel在這個表格內(nèi)以合同為單元進行登記，有兩組數(shù)據(jù)是互 相關(guān)聯(lián)和平衡的。一組是“數(shù)雖、單價、金額、貨物合計” 其中： 金額 =數(shù)雖 x 單價、 貨物合計 =各項金額相加， 如果 合同中只有一種 品種，那么金額等于貨物合計；一組是“貨 物合計”、“各項小 計”、“合同總額”，其中：合同總額 =貨物合計 +各項小計，各項 小計為除合同標地物之外的其 它如運費、包裝費、技術(shù)服務(wù)費等各項費

5、用的合計。利用 excel 電子表格的功能，將所輸入的數(shù)據(jù)之間設(shè)計成等式關(guān) 系，這 樣，數(shù)字輸入后在結(jié)果欄內(nèi)數(shù)字就會自動顯示， 在簡 化操作的同時 避免錯誤輸入保證了數(shù)據(jù)的正確性。 從這本臺 帳中我們可以方便的了解到單位或個人在以往所有采購工 作中的詳細情況， 如價格、 型 號規(guī)格、 供應(yīng)商信息、 工程供 貨信息、 采購人員的采購情況等。 當 然，要想達到這一目的， 如何根據(jù)本單位實際情況對欄目進行設(shè)計 和使用者如何正 確填寫則至為關(guān)鍵。根據(jù)上述所設(shè)內(nèi)容和 excel 電子表格的功能可以方便的 匯總 查閱以下主要信息。、按工程項目查閱，可將該工程采購信息，如采購品種、金額、供貨廠家、交貨日期等

6、信息全部匯總；、按供應(yīng)商查閱，可將與該供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來， 如采購雖、采購品種、 用于工程、采購日期等全部匯總； 、 按設(shè)備名稱或規(guī)格型號查 閱，可將該品種單價、供貨廠家、 用于工程，采購日期等信息全部 匯總；、按合同簽訂人查 閱，可將經(jīng)辦人的采購工作情況，如采 購了哪些物資、用于 哪些工程、完成采購雖、采購價格等信息全部 匯總；、按 統(tǒng)計需要，可將年度或月度采購情況全部匯總；如需匯總查閱上述任何一項內(nèi)容，或欄內(nèi)任意一個單項 采購信息都可以方便快捷的查找，如價格、交貨期、生產(chǎn)商 等，只 需使用 excel 的“篩選”功能，輕點鼠標即可輕松實 現(xiàn)。利用本表可以很方便的統(tǒng)計出某工程采購合同簽訂情況、

7、某 供應(yīng) 商合同簽訂情況、某類設(shè)備訂貨情況和制造周期、交貨 周期、某業(yè) 務(wù)人員采購合同簽訂情況等等。 只要以欄目內(nèi)某 項為單位匯總， 那 么與其相關(guān)的內(nèi)容就會無一遺漏的全部呈 現(xiàn)，而且對匯總的內(nèi)容還 可以進行二級或三級查詢。至于表 格究竟應(yīng)設(shè)立多少個欄目和內(nèi) 容，完全根據(jù)需要可增可減自 行設(shè)計。 如果有些單位建立了辦公軟件系統(tǒng)，那么表格中這些數(shù)據(jù)的取得就會更加便捷和容易。這里須 著重談?wù)勥@個表 格的另一個重要作用。采購訂貨時，經(jīng)常需要查詢 所購產(chǎn)品 的價格、型號規(guī)格、供應(yīng)商、交貨周期、付款方式等信息， 而這些大雖的信息除了自己積累， 可以說目前在任何一本工 具書上 也是查不到的。這里匯集了本單

8、位詳實的采購數(shù)據(jù)，給采購工作提供了具有實際意義的參考坐標。 不論以往還是 以后，采購價格都會 一目了然清晰的擺在眼前。特別需要明 確提出的是“型號規(guī)格”欄 內(nèi)的內(nèi)容必須完整無誤的紀錄下 來，否則就失去了采購參考價格的 意義。它既可以約束目前 的采購價格乂可以知道以往的采購價格， 在某中程度上間接起到了防止采購腐敗的作用。實事求是地說把它 作為本公司的一個具有參考價值和指導(dǎo)意義的采購信息庫是毫不 過分 的。二、 關(guān)于付款臺帳的建立付款是采購工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，合同一旦簽訂，付款便始終伴隨合同直至合同履行完畢。任何單位對付款環(huán)節(jié)都是非常重 視的。如何掌握付款金額、付款進度、如何準確做好付款計劃；

