項目合同與采購管理

1、采購計劃的編制銷售采購管理可以分為這樣一個過程:圖19-1采購管理的過程采購規(guī)劃采購規(guī)劃實際上是確定需要從項目團(tuán)隊和組織外部采購的物品及服務(wù)，其中包括獲取物品和服務(wù)所需的協(xié)調(diào)和支持。采購管理計劃要確定需要采購的物品和服務(wù)；確定項目團(tuán)隊的活動和日程表；確定供方的活動和日程表。采購規(guī)劃的輸入首先，根據(jù)項目的需求和范圍說明，明確項目的重要信息、限制因素和強制性因素，其中包括為達(dá)到目標(biāo)所做的承諾，這是采購計劃的先決條件。除此之外，還要考慮采購的資源、人力、物力。接下來是對市場條件進(jìn)行分析，要對采購的物品和服務(wù)的可能性，還有其它相關(guān)條件，包括對資金約束以及在金融計劃成本預(yù)算中的一些限制條件進(jìn)行分析。采購

2、計劃的技術(shù)方法制訂采購計劃時，通常采用以下幾種方法：1 .制造一一采購分析分析物品是自制，還是通過采購獲得。需要進(jìn)行費用和效益比較。如果通過分析認(rèn)為采購比自制經(jīng)濟(jì)，那么這個物品應(yīng)該采取采購的方式。2 .專家判斷法專家判斷法是基于專家的經(jīng)驗，根據(jù)專家對這個問題的看法，對物品是外購，還是自己生產(chǎn)做出決策。3 .政府和行業(yè)組織要求另外，還有政府和行業(yè)組織的一些規(guī)章制度和限制。比如世界銀行的一些貸款項目明確指出哪些項目必須通過國際化的招標(biāo)與采購，在這種情況下，必須按照要求進(jìn)行實施。采購計劃的編制1 .制造一一采購分析需要從外部采購什么？采購應(yīng)何時發(fā)生？（包括對采購過程進(jìn)行管理和監(jiān)督所需的成本）采購策略

3、包括：從單一的或多個供應(yīng)商那里，采購所有的所需貨物和服務(wù)。從單一的或多個供應(yīng)商那里，采購所需貨物和服務(wù)的一大部分。從外部來源（單一或多個供應(yīng)商）那里，采購所需貨物和服務(wù)的相對小的一小部分。在項目團(tuán)隊內(nèi)部，制造所有需要的東西，不從外部采購任何東西。【自檢】假如你們公司需從外邊購買一些原材料，請你根據(jù)采購計劃的一般步驟和要求，編制一個采購規(guī)劃2 .采購合同不同的合同類型，風(fēng)險大小也不同。不同合同類型反映了風(fēng)險在買方和賣方之間的分配。買方的目標(biāo)是把最大的執(zhí)行風(fēng)險轉(zhuǎn)給賣方，同時維持自身的經(jīng)濟(jì)效益。賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險降至最低，同時使利潤潛力最大化。一般來說，主要有以下幾大類合同：（1）固定總價合同（FF

4、PP或總計金額合同這是國內(nèi)普遍采用的一種合同，價格是固定的。按規(guī)定，賣方要以固定價格提供貨物或服務(wù)，雖然賣方承擔(dān)全部風(fēng)險，但是將被最大的利潤潛力所補償。這是最常用的合同類型，并且最適合于技術(shù)要求已經(jīng)相當(dāng)確定和成本比較確定的場合。FFP#算成本+固定利潤（2）成本返還合同或成本報銷合同成本返還合同或成本報銷合同建立在成本基礎(chǔ)之上，同時加上固定的費用。這一類合同是成本加固定獎金，或者是成本加上一定比例的費用。小知識成本報銷合同和固定總價合同的主要區(qū)別在于買方和賣方之間的風(fēng)險分擔(dān)。一般來說，成本報銷合同，就是在總成本的基礎(chǔ)上，加上一定的百分比費用，或者加上賣方的利潤，這種合同方式對賣方風(fēng)險最小，而對

5、買方成本最大、風(fēng)險最大。固定總價合同是買方的風(fēng)險最小化，而賣方的風(fēng)險最大化。在采購過程中，買方目標(biāo)是把最大的合同執(zhí)行風(fēng)險放到賣方，同時維持它的經(jīng)濟(jì)效益。賣方目標(biāo)是希望把自己的風(fēng)險也降到最低，同時也要使利潤最大化。這需要通過一個談判過程，在買賣雙方之間建立一種風(fēng)險或者收益共擔(dān)的均衡關(guān)系。成本加成（CPPC合同CPPC合同規(guī)定償還所執(zhí)行的服務(wù)的正當(dāng)成本，加上作為利潤的估算成本，即經(jīng)過雙方商定的一定比例的成本。賣方有責(zé)任盡其最大努力，在估算的金額以內(nèi)完成合同；買方則為所有的超支提供資金。這種合同類型在美國聯(lián)邦計約中是被禁止的，而且在商業(yè)部門很少使用。成本加固定費（CPFF合同CPFF合同規(guī)定償還正當(dāng)

