word文檔排版技巧

1、Word長篇文檔排版技巧（一）市場部經(jīng)常要出各種分析報告,一寫就就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下,然而每每困擾她的卻就是排版的問題,每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄與頁眉頁腳。最頭疼的就是上司瞧完報告后讓她修改,整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也就是出力不討好的事,盡管小王知道Word中有插入目錄的功能,可就是嘗試了幾次就棄之不用了,原因就是系統(tǒng)總就是提示有錯誤?，F(xiàn)在只能手工輸入目錄,加班加點數(shù)頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班后享受生活,小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧,這才發(fā)現(xiàn),這半天的時間,可以讓她享受無數(shù)個閑暇的傍晚與周末。

2、小王把自己的體會重點總結(jié)為兩點:1. 制作長文檔前,先要規(guī)劃好各種設置,尤其就是樣式設置2. 不同的篇章部分一定要分節(jié),而不就是分頁下面就瞧瞧她就是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。單面打印的簡單報告這份報告要求的格式就是:A4紙;要有封面與目錄;單面打印;除封面與目錄外,每頁的頁眉就是報告的題目;頁碼一律在頁面底端的右側(cè),封面與目錄沒有頁碼,目錄之后為第1頁。設置紙張與文檔網(wǎng)格寫文章前,不要上來就急于動筆,先要找好合適大小的“紙”,這個“紙”就就是Word中的頁面設置。從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令,顯示“頁面設置”對話框,選擇【紙張】選項卡,如圖1所示。圖1選擇紙張通常紙張

3、大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5紙,只需從紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。很多人習慣先錄入內(nèi)容，最后再設紙張大小。由于默認就是A4紙，如果改用B5紙,就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時瞧到頁面中的內(nèi)容與排版就是否適宜，避免事后的修改。考慮到閱讀報告的領(lǐng)導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容瞧起來更清晰。在頁面設置”對話框中選擇文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。選中指定行與字符網(wǎng)格”在字

4、符”設置中,默認為每行39”個字符，可以適當減小，例如改為每行37”個字符。同樣，在行”設置中，默認為每頁44”行，可以適當減小，例如改為每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設置樣式現(xiàn)在，還就是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都就是在錄入文字后，用字體“、字號”等命令設置文字的格式，用兩端對齊“、居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設置的不合理，最后還要修改。熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔心，因為她可以用格式刷”將修改后的格式一一刷到其她需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改也得刷上幾十次、上百次，豈不就是

5、變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。樣式就是什么？簡單地說,樣式就就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式,例如,“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式,都需要選擇某一種格式,如果文字的格式比較復雜,就需要多次進行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合,它可以包含幾乎所有的格式,設置時只需選擇一下某個樣式,就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字與段落上。樣式在設置時也很簡單,將各種格式設計好后,起一個名字,就可以變成樣式。而通常情況下,我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了,如果預設的樣式不能滿足要求,只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】|【樣式與格式】命令,在右

6、側(cè)的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式,如圖3所示。要注意任務窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容,在圖3中,“顯示”為“有效格式”,則其中的內(nèi)容即有格式,又有樣式。例如,“加粗”為格式,“標題1”為樣式,“標題1+居中”為樣式與格式的混合格式。對于初學者來說,很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念,可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”,則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時,將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。圖4有效樣式正文”樣式就是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用正文”樣式。很多其她的樣式都就是在正文”樣式的基礎上經(jīng)過格式改變而設置出來的，因此正文”樣式就是Word中的最基礎的樣

7、式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于正文”樣式的其她樣式的格式。標題1“和'題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其她樣式最為不同的就是標題樣式具有級別，分別對應級別19。這樣,就能夠通過級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱與目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了標題1”株題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的顯示”下拉列表中選擇所有樣式”即可選擇標題4"標題9”樣式?，F(xiàn)在,規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。?對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題,采用“標題1”樣式,章節(jié)中的小標題,按層次分別采用“標題2”“標題4”樣式。?文章中的說明文字,采用“