9、哪些合同、哪些供應(yīng)商、哪些項目的付款情況如何等等；合同總額、付款方式、已付款、未付款、質(zhì)保 金等等所有這些都需要有翔實準 確的數(shù)據(jù)。作為采購人員，對于合同付款執(zhí)行情況的賬目必須清清 楚楚、明明白白。每 個單位的財務(wù)部門都會嚴格把住付款關(guān)的，但 采購人員作為付款第一人必須把好第一關(guān)，為公司采購資金的運用 建立第一道防火墻。多付少付、早付晚付、緩付拒付都應(yīng)當在采購 人員的計劃和掌控之中。那么怎樣才能做到這些呢？除了公司建立嚴格的付款制度和流程之外， 采購人員建立一套完整的付款狀況信息臺 帳是做好這些 工作的前提。哪些款該付、該付多少、哪些款 不該付、已經(jīng)付了多 少、待付款還有多少、哪些款可以緩付、

10、 如何根據(jù)公司或工程運轉(zhuǎn) 情況做出合適的用款計劃等等，所 有這些都需要有嚴格的準確統(tǒng) 計，這里向大家介紹的一種采購付款統(tǒng)計報表的電子表格，也是筆者結(jié)合實際工作 需要 編制并經(jīng)多年應(yīng)用，對于提高工作效率起了重要作用。該表采用的 excel 的形式與上述表格具有同樣效果。（見表本表基本欄目有： 1、經(jīng)辦人、合同編號； 2、應(yīng)用工程 ;3、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人 /電話； 4、貨物名稱； 5、付款方式 ;6、合同總額； 7、已付款； 8、待付款； 9、質(zhì)保金、質(zhì)保期；10、付款率； 11、發(fā)票開具。同樣每個欄目內(nèi)如有需要說明的事項可插入批注。本報表是在 采購合同統(tǒng)計臺帳 的基礎(chǔ)上建立的。 在 這個表 格

11、中，以合同為單元登記，數(shù)據(jù)之間的關(guān)系如下。合同總額 =已付款+待付款，待付款 =應(yīng)付款 +質(zhì)保金，質(zhì)保 金支付額 =質(zhì)保金比例 X 合同總額 - 質(zhì)保金。根據(jù)所設(shè)欄目 每項均可進行匯總查閱并可編制 所需報表。如查閱某工程付 款狀況，根據(jù) excel 的“篩選”功能， 用鼠標點擊“應(yīng)用工 程”欄目內(nèi)黑三角下拉列表中的項目名稱， 即可將該項目的 付款狀況匯集起來一覽無余。 這個表可以非常清晰的 記錄業(yè) 務(wù)往來賬目的付款情況、 需要強調(diào)說明的是業(yè)務(wù)人員必須把 信息規(guī)范的輸入在表格內(nèi)才能有效發(fā)揮作用。 同樣， 在匯總 的內(nèi)容 中可根據(jù)需要進行二級或三級查詢。它的主要匯總功能如下。 1、按項目查詢，可匯

12、總該項目已付款、未付款、 質(zhì)保金等全部信息； 2、按供應(yīng)商查詢，可匯總與該供應(yīng)商 所有業(yè)務(wù)往來的付款情況； 3、按經(jīng)辦人查詢，可匯總該經(jīng) 辦人負責(zé)辦理的全部業(yè)務(wù)付款情況；4、在上述查詢結(jié)果中 ,還可了解到每次付款金額、 付款日期、余額、質(zhì)保金及日期 等信息。 三、關(guān)于編制用款計劃 采購用款計劃的編制一般分兩種情況，一是按實際需要 編制 計劃，二是按可支付資金編制計劃。由于我們系統(tǒng)的整 理了采購信息， 所以，不論按哪種情況編制計劃我們都有可 靠的數(shù) 據(jù)作為參考。編制采購用款計劃是和工程進度、到貨 情況、質(zhì)雖狀 況、欠款額度、時間長短等 情況緊密結(jié)合的，是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，那種臨時拍 腦袋 報計劃的粗糙作法是不可取的。 用款計劃的嚴謹細致 和透明公開可使資金用在哪里、付了多少、什么時間用一目 了然， 同時也在某種程度上避免了暗箱操作。 筆者根據(jù)實際 經(jīng)驗采用了一 月一報的雙月用款計劃 形式，即一月份報 一、二月份用款計劃； 二月份報二、三月份用款計劃，以此 類推。見表三 這樣做的目的 在于如果資金沒有按計劃到位（這樣的情況是經(jīng)常發(fā)生的）或有其它變化可在下月計劃中進行調(diào)整。從這個付款計劃中我們可以明明白白地看出用款的依據(jù)及合理性。它的前半部就是來自采購付款統(tǒng)計臺帳。本用款計劃只限于采購部門應(yīng)用在工程物