6、成本，加上隨著合同執(zhí)行的進(jìn)展成比例支付的固定成本。雖然對于賣方的利潤有一個上限，但是不存在任何控制成本的機能，因此非常大的風(fēng)險依然在買方。這種合同類型主要用于所要求的投入在項目被順利執(zhí)行之前仍是不確定的情況。成本加酬金（CPIF）合同CPIF合同規(guī)定償還正當(dāng)成本，加上作為優(yōu)質(zhì)執(zhí)行的獎金的一筆預(yù)先確定的費用。如果實際成本低于預(yù)期成本，則買方和賣方將根據(jù)一個預(yù)先確定的公式，分享節(jié)省金額。這種合同類型主要用于執(zhí)行時期長、硬件開發(fā)與試驗要求多的合同。固定價格加酬金（FPIF）合同F(xiàn)PIF合同規(guī)定，向賣方提供固定價格，加上一筆預(yù)先確定的費用，作為優(yōu)質(zhì)執(zhí)行的獎金。風(fēng)險由買賣雙方分擔(dān)。這種合同類型主要被用于

7、執(zhí)行周期長的高價值項目，例如用于造船和大型系統(tǒng)開發(fā)項目。具體要采用什么合同形式是根據(jù)合同雙方在商定的基礎(chǔ)上確定的。詢價和詢價計劃編制編制詢價計劃涉及編寫支持詢價所需要的各種文件，這種文件被統(tǒng)稱為“采購文件”。這些文件主要用于一些潛在的承包商或者是向潛在的賣方征求建議書，征求報價。編制詢價計劃涉及幾個問題：合同的發(fā)生以及評價，評價的標(biāo)準(zhǔn)以及詢價的過程。1 .合同發(fā)生過程合同的發(fā)生過程實際上是要確定所要編制的采購文件類型，簽訂合同的專家要通過調(diào)查去查找一些可能的賣主，尋找供應(yīng)商來提供所需要的物品和服務(wù)。在一開始的時候，他可能采用一個單邊合同或雙邊合同。單邊合同即以采購單的形式，列出（例如目錄價格）

8、物品清單的標(biāo)準(zhǔn)價格。在這種情況下，賣主通常是自動地接受這種采購單。這樣產(chǎn)生的單邊合同通常不涉及任何談判，并且相對來說涉及費用較低。雙邊合同是通過請求報價（RFQ、請求提出建議（RFP）,或招標(biāo)方式（Bid）啟動。選用哪種雙邊方法，視下述因素而定：請求報價（RFQ用于大宗商品（物品）的相對較低的金額的采購。請求建議（RFP用于貨幣價值相對來說高的、復(fù)雜的或非標(biāo)準(zhǔn)的物品的采購。2 .詢價過程的評價標(biāo)準(zhǔn)評價標(biāo)準(zhǔn)可以是客觀的，也可以是主觀的。這些標(biāo)準(zhǔn)用于給建議定等級或給建議評定分?jǐn)?shù)，并且常常被作為采購文件的一部分。當(dāng)價格不是簽署合同的主要決定因素時，賣方可根據(jù)下述評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價：需求的理解全壽命周期

9、成本技術(shù)能力管理方法財務(wù)能力評價標(biāo)準(zhǔn)是詢價過程的一個必要環(huán)節(jié)。3 .詢價詢價就是從可能的承包商那里確定誰有資格完成工作，誰有資格提供所需要的商品，相當(dāng)于供方資格的確認(rèn)。這種供方資格的確認(rèn)，可以從一些行業(yè)刊物、供應(yīng)商的商品目錄或者其它渠道獲得信息。這個階段涉及從可能的承包商那里獲取有助于買方確定誰有資格完成所需工作的信息。用于描述這個過程的術(shù)語是供方資格確認(rèn)，其描述如下：根據(jù)從內(nèi)部文檔、行業(yè)刊物、供應(yīng)商商品目錄和工業(yè)接觸中獲取的信息，訂約專家擬訂一份可能的供應(yīng)商名單。然后，訂約專家們收集有關(guān)每個可能的供應(yīng)商完成這份潛在的合同的技術(shù)能力、制造能力、財政能力和管理能力的信息。項目經(jīng)理與訂約工作人員一

10、道，完成這項工作。供方選擇這個階段涉及接受投標(biāo)書或建議，并且采用既定的評價標(biāo)準(zhǔn)來選擇承包商。1 .評價可能的承包者有多種方法可用于評價可能的承包商，而且它們不是相互排斥的。這些方法包括一一合同談判：就合同的結(jié)構(gòu)和要求，雙方澄清見解，并達(dá)成協(xié)議。加權(quán)方法：這是為將人的偏見和隨意性的影響降至最低程度，而采取的把定性數(shù)據(jù)量化的方法。篩選方法：為一個或多個評價標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。獨立估算：采購組織自己進(jìn)行估算，并把估算結(jié)果作為與相應(yīng)承包商或賣方的建議相比較的參考點。2 .合同談判包才5個階段：介紹。做一些介紹，使雙方熟悉談判人員，并且形成談判氣氛。它有利于合同達(dá)成。探討。談判人員確定關(guān)心的問題，