8、正文首行縮進2”樣式。?文章中的圖與圖號說明,采用“注釋標題”樣式。規(guī)劃結(jié)束之后,即可錄入文字了。首先,錄入文章第一部分的大標題,如圖5所示。注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式與格式】命令,在任務窗格中單擊“標題1”樣式,即可快速設置好此標題的格式,如圖6所示。5錄入標題6應用“標題1”樣式后的格式用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的顯示”下拉列表中選擇所有樣式”即可為文字與段落設置正文首行縮進2"與注釋標題”樣式。當所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示宥效樣式”這樣不會顯示無用的其她樣式。文章的部分內(nèi)容錄入

9、與排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側(cè)列出了對應文章段落所用的樣式。在錄入與排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤與鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入與排版速度。將鼠標指針移動到任務窗格中的標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示修改樣式”對話框，如圖9所示。所怛印弗式I言行就|新祥式.一|謂選擇要應用的格式清除格式單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在請按新快捷鍵”設置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下

10、快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。用同樣的方法為其她樣式指定快捷鍵?，F(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設置好格式。文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預設的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，株題1”樣式的字號太大，而且就是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。將鼠標指針移動到任務窗格中的標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示修改樣式”對話框，如圖9所示。選中自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了標題1”樣式的文字與段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改標題1”樣式的格式。選中采用了標題1”樣式的某段文

11、字，例如乙、中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況”然后利用格式”工具欄設置字號與居中對齊。注意文章中所有采用標題1”樣式的文字與段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其她位置的文字的格式。因此，使用樣式帶來的好處之一就是大大提高了格式修改的效率。查瞧與修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于標題1”標題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結(jié)構(gòu)的查瞧與定位。從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從菜單選擇【視圖】【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖中國百翌網(wǎng)絡發(fā)展狀況0K

12、.加心-linrosoftTord：文件。編輯視圖5插入格式工具中日一,中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況上刷計售機顫上網(wǎng)用戶人數(shù)g下注卅的域名數(shù)wvw站點數(shù)解絡事匕口帶寬數(shù)IPv4現(xiàn)址數(shù)臼二、弱民特征結(jié)構(gòu)用戶性別用戶婚姻狀也用戶年齡用戶受教背程度用戶個人月收入用戶職業(yè)用戶.行業(yè)田三、網(wǎng)民上闞遴徑田四、網(wǎng)民上隨行為田五、非網(wǎng)民狀況田六、網(wǎng)民、昨闕民對互聯(lián)闞的看法如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常就是剪切后再粘貼。當區(qū)域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。從菜單選擇【視圖】【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示大綱”工具欄，如圖12所示。在大綱”工具欄中選擇顯示級別”下拉列表中的某個級

13、別，例如顯示級別3”則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況口GGG0G上網(wǎng)讓算凱數(shù)上網(wǎng)用巴人物CN下注冊的域名數(shù)*、Z¥站點數(shù)*網(wǎng)絡國際出口帶寬數(shù)IPV4地址敖勾，QQ年QQ年用戶婚嫩困甩巴受差直程度，用£±A月收入川血血期三、網(wǎng)民上網(wǎng)途徑.用戶上網(wǎng)地點一用戶上摩備，用史上圖方式如果要將用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動到用戶年齡”之后，可將鼠標指針移動到用戶職業(yè)”前的十字標記處，按住鼠標拖動內(nèi)容至用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。從菜單選擇【視圖】【頁面】命令，即可返

14、回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)對文章的不同部分分節(jié)文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這就是一種錯誤的做法，會導致修改時的重復排版，降低工作效率另一種做法就是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉與頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。正確的做法就是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進行設置。定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示分隔符”對話框，如圖14所示。選擇分節(jié)符”類型中的下一頁”并單擊【確定】按鈕就會在當前光標位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)

15、從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。用同樣的方法對文章的其她部分分節(jié)。分隔符區(qū)方隔將類型0分頁符X)O分欄賽©0操行符也分節(jié)將類型®下一頁®0連續(xù)90禺數(shù)頁道)O奇蜀貞懶if1WlffiH對于封面與目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標題與目錄，如圖15所示，然后分別在目錄"文字前與"、中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況目錄1*一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況.如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符就是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊顯示/隱藏編輯標記”按鈕&#

16、163;，即可查瞧隱藏的編輯標記。在如圖16與圖17所示中,分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。目如+=二二:=:=二:=:rrr;r：L：T=:=3rm1:二:二二nrrmri源的地方，相信陋番歡府和社會&界的推動I答項戛礎設施陽不斷先膏，將指限用藤四的不斯多杵I集實用化I中國的互混冏勺舐將出日更快.更臺整地發(fā)展*.在段落標記與分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。為不同的節(jié)添加不同的頁眉利用頁眉與頁腳”設置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面與目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經(jīng)對文章進行分節(jié)，所以很容易實現(xiàn)這個功能。

17、設置頁眉與頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl+Home快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉與頁腳】命令，進入頁眉與頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。一至*二*_甘_：_具加尺I.自前EOJTgajpI密a；山也JZ事初©I注意在頁眉的左上角顯示有頁眉-第1節(jié)-的提示文字，表明當前就是對第1節(jié)設置頁眉。由于第1節(jié)就是封面，不需要設置頁眉，因此可在頁眉與頁腳”工具欄中單擊顯示下一項"按鈕也，顯示并設置下一節(jié)的頁眉。第2節(jié)就是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊顯示下一項"按鈕。第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角

18、顯示有與上一節(jié)相同”提示,表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設置。一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡宏觀狀況.受人唱跑旺醴曲-dm寸42U£山回HK關(guān)閉s."：.比口幫無1.：!：.：.,-I>JL程度.對GNIC歷初竭杳中這些墓熟性模計計哥國部七導好，彎戈干戲in及析的命度鵬翻地認識三宰陶鑄在中國的發(fā)展狀禮.在頁眉與頁腳”工具欄中有一個向前”按鈕畫,默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消同前”設置，這時頁眉右上角的與上一節(jié)相同”提示消失，表明當前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大

19、標題中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況”作為頁眉。后面的其她節(jié)無需再設置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認為向前”即與第3節(jié)相同。在頁眉與頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。用打印預覽可以查瞧各頁頁眉的設置情況，其中封面與目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。在指定位置添加頁碼通常很多人習慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面與目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面與目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設置。按Ctrl+Home1快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉與頁腳】命令，進入頁眉與頁腳”編輯狀態(tài)，

20、如圖18所示。在頁眉與頁腳”工具欄中單擊在頁眉與頁腳間切換”按鈕上，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。*X-SIjP-!P1L1d'WK!rwM.IW-VN-M!W"WrWWWc,wvwW,W¥W!"W"WWVW'W=!"Wr，-注意在頁腳的左上角顯示有頁腳-第1節(jié)-的提示文字，表明當前就是對第1節(jié)設置頁腳。由于第1節(jié)就是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在頁眉與頁腳”工具欄中單擊顯示下一項"按鈕，顯示并設置下一節(jié)的頁腳。第2節(jié)就是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊顯示下一項"按鈕。第3節(jié)的頁腳如

21、圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有與上一節(jié)相同”提示,表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。.我Z在頁眉與頁腳”工具欄中有一個向前”按鈕，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消向前”設置，這時頁腳右上角的與上一節(jié)相同”提示消失，表明當前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當前節(jié)及其后的其她節(jié)從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認情況下,頁碼編排”設置為續(xù)前節(jié)”表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設置，則會自動計算第1節(jié)與第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不就是從第1頁開始了。因此需要在頁碼編排”中設置起始頁碼”為“1'這樣就與前面節(jié)就是否有頁碼無關(guān)了。第3節(jié)之后的其她節(jié)無需再設置頁碼，因為頁腳的默認設置為同前"間且頁碼格式默認設置均為續(xù)前節(jié)”將會自動為每一節(jié)編排頁碼。在頁眉與頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。用打印預覽可以查