11、并且弄清談判對手的實力和弱點。探討是為下一步討價還價打基礎(chǔ)。平等討價還價。進(jìn)行實質(zhì)性的討價還價，或者做出讓步。如果在討價還價階段能夠達(dá)成共同意見，這時合同談判就可以宣告結(jié)束。結(jié)束。總結(jié)雙方的見解，做出最后讓步。協(xié)議。用文件的形式把合同或協(xié)議確定下來。3 .常用談判策略在合同的談判過程中，需要采用一些相應(yīng)的談判策略。往往獲勝的一方采用比較巧妙的談判策略，或者在某一方面具有優(yōu)勢，所以能夠主導(dǎo)談判的進(jìn)程。在談判過程中通?？梢圆捎靡韵聨追N談判策略：最后期限：為達(dá)成協(xié)議，定一個最后期限。意料之外：用新信息帶來的驚奇使對方同意。有限的授權(quán)：聲稱沒有能力把剛達(dá)成的協(xié)議最后確定下來(一種拖延時間的策略)。負(fù)責(zé)

12、人不在：聲稱那位有最后權(quán)力的人不在場。公平合理：提出與其它一些情況的比較。戰(zhàn)略延遲：要求休會，以便把注意力從現(xiàn)在的討論中移開，或改變談判部署。4 .項目經(jīng)理的談判目標(biāo)得到一個公平合理的價格，并且使合同在一定的時間和執(zhí)行限制范圍內(nèi)仍被執(zhí)行。與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系。合同管理1 .合同簽訂法在這個階段中，項目經(jīng)理要在訂約專家的幫助下，對照合同的技術(shù)要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、條款與條件，監(jiān)督賣主的履約情況。2 .標(biāo)準(zhǔn)條款可能情況下，鼓勵使用標(biāo)準(zhǔn)條款，因為標(biāo)準(zhǔn)條款在大多數(shù)合同情況下、在法律上是充分的，而且因為使用這些條款成本較低(定制的合同語言，擬起來費時，而且有時是很昂貴的)3 .法律上有效的合同的要點最后，你

13、應(yīng)該熟悉法律上有效的(可生效的)合同要點：(1)協(xié)議必須是自愿的(必須既有提出，又有接受)。(2)簽署人必須有法律能力。(3)必須有簽訂合同的足夠原因一一必須把“依據(jù)”提供給雙方。(4)合同必須是為了達(dá)到合法的目的，而且不得違反國家政策。4 .集中訂約與分散訂約(1)在采用集中訂約方式的情況下，該公司的合同訂約辦公室的唯一功能是為所有項目的整個訂約過程負(fù)責(zé)。訂約程序是嚴(yán)格的和標(biāo)準(zhǔn)化的。這種方式在一些基于功能組織的公司中最為有效。優(yōu)點一一更加經(jīng)濟(jì)；更容易控制總的訂約工作；訂約專業(yè)化程度更高；可以合并幾個項目的訂單。缺點一一如果幾個項目一下子有大量的需求提出來，合同訂約辦公室可能變成“瓶頸”；對個

14、別項目的特別需要的注意力減小。(2)在采用分散訂約方式的情況下，每個項目經(jīng)理都要控制為其項目進(jìn)行的訂約過程。這種方式在公司按項目加以組織的條件下，得出的效果最好。優(yōu)點一一項目經(jīng)理有更多的控制；訂約人員更熟悉項目需要；更靈活因而更能適應(yīng)項曰聿3no缺點訂約工作中的重復(fù)；訂約成本更高；不可能有標(biāo)準(zhǔn)的訂約政策。5.合同收尾(1)合同收尾涉及產(chǎn)品核實(即核實工作已經(jīng)被完成)和行政收尾(即更新所有的合同記錄)。(2)合同記錄。包括合同本身和其它相關(guān)文件，例如進(jìn)展報告、財務(wù)報告、發(fā)票和支付記錄。這些記錄往往被保存在一個合同文檔中。這個文檔應(yīng)該是完整的項目文檔的一個部分。(3)合同文件。如果一項采購審計被啟動，這種審計是對從采購計劃編制到合同管理的采購過程的一次系統(tǒng)性審查。(4)審計的目的是找出成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，以利于本項目其它物項或未來項目的物項采購。【自檢】合同談判一般經(jīng)過哪些步驟？一般采取什么策略？合同談判一般有5個階段(步驟)，即介紹、探討、平等討價還價、結(jié)束、協(xié)議。主要策略有最后期限、意料之外、有限的授權(quán)、負(fù)責(zé)人不在、公平合理、戰(zhàn)略延遲?！颈局v總結(jié)】本講主要講了采購計劃編制、詢價計劃編制和詢價、供方選擇、合同管理四個問題。采購管理分為6個階段：采購計劃編制、編制詢價計劃、